O documento descreve os principais aspectos da organização de eventos como feiras e exposições. Detalha as etapas de planejamento de um evento incluindo definição de objetivos, público-alvo, orçamento, local, programa, contratação de serviços, comunicação e avaliação. Também explica os preparativos e regulamentos comuns em feiras profissionais.
2. Evento
Experiência única;
Momento de felicidade, alegria, convívio,
descontração;
Desperta interesse e causa impacto;
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3. Objetivos de um Evento
CONVIVER FESTEJAR ENVOLVER
APRESENTAR
INAUGURAR
PROMOVERAGRADECER
DIVULGAR
PARTILHAR
EXPERIMENTAR
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4. Organização de eventos
É o processo de planeamento que inclui:
Orçamentos;
Estabelecimento de datas e limites;
A seleção e a reserva do local do evento;
A aquisição de licenças;
Coordenação do transporte e estacionamento.
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5. Feiras Profissionais
Conjunto de vários stands;
Cada um pertence a uma organização, conjunto de
organizações ou a um país.
Promoverem a sua imagem;
Produtos e serviços;
Aumentarem a sua reputação no mercado.
Para que….
Possam estimular o
comércio eo
desenvolvimento
económico
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6. As entidades organizadoras/empresas de
serviços especializados dedicam-se a assegurar:
Decoração standard ou especial (design de interiores design gráfico);
Aluguer de mobiliário e colocação de alcatifas;
Produção e afixação de sinalética e de suspensões publicitárias;
Seleção e disponibilização de plantas e arranjos florais;
Disponibilização de infraestruturas e tecnologias;
Contratação de hospedeiras/rececionistas;
Catering;
Reportagem fotográfica;
Vigilância;
Entre outros.
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7. Os regulamentos gerais disponibilizados pelas
entidades, contém informações sobre:
Âmbito, datas, duração e horário das exposições;
Condições de admissão;
Forma de inscrição;
Atribuição de espaços e sua localização;
Custo de participação e cancelamento;
Produtos a expor;
Cartões de livre-trânsito;
Bilhetes de convite.
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8. Preparativos para uma feira
▪ Inscrição e reserva de espaço;
▪ Seleção dos materiais ou produtos a expor;
▪ Questionários dos organizadores;
▪ Inscrição nos catálogos;
▪ Design e decoração;
▪ Publicidade.
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9. Planeamento do Evento
1. Público alvo
Identificar e selecionar o público de
interesse;
Perceção das suas necessidades;
Número de pessoas a atingir.
Para que o evento corra da melhor forma deve seguir as seguintes etapas:
Torna todas as
decisões de
planeamento mais
claras
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10. Continuação…
2. Orçamento disponível
Verificar e analisar o orçamento
disponível;
Estabelecer um limite;
Definir o grau de flexibilidade.
Permite distribuir as verbas pelas atividades a
incluir no evento
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11. ▪ 3. Estratégia do evento
Optar pela melhor estratégia para a
execução do evento;
4. Definição do tema
Definir, explicitar e divulgar;
O mais rápido possível;
IMPLICA
Escolha dos meios de divulgação;
Escolha do local;
O público alvo;
Potenciais Patrocinadores;
Convites.
O tema deve ser curto e claro, de modo a
resumir a finalidade que se espera
alcançar com ele.
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12. 5. Data e local
Para decidir uma altura que melhor se
adeque para a realização:
Os feriados;
Os eventos concorrentes;
As épocas altas e baixas;
As datas comemorativas;
Dias da semana mais adequados.
A definição do local deve atender aos
seguintes dados:
Gerais:
Objetivo do evento;
Formato, interesses e expectativas
público-alvo;
Disponibilidade do espaço;
Específicos (condições do espaço):
Questionar se tem os equipamentos
precisos para o evento;
O estacionamento;
Serviços de restauração/ bar por perto.
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13. 6. Programa
Definição do programa em geral do
evento:
Horários;
Interrupções;
Refeições;
Duração;
Conteúdo;
Espetáculos.
Dias;
Hora de início e fim;
Tema principal;
Oradores e pequeno histórico
profissional;
Resumo de cada intervenção;
Sala onde terá lugar à atividade;
Horários e local de refeições;
Valor e condições de pagamento.
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Qualquer q seja o programa
deve constar
É em si um mapa que orientará os participantes até ao final do evento
14. 7. Afetação de Recursos
Recursos financeiros:
Capital disponível;
Despesas a efetuar;
Fontes de financiamento;
Recursos humanos
Determinar necessidade pessoal;
Analisar e descrever funções;
Definir políticas e procedimentos;
Elaborar orçamento;
Efetuar recrutamento e seleção;
Supervisionar e avaliar desempenho;
Formar equipa.
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15. (continuação)
Recursos físicos, materiais e serviços:
Infraestruturas;
Equipamentos diversos;
Serviços diversos: catering,
audiovisuais, decoração, etc;
Serviços de apoio: abastecimento,
limpeza.
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Um levantamento exaustivo
dos recursos a precisarpara
cada evento revela-se por si
uma etapa fundamental
16. 8. Reunir envolvidos
Transmitir a informação aos
colaboradores envolvidos no
planeamento, execução e controlo.
9. Contratação de serviços
Catering;
Animação;
Decoração;
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10. Estratégia de Comunicação
Atráves de :
Outdoors;
Cartazes;
Banners em fachadas;
Flyers;
Desdobráveis;
Cartas e convites;
Comunicação de imprensa.
17. 11. Planeamento Logístico
Classificar e ordenar de forma lógica as
atividades a desenvolver;
Atribuir responsabilidades e tarefas;
Fixar alternativas possíveis no caso de
sucederem falhas;
Preparar sistema de registo de
visitantes, elaborar cronograma geral
do evento, checklist e diário de gestão
de espaço.
▪ 12. Avaliação
Permite:
Balanço construtivo sobre o evento;
Identificar os erros cometidos;
Aspectos positivos a reter.
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