Presentación de las funciones de administrador de contrato

1. ADMINISTRACION
DE CONTRATOS
EN EJECUCION
DE OBRAS

2. La entidad contratante designará de manera expresa un administrador del mismo, quien velará por el
cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas.
La designación deberá ser notificada
formalmente.
El administrador del contrato deberá tener la
competencia profesional para administrar y dirigir
la ejecución contractual.
Art. 530.1-10 CR
DESIGNACION DEL ADMINISTRADOR DE CONTRATO
La designación podrá ser objetada por el servidor siempre que este debidamente justificada y motivada:
1) Conflicto de intereses
2) Falta de competencia profesional; y,
3) Atentar al ejercicio de derechos de los servidores públicos designados, tales como: maternidad,
paternidad, y cualquier otro licencia o derecho reconocido a los servidores públicos que pueda
representar una afectación personal.

3. El administrador de una obra tiene el deber de conocer las disposiciones legales y aplicarlas,
tanto en lo que se refiere a los requisitos que dicha obra debe cumplir y los controles por
ejercer, como condiciones laborales de los trabajadores: salud, seguridad, higiene del sitio en
que se ejecuta, protección de los trabajadores contra riesgos profesionales.
DOCUMENTOS A TENER PRESENTE PARA UNA BUENA ADMINISTRACION
✓ Designación expresa como administrador
✓ Contrato suscrito
✓ Oferta ganadora
✓ Pliegos y Especificaciones Técnicas/planos
✓ Copia de garantías
TIPS:
• Expediente físico-digital
• Control de plazos y fechas (apoyo en aplicaciones digitales)
• Mantener la lectura de normativa y documentos
• Establecer reuniones periódicas con el contratista/fiscalizador,
de ser necesario elaborar actas de las disposiciones o acuerdos
• Control de fechas de vigencia garantías, solicitar renovación con
anticipación
• Solicitar asistencia jurídica en el caso de ser necesario

4. En la fase contractual y de ejecución de los
procedimientos de contratación pública se
publicarán en el Portal Institucional del
Servicio Nacional
de Contratación Pública los siguientes
documentos considerados como relevantes:

5. 1. Contrato suscrito entre la entidad contratante y el contratista así como sus documentos habilitantes, de ser
pertinente;
2. Contratos modificatorios, en caso de que sea necesario enmendar errores de conformidad con lo establecido en
el artículo 72 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública;
3. Contratos complementarios, en caso de haberse celebrado acorde con lo dispuesto en el Capítulo VIII del Título
IV de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, con su respectiva certificación de disponibilidad
presupuestaria;
4. Notificación de disponibilidad del anticipo, cuando su pago implica que, a partir de este hecho, corren los plazos
de cumplimiento de obligaciones por parte del contratista;
5. Órdenes de cambio, de haberse emitido;
6. Documento suscrito por las partes respecto a diferencia en cantidades de obra, de haberse emitido;
7. Documento de aprobación de la entidad contratante para la subcontratación, de ser el caso;
8. Garantías presentadas a la firma del contrato;
9. Informe provisional y final o actas de recepción provisional, parcial, total y definitiva, debidamente suscritas, según
sea el caso;
10. Cronogramas de ejecución de actividades contractuales y de pagos;
11. Comunicaciones al contratista respecto de la aplicación de multas u otras sanciones;
12. Actos administrativos de sanción y multas;
13. Cualquier resolución de delegación emitida dentro de esta fase por la máxima autoridad de la entidad
contratante o su delegado;
14. Cualquier reclamo o recurso presentado por el contratista, así como los actos emitidos por la entidad
contratante con ocasión de su tramitación.

6. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR
• Manejar el Portal de Compras Públicas durante la fase
contractual
• Adoptar las acciones que sean necesarias para evitar
retrasos injustificados, ya sea en las entregas parciales o
totales y cronograma
• La responsabilidad por la gestión de las garantías será
solidaria entre el administrador del contrato y el tesorero.
• Elaborar e intervenir en las actas de entrega recepción y
coordinar la recepción
• Imponer las multas a que hubiere lugar, las cuales deberán estar tipificadas
en el contrato administrativo.
• Reportar a la máxima autoridad, cualquier aspecto operativo, técnico,
económico y de cualquier naturaleza que pudieren afectar al cumplimiento
del contrato.
• Solicitar el pago de planillas sustentadas en los informes de fiscalización

7. • Velar y responsabilizarse porque la ejecución de la obra se realice de
acuerdo a lo programado
• Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razón de sus
programas o campos de acción, tengan interés en participar en la etapa
de construcción del proyecto
• Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en
los planos originales, que deba cargarse a los fondos destinados al
proyecto (contar con certificación presupuestaria)
• Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga
de la administración cotidiana del proyecto
• En el caso de fiscalización realizada por contrato, el Administrador del
Contrato debe realizar una supervisión responsable sobre todas las
labores
• Notificar la disponibilidad del anticipo cuando este sea contemplado en
el contrato como forma de pago
• Verificar que los movimientos de la cuenta del contratista correspondan
al procedimiento de devengamiento del anticipo y su ejecución
contractual.

8. CONTRATOS MODIFICATORIOS
• Por transcripción: Cuando se ha tipiado mal la
información
• Manifiestos de hecho: Cuando se cambia un
nombre en el contrato (no el objeto del contrato),
solamente nombres o lugares.
• De cálculo: Cuando se ha sumado, restado,
dividido, multiplicado mal las cantidades
• En aprobación de ampliaciones de plazo para
algunos proyectos, los contratistas ya consideran
una suspensión forzosa de los trabajos de
construcción por la marcada estación invernal, en
tales casos, no cabe la ampliación del plazo por la
incidencia de la lluvia.
Cuando se hubieren producido errores de buena fe en las cláusulas contractuales

9. CONTRATOS COMPLEMENTARIOS
• En el caso de que fuese necesario ampliar,
modificar o complementar una obra o
servicio determinado por causas imprevistas
o técnicas, debidamente motivadas con su
ejecución, la Entidad podrá celebrar con el
mismo contratista sin licitación o concurso,
siempre que se mantengan los precios de los
rubros del contrato original.
• La suma total de las cuantías de los contratos
complementarios, no podrán exceder del 8 %
del valor actualizado o reajustado del
contrato principal

10. CONTRATOS COMPLEMENTARIOS EN OBRAS
TOTAL DE EXCEDENTE PERMITIDO:15%

11. CANTIDADES DE OBRA
-Se realizara una acta de compromiso de
incremento de cantidades
-Se realizara el cobro en las planillas
-Tiene hasta 5% del monto del contrato
para cobrar como incrementos de
cantidades de obra.

12. NUEVOS RUBROS
-Se realizara un informe por parte del
fiscalizador , expresando el motivo de la
necesidad de estos nuevos rubros
-Se revisara la entrega de los nuevos
rubros entregados por el fiscalizador de
la obra
-El contratista presentara una planilla
independiente de costo + %, en la cual
adjuntara tres proformas sobre los
materiales utilizados
-Tiene hasta 2% del monto del contrato
para cobrar como costo + % de la obra.

13. De la Cesión y Subcontratación
CESIÓN DE LOS CONTRATOS
•El contratista está prohibido de ceder los derechos y
obligaciones emanados del contrato
SUBCONTRATACIÓN
•El contratista podrá subcontratar la ejecución
parcial del contrato con personas naturales o
jurídicas registradas en el RUP, bajo su riesgo y
responsabilidad, hasta el 30% del monto del
contrato reajustado; siempre y cuando la entidad
contratante apruebe por escrito

14. Terminación de los contratos
Por cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Por mutuo acuerdo de las partes.
Por sentencia o laudo ejecutoriados que declaren la nulidad del contrato o la resolución
del mismo.
Por declaración unilateral del contratante, en caso de incumplimiento del contratista.
Por muerte del contratista o por disolución de la persona jurídica.

15. Terminación por mutuo acuerdo
Cuando por circunstancias imprevistas, técnicas o económicas, o causas de fuerza mayor
o caso fortuito, no fuere posible o conveniente para los intereses de las partes, ejecutar
total o parcialmente, el contrato. Dicha entidad no podrá celebrar contrato posterior
sobre el mismo objeto con el mismo contratista.

16. Terminación Unilateral del Contrato
Por incumplimiento del contratista
Por quiebra o insolvencia del contratista
Si el valor de las multas supera el monto de la
garantía de fiel cumplimiento del contrato Por
suspensión de los trabajos, por decisión del
contratista, por más de 60 días, sin que medie
fuerza mayor o caso fortuito
Cuando, ante circunstancias técnicas o
económicas imprevistas o de caso fortuito o
fuerza mayor, debidamente comprobadas, la
Entidad no hubiere accedido a terminar de
mutuo acuerdo el contrato
Por haberse celebrado contra expresa
prohibición de la LEY
Art.92 LOSNCP

17. MULTAS
Son impuestas por:
•Administrador del contrato, y
el fiscalizador, si lo hubiere
Son impugnadas:
•Sede administrativa, a través de los
respectivos recursos, o en sede
judicial o arbitral
Se imponen por:
✓ Por retardo en la ejecución de las obligaciones contractuales conforme al cronograma
valorado.
✓ Por incumplimientos de las demás obligaciones contractuales
✓ Se determinan por cada día de retraso. De no existir un porcentaje expreso en el
contrato se entenderá que es igual al 1X1000.

18. AMPLIACION O PRORROGA DE
PLAZOS
Art. 161 del Código Orgánico Administrativo señala que para ampliación de plazos o prórrogas:

19. RECEPCIONES: PROVISIONAL Y DEFINITIVA
El administrador del contrato y un técnico que no
haya intervenido en la ejecución del contrato, junto
con el contratista
CONFORMACION DE LA
COMISION TECNICA
En lo referente a obras existirán una entrega provisional
y una definitiva. Sin perjuicio de lo señalado podrán
efectuarse recepciones parciales en bienes, servicios
obras y consultoría

20. CONTENIDOS DE LAS ACTAS

21. CAMBIO DE ADMINISTRADOR DEL CONTRATO DURANTE LA EJECUCIÓN
DE LA OBRA
Se notificará formalmente a:
1) Administrador saliente,
2) Administrador entrante,
3) Contratista,
4) Fiscalizador
5) Usuario administrador del Portal de
Compras Públicas (para la habilitación
del nuevo usuario del administrador
entrante).
El administrador saliente, en un término máximo de 5 días, emitirá un
informe dirigido a la máxima autoridad o su delegado con copia al
administrador entrante, con mínimo la siguiente información:
1. Resumen de las actividades realizadas durante la fase de ejecución
contractual hasta el momento de entrega del informe.
2. Actividades relevantes pendientes a considerar por parte del
administrador entrante.
3. Conclusiones y recomendaciones puntuales.
En este informe se anexará toda la documentación de respaldo que se haya
producido durante la fase de ejecución contractual, la cual pasará al
administrador entrante para su custodia y toma de decisiones relacionadas
con el contrato.
El administrador saliente tiene la obligación de publicar en el SOCE toda la
información relevante, en un término no mayor a cinco días de la
notificación de la designación del nuevo administrador.