Manual de usuario

1. MANUAL DE USUARIO
1. REGISTRAR PERIODO
Clic en Periodo Escolar
En esta ventana ingresar el año y las fechas de inicio y fin
Al registrar el periodo aparecerá el mensaje de PERIODO CREADO y el registro se
mostrará en la tabla debajo al presionar en OK.

2. 2. REGISTRAR CONCEPTOS DE PAGO
Pueden ser : Pagos por concepto de matricula, pensiones , libros, buzos, apafa,etc
Se debe tenerencuentaque el conceptode pago puede serobligatoriouopcional yse
debe seleccionarel nivel(inicial,primariaosecundaria) al que se aplicaraese concepto.
Cuando el concepto se marca como obligatorio, quiere decir que a todo alumno
matriculadoysegúnel nivel al quese le aplicoel conceptode pago.El conceptode pago
se cargará automáticamentecomouna“deuda”o“montopendientede pago”que debe
realizar.
Como ejemplo registramos un pago opcional para todos los niveles.
Nota: El campo Ultimo dia de pago, sirve para controlar las Moras (cargos adicionales
que se suma al importe original)

3. Se mostrará el siguiente mensaje
Presionarmos OK y veremos que se registro con éxito en la tabla debajo
Cada item de la lista se puede eliminar o editar según se requiera
3. REGISTRAR CURSOS
El sistemapermiteregistrarcursosque se dictan enel colegioyasignaresoscursosaun
profesor que será el encargado de dictarlos.

4. Basta con escribir el nombre del curso y presionar guardar
Veremos la lista de cursos creados en la tabla debajo

5. 4. REGISRAR MORAS:
El sistemapermiteasignarunmontodeterminadoacadaconceptode pagoquese tenga
registrado , con la finalidad de obtener una ganancia adicional cuando no se pague a
tiempo un determinado concepto que podemos elegir en la siguiente pantalla.
Para fijar la mora a un concepto , basta con seleccionarlo digitar el monto y presionar
grabar
El listado de moras configuradas se vera en la tabla debajo

6. 5. REGISTRAR BECAS
El sistema permite configurar “Becas” media o completa , asignar un porcentaje de
descuento por concepto de pago elegido.
Vamosaregistrarundescuentode 10% sobre el costototaldelbuzode educaciónfísica,
y le denominamos tipo “Media Beca”:
Y la lista de todos los descuentos o becas podremos verla en la tabla debajo

7. 6. DISEÑO DE RECIBOS , DATOS DEL COLEGIO
En estasecciónpodemosactualizarlosdatos del colegioy el logoque se visualizaraen
el login , en los recibos de pago y en la ficha de matricula.
Ante cualquier cambio presionaremos guardar

8. 7. Backup
Esta opción permite realizar una descarga o backup de la base datos con fecha en
formato sql:
Captura carpeta descargas :
8. REGISTRAR USUARIOS
En esta sección podemos dar de alta usuarios. El listado de personas incluyen
(secretarias, profesores, padres, madres y apoderados).
El administrador o superadmin no aparecerá en esta lista, por lo que se tiene que editar
directamente en la base de datos. Ingresando a PHYMYADMIN

9. Ubicamos el usuario “admin” Y su persona_id es 1. Buscamos en la tabla “Personas” y
encontraremos los datos del admin.
Presionarmos “Editar”
En este formulario se puede editar los datos

10. Si ingresamos al sistema, ya podremos ver los datos actualizados. Cerrando y abriendo sesión
nuevamente.
Debajo se mostrara la lista de usuarios actuales que tienen acceso al sistema excepto el
administrador.
Nota: cada usuariose puede editarodesactivar(Quitarel accesoal sistema)/activar(habilitarel
acceso al sistema).

11. PANEL PRINCIPAL:
En esta sección se puede ver un grafico de los conceptos de pago que se han asignado
automáticamente al matricular a los alumnos Jose, Marcos y Roger(ver lista abajo)
La leyendaindicaque :Nose vencióningúnconceptode pago,que se se hapagado 1 concepto
y que quedan pendientes de pago 6 conceptos.

12. 9. REGISTRAR PADRES
El formulario a completar es el siguiente tanto para padres ,madres y apoderados.
Asi lospadresno vivanconel alumnoo no esténvivos.Se deberánregistrarsusdatosy
ademáslosdatosde algúnapoderado.Lasfotosdebeserentamañocarnetopasaporte
y en formato JPG no mayor de 5 megas.
RegistraremosaDominicAyalaPerez,DionisaSanchezDibuy a su hijoValentinoAyala
Sanchez.

13. Para ver al padre registrado, tenemos que ir a la opción de reportes
Y cada registro tiene las siguientes opciones
Registro de la Madre

14. Registro del Alumno
Esos son los pasos básicos para registrar padres o apoderados y al alumno.
Ahora procederemos a realizar la matricula desde la siguiente opción.
10. REGISTRAR MATRICULA
Comose indicó,pararealizarlamatriculapreviamentedebenregistrarselosdatosde lospadres
y del alumno.

16. Presionamos el botón verde parar buscar el alumno que deseamos matricular
Al seleccionarlo se carga la información previamente registrada
Y haremos lo mismo con los padres.
El ultimo apartado esta relacionado con la persona responsable del rendimiento académico y
aquella que tendrá un usuario y contraseña para ver sus pagos pendientes, realizados y poder
reemprimir sus recibos si asi lo requiere.

17. Al presionar el botón verde aparecerán todos los padres y madres registrados
Selecionaremos a Dominic
Y la matricula se registra con éxito.

18. Imprimir Ficha de Matricula :
Para ello ir a la opción de Reportes / Matricula , aquí se listaran todos los alumnos
matriculas y en los cuales se podrá realizar la impresión por cada uno de ellos
La opciones son de eliminar e imprimir.
Obtendremos la Ficha en formato PDF.

19. Como se indicó en las opciones de Conceptos de Pago, los pagos registrados como
Obligatorios son :
Ver en Administracion /Registro/Conceptos de Pago
Esto quiere decirque cadaalumnomatriculadose lecargaránesos3 conceptosde pago
como deuda, hasta que los pague. Para validarlo tenemos que ir a la opcion
Reportes/deudas
Podemos ver que para Valentino , el alumno que acabamos de matricular tiene
pendientes de pago 3 conceptos.
Informacion global que incluye a este nuevo matriculado, se puede ver en
Reportes/Morosos, en el cual se pueden ver todos los alumnos que estan debiendo
algun concepto

20. Ahora realizaremos el pago de algún concepto pendiente de pago para el alumno
Valentino, esta operación la podemos realizar en Operaciones /Pagos
11. REGISTRAR PAGO
En esta opciónse deberátenerpreviamenteel numerode voucherodel ticketde pago
realizar en agentes/bancos etc.
El primerpasoesseleccionarala personaque realizaráel pago,en este caso el Padre Dominic

21. Una vesse tenganlosdatosde lapersonaque pagaydel alumno,se debeescogerque concepto
se va a pagar.
Seleccionarmos Matricula y añadimos el pago con el botón +. Se pueden pagar 1 o varios
conceptos a la vez.

22. datos del pago completo, se procede a guardar el pago.
Nos aparece el mensaje de éxito con el tiempo que demoramos en hacer la operación
Para comprobar que el pago se realizó tenemos 4 caminos como administradores :
Reporte/Deudas

23. Reporte/Morosos:
Reporte/pagos:
Donde se puede verel concepto,el nombre del alumno,lafechadel pago,el numerode recibo
y el monto.
Desde este reporte se puede exportar a Excel, pdf o imprimir
Reporte/Recibos:
Este reporte esútil cuando algúnpadre requiere que le reimprimanunreciboporalgúnmotivo
pudo perder o no lo tiene a la mano.

24. Vista impresión Recibo:
Reporte/Compromisos de Pagos
Permite visualizar todos los compromisos de pago que se han pagado
Ahora que pasa si el señorDominic quisieratenerunacuenta para poderlos pagospendientes
o pagos que debe. Para eso se le debe crear una cuenta con el rol de apoderado desde la
opciones Administracion/Registro/Usuarios.

25. 12. CREAR USUARIOS
Para crear los usuarios de los padres se debe tener el cuenta lo que se indicó al momento de
realizar la matricula y asignar un responsable académico(ver proceso matricula). Este
responsable será la persona que podrá ver los pagos realizados o pendientes de su(s) hijo(s)
Es decir para el caso de valentino, si le creamos una cuenta a su Madre. Ella no podrá ver los
recibos pagados o que debe. Unicamente el Señor Dominic.
Le asignamos el rol apoderado y una clave.
Con ello , el usuario puede ingresar y ver el recibo pendiente y los que aun debe.

26. Usuario Apoderado :
En el inicio puede ver sus próximos pagos a realizar
Iimprimir sus recibos
Ver compromisos de pago

27. Ver deudas :
Ver pagos :
13. ASIGNACIONES
13.1. ASIGNACION DE CURSOS
Para asignar cursos a los profesores , buscamos al profesor y lo seleccionamos
Ahora se busca el curso para asignárselo.

28. Una vezasignadolos cursos, el profesorpuede entrarcon su clave y usuario
para ver que cursos tiene a su cargo.
Usuario Profesor:
Lista de cursos asignados:

29. 13.2. ASIGNACION DE BECAS:
Si se requiereasignarle descuentosobecasalosalumnos,se debe realizarlaasignación
desde esta opción
Al asignarle media beca, se le aplicaran los descuentos para todos los conceptos que
tengan media beca registrados.
Para verificarque se aplicoel descuentode mediabecaconel porcentaje del 10% ,ir a
Operaciones/Pagos
Y de 50 soles que vale el buzo, se muestra 45.

30. 13.3. ASIGNACION DE COMPROMISOS DE PAGO
Si se requiere asignarunconceptode pago opcionalcomocompromisode pagoque debepagar
algún alumno se utilizar esta opción :
En este caso asignamos el pago de apafa como compromiso para Valentino.
Vemos que el compromiso fue asignado :

31. 14. REPORTE DE ALUMNOS
15. REPORTE DE PADRES, MADRES Y APODERADOS
15.REPORTE DE PROFESORES

32. 16.REPORTE DE SECRETARIAS