Muestra el alcance del proyecto, con su cronograma y costos asociados, tomando como ejemplo la semana de la ciencia, tecnología y empresa

1. MAESTRÍA EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS
TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS I
EDT
NANCY RIVERA
TUTOR: ANDRÉS AVALOS RODRÍGUEZ
Octubre 11, 2016

2. 1
INTRODUCCIÓN
El propósito del presente escrito mostrar la gestión de alcance y detallar el
EDT con el cronograma y la estimación de costos, de un proyecto sobre la
realización de la semana Institucional de la Ciencia y la Empresa en la Fundación
de Educación San José.
1. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Nombre del proyecto: propuesta para la realización de la semana de ciencia, tecnología y
empresa en la fundación de educación superior san José
Objetivos específicos del proyecto
 Integrar las facultades de la institución mediante la participación de Directores,
estudiantes y docentes alrededor de una serie de actividades que unieran y
fortalecieran los lazos de compañerismo entre las mismas.
 Fortalecer en el estudiante, de la San José, el interés por los temas de ciencia,
tecnología y emprendimiento de actualidad en las diferentes áreas de su
carrera.
 Buscar un espacio para para que los estudiantes participen de diversas
actividades prácticas relacionadas con las temáticas que se encuentran
cursando.
 Involucrar a los docentes de todas las jornadas en la organización y ejecución
de la Semana.
 Mostrar los mejores proyectos científicos y de creación de empresa realizados
por los estudiantes de los 11 programas existentes.
 Reforzar las competencias mediante conferencias dadas por eruditos en
temáticas específicas
 Realizar actividades lúdicas y culturales en el marco de la semana entre el 1° y
5 de noviembre 2016.
Listado de entregables
 Planificación de las funciones a los directores de carrera, directores de
departamento, al dpto. de logística y en general al equipo de trabajo

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 Entregar Formatos para la pre-inscripción de proyectos que se mostrarán el sábado 5
de Noviembre, junto con la ruta de selección de proyectos a mostrar.
 Entregar formatos de actividades junto con el presupuesto y las necesidades de
infraestructura física.
 Entrega del cronograma de actividades que se llevarán a cabo en dicha semana.
Cambios de los entregables: A partir de la entrega del documento del proyecto la
rectoría da el visto bueno y genera la socialización en reunión general.
A partir de la fecha (12 de noviembre de 2016) y a medida que el proyecto avanza
por la regulación y el ambiente del proyecto se podrán realizar cambios siempre y cuando
no afecte a los demás del equipo en cuanto a actividades lúdicas culturales, conferencias,
asignación de espacios. Pero no habrá ningún cambio en las fechas de inicio y finalización.
Los cambios tendrán lugar hasta el día jueves 27 de octubre.
Descripción los procesos necesarios de los entregables.
- Planificación de las funciones a los directores de carrera, directores de departamento, al
dpto. de logística y en general al equipo de trabajo
El equipo de trabajo conformado por Cesar Fonseca y Nancy Rivera son los encargados de
realizar las funciones de los diferentes estamentos que participan en el proyecto como son:
Los directores de carrera deberán, solicitar los espacios, presupuestos y necesidades en
cuanto a refrigerios, equipos, micrófonos conferencistas etc. El dpto. de Bienestar
institucional, deberá encargarse de las actividades lúdico-culturales. El dpto. de ciencias
básicas realizará olimpiadas de matemáticas y el dpto. de investigaciones realizará la
organización de las premiaciones.
Cada dependencia deberá entregar los formatos diligenciados con actividades,
presupuestos, infraestructura, y responsable en reunión el día sábado 1° de octubre.
- Entregar Formatos para la pre-inscripción de proyectos que se mostrarán el sábado 5 de
Noviembre: Estos formatos después de elaborados y entregados al comité del proyecto,
quienes a su vez lo distribuirán a los directores con las siguientes responsabilidades.
Deberán entregar a los docentes por áreas quienes realizarán la preinscripción de
estudiantes que desean presentar sus proyectos, luego realizar una preselección, invitar a los
seleccionados a reunión para darles las especificaciones de presentación, luego enviará los
proyectos seleccionados al comité de proyectos el 30 de septiembre. Las ideas de empresas
de los estudiantes de los niveles técnico tecnológico y profesional mediante formatos donde
relacionan que deberán entregar al equipo del proyecto en el mes de mayo, deben de definir

4. 3
las conferencias de van a dictar mediante formato, enviar el presupuesto
Los estudiantes deben realizar prototipos, mostrar avances de proyectos, realizar
presentaciones institucionales en Power, y un poster con el formato institucional tener
muestras y degustaciones
Equipo de divulgación: Realizar las piezas publicitarias, como son pendones. Pasa calles,
volantes, invitaciones, publicación del cronograma en la plataforma.
Gerencia del proyecto. Realizar la planeación, con las actividades de las carreras, Cotejar
espacios y asignarlos a cada carrera, asignar estantes, numerarlos y entregarlos a los
estudiantes.
Comprar los refrigerios y entregarlos, pagar a los conferencistas y si es necesario pagar los
actos culturales porque hay unos gratuitos., comprar los premios y entregarlos.
Definir actividades
Equipo de logística. Tener los escenarios dispuestos con sonido, equipos, banderas, himnos,
asientos etc.
- Entregar formatos de actividades junto con el presupuesto y las necesidades de
infraestructura física. Luego de la verificación de que los formatos cumplen con las
necesidades del proyecto se entregarán a los diferentes estamentos participantes quien lo
devolverá al comité del proyecto diligenciado el 30 de septiembre. En el formato se precisa,
conferencias, actividades lúdico- culturales, olimpiadas. Igualmente el formato exige la
solicitud de necesidades tanto físicas como de presupuesto para dada una de las actividades.
- Entrega del cronograma de actividades que se llevarán a cabo en dicha semana: Luego de
cotejar todos los formatos con todas las actividades que se solicita llevar a cabo en esa
semana, se procede a llenar el cronograma de actividades, asignando espacios físicos,
horarios, cubículos, refrigerios, etc. Esto se realizara de tal forma que no se presenten
cruces de actividades en los mismos horarios y espacios.
- La alta gerencia debe cubrir los costos a medida que se van generando de acuerdo con lo
planteado. El presupuesto asignado para dicho proyecto es de 2.000 dólares. Invertidos en

5. 4
estantes, refrigerios, pago a conferencistas, premios y adecuación de espacios
El comité del proyecto realizará 3 reuniones de socialización y verificación de los avances
llevando acta de reunión y de compromiso de todos los involucrados. Una de las
limitaciones mayores del proyecto es que no se puede pasar del presupuesto dado por la
gerencia.
Otras acciones.
Un limitante es el tiempo de lluvia en las actividades que se realizarán al aire libre, para lo
cual se planea alquilar carpas de camping, lo cual aumentará el presupuesto.
El acta de constitución se entregará y socializará el mismo día de la aprobación junto con el
rector y los Directores de cada departamento en ella se encuentra es una visión global de los
entregables la semana de ciencia, tecnología y empresa. En la Fundación de Educación
Superior San José.
Durante el mes y quince días restantes el comité del proyecto tendrá comunicación con
cada uno de los involucrados, mediante WhatsApp, teléfono, correo electrónico, e-mail,
entrevistas y en los diferentes despachos de los proyecto realizará en un gráfico de Gantt, el
cronograma y un diagrama de procesos en modelo canvas de forma sencilla que identifique
los avances y las fechas de los entregables.
Para el 20 de octubre el departamento de logística entregara los escenarios, las cotizaciones
elegidas, los equipos, el sonido y demás que se requerimientos.
En el cronograma se estima la duración de las actividades, en tiempo, teniendo en cuenta
que se realizarán actividades en tres jornadas diferentes durante una semana (mañana,
noche y sábado.
Se hace una retroalimentación de todo lo realizado y se compara con lo planeado para saber
en qué se ha fallado.

6. 5
2.- CRONOGRAMAS
Estructura de Desglose de Actividades

7. 6

8. 7
Semana De La Ciencia y La Empresa En La Fundación De Educación Superior
San José
PROGRAMA SEMANA DE CIENCIA Y EMPRESA
MARTES 1 DE NOVIEMBRE DE 2016
 Auditorio Sede G. APERTURA SEMANA DE CIENCIA YEMPRESA
 (Programas Ing. Industrial - Ing. Sistemas e Ing. Telecomunicaciones)-
8:00 am -10:00 am
 Auditorio Sede G. CONFERENCIA EN TIC CONFÍO Uso Responsable de
las TIC MINTIC - 10:00 am – 12:00 m
MIÉRCOLES 2 DE NOVIBRE DE 2016
 Auditorio Calle 67. LINUX DAY - 8:00 am a 12 m.
 Auditorio Sede G. CONFERENCIA ROLES DE LA MUJER DE CARA AL
2016. 8:00 am - 10:00 am.
 Auditorio Sede G. INFORMÁTICA FORENSE. 10:00 am -12:00 m
JUEVES 3 DE NOVIEBRE DE 2016
Auditorio Sede G. ENCUENTRO DE SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN. 8:00
am - 12:00 m
 Zona frente a la Facultad de Ingeniería. COMPUTON. 9:00 am - 11:30 am.
 Zona frente a la Facultad de Ingeniería. RECICLATON - Partes Usadas de
equipos de Cómputo. 9:00 am - 11:30 am.
 Cancha Sede Bienestar. CAMPEONATO RELAMPAGO DE FUTSAL
Inscripción previa Facultad de Ingeniería. A partir de las 3:00 pm, para
equipos inscritos.
VIERNES 5 DE NOVIEMBRE DE 2016
 Auditorio Calle 67. LENGUAJE DE INTERCAMBIO DATOS PARA WEB Y
DISPOSITIVOS MOVILES JSON. JAVA SCRIPT OBJECT NOTACIÓN
8:00 am - 9:30 am.
 Auditorio Calle 67. CONFERENCIA PROACTIVA EN GESTION DE
RIESGOS PSICOSOCIALES. 9:30 am - 11:30 am.
 Auditorio Sede G. Evento Cultural. CINE UNIVERSITARIO ¿QUIÉN
QUIERE SER MILLONARIO? SLUMDOG MILLIONARIO. 11:30 am a 1:30
pm.

9. 8
PROGRAMA SEMANA DE CIENCIA Y EMPRESA
NOCTURNO
MARTES 1 DE NOVIEMBRE DE 2016
 Auditorio Sede G. APERTURA SEMANA DE CIENCIA YEMPRESA
(Programas Ing. Industrial - Ing. Sistemas e Ing. Telecomunicaciones) -
6:30 pm - 8:00 pm.
 Auditorio Sede G. CONFERENCIA EN TIC CONFÍO Uso Responsable de
las TIC MINTIC. 8:00 pm - 9:30 pm.
 Laboratorio de Electrónica Sede Av. 63. ARDUINO. 8:00 pm – 9:30 pm.
MIÉRCOLES 2 DE NOVIEMBRE DE 2016
 Auditorio Calle 67. LINUX DAY 6:00 pm - 9:00 pm.
 Auditorio Sede G. CONFERENCIA ROLES DE LA MUJER DE CARA AL
2016. 6:30 pm - 8:00 pm.
 Auditorio Sede G. ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN EN LAS
ORGANIZACIONES MODERNAS. 8:00 pm - 9.30 pm
JUEVES 3DE NOVIEMBRE DE 2016
 Cancha Sede Bienestar. CAMPEONATO RELAMPAGO DE FUTSAL
Inscripción previa Facultad de Ingeniería. A partir de las 3:00 pm, para
equipos inscritos.
 Auditorio Sede G. ENCUENTRO DE SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN.
6:30 pm - 9:00 pm.
 Laboratorios de Electrónica Sede Av. 63. ACTIVIDAD DE JUEGOS ON-
LINE. 6:30 pm - 8:00 pm.
 Zona frente a la Facultad de Ingeniería. COMPUTON. 6:30 pm - 9:00 pm.
 Zona frente a la Facultad de Ingeniería. RECICLATON - Partes Usadas de
equipos de Cómputo. 6:30 pm - 9:00 pm.
VIERNES 4 DE NOVIEMBRE DE 2016
 Sede Calle 67 LUNADA DE INTEGRACIÓN FACULTAD INGENIERIA.
(Programas Ing. Industrial - Ing. Sistemas e Ing. Telecomunicaciones) 6:30
pm - 9:30 pm.

10. 9
ACTIVIDADES DE TODA LA SEMANA
 Zonas de Tránsito de la Institución. MUESTRA Y EXPOSICIÓN
FOTOGRÁFICA "LOS HUMEDALES UN OASIS EN LA CAPITAL
Explicación se realizará el día miércoles: 6:30 pm - 9:00 pm.
ACTIVIDADES DE CIERRE PROGRAMA SEMANA DE CIENCIA Y EMPRESA
SÁBADO 5 DE NOVIEMBRE DE 2016
 Auditorio Sede Calle 67 - Biblioteca. MUESTRA Y EXHIBICIÓN DE
PROYECTOS PROGRAMAS 8:00 am- 12:00 m.- 2:00-4:00
 Laboratorios Sede Calle 67. MARATÓN DE PROGRAMACIÓN. 8:00 am -
10:00 am.
 Laboratorio H-101. MARATÓN DE ENSAMBLE DE COMPUTADORES.
10:00 am - 12:00 m.
 Laboratorios Arquitectura D402 Sede Calle 67. "AMAZING NETWORKING"
MARATÓN LÍNEA DE REDES Y SISTEMAS OPERATIVOS. 9:00 am -
11:00 am.
 Biblioteca Sede Calle 67 - IV CONCURSO ORTOGRAFÍA. Homenaje al
Escritor Colombiano Gabriel García Márquez. 10:00 am - 11:30 am.
 Cancha Sede Bienestar. PARTIDO DE FUTSAL entre Equipo Campeón
del Torneo Relámpago y Equipo de Docentes 11:00 am.
 Sede Calle 67 CIERRE SEMANA INGENIERÍA – Acto protocolario y
Premiación a Ganadores de las Olimpiadas y de los Proyectos 12:00 m -
1:00 pm.
Luego se pasa esta información al Excel documento adjunto.
CONCLUSIONES:
-Obtener una información sistemática para la realización la planeación, organización y
ejecución de un proyecto.
- Es necesario tomar todas las precauciones y análisis para obtener buen resultado en el
momento de satisfacer a un cliente con un proyecto exitoso
La definición del alcance del proyecto es de gran importancia porque es una guía para no
perder el norte y a la cual se le puede echar mano en el momento que se desee, pues allí se

11. 10
encuentra en detalle la secuencia lógica del proyecto en desarrollo y se indica el trabajo
necesario para realizar los entregables.
De otra parte, el detallar las funciones y distribuirlas a todos los participantes en el alcance
del proyecto ayuda a que cada quien haga lo que le corresponde sin que haya duplicidad de
funciones o que se olviden otras.
La declaración del proyecto en conjunto es de gran relevancia desde la planeación de la
gestión del alcance, recolectar requerimientos definición del alcance, creación de la
estructura de desglosé de trabajo (EDT), validar el alcance, controlar el alcance son temas
que definen las opciones y procedimientos para obtener los objetivos y llegar a la
satisfacción del cliente.
Igualmente, la importancia de una buena comunicación entre los involucrados permite el
entendimiento del alcance y recuerden las restricciones de tiempo y de presupuesto.
Referencias al final del documento.
Gido, J. y Clements, J. P. (2012). Administración Exitosa De Proyectos, International
Tomson Editores, S.A de C.V 1999.
Link en español: https://conalepdalia.files.wordpress.com/2013/05/administracion-
exitosa-de-proyectos-jack-gido-james-p-clements.pdf.
En el módulo 2 de la presente maestría se realizó un trabajo similar el cual se complementó para la
actual entrega.