Lean – komandos kelias į sėkmingą plėtrą
•
2 likes•326 views
„Mano Būsto” įmonių grupėje jau šešerius metus sėkmingai diegiama LEAN metodika, todėl savo patirtimi dažnai dalijamės su verslo partneriais. Įmonės Komercijos departamento direktorius Tomas Sujeta pažangiais savo padalinio sprendimais dalijosi “Deloitte” ir LEAN profesionalų asociacijos (LPA) surengtoje konferencijoje “LEAN Lietuva … ne tik gamyboje 2016”.
Recommended
Recommended
More Related Content
Featured
Featured (20)
Lean – komandos kelias į sėkmingą plėtrą
- 1. KOMANDOS KELIAS Į SĖKMINGĄ PLĖTRĄ LEAN – NE TIK GAMYBOJE
- 2. Sveiki! “Genijus – 1 procentas įkvėpimo ir 99 procentai prakaito” – Tomas Edisonas
- 3. Tomas Sujeta UAB „Mano Būstas“ Komercijos departamento direktorius
- 5. Paslaugų sektoriaus sėkmę lemia komandinis darbas Siaura rinka Blogas sezonas Vykdymo skyrius nespėja Stipri konkurencija Didelė kaina
- 11. LEAN PROJEKTAI IR KAIZEN KOMANDOS UGDYMAS PROCESU OPTIMIZAVIMAS SPRENDIMAS ČIA IR DABAR EFEKTYVUS DĖMESYS KOMANDAI ĮDIEGUS PERTRAUKĖLES
- 12. MŪSŲ DERINIAI
- 14. DERINYS #1 PROBLEMA Pardavimo vadovas nespėja Tik 20% laiko skiria tiesioginiam darbui SPRENDIMAS Dokumentų šablonai ir procesų optimizavimas
- 15. DERINYS #1 REZULTATAS 120% daugiau sutarčių 50% daugiau laiko tiesioginiam darbui KLIENTO NAUDA Greitis – pasiūlymas per 2 d.d.
- 17. DERINYS #2 PROBLEMA Neplanuoti darbai didina kaštus ir terminus. Nepatenkintas klientas SPRENDIMAS Sistemingas objekto defektavimas ‘Patikra 141’ metodu. Renkama pastato „Ligos Istorija“
- 18. DERINYS #2 REZULTATAS Mažiau gaisrų. Pro-aktyvus bendravimas su klientu. Išankstinis darbų planavimas KLIENTO NAUDA Patrauklus ir vertę išlaikantis objektas
- 19. KONTRA Derinys3
- 20. DERINYS #3 PROBLEMA Ilgas aktavimo ir sąskaitų perdavimo procesas
- 21. Aktavimo ir sąskaitų perdavimo procesas DARBO ATLIKIMAS ATASKAITOS IR SĄSKAITOS PRISTATYMAS MUDA DERINYS #3
- 22. DERINYS #3 SPRENDIMAS E servisas REZULTATAS Abipusis laiko ir kaštų taupymas KLIENTO NAUDA Skaidresnis ir paprastesnis procesas DARBO ATLIKIMAS ATASKAITOS IS SĄSKAITOS PRISTATYMAS
- 23. KIAURAS Derinys4
- 24. DERINYS #4 PROBLEMA Kompetencija platesnė už sutartį SPRENDIMAS Pasiūlymas investuoti į energiją taupančius sprendimus
- 25. DERINYS #4 REZULTATAS 25% mažesnis šilumos suvartojimas Naujos sutartys už 0.8 mln Eur KLIENTO NAUDA Energiją ir kaštus taupantis objektas
- 27. DERINYS #5 PROBLEMA Vėlavome reaguoti. Trūko resursų SPRENDIMAS Technologijų diegimas visuose procesuose
- 28. DERINYS #5 REZULTATAS 81% viso darbo dienos laiko dirbama objekte KLIENTO NAUDA Operatyvumas, mažiau avarinių situacijų
- 30. Apyvarta ~70 mln. Eur (2016m.) Kasmet kyla po 5% Sutaupyta energijos už 330 tūkst. Eur.
- 32. Didžiausia pastatų priežiūros bendrovė Lietuvoje Kompleksinė pastatų priežiūra, administravimas, renovacija 523 žaidimų aikštelės 163 renovacijos projektai Teritorijų tvarkymas ir priežiūra, patalpų valymas 900 darbuotojų, 22 mln. m² valomų teritorijų Apsaugos ir vaizdo stebėjimo paslaugos 3500 klientų Skolų išieškojimas Išieškota skolų už daugiau kaip 800 tūkst. Eur (2015 m.)
- 33. www.manobustas.lt AČIŪTomas Sujeta UAB „Mano Būstas“ Komercijos departamento direktorius
Editor's Notes
- Sveiki. Genijus – 1 procentas įkvėpimo ir 99 procentai prakaito.
- Esu Tomas Sujeta – „Mano būsto“ Komercijos departamento vadovas. Šią savo bendravardžio Tomo citatą aš mėgstu perfrazuoti kitaip – „Viskas darosi darymo būdu“. Kodėl? Todėl, kad tik dirbdamas ir mąstydamas pasieki rezultatą. Priminsiu, kad Tomas Edisonas buvo užpatentavęs 1093 išradimus. Šiandien aš norėčiau pakalbėti apie tai, ką diegdamas LEAN atrado „Mano būstas“.
- Skaidrėse matote seką, be kurių neįsivaizduojamas „Mano būstas“. Paslaugų sektoriuje pagrindinis darbo resursas yra Žmonės. Aptarnavimas – ne gamyba, Čia nutinka daug nenumatytų atvejų, kurie priklauso ne nuo staklių, o nuo žmonių mąstymo. Su MB įmonių grupes darbuotojais siekiame sustyguoti procesus ir optimizuoti resursus taip, kad aptarnaujamas objektas pilnavertiškai funkcionuotų taupant energiją - LEAN’iškai”. LEAN mus privertė viską matyti plačiau, atsisukti į klientą ir jo poreikius.
- Paslaugų sektoriuje sėkmę lemia komandinis darbas. O kaip dažnai Jūs darote susitikimus su komanda? 1,2,3 kartus per mėnesį? Mūsų atveju, apie plėtros rezultatus kalbėdavome kas dvi savaites. Į klausimą „Kaip sekasi?“ išgirsdavau klasikinius atsakymus, pasiteisinimus. Kalba vykdavo apie istorinius įvykius, kurių nebegali pakeisti. Neretai priežastys iš tikrųjų būdavo susijusios ne su BLOGA rinka, bet su tuo jog: – Žmonės bijojo prisiimti atsakomybę – Paprasčiau buvo teisintis nei ieškoti sprendimų – Darbotvarkę sujaukdavo “gaisrų gesinimas” – O galbūt tinginystė ar studento sidromas – nesvarbu, kiek duotum laiko, vistiek darys paskutiniu metu.
- Taip nutinka net ir patiems geriausiems savo srities profesionalams… Jei nėra, kas juos nukreptų tinkama linkme. Panašiai, kaip ir krepšinyje – kartais nekrenta, kartais nesusitvarkome su galva
- Krepšinis yra idealus komandinio darbo pavyzdys. Kai žaidimas pradeda strigti, reikalinga minutės pertraukėlė. Kodėl krepšinyje kaltiname trenerį, jei pralaimime? Turbūt todėl, treneris mato visą komandą, žaidimą ir aikštelę iš šalies. Jis lyg „koučeris“ – nesako, kaip daryti, o motyvuoja ir nukreipia tinkama linkme.
- Kas vyksta mūsų „žaidimo aikštelėje“? Uždavėme šį klausimą sau ir žvilgtelėjome iš šalies. Supratome, kad didelę dalį laiko skiriame gaisrams gesinti, o planavimui – tik po dvi valandas kas dvi savaites. Vadovas gaišta laiką taisydamas pavaldinių klaidas – neretai pats išbėgdamas pažaisti į aikštelę lemiamais momentais, nes bijo galimų komandos klaidų.
- Įdiegėme ‘Minutės pertraukėles’ ir jos tapo kasdiene rutina. Kas rytą su komanda susitinkame ir per 30 min peržvelgiame aktualijas. Pradėjome nuo trijų pagrindinių klausimų: “Ką dariau vakar?”,”Ką planuoju šiandien?”, “Kas gali sutrukdyti?”. Po kurio laiko ir klausimų nebeprireikia. Nuo klasikinių atsakymų (bloga rinka, neperka, brangu kitaip tariant – nuo pasiteisinimų) pavargsta patys darbuotojai. Jie pradeda drauge ieškoti sprendimų.
- Kas dieną, vadovo darbotvarkėje skiriamos 30 minučių komandai ir planavimui davė kur kas daugiau rezultatų. Gaisrų tapo keturis kart mažiau. Darbuotojo laikas jo tiesioginiam darbui padidėjo ketvirčiu.
- Taigi, kas įvyksta, kai vadovas tampa treneriu? Jis sustyguoja žaidimą ir sukuria derinius pagal stipriąsias žaidėjų savybes. Buvo eliminuota” Imu, bėgu, metu” arba “Vyrai, ka darom!?” Sukuriame derinį, leidžiame į aikštelę, stebime, kaip pavyksta jį įgyvendinti, jo tobulinimui ir kontrolei imam minutės pertraukėlę.
- Sukūrėme derinius, kurie padeda taupyti energiją kasdienėje veikloje, vardan bendro tikslo – kliento naudos.
- Pardavimų vadovas neturi laiko nueiti pas klientą. Problema paprasta – kodėl taip mažai vizitų pas klientus? Kodėl nėra kontraktų? Išgryninome pardavimo žmogaus naudingą darbo laiką ir, pasirodo, jog pardavimams dedikuotas žmogus skiria tik 20% savo darbo laiko bendrauti su klientu ir aiškinantis jo porekius. 80 % darbo laiko skiriama sutarties rengimui ir derinimui, vizavimui ir kitiems administraciniams darbams. Šitoje vietoje jau galima suprasti, kodėl teisinantis dėl nespėjimo gimsta standartiniai atsakymai. Kartais pasirodo – tai net yra komforto zona. Taigi vykdymo stadijoje buvo pakeisti procesai, atsakomybės, dokumentacijos standartai.
- Kokia derinio nauda? 120 proc. daugiau sutarčiš, 50 proc. daugiau laiko tiesioginiam darbui. Komercinį pasiūlymą galime pateikti per 2 d.d.
- Neplanuoti darbai didina kaštus ir terminus tiek klientui, tiek mums - darydami derinį nusprendėme investuoti į didesnį prevencinių apžiūrų skaičių nei numato sutartis. Bėgant laikui pastatas, jo sistemos dėvisi, atsiranda vis daugiau avarinių gedimų kurie neretai sutrikdo pastato sistemų veikimą, jau nekalbant apie neplanuotas išlaidas, kliento pasitenkinimą. Išsikėlėme sau tikslą padidinti pastato inspektavimą ir užbėgti neplanuotiems darbams už akių. Šiandien kiekvieną dieną mūsų komanda nustato ir užfiksuoja po 141 unikalų defektą, kurį pristatome klientams, deriname jų pašalinimo planus drauge su jais.
- Kokia derinio nauda? Mažiau gaisrų, proaktyvus bendravimas su klientu, išankstinis darbų planavimas. Klientas dėl to turi patrauktų ir vertę išlaikantį objektą.
- Trečią derinį noriu pristatyti pastatų administravimo vadybininkų anksčiau kartota fraze: “per didelis krūvis, nespėjam”.
- Darbo įforminimas užtrunka ilgiau nei jį patį atlikti, o jei dar mėnesio galas – iš vis nėra kada galvos pakelti.
- Atliktų darbų aktai, jų suvestinės, derinimai, tvirtinimai, pagaliau – sąskaitos ir jų derinimai – kai kurie etapai dubliuojasi. Kodėl taip? O todėl, kad tokia tvarka. Keiskime tvarką – darykime derinį.
- Taigi, eliminavome nenaudingą laiką padarydami sisteminių pakeitimų – įdiegėme e-servisą, kuris abiem pusėms padeda taupyti laiką ir kaštus. Klientas pats gali jungtis prie mūsų vidinių duomenų sistemų ir matyti, kas vyksta jo objekte – kokie darbai atlikti ir pan. Taigi, tapome daug skaidresni prieš klientą.
- Nekrenta, neperka, siaura ribota rinka. Ką daryti? Išeikime iš esamo kontrakto ribų. Pamatėme, jog daugelis dabartinių kontraktų apima tik tinkamą įrangos funkcionavimą, greitą reagavimą į avarines situacijas, operatyvų remontą.
- Pastato, jo įrangos priežiūra viso pastato funkcionavimo kaštuose sudaro labai mažą dalį. Reikšmingą ir didžiausią kaštų dalį sudaro energetiniai resursai. Taigi, atsigręžėme į klientą ir pasiūlėme sprendimus, kaip jam taupyti. Atsirado naujų, greitai atsiperkančių sprendimų – kas gali nepirkti to, kas atsiperka? Vienas iš mūsų pilotonių projektų 8 verslo objektuose leido sutaupyti 25 proc. šilumos energijos. O mūsų kompetencija jau leido pasirašyti sutarčių už šią solidžią sumą. Ir štai ką mūsų generalinis direktorius siūlo šiandien – 1000 eurų. Mūsų kompetencija tokia, kad jis pats asmeniškai sumokės 1000 eurų tiems, kurių pastatuose nėra taupymo sprendimų. Jeigu kas manote, kad Jūsų pastatas – idealiai efektyvus, kreipkitės į mane. Kišenėje turiu keletą pasirašytų čekių. Atsliksime auditą ir pažiūrėsime, kas teisus.
- Na, ir paskutinis derinys. Sakome, kad naudingas mūsų darbuotojų laikas yra tada, kai jis dirba objekte. Kelionė, medžiagų pirkimas, mašinos remontas ar jos plovimas nėra naudingas laikas. Įdiegėme nemažai šiuolaikinių inovatyvių priemonių, kurios leido eliminuoti veiksmus, nekuriančius pridėtinės vertės klientui. PVZ: GPS automobiliuose ( fiksuojami maršrutai, laikas kelioneje) Objektų koordinačių identifikavimas ir integravimas į sistemą, atliekamų darbų matymas on-line. Paskyros darbams atlikti siunčiamos tiesiogiai techniniam personalui į mobilųjį įrenginį su visa būtina informacija, naudojama mobilioji aplikacija.
- Rezultatas akivaizdus – dabar techninis personalas 81 proc. laiko praleidžia objekte. Klientas dėl to gauna operatyvų reagavimą ir, žinoma, mažiau avarinių situacijų.
- O dabar skelbiu finalinį švilpuką - ko gi „Mano būstas“ pasiekė per 6 metus su LEAN? Aš Jums pristačiau 5 derinius, padėjusius MB siekti rezultatų. O ši LEAN projektų ir KAIZEN idėjų statistika rodo, kiek iš viso derinių sukūrėme, kad pasiektume rezultatų.
- Kabiname sau medalius. Pirmasis – mūsų veiklos apyvarta, kuri visus 6 metus augo ir šiemet planuojame pasiekti 70 mln. Eur. Antrasis medalis už tai, kad mūsų fanai irgi šėlsta – klientų pasitenkinimo rodiklis pamečiui vis auga vidutiniškai po 5 proc. Ir galiausiai – vienas svarbiausių rodiklių – pridėtinė vertė klientams – sutaupyta energijos už daugiau kaip trečdalį milijono eurų.
- Neverta užmigti ant laurų. Būtina treniruotis. Atsiminkime svarbiausius „pratimus“ – pertraukėlės, veiksmų šablonai, kurie leidžia komandos nariui dirbti tai, ką jis sugeba geriausiai. Ir, žinoma, nuolatinis dėmesys komandai – tik taip ji užauga.
- Štai tokia dabar yra Mano būsto įmonių grupė.