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Gaceta Oficial Municipal Extraordinaria Nº 46 Año I 2014
1
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MUNICIPIO LIBERTADOR
ESTADO MÉRIDA
GACETA OFICIAL MUNICIPAL
Las Ordenanzas, Reglamentos, Decretos, Acuerdos, Resoluciones y otros Instrumentos que
publique esta Gaceta, tiene carácter Oficial y su cumplimiento es obligatorio por parte de los
particulares y de autoridades nacionales, estadales y locales.
Mérida, 10 de Septiembre de 2014. Años 204º de la Independencia y 155º de la Federación
Depósito Legal Nro. ppo198506ME100 Extraordinaria Nro. 46 Año I
SUMARIO
OTROS INSTRUMENTOS JURIDICOS
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
MANEJO DEL
FONDO DE CAJA CHICA
SUMARIO
OTROS INSTRUMENTOS JURIDICOS
EL CONCEJO MUNICIPAL LIBERTADOR
DEL ESTADO MERIDA, en uso de las
atribuciones que le confiere la Ley Orgánica
del Poder Público Municipal, dicta lo
siguiente:
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
MANEJO DEL
FONDO DE CAJA CHICA
Objeto del presente Manual de Normas y
Procedimientos.
Artículo 1°: El presente manual de
procedimiento tiene por objeto dotar a los
empleados del Concejo Municipal,
responsables del manejo del Fondo de Caja
Chica, de un instrumento regulador de las
operaciones de constitución, pago de gastos,
reposición y cierre de la misma, a los fines de
disponer de Información confiable y
actualizada sobre la aplicación de estos
fondos; a fin de establecer los criterios para
cancelar gastos de poca cuantía y/o de
urgencia comprobada.
Ámbito de Aplicación.
Artículo 2°: Todo lo relacionado a la
creación, control, movilización, reposición y
cierre de la Caja Chica, se regirá por las
normas y procedimientos establecidos en
este manual, así como en las leyes,
reglamentos y decretos establecidos
referentes a la materia.
Concepto de Caja Chica.
Artículo 3°: A los efectos de estas normas
de procedimientos, se entiende como “Caja
Chica” el fondo asignado por el (la)
administrador(a), previa aprobación del
Presidente del Concejo Municipal, para
cancelar exclusivamente gastos de poca
cuantía y/o de urgencia que garanticen la
Gaceta Oficial Municipal Extraordinaria Nº 46 Año I 2014
2
continuidad de las operaciones de las
unidades del Concejo Municipal del Municipio
Libertador.
De la apertura del Fondo de Caja Chica.
Artículo 4°: El Director de Administración
responsable y titular del Concejo Municipal
del Municipio Libertador, podrá autorizar el
funcionamiento de uno o más Fondos de
Cajas Chicas, previa aprobación del
Presidente Concejo Municipal del Municipio
Libertador, durante el ejercicio
presupuestario, con cargo al respectivo fondo
en anticipo, mediante acta levantada al
efecto, la cual deberá contener, entre otros
datos, el monto asignado, nombre del titular
del fondo y la dirección a la cual será
asignada.
Responsabilidad en el manejo del Fondo
de Caja Chica.
Artículo 5°: La responsabilidad directa del
manejo del Fondo de Caja Chica, será del
Administrador o la Administradora titular del
mismo, sin que ello impida la delegación del
manejo y cierre de los fondos a empleados
de confianza.
Solicitud de establecimiento del Fondo de
Caja Chica.
Artículo 6°: La solicitud para el
establecimiento del Fondo de Caja Chica
será realizada por el (la) Administrador(a),
respectivo de cada área, tomando en
consideración la naturaleza y la frecuencia de
los gastos de la Administración, para lo cual
deberá presentar ante la Dirección de la
Administración una exposición de motivos
que justifique el establecimiento de un Fondo
de Caja Chica.
Artículo 7°: Solo podrá solicitar la
constitución y funcionamiento de un Fondo
de Caja Chica el Presidente del Concejo
Municipal del Municipio Libertador.
Artículo 8°: El (la) Administrador(a)
elaborará un Punto de Cuenta en el que se
apruebe la solicitud de establecimiento de
Fondo de Caja Chica, el cual será sometido a
la consideración del Presidente del Concejo
Municipal del Municipio Libertador, a los fines
de su aprobación o rechazo, especificando el
nombre de la unidad organizativa, el monto
del fondo y el nombre de la persona asignada
como responsable de su manejo.
Artículo 9°: El (la) Administrador(a) será la
encargada de centralizar, controlar y
administrar los gastos de poca cuantía y/o de
urgencia de aquellas direcciones o demás
instancias de alto nivel que no tengan
constituidos Fondos de Caja Chica.
Artículo 10: El (la) Administrador(a) deberá
remitir a Contabilidad copia del Punto de
Cuenta aprobado.
Del monto del Fondo de Caja Chica.
Artículo 11: El monto máximo de cada
Fondo de Caja Chica, no podrá exceder de
doscientas unidades tributarias (200 U.T.).
Del monto de cada gasto.
Artículo 12: El monto máximo de cada gasto
a cancelar de poca cuantía y/o de urgencia
con cargo a los Fondos de Caja Chica, no
podrá ser superior a veinte unidades
tributarias (20 U.T.).
Artículo 13: El valor de la unidad tributaria
(U.T.), será el vigente a la formulación del
ejercicio presupuestario y se mantendrá
vigente durante el año fiscal respectivo.
De las reposiciones.
Artículo 14: Los responsables de los Fondos
de Caja Chica deberán solicitar al
Administrador(a), la reposición de estos
cuando se haya gastado hasta el setenta y
cinco por ciento (75%) del monto asignado;
solo podrá realizarse una reposición al mes,
exceptuando al Presidente Consejo Municipal
del Municipio Libertador, quien podrán
realizar reposiciones en cada oportunidad
que se haya gastado el setenta y cinco por
ciento (75%) del monto asignado. La
solicitud de reposición de los Fondos de Caja
Chica debe acompañarse de los siguientes
documentos: a) Relación de gastos
realizados; b) Comprobantes o facturas de
los pagos efectuados y, c) El estado
financiero en que se encuentra el Fondo de
Caja Chica.
Artículo 15: No se podrá presentar facturas
o recibos con fecha anterior a la última
reposición.
Gaceta Oficial Municipal Extraordinaria Nº 46 Año I 2014
3
Artículo 16: El (la) Administrador(a) revisará
la reposición de Caja Chica, facturas y
recibos; si está de acuerdo con los gastos
realizados, firma y sella cada uno de los
documentos. Además, debe firmar la orden
de pago. Contabilidad revisa cada una de las
facturas o recibos, si está conforme realiza la
codificación presupuestaria; si tiene algún
reparo la devuelve al responsable de Caja
Chica para su corrección.
De los conceptos a ser cancelados con
cargo al Fondo de Caja Chica.
Artículo 17: Los gastos con cargos al Fondo
Fijo de Caja Chica deberán responder a los
conceptos e imputables a las partidas que a
continuación se indica:
CONCEPTOS IMPUTACIÓN
1. Alimentos y bebida a personas.
4.02.01.01.00
2. Productos de papel y cartón para oficinas.
4.02.05.03.00
3. Libros, revistas y periódicos.
4.02.05.04.00
4. Productos de papel y cartón para
computación.
4.02.05.06.00
5. Productos de papel y cartón para la
imprenta y reproducción.
4.02.05.07.00
6. Combustible y Lubricantes.
4.02.06.06.00
7. Productos plásticos.
4.02.06.08.00
8. Herramientas menores, cuchillería y
artículos generales de
Ferretería.
4.02.08.03.00
9. Materiales y útiles de limpieza y Aseo.
4.02.10.02.00
10. Útiles de escritorio, oficina y Materiales
de instrucción.
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11. Materiales para equipos de Computación.
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4.02.99.01.00.
15. Estacionamiento.
4.03.06.03.00
16. Peaje.
4.03.06.04.00
17. Servicios de protección en Traslado de
fondos y de mensajería (Documentos
Legales).
4.03.06.05.00
18. Imprenta y Reproducción (fotocopia de
documentos legales).
4.03.07.02.00
19. Viáticos Y Pasajes dentro del País. (Solo
para uso de la cancelación de taxis, rutas sub
-urbanas e inter-urbanas)
4.03.09.01.00.
20. Teléfonos (Sólo para la adquisición de
tarjetas telefónicas).
4.03.04.04.00
21. Servicio de lavandería y tintorería para la
mantelería utilizada por Presidencia y
Relaciones Públicas.
4.03.10.09.00
22. 0tros servicios profesionales Y técnicos.
4.03.10.00.00
Conceptos que no pueden ser cancelados
con cargo al Fondo de Caja Chica.
Artículo 18: No se permite utilizar la Caja
Chica en los siguientes casos:
a. Para efectuar cambios de cheques
o préstamos a trabajadores del
Concejo Municipal del Municipio
Libertador.
b. Para ayudas diversas o efectuar
pagos por concepto de sueldos.
c. Servicios y reparaciones que
pueda ser realizados por personal del
Concejo Municipal del Municipio
Libertador.
d. Para realizar compras mayores de
bienes y servicios.
e. Para el pago de servicios mayores
de mantenimiento o reparación de
bienes muebles o inmuebles.
f. Adquisición de materiales
existentes en el almacén del Concejo
Municipal del Municipio Libertador.
g. Donaciones o colaboraciones.
Requisitos que deben contener las
facturas para el pago de conceptos con
cargo a los Fondos de Caja Chica y
reposición de los gastos de la misma.
Artículo 19: Para proceder al pago de los
conceptos con cargo a los Fondos de Caja
Gaceta Oficial Municipal Extraordinaria Nº 46 Año I 2014
4
Chica y reposición de la misma, las facturas y
comprobantes deberán cumplir con los
siguientes requisitos y exigencias contables:
a) Deben ser originales.
b) Deben indicar el número de
Registro de Información Fiscal (RIF)
del proveedor, ya sea persona
natural o jurídica.
e) Número de factura y de control.
d) Razón Social del proveedor.
e) Fecha de emisión de la factura o
comprobante. (DD/MM/AAAA)
f) Deben señalar las cantidades,
medidas y precios unitario y total de
los artículos y productos que se
adquieran.
g) La empresa litográfica que elabora
la factura, debe estar autorizada por
el Servicio Nacional Integrado de
Administración Aduanera y Tributaria
(SENIAT).
h) Las facturas deberán ser emitidas
a nombre del Concejo Municipal, con
indicación del Registro de
Información Fiscal (RIF).
Procedimiento para la ejecución y
movilización del Fondo de Caja Chica
Artículo 20: La ejecución y movilización de
los Fondos de Caja Chica, se realizará bajo
los siguientes términos:
a) El solicitante explicará al
Responsable de la Caja Chica la
necesidad del dinero y el monto, el
titular de la Gerencia o instancia de
alto nivel que tenga a cargo el Fondo
de Caja Chica, deberá autorizar el
gasto solicitado.
b) El Responsable de Caja Chica
revisará disponibilidad de efectivo y
si fue aprobado el gasto, elaborará
formulario "Comprobante de Egreso"
en original, colocará los datos sobre
el monto, solicitante, fecha, motivo y
firma del solicitante y entrega el
dinero solicitado.
c) El solicitante, firmará el
comprobante de Egreso y lo
devolverá al Responsable de Caja
Chica, recibirá el dinero y realizará el
gasto.
d) Solicitará factura o recibo del
gasto a nombre del Concejo
Municipal del Municipio Libertador,
donde se indicará la descripción de la
compra, además de los requisitos
establecidos en el artículo anterior,
referente a los criterios de pago de
facturas y comprobantes.
e) El Responsable de Caja Chica
adjuntará la factura o recibo con este
comprobante donde será anotado
cualquier modificación o diferencia a
favor de la Caja Chica o del
solicitante.
Artículo 21: El responsable del Fondo de
Caja Chica deberá disponer de una caja de
seguridad para el resguardo del dinero.
Artículo 22: Solo cuando las necesidades
del manejo de Caja Chica así lo requieran, y
de manera excepcional, los responsables del
Fondo de Caja Chica depositarán los fondos
en una cuenta bancaria a nombre del
Concejo Municipal, la cual se abrirá previa
autorización de la Oficina Nacional del
Tesoro. (Artículo 77 del Reglamento N° 1 de
la Ley Orgánica de la Administración
Financiera).
Término para efectuar pagos con los
Fondos de Caja Chica.
Artículo 23: Los responsables de los Fondos
de Caja, antes del término del ejercicio
económico financiero, cancelarán los
compromisos válidamente adquiridos y
causados durante la vigencia del
presupuesto del Concejo Municipal del
Municipio Libertador. Sin embargo, no se
podrá presentar facturas o recibos con fecha
anterior a la última reposición.
Del reintegro y el cierre del Fondo de Caja
Chica.
Artículo 24: Los responsables del Fondo de
Caja Chica deberán reintegrar los
remanentes de fondos que tengan en su
poder, dentro de los diez (10) días siguientes
al término del ejercicio presupuestario,
entregándolos a la Dirección de
Administración a través de un formulario de
"Cierre de Caja Chica" en original y dos
copias, anexando las facturas y recibos en
original.
Artículo 25: El (la) Administrador (a) recibe
el dinero y elabora Recibo de caja en original
Gaceta Oficial Municipal Extraordinaria Nº 46 Año I 2014
5
y dos copias. Entrega el original. Asimismo,
revisa el formulario “Cierre de Caja Chica”,
facturas y recibos; si está conforme, firma y
sella cada uno de los documentos, quedando
con este acto declarado el cierre formal del
Fondo de Caja Chica de ese ejercicio
presupuestario. Contabilidad recibe el cierre
de Caja Chica, realiza revisión de cada una
de las facturas o recibos. Si está conforme
realiza el registro de los gastos
presupuestarios.
Artículo 26: El (la) Administrador (a) será la
responsable de adoptar las medidas de
control interno necesarios para garantizar la
eficacia, eficiencia y legalidad de las
operaciones en el manejo, administración y
movilización de los Fondos de Caja Chica,
para lo cual se apoyará en las
recomendaciones y opiniones de la
Sindicatura Municipal.
Artículo 27: A la Contraloría Municipal será
la responsable del seguimiento, evaluación y
actualización de este manual de
procedimiento.
Dado, firmado, sellado y refrendado en el
salón en donde celebra sus sesiones el
ilustre Concejo Municipal Libertador del
Estado Mérida, a los cuatro (04) días del
mes de Septiembre del año Dos Mil Catorce
(2.014). Años Ducentésimo Cuarto de la
Independencia y Centésimo Quincuagésimo
Quinto de la Federación.
CONCEJAL FRANCISCO MELERO
PRESIDENTE DEL CONCEJO MUNICIPAL
LIBERTADOR DEL ESTADO MÉRIDA
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LCDO. HÉCTOR AZUAJE MENDOZA
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Ext nº 46_i_2014_normas_caja_chica

  • 1. Gaceta Oficial Municipal Extraordinaria Nº 46 Año I 2014 1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MUNICIPIO LIBERTADOR ESTADO MÉRIDA GACETA OFICIAL MUNICIPAL Las Ordenanzas, Reglamentos, Decretos, Acuerdos, Resoluciones y otros Instrumentos que publique esta Gaceta, tiene carácter Oficial y su cumplimiento es obligatorio por parte de los particulares y de autoridades nacionales, estadales y locales. Mérida, 10 de Septiembre de 2014. Años 204º de la Independencia y 155º de la Federación Depósito Legal Nro. ppo198506ME100 Extraordinaria Nro. 46 Año I SUMARIO OTROS INSTRUMENTOS JURIDICOS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA SUMARIO OTROS INSTRUMENTOS JURIDICOS EL CONCEJO MUNICIPAL LIBERTADOR DEL ESTADO MERIDA, en uso de las atribuciones que le confiere la Ley Orgánica del Poder Público Municipal, dicta lo siguiente: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA Objeto del presente Manual de Normas y Procedimientos. Artículo 1°: El presente manual de procedimiento tiene por objeto dotar a los empleados del Concejo Municipal, responsables del manejo del Fondo de Caja Chica, de un instrumento regulador de las operaciones de constitución, pago de gastos, reposición y cierre de la misma, a los fines de disponer de Información confiable y actualizada sobre la aplicación de estos fondos; a fin de establecer los criterios para cancelar gastos de poca cuantía y/o de urgencia comprobada. Ámbito de Aplicación. Artículo 2°: Todo lo relacionado a la creación, control, movilización, reposición y cierre de la Caja Chica, se regirá por las normas y procedimientos establecidos en este manual, así como en las leyes, reglamentos y decretos establecidos referentes a la materia. Concepto de Caja Chica. Artículo 3°: A los efectos de estas normas de procedimientos, se entiende como “Caja Chica” el fondo asignado por el (la) administrador(a), previa aprobación del Presidente del Concejo Municipal, para cancelar exclusivamente gastos de poca cuantía y/o de urgencia que garanticen la
  • 2. Gaceta Oficial Municipal Extraordinaria Nº 46 Año I 2014 2 continuidad de las operaciones de las unidades del Concejo Municipal del Municipio Libertador. De la apertura del Fondo de Caja Chica. Artículo 4°: El Director de Administración responsable y titular del Concejo Municipal del Municipio Libertador, podrá autorizar el funcionamiento de uno o más Fondos de Cajas Chicas, previa aprobación del Presidente Concejo Municipal del Municipio Libertador, durante el ejercicio presupuestario, con cargo al respectivo fondo en anticipo, mediante acta levantada al efecto, la cual deberá contener, entre otros datos, el monto asignado, nombre del titular del fondo y la dirección a la cual será asignada. Responsabilidad en el manejo del Fondo de Caja Chica. Artículo 5°: La responsabilidad directa del manejo del Fondo de Caja Chica, será del Administrador o la Administradora titular del mismo, sin que ello impida la delegación del manejo y cierre de los fondos a empleados de confianza. Solicitud de establecimiento del Fondo de Caja Chica. Artículo 6°: La solicitud para el establecimiento del Fondo de Caja Chica será realizada por el (la) Administrador(a), respectivo de cada área, tomando en consideración la naturaleza y la frecuencia de los gastos de la Administración, para lo cual deberá presentar ante la Dirección de la Administración una exposición de motivos que justifique el establecimiento de un Fondo de Caja Chica. Artículo 7°: Solo podrá solicitar la constitución y funcionamiento de un Fondo de Caja Chica el Presidente del Concejo Municipal del Municipio Libertador. Artículo 8°: El (la) Administrador(a) elaborará un Punto de Cuenta en el que se apruebe la solicitud de establecimiento de Fondo de Caja Chica, el cual será sometido a la consideración del Presidente del Concejo Municipal del Municipio Libertador, a los fines de su aprobación o rechazo, especificando el nombre de la unidad organizativa, el monto del fondo y el nombre de la persona asignada como responsable de su manejo. Artículo 9°: El (la) Administrador(a) será la encargada de centralizar, controlar y administrar los gastos de poca cuantía y/o de urgencia de aquellas direcciones o demás instancias de alto nivel que no tengan constituidos Fondos de Caja Chica. Artículo 10: El (la) Administrador(a) deberá remitir a Contabilidad copia del Punto de Cuenta aprobado. Del monto del Fondo de Caja Chica. Artículo 11: El monto máximo de cada Fondo de Caja Chica, no podrá exceder de doscientas unidades tributarias (200 U.T.). Del monto de cada gasto. Artículo 12: El monto máximo de cada gasto a cancelar de poca cuantía y/o de urgencia con cargo a los Fondos de Caja Chica, no podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 U.T.). Artículo 13: El valor de la unidad tributaria (U.T.), será el vigente a la formulación del ejercicio presupuestario y se mantendrá vigente durante el año fiscal respectivo. De las reposiciones. Artículo 14: Los responsables de los Fondos de Caja Chica deberán solicitar al Administrador(a), la reposición de estos cuando se haya gastado hasta el setenta y cinco por ciento (75%) del monto asignado; solo podrá realizarse una reposición al mes, exceptuando al Presidente Consejo Municipal del Municipio Libertador, quien podrán realizar reposiciones en cada oportunidad que se haya gastado el setenta y cinco por ciento (75%) del monto asignado. La solicitud de reposición de los Fondos de Caja Chica debe acompañarse de los siguientes documentos: a) Relación de gastos realizados; b) Comprobantes o facturas de los pagos efectuados y, c) El estado financiero en que se encuentra el Fondo de Caja Chica. Artículo 15: No se podrá presentar facturas o recibos con fecha anterior a la última reposición.
  • 3. Gaceta Oficial Municipal Extraordinaria Nº 46 Año I 2014 3 Artículo 16: El (la) Administrador(a) revisará la reposición de Caja Chica, facturas y recibos; si está de acuerdo con los gastos realizados, firma y sella cada uno de los documentos. Además, debe firmar la orden de pago. Contabilidad revisa cada una de las facturas o recibos, si está conforme realiza la codificación presupuestaria; si tiene algún reparo la devuelve al responsable de Caja Chica para su corrección. De los conceptos a ser cancelados con cargo al Fondo de Caja Chica. Artículo 17: Los gastos con cargos al Fondo Fijo de Caja Chica deberán responder a los conceptos e imputables a las partidas que a continuación se indica: CONCEPTOS IMPUTACIÓN 1. Alimentos y bebida a personas. 4.02.01.01.00 2. Productos de papel y cartón para oficinas. 4.02.05.03.00 3. Libros, revistas y periódicos. 4.02.05.04.00 4. Productos de papel y cartón para computación. 4.02.05.06.00 5. Productos de papel y cartón para la imprenta y reproducción. 4.02.05.07.00 6. Combustible y Lubricantes. 4.02.06.06.00 7. Productos plásticos. 4.02.06.08.00 8. Herramientas menores, cuchillería y artículos generales de Ferretería. 4.02.08.03.00 9. Materiales y útiles de limpieza y Aseo. 4.02.10.02.00 10. Útiles de escritorio, oficina y Materiales de instrucción. 4.02.10.05.00 11. Materiales para equipos de Computación. 4.02.10.08.00 12. Especies timbradas y valores. 4.02.10.09.00 13. Otros productos y útiles diversos. 4.02.10.99.00 14. Otros materiales y suministros. 4.02.99.01.00. 15. Estacionamiento. 4.03.06.03.00 16. Peaje. 4.03.06.04.00 17. Servicios de protección en Traslado de fondos y de mensajería (Documentos Legales). 4.03.06.05.00 18. Imprenta y Reproducción (fotocopia de documentos legales). 4.03.07.02.00 19. Viáticos Y Pasajes dentro del País. (Solo para uso de la cancelación de taxis, rutas sub -urbanas e inter-urbanas) 4.03.09.01.00. 20. Teléfonos (Sólo para la adquisición de tarjetas telefónicas). 4.03.04.04.00 21. Servicio de lavandería y tintorería para la mantelería utilizada por Presidencia y Relaciones Públicas. 4.03.10.09.00 22. 0tros servicios profesionales Y técnicos. 4.03.10.00.00 Conceptos que no pueden ser cancelados con cargo al Fondo de Caja Chica. Artículo 18: No se permite utilizar la Caja Chica en los siguientes casos: a. Para efectuar cambios de cheques o préstamos a trabajadores del Concejo Municipal del Municipio Libertador. b. Para ayudas diversas o efectuar pagos por concepto de sueldos. c. Servicios y reparaciones que pueda ser realizados por personal del Concejo Municipal del Municipio Libertador. d. Para realizar compras mayores de bienes y servicios. e. Para el pago de servicios mayores de mantenimiento o reparación de bienes muebles o inmuebles. f. Adquisición de materiales existentes en el almacén del Concejo Municipal del Municipio Libertador. g. Donaciones o colaboraciones. Requisitos que deben contener las facturas para el pago de conceptos con cargo a los Fondos de Caja Chica y reposición de los gastos de la misma. Artículo 19: Para proceder al pago de los conceptos con cargo a los Fondos de Caja
  • 4. Gaceta Oficial Municipal Extraordinaria Nº 46 Año I 2014 4 Chica y reposición de la misma, las facturas y comprobantes deberán cumplir con los siguientes requisitos y exigencias contables: a) Deben ser originales. b) Deben indicar el número de Registro de Información Fiscal (RIF) del proveedor, ya sea persona natural o jurídica. e) Número de factura y de control. d) Razón Social del proveedor. e) Fecha de emisión de la factura o comprobante. (DD/MM/AAAA) f) Deben señalar las cantidades, medidas y precios unitario y total de los artículos y productos que se adquieran. g) La empresa litográfica que elabora la factura, debe estar autorizada por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT). h) Las facturas deberán ser emitidas a nombre del Concejo Municipal, con indicación del Registro de Información Fiscal (RIF). Procedimiento para la ejecución y movilización del Fondo de Caja Chica Artículo 20: La ejecución y movilización de los Fondos de Caja Chica, se realizará bajo los siguientes términos: a) El solicitante explicará al Responsable de la Caja Chica la necesidad del dinero y el monto, el titular de la Gerencia o instancia de alto nivel que tenga a cargo el Fondo de Caja Chica, deberá autorizar el gasto solicitado. b) El Responsable de Caja Chica revisará disponibilidad de efectivo y si fue aprobado el gasto, elaborará formulario "Comprobante de Egreso" en original, colocará los datos sobre el monto, solicitante, fecha, motivo y firma del solicitante y entrega el dinero solicitado. c) El solicitante, firmará el comprobante de Egreso y lo devolverá al Responsable de Caja Chica, recibirá el dinero y realizará el gasto. d) Solicitará factura o recibo del gasto a nombre del Concejo Municipal del Municipio Libertador, donde se indicará la descripción de la compra, además de los requisitos establecidos en el artículo anterior, referente a los criterios de pago de facturas y comprobantes. e) El Responsable de Caja Chica adjuntará la factura o recibo con este comprobante donde será anotado cualquier modificación o diferencia a favor de la Caja Chica o del solicitante. Artículo 21: El responsable del Fondo de Caja Chica deberá disponer de una caja de seguridad para el resguardo del dinero. Artículo 22: Solo cuando las necesidades del manejo de Caja Chica así lo requieran, y de manera excepcional, los responsables del Fondo de Caja Chica depositarán los fondos en una cuenta bancaria a nombre del Concejo Municipal, la cual se abrirá previa autorización de la Oficina Nacional del Tesoro. (Artículo 77 del Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera). Término para efectuar pagos con los Fondos de Caja Chica. Artículo 23: Los responsables de los Fondos de Caja, antes del término del ejercicio económico financiero, cancelarán los compromisos válidamente adquiridos y causados durante la vigencia del presupuesto del Concejo Municipal del Municipio Libertador. Sin embargo, no se podrá presentar facturas o recibos con fecha anterior a la última reposición. Del reintegro y el cierre del Fondo de Caja Chica. Artículo 24: Los responsables del Fondo de Caja Chica deberán reintegrar los remanentes de fondos que tengan en su poder, dentro de los diez (10) días siguientes al término del ejercicio presupuestario, entregándolos a la Dirección de Administración a través de un formulario de "Cierre de Caja Chica" en original y dos copias, anexando las facturas y recibos en original. Artículo 25: El (la) Administrador (a) recibe el dinero y elabora Recibo de caja en original
  • 5. Gaceta Oficial Municipal Extraordinaria Nº 46 Año I 2014 5 y dos copias. Entrega el original. Asimismo, revisa el formulario “Cierre de Caja Chica”, facturas y recibos; si está conforme, firma y sella cada uno de los documentos, quedando con este acto declarado el cierre formal del Fondo de Caja Chica de ese ejercicio presupuestario. Contabilidad recibe el cierre de Caja Chica, realiza revisión de cada una de las facturas o recibos. Si está conforme realiza el registro de los gastos presupuestarios. Artículo 26: El (la) Administrador (a) será la responsable de adoptar las medidas de control interno necesarios para garantizar la eficacia, eficiencia y legalidad de las operaciones en el manejo, administración y movilización de los Fondos de Caja Chica, para lo cual se apoyará en las recomendaciones y opiniones de la Sindicatura Municipal. Artículo 27: A la Contraloría Municipal será la responsable del seguimiento, evaluación y actualización de este manual de procedimiento. Dado, firmado, sellado y refrendado en el salón en donde celebra sus sesiones el ilustre Concejo Municipal Libertador del Estado Mérida, a los cuatro (04) días del mes de Septiembre del año Dos Mil Catorce (2.014). Años Ducentésimo Cuarto de la Independencia y Centésimo Quincuagésimo Quinto de la Federación. CONCEJAL FRANCISCO MELERO PRESIDENTE DEL CONCEJO MUNICIPAL LIBERTADOR DEL ESTADO MÉRIDA REFRENDADO, LCDO. HÉCTOR AZUAJE MENDOZA SECRETARIO DEL CONCEJO MUNICIPAL LIBERTADOR DEL ESTADO MÉRIDA