Innovation@Work
Self-Service BI am Beispiel Immobilienmanagement
Markus Badertscher
Tobias Strobel

Das MIS4CREM System steuert externe Partner
mit Self-Service Reporting 2
CREM
KFM
TFM
IFM

Projektvorstellung
Film
3333

1. Im Rahmen von FMA 2015 wird ein Grossteil der extern erbrachten
Facility Management Leistungen der Swisscom neu ausgeschrieben.
2. Diese werden seit 2009 von einem einzigen, integrierten FM
Dienstleister / Provider erbracht. Die Steuerung dieses
Geschäftspartners erfolgt über eine Anzahl von ca. 15
Schlüsselkennzahlen und ca. 50 Reports, welche letztlich zwar über eine
elektronische Plattform zugänglich sind, vorgängig allerdings mit viel
manuellem Aufwand zusammengestellt werden müssen.
3. Im künftigen Multiprovider Modell mit angestrebt 3 Hauptprovidern
(plus mehreren weiteren Providern) muss eine zentrale Management
Informationslösung bereitgestellt werden, welche als zentrales
Führungsinstrument das Reporting und die Werteflüsse über alle
Provider sowie die Swisscom effektiv und effizient sicherstellt.
Herausforderungen
Wechsel einer «Single-» zu einer Multiproviderstrategie
4444

• Bereitstellen eines zentralen Managementinformationssystems ,
welches als Führungsinstrument das Reporting und die Werteflüsse
über alle Provider und die Swisscom hinweg effektiv und effizient sicher
stellt
• Bereitstellen eines modernen, zeitgemässen und modernen BI-Tools,
welches intuitiv erlernbar ist und rasch eingesetzt werden kann
• Projektlaufzeit: 01.04.2014 – 31.12.2015
Project-Factsheet
Ziele, Timeline
5555

Abgeleitete Anforderungen an das Management Information System:
1. Risiko- und Abhängigkeitsminimierung
2. Flexibilität und Einfachheit
3. Datenhoheit bei Swisscom
4. Nutzung von internen Synergien, dadurch Reduzierung Betriebskosten
5. Flexibilität bei Providerwechsel
6. Businessanforderungen rasch und kompetent umgesetzt
7. Erhöhung Systemunterstützungsgrad und Entscheidungsfähigkeit
8. Mobiler Zugriff auf relevante Informationen
9. Einführung von Wissensmanagement als Basis erfolgreicher FM-Prozesse
und Dienstleistungen
10. Erhöhung der Verfügbarkeit von Berichten, Diagrammen, Graphen,
Dashboards und Visualisierungen (umfassender
Unternehmensüberblick)
11. Zukünftige IT-Architektur ermöglicht ein flexibles
Multiprovidermanagement und schafft notwendige Flexibilität bei
Neuausschreibungen im Facility Management
Herausforderungen
FM Strategie treibt die Anforderungen an das MIS
6666
Kundenorientierte
Serviceleistungen
Flexibel,
unabhängig und
einfach
Transparenz
Sicherheit und
Kompetenz
Fokus taktisch/
strategischer
Themen

Anforderungen an das MIS
Verschiedene Sichtweisen im Immobilienmanagement
Liegenschafts-
Sicht
Provider-
Sicht
Produkt-
Sicht
Kunden-
Sicht
Projekt
Sicht
Gesamtsicht 360°
7777

Output
• Infrastruktur
• Basis-Ausstattung
• Basis-Set Dashboards
• Basis-Set Reports
Vorgehen
Iteratives Vorgehen und gezieltes Lernen & Verbessern
Output
• Zusatz-
Anforderungen 1
• Mobile
• GIS
• Performance Mgmt
Go live
Lernprozess
Out side view
Neue
Anforderungen
01.04.2014 31.03.2015 01.07.2015 01.09.2015 01.11.2015 31.12.2015
Output
• Zusatz-
Anforderungen 2
• Benchmark
8888
Wave 1:
Aufbau Backend- und
Frontendsystem
Wave 2:
Weitere Funktionen
und Anforderungen
Wave 3:
Weitere Funktionen
und Anforderungen
1 32

Quellsysteme
Lösungsarchitektur
IFM/TFM Provider
Projekte FM Provider
KFM Provider
Fläche
Bestellungen
IFM/TFM Shop
…
…
…
Daten Integration MIS4CREM
Frontend: SAP Lumira
Backend: SQL

SAPLumiraDataMartDWHCore
Leerstand Story Service Story Optionen Story
Reporting in Hand des Business, Integration und
Aufbereitung der Informationen durch die IT
CREM Power User

SAPLumiraDataMartDWHCore
Leerstand Story Service Story Optionen Story
SAP DS
Reporting in Hand des Business, Integration und
Aufbereitung der Informationen durch die IT
Service ViewLeerstand View Optionen View
CREM
Swisscom IT
SFTPSAP DB Weitere
Power User

SAPLumiraDataMartDWHCore
Leerstand Story Service Story Optionen Story
SAP DS
Reporting in Hand des Business, Integration und
Aufbereitung der Informationen durch die IT
Service ViewLeerstand View Optionen View
CREM
Swisscom IT
SFTPSAP DB Weitere
Power User

Aus Sicht der End-User
Navigation
13

Aus Sicht der End-User
Die Liegenschaften von CREM
14

Reports aus dem Projekt
Auslaufende Verträge
15

Quelle
Data Warehouse
Entwicklung
SAP Lumira Desktop
Veröffentlichung
Self-Service-BI Prozess
Datenexploration und Weiterentwicklung
lesen

Quelle
Data Warehouse
Entwicklung
SAP Lumira Desktop
Veröffentlichung
SAP Business Object Platform
Self-Service-BI Prozess
Datenexploration und Weiterentwicklung
veröffentlichen
lesen lesen

Quelle
Data Warehouse
Entwicklung
SAP Lumira Desktop
Veröffentlichung
SAP Business Object Platform
Self-Service-BI Prozess
Datenexploration und Weiterentwicklung
< 10 Power-User
> 100 Benutzer
Anforderungs-
analyseveröffentlichen
lesen lesen
analysieren
entwickeln

Aus Sicht der Power-User
Daten einbinden
19

Aus Sicht der Power-User
Vorbereitung der Daten
20

Aus Sicht der Power-User
Visualisierungen entwickeln, Daten erforschen
21

Aus Sicht der Power-User
Eine Story entwickeln
22

Aus Sicht der Power-User
Eine Story entwickeln
23

Aus Sicht der Power-User
Die Story teilen
24

Fazit
Welche Erkenntnisse wir gewinnen konnten
25
Organisatorisch
Fachlich
Technisch

Fazit
Welche Erkenntnisse wir gewinnen konnten
26
Organisatorisch
• Kurze Sprintzyklen haben sich bewährt
• Providern genügend Zeit für Datenlieferung einräumen
• Champion suchen auf Anwenderseite, der hinter Self-Service steht
Fachlich
Technisch

Fazit
Welche Erkenntnisse wir gewinnen konnten
27
Organisatorisch
• Kurze Sprintzyklen haben sich bewährt
• Providern genügend Zeit für Datenlieferung einräumen
• Champion suchen auf Anwenderseite, der hinter Self-Service steht
Fachlich
• Self-Service Inhalte frühzeitig als visuellen Prototypen besprechen
• Lieber weniger KPI dafür richtig
• Definition der Inputdaten genau formulieren
Technisch

Fazit
Welche Erkenntnisse wir gewinnen konnten
28
Organisatorisch
• Kurze Sprintzyklen haben sich bewährt
• Providern genügend Zeit für Datenlieferung einräumen
• Champion suchen auf Anwenderseite, der hinter Self-Service steht
Fachlich
• Self-Service Inhalte frühzeitig als visuellen Prototypen besprechen
• Lieber weniger KPI dafür richtig
• Definition der Inputdaten genau formulieren
Technisch
• Früh mit echten Daten testen
• Eng mit Softwarepartner zusammenarbeiten
• Vorsichtig mit Roadmapversprechen und Upgrades umgehen

29
Fragen