Se ha denunciado esta presentación.
Utilizamos tu perfil de LinkedIn y tus datos de actividad para personalizar los anuncios y mostrarte publicidad más relevante. Puedes cambiar tus preferencias de publicidad en cualquier momento.

Information System of the West University of Timisoara

698 visualizaciones

Publicado el

West University of Timisoara. Presentation of the Information System.

Publicado en: Liderazgo y gestión
  • Sé el primero en comentar

Information System of the West University of Timisoara

  1. 1. Universitatea de Vest din Timișoara Sistemul Informatic Integrat de Gestiune a Resurselor - ACADEMIS
  2. 2. ACADEMIS - Soluţie pentru eficientizarea managementului universitar Sistemul informatic ACADEMIS, existent la ora actuală în Universitatea de Vest din Timișoara, este un Sistem Informatic Integrat de Gestiune a Resurselor de tip ERP (Enterprise Resources Planing), soluţie pentru eficientizarea managementului universitar, prin informatizarea tuturor proceselor, fluxurilor si procedurilor și include următoarele componente principale : • University Management System – Componenta de gestiune a școlarității, • SAP – Componenta Economică-Financiară • Integrarea componentelor într-un sistem unitar.
  3. 3. Sistemului informatic implementat asigura realizarea următoarelor obiective principale: • suport pentru activităţile şi procesele desfăşurate în Facultăţi, Departamente şi Servicii, • transparenţa, acurateţea şi securitatea informaţiilor privind: situaţia şcolară a studenţilor, sursele de finanţare ale activităţilor din universitate şi modul de utilizare a fondurilor, • suport pentru luarea deciziilor în cadrul Universităţii de Vest din Timişoara la nivelele decizionale. Soluția implementată este un sistem deschis si flexibil, ce realizează automatizarea și managementul proceselor specifice din universitat, cu respectarea unor politici şi proceduri menite să asigure un standard de securitate coerent pentru componentele mentionate și cu funcționalitățile de sistem descrise în continuare.
  4. 4. Arhitectura componentei Gestiunea Școlarității (UMS)
  5. 5. STUDENTI ABSOLVENTI Examinari Taxe Burse Cazari Admitere Taxe Sesiuni Examene finale Acte studii CANDIDATI Componenta de Gestiune a Școlarității (University Management System - UMS) este o solutie destinată gestionarii proceselor de școlaritate într-o universitate, care permite administrarea eficienta a tuturor activitatilor legate de organizare academico-didactica, admitere, examinari, burse, cazari, deconturi de transport, emitere acte studii, analize manageriale specifice.
  6. 6. Servicii pentru utilizatorii finali Organizare didactico- academica Organigrama Tipuri studii / Domenii / Specializari Planuri de invatamant Registre matricole Admitere Sesiuni admitere Criterii de selectie si departajare Dosare candidati Clasament initial / intermediar / final Traiectorie scolara Inmatriculare Absolventi Alumni Examinare Sesiuni examinare Criterii calcul note Restante / Reexaminari / Mariri Medii semestriale / anuale / generale Catalog Burse Tipuri burse Criterii departajare Clasament bursieri Plata burse Cazare on line Structura campus Sesiuni cazare Criterii cazare Dosare Clasament cazare Taxe Taxe admitere / studiu / discipline / cazare / alte taxe Transe Reduceri / Restituiri / Majorari / Penalizari Casierie / POS / Plati on-line / Plati la ghiseul bancii EMITEREACTESTUDII|ANALIZAMANAGERIALA UMSWEB|UMSMOBILE| Reclasificare Ani universitari / Serii de studii Transferuri / Prelungire scolaritate / Repetentie / Intrerupere studii Chitante / Facturi OP / Mandate postale
  7. 7. Procese UMS - Organizare didactico-academica REGISTRE MATRICOLE DIGITALE • NUMERE MATRICOLE • VOLUME • FORMAT A4, A3 PLANURI DE INVATAMANT • DISCIPLINE • PLAN PROPRIU • DISCIPLINE EXTERNE ANI UNIVERSITARI/ SERII DE STUDII • ANI • SERII • REPARTIZARE GRUPE • POLITICA CREDITE TIPURI STUDII / DOMENII / SPECIALIZARI • LICENTA, MASTERAT, DOCTORAT • STIINTE, …. • ECONOMIE, … ORGANIGRAMA • DEPARTAMENTE • FACULTATI • DEPARTAMENTE • CADRE DIDACTICE
  8. 8. Procese UMS - Admitere RAPOARTE • LEGITIMATIE CONCURS • LISTE VERIFICARE • LISTE CLASAMENT ADMISI/RESPINSI • EXPORT CANDIDATI CLASAMENT • CONFIGURARE ALGORITM GENERARE CLASAMENT • REGULI REFACERE CLASAMENT EXAMENE • PROBE • REPARTIZARE SALI • NOTE • CATALOG TAXE ADMITERE • TAXA INSCRIERE • TAXA INMATRICULARE • TAXA STUDII • SCUTIRI TAXA • CHITANTA SESIUNE ADMITERE • PROBE CONCURS • COMISII ADMITERE • CRITERII SELECTIE / DEPARTAJARE • NUMAR LOCURI / TIP LOC
  9. 9. Procese UMS - Școlaritate RAPOARTE • REGISTRU MATRICOL • SITUATIE SCOLARA • CATALOG • CENTRALIZATOARE NOTE • SITUATII FINANCIARE TAXE SCOLARITATE / Online • TAXA STUDII / ESALONARI • SCUTIRI • REDUCERI • RESTITUIRI • PENALIZARI EXAMINARI • NORMALE • RESTANTE • REEXAMINARI • MARIRII • CRITERII CALCUL NOTA TRAIECTORIE SCOLARA • EXAMTRICULARE • REINMATRICULARE • REPETENTIE / PRELUNGIRE SCOLARITATE • COMASARE • TRANSFERURI STUDENT • INSCRIERE / INMATRICULARE • PLAN INVATAMANT • SITUATIE SCOLARA • SITUATIE FINANCIARA
  10. 10. Procese UMS – Absolvenți ACTE STUDII • ADEVERINTA ABSOLVENT • SUPLIMENT DIPLOMA • DIPLOMA • CERTIFICAT LINGVISTIC • REGISTRU ACTE STUDII TAXE / Online • TAXE EXAMEN FINAL ABSOLVENT • INTERN / EXTERN • LUCRARE FINALA / COORDONATOR • NOTE PROBE • MEDIE FINALA EXAMEN FINAL • PROMOTII • PROBE • COMISII
  11. 11. Procese UMS – Burse RAPOARTE • LISTE BURSIERI • FISIER EXPORT BANCA • CENTRALIZATOARE BURSE • STAT PLATA BURSE PLATI • ADMINISTRARE CONTURI • INREGISTRARE PLATI DEPARTAJARE • DOSARE SOCIALE • CLASAMENT BURSA • CONFIGURATII • VALOARE • CRITERII ACORDARE
  12. 12. Procese UMS – Taxe RAPOARTE • DOCUMENTE DE PLATA (CHITANTA, FACTURA) • SITUATIA FINANCIARA A STUDENTILOR • SITUATIA INCASARILOR MODALITATI DE PLATA • CASIERIE • POS • PLATI ON-LINE INLESNIRI LA PLATA • TRANSE • REDUCERI • RESTITUIRI • MAJORARI • PENALIZARI DEFINIRE TAXE • TAXE ADMITERE • STUDIU • DISCIPLINE • CAZARE • ALTE TAXE
  13. 13. Arhitectura componentei Gestiune Economico-Finaciară (SAP)
  14. 14. MANAGERI DEPARTAMENTE CONDUCERE UNIVERSITATE CO DeclaratiiRapoarte FI FM HR RAPOARTE ANALIZE PERSONAL ADMINISTRATIV SAP AG este liderul mondial in solutii de tip ERP. SAP reprezinta componenta economico-financiara a solutiei Academis, care are ca scop eficientizarea managementului universitar, prin informatizarea tuturor proceselor economice, a fluxurilor si procedurilor specifice:
  15. 15. Gestiunea salariilor pentru proiectele de cercetare Gestiunea personalului Contabilitate bugetara Salarii Gestiunea salariilor in regim plata cu ora Gestiunea salariilor pentru functia de baza Servicii pentru utilizatorii finali Funcții analitice Management strategic Funcţii analitice financiare Funcţii analitice pentru forţa de muncă Raportari legislative specifice managementului universitar Funcții financiare Contabilitate financiară ALOP Contabilitatea imobilizari Contabilitatea investitii Gestiune capital uman Utilizarea resursei umane Gestiunea proceselor angajatilor Aprovizionare și executie logistica Planul anual de achizitii Gestiunea contractelor Gestiunea comenzilor de aprovizionare Managementul stocurilor Verificare factura Managementul proiectelor de cercetare Structura proiect Planificarea termenelor, costurilor si resurselor Bugetare proiect Gestiune operatiuni: integrare cu toate modulele sistemului Raportari Puncte de integrare cu Gestiunea Școlaritatii Stat de functii Constructie bugetara Incasari taxe Burse Cazari si transport studenti Analizamanageriala|Statistici|Analize|Rapoarte Gestiunea livrarilor Gestiunea vanzarilorVânzari și servicii Gestiunea Clientilor Gestiunea comenzilor de vânzăre
  16. 16. SAP – Contabilitate universitate CONTABILITATE BANCARA CARTE MARE CONTABILITATE IMOBILIZARI CONTABILITATE FURNIZORI SI CLIENTI Contabilitate financiara
  17. 17. SAP – Contabilitate bancară •Incasari Taxe •Incasari facturi •Plati furnizori, salarii, deplasari, burse, transport Casierie •CEC •Foaie de varsamant Viramente interne •Incasari si plati fact. •Plati salarii •Incasare alocatie de baza •Prefinantari Cont bancar •Generare automata note contabile Cont contabil •Registru de casa •Registru de banca •Situatia fluxurilor de trezorerie / la banci comerciale Rapoarte
  18. 18. SAP – Contabilitate mijloace fixe •Activele sunt gestionate individual in subjurnalul de Mijloace Fixe Nomenclator de mijloace fixe •Cladiri •Vehicule •Mobilier/birotica Clase de mijloace fixe •Achizitii •Donatii / sponsorizari •Casari •Reevaluari Operatiuni •Generare automata note contabile Cont Contabil •Evidenta sintetica a imobilizarilor Balanta de verificare
  19. 19. SAP – Contabilitate clienți și furnizori •Limite de credit •Termene de livrare •Modalitati de plata •Adrese si conturi bancare Gestiune Clienti si Furnizori •Situatii cu facturile neplatite •Situatii cu facturile neincasate Gestiunea facturilor •Introducere facturi de bunur si servicii •Emitere facturi •Incasari •Plati Operatiuni •Generare automata note contabile Cont Contabil •Evidenta analitica a clientilor si furnizorilor Fise client / furnizor / partener
  20. 20. SAP – Contabilitate Carte Mare Registru Carte Mare Vanzare (Comanda, factura) Client (creanta) Personal (retributii, salarii) Student (incasari taxe, plati burse) Mijloc fix (inventar și etichetare) Furnizor (obligatie) Aprovizion are (cantitate, valoare) Jurnalul de Carte Mare: • Preluare automata a notelor contabile din celelalte module ale sistemului • operatiunile specifice modulului de Contabilitate Financiara, astfel incat se asigura acuratetea si completitudinea datelor contabile ale universitatii
  21. 21. SAP – ALOP (Angajare-Lichidare-Ordonanțare-Plată) •Angajament bugetar individual •Angajament bugetar global •Angajament legal Angajarea unei cheltuieli •Calcul automat disponibilitate buget Lichidarea cheltuielilor •Ordonantari salarii •Ordonantari plati furnizori •Verificare automata sume angajate Ordonantarea la plata •Plati din diverse conturi bancare •Compensarea facturilor Plata
  22. 22. SAP – Achiziții de la furnizatori •Se creaza pe baza necesarului fiecarui departament •Calcul automat disponibilitate in buget Plan anual achizitii •Generare contracte in baza referatelor din universitate •Gestiune intreg ciclu de viata a unui contract Contracte si comenzi de achizitii •Creare angajament cu referinta la documentul de aprovizionare Angajarea cheltuielii •Cu referinta la documentul de aprovizionare •Verificare automata conditii contractuale Receptie bunuri si verificare factura •Creare cu referinta la angajament •Diminuare din buget Ordonantarea la plata si plata facturii
  23. 23. SAP – Managementul Proiectelor •Nr contract cercetare •Tema proiect •Manager proiect •Parteneri Structura proiect •Managementul timpului •Costuri – deviz antecalcul Planificare •Buget initial •Buget curent •Calcul disponibilitate buget Bugetare •Acces la documentatia proiectului Documentatie proiect •Urmarire buget(cash flow) •Rapoarte manageriale: diagrama Gantt, Analiza Pertt Rapoarte
  24. 24. SAP – Resurse Umane •Calcul salarial la nivel de proiect •Raportari individuale •Transfer sume la FB Calcul salarii cercetare •Trasnfer automat acoperiri din Statul de functii •Initializare borderou •Transfer automat sume la FB Calcul salarii in regim plata cu ora •Gestiune sume totale datorate unui salariat •Rapoarte specifice •D112 Calcul salarii functia de baza •Ordonantare la plata •Generare rapoarte si fisiere pentru banci •E-mailing fluturași •Diminuare sume din buget Plata salarii •Generare automata note contabile la nivel de facultate / departament si sursa de finantare Cont contabil
  25. 25. Infrastructura hardware – ACADEMIS
  26. 26. Beneficii sistem ACADEMIS • Standarde europene • Reducerea semnificativa a timpului pentru obtinerea de rapoarte si analize manageriale si imbunatatirea suportului decizional • Cresterea acuratetii informatiilor si eliminarea redundantei datelor si operatiilor • Reducerea timpului a raportarilor oficiale financiar- contabile sau legate de resurse umane • Reducerea riscurilor de aparitie a erorilor in realizarea clasamentelor de admitere, reclasificarea semestriala sau anuala, realizarea listelor de cazare sau a celor pentru burseReducerea timpului de emitere a documentelor de studii • Eficientizarea activitatilor de gestionare a admiterii, scolaritatii si absolvirii studiilor • Cresterea utilitatii datelor prin integrarea cu alte tipuri de aplicatii sau prin furnizarea de date catre RMU (xml), INS, CNFIS • Diversificarea si eficientizarea serviciilor oferite catre studenti prin acces web/mobile la informatii
  27. 27. ACADEMIS – Implementarea sistemului la Universitatea de Vest din Timisoara Utilizatori: • 14.000 studenți • 750 cadre didactice • 70 secretariate • 60 tehnico-financiar • 20 management Universitatea de Vest din Timișoara Bv. Vasile Pârvan, 4, Timișoara, 300223, Tel: +40.256592294, http://www.uvt.ro/ http://www.dict.uvt.ro/proiecte/, E-mail: support@e-uvt.ro

×