Comment faire en sorte que les usages collaboratifs soient rapidement adoptés ? Méthode et gamification sont au rendez-vous

1. 17 septembre 2014
Maximilien Chayriguès
Accélérer l’adoption des usages collaboratifs

2. Références
Leader français
De l’accompagnement au changement sur Windows,
Office, Outlook, Yammer, SharePoint, Lync, Office 365, Windows 7 & 8.
Plus d’un million d’utilisateurs accompagnés
Nos références
2
Audit des usages
Transformation vers
l’entreprise numérique
Office 365
Réseau social et collaboratif d’entreprise
Nouvel intranet
Changement tel qu’une fusion ou un déménagement

4. FUN canobviously
change behaviour
for the better

5. Agenda
oRetour d’expérience dans l’adoption d’usages collaboratifs dans une société française du Luxe
oCas pratiques d’accélération de l’adoption des usages par la gamification

6. La mise en place de l’intranet SharePoint il y a 4 ans n’a pas porté les fruits attendus.
Les aspects positifs
Les axes d’améliorations
Première étape de décloisonnement
des équipes,
Existence d’un référentiel documentaire
Interface chartée, qualitative
Problèmes techniques : accessibilitédes filiales, lenteur…
Interface trop complexe
Manque d’intégration avec l’existant
Gestion contraignante
Besointrop fort de formations
et de support

7. Des besoins nombreux, du plus simple au plus complexe !
Usages demandés :
Partager des documents et suivre le cycle de vie des documents
Partager l’information, les connaissances, les bonnes pratiques
Réduire le volume de mails
Limiter les stockages multiples
Collaborer avec des prestataires externes
Travailler sur des projets transverses
Gérer des espaces de travail avec des droits d’accès spécifiques
Diffuser des news
Etre alerté sur la mise à jour des informations, des documents
Collecter de l’information via des formulaires

8. Que voulaient finalement les utilisateurs , Verbatim –Besoin d’accéder plus facilement à l’information
«Si l’info concerne tout le monde (25 personnes), j’envoie un mail. »
«Nous ne sommes pas tous au même niveau d'information.»
«Souvent, quand on cherche quelque chose, on ne sait pas où chercher(…). On n'a pas un emplacement centralisé où on peut trouver toutes les procédures.»
«Il nous arrive d’être en copie, mais pas assez souvent. »
«Notre rôle, c’est aussi de voir si toutes les personnes sont informées.»
«Si les questions pouvaient être partagées et si les filiales pouvaient échanger, ce serait un plus. »
«Les responsables de stands s’appellent beaucoup entre eux avant de nous poser des questions.»
«On évite d’inonder de mails les magasins. Ils en reçoivent en moyenne une vingtaine par jour. »

9. 9
+
Formation
& Développement
BUZZ
-
Contre-productif
Non-essentiel
-
+
Chat et disponibilité
Réunions à distance
Mur de discussion
(Communication)
Listes / Export Excel
Mur de discussion
(Nouvelle Boutique / coaching)
Partage d’écran
Synchronisation de documents
Mur de discussion
(RH/Procédures)
Partage de documents
Pour répondre correctement aux utilisateurs, il était nécessaire de hiérarchiser leur besoins
Intégration ERP
(Service commercial)
Facilité de mise en oeuvre
Valeur ajoutée

10. «Un système complexe qui fonctionne
est un système simple qui a évolué.»
Loi de Gall

11. Gratuit 
Pas de personnalisation
Support réduit
Offre qui se vend toute seule
Adoption virale
La loi de Gall a été appliquée en s’appuyant sur le modèle Freemium / Premium du grand public.
Payant(argent et/ou temps)
Nombreuses fonctionnalités
(complexes ?)
Formation requise
Adoption ciblée
Freemium
Premium

12. Il a fallu éviter toutes les erreurs qui peuvent tuer une offre Freemium
12
«Nous avons identifié 4 modèles de sites collaboratifs»
«Nous allons commencer par un site collaboratif pour la DSI»
«SharePoint propose plein de fonctionnalités… nous les avons mises à disposition dans un bac à sable pour que les utilisateurs choisissent»
«Il faut d’abord que nous remplacions les anciens espaces collaboratifs par le nouveau»
«Nous souhaitons commencer par former les utilisateurs à utiliser SharePoint»
12

13. Une roadmap progressive,
13
Offre Freemium
Offre Premium
Juillet
Aout
Septembre
Octobre
Pour tous
Pour les experts techniques
Nouvelles fonctionnalités
1ères communautés standard
dans SharePoint
1ères communautés personnalisées dans SharePoint
Formation administrateurs
1ères communautés dans Yammer
Yammerpour tous

14. 14
L’approche Freemium / Premium réduit 4 des 6 principaux risques qui peuvent exister sur ce type de projet.
Implication du management
Intérêt pour le métier
Solution technique fiable
Frein de remplacement
de l’existant
Infobésité
Budget non maîtrisé

15. Une évolution constatée
15
AVANT
APRES

16. Quels sont les moyens pour faire évoluer le communitymanagement ?
Evolution de la maturité des Communitymanagers et membres clés
Hôte
Identification
de cas d’usages
Ambassadeur
Promotion
du collaboratif partout
Contributeur
Formation
Exemplaire
Coaching et partage
de connaissances
Promoteur
Promotion de bonnes pratiques dans la communauté

17. L’offre Premium est accompagnée de manière plus classique par une expertise AMOA et technique
17
Pour tous
•Catalogue évolutif de fonctionnalités
Pour les advancedusers
•Formation administrateur

18. Accompagner les responsables de communautés
Communiquer et donner envie
Promouvoir le helpdesk collaboratif
Donner le choix dans les supports pédagogiques
L’accompagnement autour de l’offre SharePoint Freemium est similaire à celui autour de Yammer

19. Cas pratiques d’accélération de l’adoption des usages par la gamification

20. Bénéficiez du contenu dont vous avez besoin
Mieux gérer
votre temps

21. Exemple d’accompagnement avec SKILLISY
Réunion de lancement et entretiens avec des utilisateurs
Skillisy Challenge pour découvrir et maitriser Lync
Réunion de retour d’expérience
Showroom & Skillisy Challenge
5 jours d’intervention présentielle
Donner le choix
Communauté d'entraide
Lync
Outils collaboratifs
24

22. 25
Lancer des challenges lors d’un évènement physique ou en ligne. 55 à 79% de participants !

23. Donner envie et de donner le choix des supports mis à disposition.

24. Avant, pendant et après la migration, les utilisateurs peuvent choisir le support le plus adapté.

25. 17 septembre 2014
Merci
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