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Política para la gestión de los documentos electrónicos. La experiencia de España.

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Política para la gestión de los documentos electrónicos. La experiencia de España.

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Política para la gestión de los documentos electrónicos.
La experiencia de España.
Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos.
Contenidos:
1. Documento electrónico y transformación digital
2. Qué venimos haciendo
3. Dónde estamos
4. Qué hacer, 5 acciones claves
5. Retos y conclusiones

Política para la gestión de los documentos electrónicos.
La experiencia de España.
Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos.
Contenidos:
1. Documento electrónico y transformación digital
2. Qué venimos haciendo
3. Dónde estamos
4. Qué hacer, 5 acciones claves
5. Retos y conclusiones

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Política para la gestión de los documentos electrónicos. La experiencia de España.

  1. 1. Política para la gestión de los documentos electrónicos. La experiencia de España. 23 de octubre de 2015 Miguel A. Amutio Gómez
  2. 2. 1. Documento electrónico y transformación digital 2. Qué venimos haciendo 3. Dónde estamos 4. Qué hacer, 5 acciones claves 5. Retos y conclusiones Contenidos:
  3. 3. 1. Documento-e y transformación digital • Un apunte del contexto
  4. 4.  Contexto: documentos administrativos como soporte en el que se materializan los actos, forma externa y testimonio de actividad.  Crecen la información y los documentos en soporte electrónico o digital frente al soporte papel (y cada vez más, ya no hay papel).  La gestión de los documentos electrónicos es clave para la transformación digital de la Administración. Transformación digital Documento electrónico Expediente electrónico Archivo electrónico Factura electrónica Contratación electrónica Notificación electrónica Receta electrónica ...
  5. 5. Múltiples facetas (Fuente: Elaboración propia) Gestión de información Gestión de la información ServiciosServicios Públicos ProtecciónProtección de datos de carácter personal Seguridad Interoperabilidad Accesibilidad Transparencia ReutilizaciónReutilización de la información Gestión documental
  6. 6. Una oportunidad que había que aprovechar. 2. Qué venimos haciendo • Marco legal • Soporte documental • Herramientas
  7. 7. Resultado de un esfuerzo colectivo de todas las Administraciones Públicas multidisciplinar (expertos de tecnología, administración, archivos, normativa...) Seguridad jurídica y esfuerzo colectivo multidisciplinar
  8. 8. El marco legal trata: Documento-e Copias soporte electrónico <-> papel Expediente-e Archivo-e Metadatos Digitalización + Otros temas: destrucción, referencia temporal, imágenes aportadas por los ciudadanos Crea: El documento-e en el marco legal Fuente: https://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=029_Codig o_de_Administracion_Electronica
  9. 9. Esquema Nacional de Interoperabilidad Dimensiones de la interoperabilidad
  10. 10. Las AA.PP. adoptarán medidas organizativas y técnicas para la recuperación y conservación de los documentos-e a lo largo de su ciclo de vida. Crearán repositorios-e complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos-e. Aplicarán medidas de seguridad (ENS). Formatos de los documentos para preservación. Digitalización de documentos en soporte papel. + Normas técnicas de interoperabilidad ENI, Cap. X Recuperación y conservación del documento-e
  11. 11. Política de gestión de documentos electrónicos Directrices para la elaboración de políticas de gestión de documentos-e. Documento electrónico Componentes: contenido, firma-e y metadatos mínimos obligatorios. Estructura para su intercambio. Condiciones relativas al acceso al documento. Expediente electrónico Componentes: índice-e, documentos-e y metadatos mínimos obligatorios. Estructura para el intercambio de expedientes-e. Digitalización de documentos Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e. Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad. Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen. Procedimientos de copiado auténtico y conversión Reglas para generación de copias-e auténticas y copias papel auténticas de documentos públicos administrativos-e. Condiciones para la conversión de formato de documentos-e por parte de las AA.PP. Esfuerzo para clarificar, delimitar y concretar conceptos y requisitos generales y de detalle. Normas técnicas de interoperabilidad Regulación para el documento-e http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html
  12. 12. Normas técnicas de interoperabilidad Regulación para el documento-e
  13. 13. http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html  Normas técnicas Guías de aplicación Esquemas  Modelos  Otros documentos
  14. 14. http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html + Guías de aplicación disponibles en el Portal de la Administración Electrónica: Fuente: http://administracionelectronica.gob.es La gestión del documento-e: soporte interpretativo
  15. 15. Se aplicará lo previsto en el ENS: Principios básicos y requisitos mínimos. Medidas de seguridad adecuadas a los medios y soportes en los que se almacenen los documentos. Se aplicarán medidas para garantizar integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad, calidad, protección, accesibilidad y conservación física y lógica de los documentos-e, sus soportes y medios, atendiendo a los riesgos a los que puedan estar expuestos y a los plazos durante los cuales deben conservarse los documentos. Prevención, reacción y recuperación (Art. 7.) ... 5. ..., el sistema garantizará la conservación de los datos e informaciones en soporte electrónico. …, a través de una concepción y procedimientos que sean la base para la preservación del patrimonio digital. Protección de información almacenada y en tránsito. (Art. 21.) ... 2. Forman parte de la seguridad los procedimientos que aseguren la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos-e producidos por las AA.PP. en el ámbito de sus competencias. ... + Seguridad adecuada a riesgos y plazos
  16. 16. Herramientas Sistema de gestión de Centros de Archivo multidepartamental. Permite la integración con las aplicaciones consumidoras y la gestión de los documentos y expedientes electrónicos remitidos estas. Basado en OAIS (Open Archive Information System), modelo de referencia para la implantación de un sistema de repositorio digital desarrollado estandarizado a través de la ISO 14721:2003. Fuente: http://administracionelectronica.gob.es/ctt/archive Sistema para la gestión de documentos y expedientes-e. Inside-Base: Permite gestionar documentos y expedientes-e en un gestor documental compatible con CMIS. G-Inside (Generador de Inside): Servicios para validar y generar documentos y expedientes. Se dispone de una Web para probar g-inside en la dirección: https://g- inside.seap.minhap.es Libre y gratuita. http://administracionelectronica.gob.es/ctt/inside
  17. 17.  Reglamento UE 910/2014 (identidad electrónica y servicios de confianza): artículo 46, efectos jurídicos de los documentos-e.  Estrategia para un Mercado Único Digital: promoción del documento-e en la UE. Acciones en la Unión Europea Acción 2.15 del Programa ISA Marco Europeo de Interoperabilidad Proyecto europeo e-ARK http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=COM:2010:0744:FIN:ES:PDF http://ec.europa.eu/isa/actions/02-interoperability-architecture/2-15action_en.htm http://www.eark-project.com/
  18. 18. 3. ¿Dónde estamos? La cruda realidad Fuente: Comisión Europea
  19. 19. La gestión del documento-e: ¿dónde estamos? El soporte normativo y documental es muy completo y exhaustivo; sin embargo… Fuente: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/OBSAE/pae_Notas_Tecnicas/2015- 02-nota-tecnica-ENI.pdf Véase también: El archivo electrónico es la última etapa del documento electrónico,
  20. 20. ¿Dónde estamos?, ¿por qué?  Es un tema percibido como más novedoso, al menos en ámbitos más allá de los expertos en la gestión documental.  Requiere un tratamiento horizontal en la organización que implique a los actores interesados y reúna a responsables y expertos de gestión, de archivos y de tecnologías de la información; a la vez que un carácter multidisciplinar en los comités y grupos de expertos que aborden la cuestión.  Requiere la elaboración y aprobación de la política de gestión de documentos electrónicos que establezca las directrices generales con proyección a toda la organización, más las normas o instrucciones técnicas que traten las cuestiones de detalle.  Requiere ordenar el posible escenario de herramientas preexistentes en relación con la gestión documental y la gestión de expedientes, así como la selección de herramientas de gestión de documentos y de archivo, más las integraciones entre herramientas que puedan ser necesarias.  Es necesaria la formación del personal, tanto del responsable de la planificación, implantación y administración del programa de tratamiento de documentos, como de aquél implicado en tareas de gestión de documentos electrónicos.
  21. 21. 4. ¿Qué hacer? 5 acciones claves
  22. 22. Responsables Expertos en archivos Expertos en TIC Usuarios [1] Implicar a los actores interesados Tratamiento horizontal y multidisciplinar
  23. 23. [2] Elaborar y aprobar la política de gestión de documentos-e Fuente: Norma técnica de interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos
  24. 24. Fuente: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_E strategias/Archivo_electronico/pae_Politica_de_gestion_d e_documentos_electronicos.html Modelo de Política de gestión de documentos-e
  25. 25. Ej.: Política de gestión de documentos-e del MINHAP Política Ponencias complementarias
  26. 26. [3] Aplicar los metadatos para la gestión del documento-e  Permiten un conocimiento inmediato y automatizable de algunas características del documento y facilitan la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.  Sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las entidades, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.  Proporcionan información estructurada o semi-estructurada que hace posible la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo.  Metadatos mínimos obligatorios y complementarios.  Se articulan en un ‘esquema de metadatos’: Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) que podrá ser usado como referencia y herramienta de apoyo para la adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión de documentos.
  27. 27. Esquema de metadatos para la gestión del documento-e (e-EMGDE)
  28. 28. [4] Utilizar herramientas adecuadas  Contemplar los aspectos de archivo en la concepción de los sistemas de información (junto con implicaciones relativas a reutilización y transparencia).  Herramientas de soporte a la gestión diaria de los documentos (control, almacenamiento y gestión de la documentación de los archivos de oficina).  Herramientas orientadas a proporcionar un repositorio seguro a los documentos (conservación permanente).
  29. 29. [5] Formación  Marco legal  Política  Normas y procedimientos operativos  Herramientas De los distintos agentes implicados. Y también de los ciudadanos. Para vencer el vértigo a la transición desde el soporte papel al soporte electrónico:
  30. 30. 5. Retos y conclusiones
  31. 31. Retos Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas Artículo 17. Archivo de documentos. 1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable. 2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. ... 3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. ... (Plazo: octubre 2018) Materializar lo previsto en documentos estratégicos: Plan de transformación digital de la Administración General del Estado (Estrategia TIC) y Declaración de servicios compartidos [Sistema de gestión de documentos y expedientes-e y Sistema de gestión de archivo-e] para lograr:
  32. 32. Conclusiones  La transformación digital requiere abordar la gestión de los documentos-e.  El soporte normativo, teórico y documental es completo y exhaustivo.  Es necesario un tratamiento horizontal y multidisciplinar que implique a responsables, expertos en gestión documental y archivos, en TIC y usuarios.  Continuar el esfuerzo de desarrollo: revisión del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento-e (e-EMGDE); tratamiento de los metadatos complementarios, protocolos para intercambio de expedientes, …  Avanzar en la provisión de servicios y herramientas para la gestión de documentos-e. También de medios adecuados al trabajo diario con documentos-e.  Vigilar lo que pueda consolidarse en la UE sobre el documento-e.  [Todos] Promover la política de gestión de documentos-e en las propias organizaciones.
  33. 33. Punto focal de información de archivo-e http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico.html
  34. 34. Muchas gracias por su atención 23 de octubre de 2015 Miguel A. Amutio Gómez

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