SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
AUTOR: MARILIN DIAZ

¿QUE ES UN SISTEMA?
Un sistema es un conjunto de
funciones que operan en armonía o con
un mismo propósito.

¿QUE ES “ERP”?
Enterprise Resource Planning
(Software de gestión integrada)
El ERP es un paquete de software que permite
administrar todos los procesos operativos de una
empresa, integrando varias funciones de gestión en
un único sistema

DEFINICIÓN DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS:
Un sistema administrativo contiene datos acerca de todas las
operaciones efectuadas por una organización y ayuda a los
administradores a tomar decisiones y desarrollar sus
funciones. Estos sistemas son diseñados para las actividades
de seguimiento, control, toma de decisiones y las
actividades administrativas de la gerencia. Proporcionan
reportes periódicos en vez de información instantánea sobre
las operaciones.
Estos sistemas establecen estrategias para la obtención de
información financiera, a fin de lograr el control del
personal de una empresa.

PRINCIPALES PAQUETES ADMINISTRATIVOS:
• PROFIT PLUS
• SAINT
• SAP BUSINESS ONE

PROFIT PLUS:
Representa una era nueva en sistemas de integración de
información, ya que es uno de los pocos sistemas empresariales
diseñados y construidos para operar bajo ambiente Windows.
También ofrece capacidades para una adaptación sin precedentes
y una arquitectura abierta única, desarrollada con herramientas
estándar de la industria, incluyendo Visual Studio 6.0 de Microsoft,
y tecnología SQL de base de datos que permiten que el sistema se
pueda extender e integrar fácilmente con aplicaciones
particulares de la empresa. Este diseño proporciona a los usuarios
la máxima flexibilidad, eficiencia, confiabilidad y desempeño.

TIPOS DE PROFIT PLUS:
• Profit Plus Administrativo
En la actualidad es vital para las empresas contar con herramientas para procesar, almacenar y recuperar
datos e información, en forma ágil, y así soportar las operaciones y la toma de decisiones del negocio.
• Profit Contabilidad
Profit Plus Contabilidad le permite un manejo de cuentas de integración y reglas de integración para la
definición flexible de los asientos contables, asociados a los documentos generados en los módulos de
Profit Plus Administrativo y Nomina.
• Nómina
La Nómina de Profit Plus, es la herramienta ideal para aquellas empresas en donde la flexibilidad unida
al manejo practico de las situaciones de índole Laboral es una realidad, pudiendo ajustarse sus
parámetros cada vez que las realidades Sociales, Comerciales y Legales que conforman el entorno laboral
de una empresa.

VENTAJAS:
• Maximiza el uso de la interfase Gráfica de
Windows.
• Simplifica el registro de datos.
• Permite consultas y reportes gerenciales.
• Se ahorra tiempo e incrementa su
productividad al tener la posibilidad de activar
simultáneamente múltiples aplicaciones del
Sistema de gestión empresarial Profit Plus
desde su pantalla.
• También se pueden transferir los datos
libremente a través de ellas.
• Permite utilizar las funciones de edición como
copiar, cortar y pegar.

DESVENTAJAS:
Eliminar las barreras de tiempo y
espacio, Disminuir la atención al cliente
es decir tarda mas tiempo en buscar el
producto en la empresa, No permitir que
la empresa se desenvuelva de al manera
para avanzar dentro de la misma.

SAINT:
El Sistema Administrativo Interdependiente
(SAINT) es un programa de aplicaciones
administrativas diseñado para ayudar a la
gerencia en el proceso de toma de decisiones
en la empresa usando métodos cuantitativos

TIPOS DE SAINT:
• SAINT ADMINISTRATIVO. Adaptable a cualquier tamaño de empresa, ya que su base
de datos, menú y módulos son configurables, donde el usuario puede añadir o
eliminar las opciones que necesite, dependiendo de la complejidad de la empresa.
• SAINT EMPRESARIO Este es un conjunto de programas en una sola presentación que
incluye, SAINT administrativo, SAINT contabilidad, SAINT nomina y el StarMenú
(menú, agenda, directorio telefónico, procesador de palabras.
• SAINT FARMACIA Adaptable al tamaño de cualquier farmacia, ya que su base de
datos, menú y modulo de ventas son configurables. El usuario puede eliminar o
añadir las opciones que necesite dependiendo de la complejidad de la farmacia.
• SAINT LICORERIAS Este programa se adapta al negocio de la venta de licores con el
control especial de los impuestos a los licores y de los diferentes tipos de
empaques para la venta (cajas o botellas), con todas las ventajas del SAINT
administrativo estándar.

TIPOS DE SAINT:
• SAINT LITE WINDOWS PARA EMPRESAS PEQUEÑAS
Este programa incluye: Facturación de productos y servicios, control de compras, cuentas por
pagar, cuentas por cobrar, calculo de comisión y control de vendedores, interfaz grafica fácil de
usar, ajuste de precios, ajuste de IVA, manejo de tarjetas de crédito, precios referenciales en
moneda extranjera, Envió de facturas y presupuestos vía email o FAX.
• SAINT MEDICO Este programa maneja información relacionada a los consultorios y los
pacientes, historias medicas, exámenes físicos y emisión de recipes y recetas. (configurables).
También incluyen opciones de control de cita de pacientes, presupuestos, recibos de
honorarios médicos, gráficos, vademécum y baremos, entre otras cosas.
• SAINT MICROLITE WINDOWS Este programa contiene emisión de presupuestos, facturas, control
de ventas, control de inventario, entre otras cosas. El sistema es multiusuario y esta diseñado
totalmente para Windows 95/98/NT/2000.

TIPOS DE SAINT:
• SAINT TALLAS Y COLORES Este sistema administrativo esta adaptado a empresas que
comercializan productos que deben ser controlados por tallas y colores o bidimensionalmente
(zapaterías, textiles, etc.)con todas las ventajas del SAINT administrativo estándar.
• SAINT NOMINA Este sistema es configurable a cualquier tipo de industrias (petrolera, de la
construcción, educación, comercial, etc.) Elabora nominas, calcula vacaciones, utilidades,
liquidaciones, intereses sobre prestaciones, consultas, reportes, formas de impresión
configurables, gran cantidad de reportes configurados y un generador de reportes

VENTAJAS:
• Facilitan el control por parte de los supervisores
de las tareas delegadas al existir.
• Facilita las funciones administrativas de
planeación y control.
• Mantienen la homogeneidad en cuanto a la
ejecución de la gestión administrativa.
• Evita la formulación de la excusa del
desconocimiento de las normas vigentes.

DESVENTAJAS:
• No controla la contabilidad.
• Disminuye la eficiencia en la empresa.
• No hay fluidez dentro de la empresa.

SAP BUSINESS ONE
SAP Business One es una solución de gestión de negocios
de fácil implementación diseñada para satisfacer las
necesidades de pequeñas y medianas empresas que
crecen en forma dinámica.
SAP Business One proporciona acceso a solicitud a
información en tiempo real a través de un solo sistema
que contiene funciones financieras, de gestión de
relaciones con los clientes, de facturación y de control
de gestión. Esta aplicación está dividida en varios
módulos que abarcan las áreas correspondientes y más
temas.
Equipada con una interfase de fácil manejo, SAP Business
One sirve como estación nodal ERP central con interfaces
estándar para fuentes de datos internas y externas,
ordenadores portátiles, aplicaciones CRM y otras
herramientas de análisis de primera línea

SAP BUSINESS ONE

TIPOS DE SAP BUSINESS ONE:
• Finanzas: Administra todas las transacciones financieras, incluido el libro
mayor general, configuración y mantenimiento de cuentas, registros de
diario, ajustes de moneda extranjera y definición de presupuestos.
• Transacciones bancarias: Se encarga de todos los procesos financieros, como
ingresos en efectivo, cheques, transferencias bancarias, depósitos, anticipos,
pagos de tarjetas de crédito y conciliación bancaria.
• Contralor: Define centros de costos multidimensionales y reglas de
distribución para asignar costos y analizar su negocio por centro de costos.

TIPOS DE SAP BUSINESS ONE:
• Ventas: Ayuda a elaborar cotizaciones, introducir órdenes de clientes,
programar entregas, actualizar saldos de existencias y administrar todas
las facturas y cuentas por cobrar.
• Compras: Administra y lleva a cabo el mantenimiento de las transacciones
con proveedores, tales como la emisión de cotizaciones y órdenes de
compra, la actualización de los volúmenes de existencias, el cálculo del
valor en muelle de los artículos importados, el manejo de devoluciones y
créditos, y el procesamiento de pagos.
• Gestión integral de relaciones con los clientes: Controla toda la
información relativa a sus clientes, revendedores y proveedores, lo cual
incluye perfiles, resúmenes de contactos, saldos de cuenta y análisis del
pipeline de ventas.

TIPOS DE SAP BUSINESS ONE:
• Control de stock: Administra niveles de inventario, gestión de artículos, listas de
precios, acuerdos de precios especiales, transferencias entre almacenes y
transacciones de existencias.
• Planificación de requerimientos de materiales (MRP): SAP Business One ofrece un
sistema de planificación simple pero poderoso. Ayuda a planificadores de
producción y compradores a programar y administrar los artículos para
producción o compra en función de una variedad de criterios.
• Reportes: Crea poderosos reportes para prácticamente todos los aspectos de su
negocio, lo cual incluye deudas a clientes y proveedores, ventas, flujos de caja,
resúmenes de contactos con clientes, contabilidad, existencias en almacén,
estados financieros, escalas de precios, actividades de clientes y mucho más
(mediante reportes predefinidos o consultas definidas por el usuario).

TIPOS DE SAP BUSINESS ONE:
• Gestión de ciclos de servicio: Optimiza el potencial de sus
departamentos de servicio brindando soporte a las operaciones de
servicio, gestión de contratos de servicio, planificación de servicios,
seguimiento de las actividades de interacción con clientes, soporte
al cliente y gestión de oportunidades de venta.
• Perfiles de empleados: Proporciona capacidades de gestión de
personal, lo cual incluye detalles sobre los empleados, información
de contacto y reportes de ausencias.

VENTAJAS:
• Optimización de los procesos empresariales
• Acceso a información confiable, precisa y oportuna.
• La posibilidad de compartir información entre todos los componentes
de la organización.
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
• Reducción de tiempos y de los costes de los procesos

DESVENTAJAS:
• La instalación del sistema ERP es muy costosa.: los consultores de ERP son muy caros se
llevan aproximadamente el 60% del presupuesto.
• El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la
educación y como hacer que el sistema trabaje correctamente.
• La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede reducir la
eficiencia del software.
• Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.
• Cambio de personal, las compañías pueden emplear administradores que no están
capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía empleadora, proponiendo
cambios en las practicas de los negocios que no están sincronizados con el sistema.
• Problemas en la implementación, el principal problema del ERP radica en su implementación
ya que la mayoría de los ERP no cumplen con la funcionalidad establecida (55%), son muy
costos se demoran más del tiempo previsto.