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Organización de los documentos físicos y digitales de una empresa o
institución. Importancia de la Organización Digital.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS FÍSICOS
La organización de archivos físicos es un cuidado que
debe existir en cualquier oficina, independientemente de
su tamaño.
A medida que crece el negocio o institución, aumenta el
flujo de documentos en papel, que a su vez debe
organizarse y almacenarse de la mejor manera posible
para garantizar que todos los datos estratégicos e importantes un negocio o
institución sean fácilmente accesibles, tanto para consultas internas y para
posibles compromisos fiscales.
¿Por qué organizar archivos físicos?
Nada peor que llegar por la mañana a la oficina frente a una mesa llena de
documentos apilados. O incluso necesita consultar un documento con urgencia
y perder horas buscando documentos que no estén donde deberían.
Cuanta más organización exista en la empresa o institución, más productiva será
la rutina, ya que no es necesario dedicar mucho esfuerzo a la búsqueda de
documentos. Además, la organización bien hecha también evita posibles
pérdidas de archivos, lo que podría afectar el día a día del negocio o institución.
Con tantas tareas, una rutina de ejecución y sin una organización estándar de
documentos, es difícil recordar dónde se almacenó un archivo de hace dos años.
Cuando los archivos físicos están organizados, el departamento de recursos
humanos puede encontrar rápidamente información de los empleados, los
contadores pueden encontrar fácilmente datos con fines contables y los
empleados de un instituto pueden acceder a los registros de los estudiantes
rápidamente.
Indicaciones iniciales
Existen varios estándares de organización de documentos: numéricos,
geográficos, alfabéticos, por asunto, entre otros.
Antes de comenzar a crear un sistema de organización, es importante conocer
la empresa o institución, que son los sectores por niveles jerárquicos, las áreas
que utilizan la mayor parte de la documentación y, a partir de ahí, establecer qué
estándar realmente será efectivo para su realidad.
Organizar archivos físicos puede parecer difícil, especialmente si tiene un gran
volumen de documentos.
Aspectos para mantener organizados los archivos físicos:
1. Cuidado del entorno de almacenamiento.
Reservar un espacio en la empresa o institución para
realizar el almacenamiento. Puede ser necesario comprar
algunos cajones de acero o madera para garantizar la
seguridad de los documentos.
Organizar la información buscando siempre facilitar
consultas posteriores. Es importante mantener todo organizado para cumplir con
las normas y leyes fiscales, asegurando la preservación de los documentos
físicos. La organización también ayuda a brindar servicios a los clientes de
manera más rápida y conveniente, ya que el acceso a la información será mucho
más hábil.
2. Selección inicial
Es necesario separar por categorías, facilitando
consultas adicionales:
Clientes, temas, fechas, tipos de servicios, etc.
Define los temas que mejor se ajusten a la realidad
de su negocio o institución. Por ejemplo:
Carpeta de documentos administrativos,
separados por fechas.
Carpeta de documentos de negocios, separados por fechas.
Carpeta con datos del empleado, separados por área de desempeño.
Carpeta con facturas.
Carpeta con registros catastrales de clientes con la letra A.
3. Géneros en la organización de archivos físicos.
Los géneros de los archivos físicos, también conocidos por el término "arreglo",
son los nombres dados a los cajones principales, donde colocamos los
documentos organizados en carpetas.
Este tipo de organización debe suceder según el sector de la empresa o
institución.
Por ejemplo:
Operación.
RRHH (Recursos Humanos).
Contabilidad.
Área comercial.
Secretaría
Notas
Estudiantes
4. Elija un método de almacenamiento
La mayoría de los archivos en carpetas o cajones están organizados de
diferentes maneras, según el tipo de documento o la estructura organizativa de
la oficina. En las lecturas centradas en la organización, hay 4 metodologías de
métodos de almacenamiento:
Alfabético
Geográfico
Numérico
Por asunto
5. Creando un índice
Desde el momento en que los archivos se
organizan en categorías, carpetas y cajones, es el
momento de crear un índice que, en la práctica,
sirva como una especie de guía para localizar cada
documento con mayor facilidad., asegurándose de
que al lado de cada registro de documentación
haya una pequeña leyenda que especifique mejor los temas.
6. Atención a la fecha de caducidad.
Varios documentos tienen un período de validez
legal. Esto significa que, después de un cierto
período, ese archivo no tiene validez legal.
Esto ayuda a optimizar el proceso de descarte y
renovación de documentos cuando sea necesario,
asegurando que su empresa cumpla con las
exigencias legales y no acumule roles no válidos
dentro de la empresa.
Para esto, es necesario considerar dos términos de organización de los archivos:
1. Preste atención a los documentos con plazos vencidos y deséchelos de la
manera correcta, aliviando el espacio en el archivo físico y renovando lo que
sea necesario.
2. Organice el resto de los archivos lo mejor que pueda para no perder archivos
sin vida útil, almacenándolos correctamente de acuerdo con sus respectivas
leyes.
7. Microfilmación.
Este proceso ocurre de la siguiente manera: cada documento es capturado por
cámaras específicas, lo que garantiza la calidad de la información y una imagen
clara que mantiene el valor legal de los
materiales. Estas imágenes se pueden
almacenar en formato digital o físicamente,
según las necesidades de la empresa o
institución.
8. Vigilando la colección de documentales.
Significa que al final del día se recopilan todos los
documentos de los diversos sectores de la empresa, lo
que garantiza que estos materiales se organicen
correctamente a la mañana siguiente, evitando la
acumulación de documentos fuera de lugar.
9. ¿Retirar? ¡Mantenlo en el lugar correcto!
Un pequeño error es suficiente para que toda la
organización se vea comprometida. Después de tanto
trabajo para organizar el archivo, no querrás arriesgarte a
tener que reorganizar todo de nuevo, ¿correcto?
Luego, cree una rutina diaria de organización dentro de la empresa o institución,
fortaleciendo la cultura que, cada vez que un archivo se elimina de su lugar, debe
almacenarse correctamente después de su uso.
10. hacer una limpieza
Al menos cada 12 meses, vale la pena analizar
cada documento para realizar una limpieza del
papeleo, deshacer los archivos sin necesidad y
sin validez legal.
Limpiar el entorno en el que las funciones
también ayuda a reducir las posibilidades de
incidencia de hongos, lo que puede deteriorar los documentos almacenados allí.
11. Escaneado de documentos
Los avances tecnológicos y la necesidad de
mejorar el almacenamiento interno de las
empresas, la digitalización de documentos se ha
vuelto necesaria: es un proceso de escaneo,
microfilmación y otras técnicas que transforman
los archivos físicos en archivos digitales, que
ahora ocupan muchos lugares. menos espacio durante el almacenamiento, lo
que facilita la organización de estos archivos y la mejora de las operaciones
diarias de la empresa o institución.
Con estos consejos, es posible organizar los archivos de Office de forma segura,
cómoda y funcional.
Ahora es poner las manos sobre la masa y poner en práctica este paso a paso.
ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS DIGITALES
Tanto para una empresa o institución, como para el entorno personal, organizar
los documentos digitales de la manera adecuada es cada vez más importante.
Algunos métodos de llevar a cabo un tratamiento adecuado de los documentos
digitales.
1. Organizar de manera adecuada documentos digitales
A pesar de lo que se tiende a pensar, la digitalización
de los documentos no hace más sencillo su
almacenaje. Los archivos, ya sea localizados en
la nube, de manera local en los equipos o en redes
privadas, necesitan de algunos hábitos y métodos de
archivo que faciliten, tanto a usuarios como a
motores de búsqueda, su identificación y localización.
2. Establecer protocolos para almacenar información digital
Es conveniente difundir entre el personal de la
empresa o institución las reglas comunes respecto
a los procedimientos que se van a utilizar para
almacenar los documentos: normas específicas
para poner nombre a carpetas y sus archivos,
establecer las alternancias entre el uso local y de la
nube y organizar los ciclos de las copias de seguridad de la información.
3. Almacenar todos los documentos digitales en una misma carpeta
Garantiza la efectividad del buscador de
archivos en el entorno que se utiliza. Esto
además hace mucho más simple y rápida
la función de realizar copia de seguridad
de los documentos.
4. El uso de nombres de archivos que sean descriptivos
Más efectivo que utilizar siglas o acrónimos, en la
organización de documentos lo más eficiente es asignar
nombres que describan el contenido de cada archivo. Es
más rápido y fácil encontrar cualquier documento que se
necesite de esa forma, incluso usando un buscador. Aun
siendo descriptivos, los nombres no deben ser demasiado
largos, pues la mayoría de los sistemas operativos no admiten mucho más de
doscientos caracteres.
5. Utilizar más subcarpetas según aumente el volumen de archivos
Cuando los documentos de un mismo tipo empiecen a ser
demasiados en una misma carpeta, es conveniente empezar a
organizarlos en nuevas carpetas que los diferencien por otros
parámetros: fechas, orden alfabético, tipo de documentos, o
cualquier otro método organizativo. Esto debe hacerse sin recurrir
a la eliminación de ningún documento, mientras no sea
imprescindible por cuestiones de gestión documental.
6. Codificación de archivos con fecha invertida
Establecer en la codificación las fechas de modo invertido, escribiendo primero
el año, luego el mes y por último el día, permitirá al sistema ordenar las carpetas
y archivos automáticamente por su fecha cuando se establezca el orden
alfabético. Incluir al final de cada nombre un indicativo de la versión de cada
documento también contribuye a mejorar la visualización de todos ellos. Es decir,
20211204 para el 4 de diciembre de 2021.
7. Guardar cada documento en la capeta correspondiente en todo momento
Esto es más un hábito que hay que adoptar, que un método
organizativo. Olvidarse o dejar para después la colocación de un
documento de cierto tipo en su carpeta correspondiente, puede
suponer en el futuro una verdadera contrariedad, que puede
resultar incluso en la pérdida por completo de esa información.
8. No borrar nunca nada
Para saber cómo organizar documentos digitales hay una
regla de oro. “No borres nunca nada”.
Se recomienda encarecidamente crea subcarpetas
con Versiones antiguas o Archivos inactivos cuando
determinados documentos queden desactualizados.
Es importante mantener toda la información guardada
tal y como se haría con sus versiones físicas. En algún momento futuro, dicha
información podría ser necesaria.
9. Prestar atención a la elaboración de las copias de
seguridad
Si bien en la actualidad las copias de seguridad pueden
desempeñarse de manera automática en servicios de
nube o servidores privados de la empresa, también es
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  • 1. Organización de los documentos físicos y digitales de una empresa o institución. Importancia de la Organización Digital. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS FÍSICOS La organización de archivos físicos es un cuidado que debe existir en cualquier oficina, independientemente de su tamaño. A medida que crece el negocio o institución, aumenta el flujo de documentos en papel, que a su vez debe organizarse y almacenarse de la mejor manera posible para garantizar que todos los datos estratégicos e importantes un negocio o institución sean fácilmente accesibles, tanto para consultas internas y para posibles compromisos fiscales. ¿Por qué organizar archivos físicos? Nada peor que llegar por la mañana a la oficina frente a una mesa llena de documentos apilados. O incluso necesita consultar un documento con urgencia y perder horas buscando documentos que no estén donde deberían. Cuanta más organización exista en la empresa o institución, más productiva será la rutina, ya que no es necesario dedicar mucho esfuerzo a la búsqueda de documentos. Además, la organización bien hecha también evita posibles pérdidas de archivos, lo que podría afectar el día a día del negocio o institución. Con tantas tareas, una rutina de ejecución y sin una organización estándar de documentos, es difícil recordar dónde se almacenó un archivo de hace dos años. Cuando los archivos físicos están organizados, el departamento de recursos humanos puede encontrar rápidamente información de los empleados, los contadores pueden encontrar fácilmente datos con fines contables y los empleados de un instituto pueden acceder a los registros de los estudiantes rápidamente. Indicaciones iniciales Existen varios estándares de organización de documentos: numéricos, geográficos, alfabéticos, por asunto, entre otros. Antes de comenzar a crear un sistema de organización, es importante conocer la empresa o institución, que son los sectores por niveles jerárquicos, las áreas que utilizan la mayor parte de la documentación y, a partir de ahí, establecer qué estándar realmente será efectivo para su realidad. Organizar archivos físicos puede parecer difícil, especialmente si tiene un gran volumen de documentos. Aspectos para mantener organizados los archivos físicos:
  • 2. 1. Cuidado del entorno de almacenamiento. Reservar un espacio en la empresa o institución para realizar el almacenamiento. Puede ser necesario comprar algunos cajones de acero o madera para garantizar la seguridad de los documentos. Organizar la información buscando siempre facilitar consultas posteriores. Es importante mantener todo organizado para cumplir con las normas y leyes fiscales, asegurando la preservación de los documentos físicos. La organización también ayuda a brindar servicios a los clientes de manera más rápida y conveniente, ya que el acceso a la información será mucho más hábil. 2. Selección inicial Es necesario separar por categorías, facilitando consultas adicionales: Clientes, temas, fechas, tipos de servicios, etc. Define los temas que mejor se ajusten a la realidad de su negocio o institución. Por ejemplo: Carpeta de documentos administrativos, separados por fechas. Carpeta de documentos de negocios, separados por fechas. Carpeta con datos del empleado, separados por área de desempeño. Carpeta con facturas. Carpeta con registros catastrales de clientes con la letra A. 3. Géneros en la organización de archivos físicos. Los géneros de los archivos físicos, también conocidos por el término "arreglo", son los nombres dados a los cajones principales, donde colocamos los documentos organizados en carpetas. Este tipo de organización debe suceder según el sector de la empresa o institución. Por ejemplo: Operación. RRHH (Recursos Humanos). Contabilidad. Área comercial. Secretaría Notas Estudiantes
  • 3. 4. Elija un método de almacenamiento La mayoría de los archivos en carpetas o cajones están organizados de diferentes maneras, según el tipo de documento o la estructura organizativa de la oficina. En las lecturas centradas en la organización, hay 4 metodologías de métodos de almacenamiento: Alfabético Geográfico Numérico Por asunto 5. Creando un índice Desde el momento en que los archivos se organizan en categorías, carpetas y cajones, es el momento de crear un índice que, en la práctica, sirva como una especie de guía para localizar cada documento con mayor facilidad., asegurándose de que al lado de cada registro de documentación haya una pequeña leyenda que especifique mejor los temas. 6. Atención a la fecha de caducidad. Varios documentos tienen un período de validez legal. Esto significa que, después de un cierto período, ese archivo no tiene validez legal. Esto ayuda a optimizar el proceso de descarte y renovación de documentos cuando sea necesario, asegurando que su empresa cumpla con las exigencias legales y no acumule roles no válidos dentro de la empresa. Para esto, es necesario considerar dos términos de organización de los archivos: 1. Preste atención a los documentos con plazos vencidos y deséchelos de la manera correcta, aliviando el espacio en el archivo físico y renovando lo que sea necesario. 2. Organice el resto de los archivos lo mejor que pueda para no perder archivos sin vida útil, almacenándolos correctamente de acuerdo con sus respectivas leyes. 7. Microfilmación. Este proceso ocurre de la siguiente manera: cada documento es capturado por cámaras específicas, lo que garantiza la calidad de la información y una imagen
  • 4. clara que mantiene el valor legal de los materiales. Estas imágenes se pueden almacenar en formato digital o físicamente, según las necesidades de la empresa o institución. 8. Vigilando la colección de documentales. Significa que al final del día se recopilan todos los documentos de los diversos sectores de la empresa, lo que garantiza que estos materiales se organicen correctamente a la mañana siguiente, evitando la acumulación de documentos fuera de lugar. 9. ¿Retirar? ¡Mantenlo en el lugar correcto! Un pequeño error es suficiente para que toda la organización se vea comprometida. Después de tanto trabajo para organizar el archivo, no querrás arriesgarte a tener que reorganizar todo de nuevo, ¿correcto? Luego, cree una rutina diaria de organización dentro de la empresa o institución, fortaleciendo la cultura que, cada vez que un archivo se elimina de su lugar, debe almacenarse correctamente después de su uso. 10. hacer una limpieza Al menos cada 12 meses, vale la pena analizar cada documento para realizar una limpieza del papeleo, deshacer los archivos sin necesidad y sin validez legal. Limpiar el entorno en el que las funciones también ayuda a reducir las posibilidades de incidencia de hongos, lo que puede deteriorar los documentos almacenados allí. 11. Escaneado de documentos Los avances tecnológicos y la necesidad de mejorar el almacenamiento interno de las empresas, la digitalización de documentos se ha vuelto necesaria: es un proceso de escaneo, microfilmación y otras técnicas que transforman los archivos físicos en archivos digitales, que ahora ocupan muchos lugares. menos espacio durante el almacenamiento, lo que facilita la organización de estos archivos y la mejora de las operaciones diarias de la empresa o institución.
  • 5. Con estos consejos, es posible organizar los archivos de Office de forma segura, cómoda y funcional. Ahora es poner las manos sobre la masa y poner en práctica este paso a paso. ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS DIGITALES Tanto para una empresa o institución, como para el entorno personal, organizar los documentos digitales de la manera adecuada es cada vez más importante. Algunos métodos de llevar a cabo un tratamiento adecuado de los documentos digitales. 1. Organizar de manera adecuada documentos digitales A pesar de lo que se tiende a pensar, la digitalización de los documentos no hace más sencillo su almacenaje. Los archivos, ya sea localizados en la nube, de manera local en los equipos o en redes privadas, necesitan de algunos hábitos y métodos de archivo que faciliten, tanto a usuarios como a motores de búsqueda, su identificación y localización. 2. Establecer protocolos para almacenar información digital Es conveniente difundir entre el personal de la empresa o institución las reglas comunes respecto a los procedimientos que se van a utilizar para almacenar los documentos: normas específicas para poner nombre a carpetas y sus archivos, establecer las alternancias entre el uso local y de la nube y organizar los ciclos de las copias de seguridad de la información. 3. Almacenar todos los documentos digitales en una misma carpeta Garantiza la efectividad del buscador de archivos en el entorno que se utiliza. Esto además hace mucho más simple y rápida la función de realizar copia de seguridad de los documentos. 4. El uso de nombres de archivos que sean descriptivos Más efectivo que utilizar siglas o acrónimos, en la organización de documentos lo más eficiente es asignar nombres que describan el contenido de cada archivo. Es más rápido y fácil encontrar cualquier documento que se necesite de esa forma, incluso usando un buscador. Aun siendo descriptivos, los nombres no deben ser demasiado
  • 6. largos, pues la mayoría de los sistemas operativos no admiten mucho más de doscientos caracteres. 5. Utilizar más subcarpetas según aumente el volumen de archivos Cuando los documentos de un mismo tipo empiecen a ser demasiados en una misma carpeta, es conveniente empezar a organizarlos en nuevas carpetas que los diferencien por otros parámetros: fechas, orden alfabético, tipo de documentos, o cualquier otro método organizativo. Esto debe hacerse sin recurrir a la eliminación de ningún documento, mientras no sea imprescindible por cuestiones de gestión documental. 6. Codificación de archivos con fecha invertida Establecer en la codificación las fechas de modo invertido, escribiendo primero el año, luego el mes y por último el día, permitirá al sistema ordenar las carpetas y archivos automáticamente por su fecha cuando se establezca el orden alfabético. Incluir al final de cada nombre un indicativo de la versión de cada documento también contribuye a mejorar la visualización de todos ellos. Es decir, 20211204 para el 4 de diciembre de 2021. 7. Guardar cada documento en la capeta correspondiente en todo momento Esto es más un hábito que hay que adoptar, que un método organizativo. Olvidarse o dejar para después la colocación de un documento de cierto tipo en su carpeta correspondiente, puede suponer en el futuro una verdadera contrariedad, que puede resultar incluso en la pérdida por completo de esa información. 8. No borrar nunca nada Para saber cómo organizar documentos digitales hay una regla de oro. “No borres nunca nada”. Se recomienda encarecidamente crea subcarpetas con Versiones antiguas o Archivos inactivos cuando determinados documentos queden desactualizados. Es importante mantener toda la información guardada tal y como se haría con sus versiones físicas. En algún momento futuro, dicha información podría ser necesaria. 9. Prestar atención a la elaboración de las copias de seguridad Si bien en la actualidad las copias de seguridad pueden desempeñarse de manera automática en servicios de nube o servidores privados de la empresa, también es
  • 7. conveniente realizar respaldos de discos duros y otros sistemas físicos con cierta frecuencia. Toda precaución es poca. 10. Acostumbrar al personal de la empresa a revisar sus carpetas locales de documentos La clave es conseguir que toda documentación tratada por los empleados acabe copiada o movida al servidor o sistema de nube de la organización, para que el almacenaje adecuado y el respaldo de toda la información se realicen de manera sistemática y periódica. Organizar los documentos digitales es una tarea que necesita irse desempeñando sobre la marcha, a la medida en que va creciendo la base de datos: creando carpetas, subcarpetas y nuevas normas de nomenclatura de los archivos según las nuevas necesidades. IMPORTANCIA DE SABER CÓMO ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS DIGITALES Actualmente la mayoría de nosotros almacenamos nuestros documentos digitales localmente, en la nube y en servidores conectados a una única red (los denominados NAS, del inglés network-attached storage). Sin embargo, la digitalización de los documentos en papel no ha simplificado la tarea de archivarlos y almacenarlos. Más bien al contrario: guardar y organizar nuestros documentos digitales es quizás más complejo que antes. Aunque los motores de búsqueda de archivos siguen mejorando, a la fechadehoysabercómo organizararchivos digitalesesuna fuente de ventajas competitivas, porque, en pleno boom de la economía digital, el tiempo es oro. Por eso, las empresas deben instaurar sistemas para mostrar cómo organizar archivos digitales que garanticen que toda su información esté ordenada y actualizada. También es importante no descuidar otras características de la gestión documental que hoy en día son fundamentales: La posibilidad de recuperar con facilidad versiones antiguas de determinados documentos digitales. Elhecho de poder editar a distancia ydeforma simultánea un mismo documento digital por parte de varias personas de un mismo equipo.
  • 8. Existen muchos softwares en el mercado que facilitan organizar documentos digitales.