El documento describe el proyecto Merlink, un modelo de compras electrónicas para el Estado costarricense. El proyecto busca estandarizar el proceso de compras públicas para agilizar los trámites, aumentar la transparencia y generar ahorros. Se detallan los pilares de Merlink, como la ventanilla única y la estandarización de documentos, y se resume el macroproceso de compra electrónica, desde la solicitud hasta la formalización del contrato.

1. Proyecto Merlink Hacia el nuevo modelo de compra electrónica del Estado costarricense

7. Experiencia Internacional

8. Experiencia Internacional

9. Experiencia Internacional

10. Experiencia Internacional

11. Experiencia Internacional

12. Experiencia Internacional

15. Crecimiento en subastas electrónicas anuales en Reino Unido. ( Período 2003 – 2007)

16. Ahorros logrados en subastas electrónicas en Reino Unido. ( Período 2003 – 2007)

18. Subastas electrónicas en Brasil. ( Período 2000 – 2006)

19. Subastas electrónicas en Brasil. ( millones de USD) 30,5% 19,300

20. Subastas electrónicas en Brasil. ( Valores porcentuales)

21. Subastas electrónicas en Brasil. ( Millones USD) 24% de ahorro

22. Decisión: Adopción del modelo coreano

24. Pilares del Merlink

25. (*) compradores, proveedores y ciudadanos

26. Ventanilla Única

27. Menú principal superior con menús adicionales, ofreciendo acceso sencillo a los contenidos principales. (*) compradores, proveedores y ciudadanos Enfatiza en la accesibilidad a las informaciones, centrando en los contenidos. Información básica del sistema MER-LINK como la dirección y el teléfono del contacto.

28. (*) compradores, proveedores y ciudadanos Fuerte uso de elementos gráficos que lo hace intituivo.

29. (*) compradores, proveedores y ciudadanos Elementos de interacción con el usuario sencillos e intituivos.

30. Ventanilla Única Interconexi ón orgánica entre las informaciones Ofrece información conforme a la necesidad de las instituciones compradoras y los proveedores. Enfatiza la confidencialidad, que es una de las ventajas del MER-LINK. Rápido acceso a una variedad de informaciones, ofreciendo una impresión sobre lo que es Portal.

32. Estandarización

34. Registro/ Pedido del Compra por Catálogo Macroproceso de compra Merlink

35. 1) Inicio de contratación Recepción de la solicitud de contratación Confirmación del número de trámite Aprobación del inicio de la contratación Solicitud de contratación y asignación presupuestaria 0 Nota) #1 Nota #1: Se debe crear el formato de la solicitud de contratación, en los casos que la institución disponga de un sistema con las solicitudes de contratación, se podrá hacer por interfaz. Se debe crear el diseño del mensaje para interfaz. #2: El sistema deberá asignar el número de contratación considerando los siguientes elementos: año, tipo de contratación, consecutivo de la institución y código de la institución. #3: Se debe crear los formatos para los requerimientos técnicos y carteles de los tipos de contratación. El cartel debe indicar si presentan descuentos. Nota) #2 Completa? SI No Rechazo de Solicitud de contratación Corregir solicitud de contratación Ingreso de la solicitud de contratación y validación de presupuesto Revisión del plan de compras, método de contratación Tipo de contratación Decisión del método de contratación Asignación de número del trámite CD especiales CD Lic. Abreviada o Pública Precalificación Nota) #3 2 20 Remate y Subasta a la Baja Revisión del requerimiento y/o cartel 15 6 Elaboración del cartel requerimiento Elaboración de cartel o requisitos Elaboración del requerimiento Elaboración de cartel 14 4 Proceso Unidad Solicitante Proveeduría Solicitud de Contratación Procesamiento fuera de línea Procesamiento por el Sistema Merlink Referencias y Aclaraciones Interfaz Digitación

36. 2) Anuncio de concurso Generación de la llave privada criptográfica Presentación del recurso de objeción Publicación del cartel y notificación a proveedores Recibe notificación del concurso Procesamiento de recursos Prórroga del Plazo de recepción de ofertas Nota) #1 Nota #1: En caso de registrarse un recurso de objeción en licitaciones, este puede ser atendido en la CGR o la misma institución #2: La notificación de la publicación del Cartel deberá ser a los proveedores del registro por medio de correo electrónico y SMS #3: Las consultas y aclaraciones llegan directamente a la unidad solicitante, sin embargo proveeduría debe recibir una alerta para darle seguimiento al trámite. Sí Preparaci ón de la Publicación del cartel on-line? Aclaración No 1 Sí Recurso de objeción? No Sí Recibe y resuelve aclaración Recibe aclaración Modificación de cartel Modifica cartel No Sí No Nota) #2 18 Envía oferta y garantía Nota) #3 0 Proceso Unidad Solicitante Proveeduría C.G.R./ Asesoría Jurídica Oferente Anuncio de Concurso para Licitación Pública o Abreviada Procesamiento fuera de línea Procesamiento por el Sistema Merlink Referencias y Aclaraciones Interfaz Digitación

37. 9) Apertura y evaluación de oferta electrónica Ver el listado de Ofertas a procesar Publicación acto de adjudicación y notificación a oferentes y adjudicatario Conclusion de la apertura de las ofertas En el caso de licitaciones electrónicas En el caso de licitaciones fuera de l ínea Desciframiento oferta y documentos encriptados Ingreso del resultado de los procesos realizados fuera de línea Nota #1 : Las ofertas y los archivos adjuntados son evaluadas por la institución utilizando los criterios de evaluación indicados en el pliego de condiciones y se deben incluir en el sistema como resultado de la calificación en formatos preestablecidos |#2: El análisis de declaratoria infructuosa posterior a la conclusión de apertura de ofertas debe ser tanto para verificar si se presentaron ofertas como vara verificar los aspectos de admisibilidad. Evaluación Nota) #1 No Verificación de la información descifrada Recepción de solicitud de información / Entrega de Información Sí 8 9 7 Declaratoria infructuosa? Recomendación de adjudicación Recibe notificación del concurso Presentación del recurso de revocatoria o apelación Procesamiento de Recursos, debe analizarse los plazos legales Recurso de R o A? Sí Adjudicación en firme No 10 3 21 Genera contrato electrónico 19 1 1 2 2 Selección de adjudicatarios Declaratoria infructuosa o desierta? Sí No 3 3 3 4 Presenta Descuento? Se concede audiencia y se analizan precios con descuento 4 5 6 6 Sí No 5 6 7 7 3 Nota) #2 Estudio de admisibilidad Categoria Proveeduría Unidad Solicitante C.G.R. / Asesoría Jurídica Proveedor Apertura de oferta Procesamiento fuera de línea Procesamiento por el Sistema Merlink Referencias y Aclaraciones Interfaz Digitación

38. 11) Formalización de contratación (contrato electrónico) 10 Recepción de la garantía de cumplimiento y especies fiscales Solicitud de la garantía de cumplimiento y especies fiscales Emisión de la garantía de cumplimiento y especies fiscales Analiza Aprobación Interna Analiza Refrendo Consultas / Cambios Aprueba Recibe y atiende consultas No SI No No SI 12 13 Verifica requisitos Emite Refrendo o Autorización Interna Recibe aspectos a enmendar o corregir Revisa contrato electrónico SI SI CD menor cuantía? NO Elabora contrato electrónico Cumple? Está de acuerdo? Firma contrato electrónico Pide modificación Recibe contrato electrónico Realiza modificaciones Notifica a unidad usuaria y proveedores inicio de ejecución SI Solicita cambios NO Recibe y realiza cambios Refrendo C.G.R SI NO 24 1 1 1 2 2 3 3 3 3 C.G.R. Asesoría Jurídica Unidad Solicitante Proveeduría Unidad Garante Proveedor Procesamiento fuera de línea Procesamiento por el Sistema Merlink Referencias y Aclaraciones Interfaz Digitación

39. 10) Instancias de Aprobación ( Adjudicación, declaratoria desierta o infructuosa) Aprueba? 8 Revisa recomendaciónde adjudicación No Registra resultado SI Registra motivo de declaratoria desierta o infructuosa Aprueba? Revisa recomendación de adjudicación No Registra resultado Registra motivo de declaratoria desierta o infructuosa Aprueba? Revisa recomendación de adjudicación No Registra resultado SI Registra motivo de declaratoria desierta o infructuosa 9 SI Categoria Instancia 1 Instancia 2 Instancia 3 Instancias de Aprobación Procesamiento fuera de línea Procesamiento por el Sistema Merlink Referencias y Aclaraciones Interfaz Digitación

40. 30) Recepción provisional y definitiva Solicitud recepción provisional Solicitud de pago / Envío de factura Resuelve pago Entregas (Delivery) Realiza inspección para la recepción provisional 12 Nota) #1 Nota #1 : Analizar extensión del plazo de entrega (problemas de entrega ) #2: Se debe analizar las interfaces de pago con el ERP institucional. #3: Si persisten los incumplimientos se debe analizar el proceso con el modulo de sanciones y garantías (Analizar ejecución parcial de garantías o total) Nota) #2 Cumple? Recepción bajo protesta(Se brinda plazo para corregir errores) No Si Nota) #3 Pago por adelantado? Requiere contragarantía? Recepción de la contra garantía electrónica Solicitud de la contragarantía Emisión de la contragarantía Si No Si Resuelve pago Solicitud de pago / Envío de factura 22 Aprueba pago por adelantado 25 Recibe recepción definitiva Cumple? No Si Categoría Unidad Solicitante Departamento Administrativo Financiero Entidad Garante Proveedor Recepción provisional y definitiva Procesamiento fuera de línea Procesamiento por el Sistema Merlink Referencias y Aclaraciones Interfaz Digitación

41. 31) Pagos Transferencia bancaria Confirmación del pago Pago Electrónico (SINPE) Confirmación del resultado del pago Confirmación del progreso de contratación Confirmación del monto de pago Efectivo Carta de crédito Pago por medio del ERP 25 Categoría Unidad Solicitante Unidad Contratante / Unidad de Pagos Proveedor Pagos Procesamiento fuera de línea Procesamiento por el Sistema Merlink Referencias y Aclaraciones Interfaz Digitación

43. Comprensión de los documentos electrónicos Comunicación de datos de negocio de ordenador a ordenador en formatos estándar a través de una red de valor añadido (VAN) o Internet entre los socios comerciales

44. ▶ Concepto de los Doc. Electr ónicos Documentos estandarizados transmitidos, recibido o almacenados, escrito en forma electrónica por los dispositivos que poseen la capacidad de procesamiento de información (ej. Computadora) Estándar de Mensaje Comprensión de los documentos electrónicos

55. Casos posibles en el proceso de homologación a UNSPSC Case 1 Case 3 Check valves 2310004 General car Automobiles or cars 4810026 Ball check valves Piston check valves Swing check valves Case 2 gold alloy lead 3439010 zinc alloy lead 3439011 aluminum alloy lead 3439012 Solder 1 : 1 1 : N N : 1 Product No. Product name Commodity Name Mapping S F C 25 10 15 23 17 15 40 40 40 14 14 14 16 16 16 Case 5 241320 refrigerator 2 0(res. Class) C reservation 24 13 01(res. co) Case 6 6635083 Water pressure equipment 15(res. Family) F reservation 41 01(res. C) 01(res. co) Impossible MAPPING case classification UNSPSC, make reservation code Case 4 5110023 handrimer 50( reservation commodity) Co reservation 27 11 19

57. Registro Único de Proveedores

59. Firma Digital

60. Aplicación de certificados digitales Otorgados a solicitud de actores y procesos Comprobación de certificados en tiempo real por parte de la entidad oficial de certificación Certificación de fechas y horas reales de eventos

61. Aseguramiento de documento electrónico

62. Seguridad de licitación electrónica

63. Presentación de Oferta Electrónica

64. Apertura de Ofertas

66. Comercio Electrónico

68. Modelo “cero papel”

71. Entregables del proyecto (Nivel 1)

72. Fases del proyecto

76. Línea de tiempo del proyecto Apertura (Kick off) Finalizac. BPR/ISP Informe Intermedio Informe Final Análisis y Def. de Req. Análisis de la Situac.Actual Establec. de Futuro Modelo Diseño Desarrollo Desarrollo Implementac. Categoría 2009 2010 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 Milestone (Puntos Críticos) BPR/ISP (Reing.de Proc.Neg /Planeac.Estrateg.Inf) Desa- rrollo 1ra. Etapa de Desarrollo ( Portal, Adm. Usuario,Catálogo, Call Center ) 2da. Etapa de Desarrollo (Licitac.elect.,Subasta Reversa, Contrato Elect., Cat. de Producto, Pago Elect., Apelac.) 1ra Apertura 2da Apertura Implementac. Análisis y Def. de Req Diseño