Tutorial Microsoft Excel 2007

Chief Editor
Get Started with Anton R. Pardede

Microsoft Writer
Alexander P. H. Jularso

Office Excel Editor
Renny Fitriastuti

2007 Graphic Design & Layout
© Majalah PC Media, 2008 Lely Yulaena
Mardiana
Hak cipta dilindungi oleh undang-undang. Dilarang
memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini Secretary
dalam bentuk apapun tanpa izin tertulis dari penerbit. Evawani Utami Putri

Publishing
PT Dian Digital Media, Jakarta

Printing
PT Dian Rakyat, Jakarta
Merk Dagang
Seluruh merk dagang yang digunakan dalam buku Editorial Address
ini merupakan hak cipta dari pemegang merk Gedung Warta Lt.4
dagang masing-masing. Jl. Kramat IV/11
Jakarta Pusat-10430
Telp. (021) 315-3731
Peringatan dan Pernyataan Fax. (021) 315-3732
Segala daya upaya telah dikerahkan agar buku ini
dapat selengkap dan seakurat mungkin, walau Circulation Address
begitu tidak ada pernyataan apapun mengenai Jl. Rawagirang No. 8
kebenaran maupun kecocokannya. Segala Kawasan Industri Pulogadung
informasi di buku ini disediakan berdasarkan apa Jakarta Timur-13930,
adanya. Penulis dan penerbit dengan segala Telp. (021) 4682-6816,
7079-6499
hormat tidak bertanggung jawab pun tidak
Fax. (021) 4682-8919
memiliki pertanggungjawaban kepada apapun
atau siapapun akibat terjadinya kehilangan atau
kerusakan yang mungkin timbul yang berasal dari
informasi yang dikandung dalam buku ini.

: Get Started with Microsoft Office Excel 2007 3

Daftar Isi

Pendahuluan.................................................................. 7

Bab 1. Instalasi Microsoft Office 2007.......... 9
Instalasi Software............................................................... 9
Microsoft Office 2007 Installation..................................... 10

Bab 2. Office 2007 User Interface.................... 21
Menggunakan Menu Ribbon ......................................... 22
Lebih Lanjut dengan Ribbon ......................................... 24
Interface baru di Office 2007............................................. 29

Bab 3. Mulai dengan Excel 2007....................... 33
Membuat Workbooks Baru................................................ 34
Memodifikasi Workbooks dan Worksheets...................... 36
Fitur Formatting Baru......................................................... 37

Bab 4. Conditional Formatting.......................... 47
Conditional Formatting Menu........................................... 49

Bab 5. Let’s Fun with Data................................... 61
Meng-input Data................................................................ 62
Mengubah Data Secara Cepat........................................... 64
Melakukan Filtering Data.................................................. 66
Melakukan Sorting Data.................................................... 67

4 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007

Bab 6. Saving Files!................................................... 73
Type Saving di Office 2007................................................. 76

Kuis....................................................................................... 82


OFFICE 2007 BEGIN «

Pendahuluan
Office 2007 Begin
Anda tentu tidak asing lagi dengan produk office
yang satu ini. Apa saja kelebihan yang dimilikinya
dibandingkan versi sebelumnya?

Ditujukan untuk Pemula
Sedikit banyak buku kali ini akan membahas hal yang
mendasar dari Office 2007, bagaimana cara instalasi,
penggunaan fitur-fitur baru, dan sebagainya. Buku ini
ditujukan untuk para pemula yang ingin menggunakan Office
2007, baik step-by-step penggunaannya dan bagaimana
mengoptimalkannya. Diharapkan sambil membaca buku ini,
Anda langsung mempraktikkan perintah-perintah dalam buku
ini di komputer Anda, karena dengan begitu Anda akan lebih
mudah memahami cara penggunaan Office 2007. Buku ini
sangat tidak disarankan bagi Anda yang malas mencoba
sesuatu yang baru dan juga malas dalam hal mempraktikkan
hal baru, karena dengan sifat seperti itu Anda tidak akan
mendapatkan apa-apa dari buku ini.

Tentang Office 2007
Sedikit sejarah, diciptakannya Office 2007 adalah bermula
dengan nama Office 12 yang rencananya akan dirilis pada
November tahun 2006, dengan nama yang sama. Namun,
Microsoft, dalam hal ini yang mengembangkan aplikasi
tersebut, ingin suatu perubahan yang besar dari aplikasi


» OFFICE 2007 BEGIN

Office ini. Maka, pada tahun 2006 tersebut urung dirilis
produk Office 12 dan kemudian pengembangan dilakukan
kembali hingga akhirnya benar-benar tercipta produk yang
bukan saja diinginkan oleh Microsoft, tapi juga ditunggu
kehadirannya oleh para pengguna setia Office. Lalu akhirnya,
pada Januari tahun 2007 diluncurkanlah secara resmi
Microsoft Office 2007 bersamaan dengan diluncurkannya
Windows Vista.

Office Evaluation Copy
Pada PC Media edisi kali ini akan sekaligus diberikan aplikasi
Microsoft Office 2007, namun dengan tipe evaluation copy
yang bisa Anda gunakan selama 60 hari trial, di mana hanya
terdapat aplikasi Office Sharepoint Designer 2007 dan Office
OneNote 2007 yang bisa Anda gunakan secara bebas dan
gratis. Aplikasi tersebut bisa Anda dapatkan di dalam CD PC
Media pada folder :Buku MicrosoftOffice Evaluation.
Anda bisa mendapatkan serial number untuk bisa
menjalankan Office Evaluation tersebut pada link
http://www.trymicrosoftoffice.com/referrer.aspx?r=36df46d2-
22da-4fc9-baee-25d2b1109e33. Selamat mencoba!

Kuisioner Buku Microsoft Office 2007
Seperti yang sudah-sudah, kami akan mengadakan survai
yang dapat diikuti oleh seluruh pembaca setia PC Media
untuk menjawab satu pertanyaan yang akan kami lontarkan
kepada Anda. Dan dengan itu, kami akan memberikan 10
paket aplikasi Microsoft Office 2007 Full Packaged Product
(Not For Resale) dengan total nilai jika dirupiahkan adalah
Rp39 juta. Undian akan dilakukan secara acak dan Anda yang
beruntung akan mendapatkan aplikasi tersebut. Segera buka
halaman 82 dan jawab pertanyaannya melalui SMS sebanyak-
banyaknya, siapa tahu Anda akan beruntung. Pengumuman
pemenang akan dimuat pada PC Media edisi 07/2008.


INSTALASI MICROSOFT OFFICE 2007 «

Bab 1
Instalasi
Microsoft Office
2007
Kami akan menjelaskan instalasi Office 2007
secara detail langkah per langkah pada bab ini.

Instalasi Software
Bagi sebagian orang, melakukan instalasi pada PC milik
mereka adalah suatu pekerjaan yang biasa dilakukan atau
malah mereka mensyaratkan bahwa pemilik sebuah PC atau
sebuah laptop setidaknya mengetahui cara melakukan
instalasi sebuah software pada perangkat miliknya tersebut.
Namun, tidak bisa dipungkiri bahwa tidak semua orang
berpikiran seperti itu. Ada juga beberapa user (atau
kebanyakan) malah tidak mengetahui sama sekali cara
instalasi. Mereka hanya menyerahkan pekerjaan tersebut
kepada teknisi di kantornya atau cukup membayar sejumlah
uang dan terima beres dari sebuah toko komputer. Apakah
Anda termasuk orang seperti itu? Kami harap tidak.
Dengan adanya buku ini, kami berharap Anda yang belum
bisa melakukan instalasi akan menjadi fasih dalam melakukan
instal menginstal software pada perangkat milik Anda.


» INSTALASI MICROSOFT OFFICE 2007

Utamanya yang kami tekankan pada bab ini adalah cara
penginstallan Microsoft Office 2007.

Microsoft Office 2007 Installation
Ada beberapa cara instalasi office 2007 yang bisa Anda
lakukan, yaitu dengan cara upgrade. Jika Anda sudah
memiliki Microsoft Office versi sebelumnya, dalam hal ini
adalah Microsoft Office XP atau 2003, cara yang berikutnya
adalah dengan cara clean install, di mana hal ini biasa
dilakukan jika pada sistem PC Anda yang tidak memiliki
aplikasi Microsoft Office sama sekali.
Kedua cara ini bisa Anda lakukan dengan cepat dan mudah
jika Anda mengikuti petunjuk dari kami. Tidak sabar ingin
segera mencoba melakukan instalasi? Simak langkah-langkah
berikut!

LANGKAH 1
Masukkan CD atau DVD Microsoft Office 2007 ke dalam
optical disk pada PC atau laptop Anda. Biasanya dalam
keadaan standar CD atau DVD tersebut akan dijalankan
secara autorun. Jika tidak bisa berjalan secara autorun, Anda
bisa memilih Start > Run > D:setup.exe.

Cara memulai instalasi dengan bantuan RUN.



LANGKAH 2
Setelah langkah 1, kemudian tidak lama akan muncul sebuah
menu di mana Anda harus mengisikan product key yang
tertera pada cover atau packaging dari CD-DVD Microsoft
Office 2007 tersebut. Simpan baik-baik kode tersebut, karena
itu sebagai bukti bahwa Anda telah membeli sebuah produk
yang asli. Setelah selesai mengisikan product key dengan
benar, kemudian pilih tombol Continue.

Anda harus memasukkan product key terlebih dulu.

LANGKAH 3
Kemudian akan muncul sebuah window yang menampilkan
banyak tulisan yang disebut dengan Software License Terms.
Beri tanda centang ( ) pada tulisan ″I accept the terms of this
aggrement″, kemudian klik tombol Continue untuk
meneruskan ke langkah selanjutnya.



License Terms, Anda harus menyetujuinya untuk melanjutkan.

LANGKAH 4
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, ada dua pilihan
untuk melakukan instalasi Office 2007. Yaitu, dengan cara
Upgrade dan Customize.
Cara Upgrade digunakan jika Anda ingin meng-upgrade
versi Office lama Anda (Office 2003) ke dalam Office 2007 dan
secara otomatis akan menghilangkan Office lama Anda.
Cara Customize bisa dilakukan jika Anda ingin
mempertahankan Office lama Anda, sehingga Anda memiliki
dua aplikasi Office pada PC atau laptop Anda.
Jika Anda ingin melakukan Upgrade langsung, ikuti langkah
ke 5. Untuk melakukan Customize, ikuti langkah 4A dan
seterusnya.



Dua pilihan instalasi.

LANGKAH 4A
Pada Command Upgrade, pilih ″Keep all previous versions″,
kemudian setelah itu pilih command Installation Options.
Akan muncul drop down box. Lalu arahkan kursor mouse ke
pilihan Microsoft Office, klik kanan pada mouse kemudian
pilih ″Run all from My Computer″. Setelah itu, pilih tombol
Install Now.



Langkah melakukan instalasi dengan pilihan upgrade.



LANGKAH 5
Proses instalasi akan berjalan kurang lebih 15−30 menit ter-
gantung pada spesifikasi hardware dari PC atau laptop Anda.

Proses instalasi berjalan.

LANGKAH 6
Setelah proses instalasi selesai, akan muncul window bahwa
Microsoft Office 2007 telah selesai diinstal dalam PC Anda.
Klik pilihan Close untuk mengakhiri proses instalasi.

Proses instalasi selesai.



LANGKAH 7
Pada saat kali pertama Anda menjalankan aplikasi Office
2007, entah Word, Excel, atau PowerPoint, Anda akan
diarahkan untuk melakukan aktivasi produk tersebut. Jika
Anda memiliki koneksi Internet, pilihan default tidak perlu
diubah. Cukup klik Next pada pilihan tombolnya.

Anda diharuskan melakukan aktivasi.

LANGKAH 8
Tunggu beberapa saat, kemudian akan muncul window yang
memberitahukan bahwa Office 2007 Anda telah teraktivasi.
Kemudian pilih tombol Close.



Aktivasi telah berhasil dilakukan.

LANGKAH 9
Setelah itu, akan muncul window ″selamat datang″. Dengan
munculnya window ini, berarti Anda sudah berhasil
menginstal Office 2007 sekaligus mengaktivasinya. Pilih OK
untuk mulai menggunakan Office 2007.

Instalasi dan aktivasi berhasil dilakukan.



Microsoft Office 2007 Editions
Microsoft Office Basic 2007
Tidak dijual secara retail, hanya paket OEM saja. Di
dalamnya hanya terdapat Word, Excel, dan Outlook.

Microsoft Office Home and Student
2007
Dijual, baik secara retail dan juga menjadi paket OEM. Di
dalamnya terdapat Word, Excel, PowerPoint, dan OneNote.

Microsoft Office Standard 2007
Dijual, baik secara retail, OEM, dan secara Volume License.
Di dalamnya terdapat Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook.

Microsoft Office Small Business 2007
Dijual, baik secara retail, OEM, dan secara Volume License.
Di dalamnya terdapat Word, Excel, PowerPoint, Accounting
Express, dan Publisher.

Microsoft Office Professional 2007
Dijual, baik secara retail dan juga menjadi paket OEM. Di
dalamnya terdapat Word, Excel, PowerPoint, Accounting
Express, Publisher, dan Access.

Microsoft Office Ultimate 2007
Dijual hanya secara retail saja dan Limited edition student
license. Di dalamnya terdapat Word, Excel, PowerPoint,
Accounting Express, Publisher, Access, InfoPath, Groove,
dan OneNote.



Microsoft Office Professional Plus
2007
Dijual hanya secara Volume License. Di dalamnya terdapat
Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, InfoPath, dan
Communicator.

Microsoft Office Enterprise 2007
Dijual hanya secara Volume License. Di dalamnya terdapat
Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, InfoPath,
Groove, OneNote, dan Communicator.


OFFICE 2007 USER INTERFACE «

Bab 2
Office 2007 User
Interface
Interface terbaru dari Office 2007 menjadi
perubahan yang paling terasa pada aplikasi
tersebut. Apa saja fitur terbarunya?

Setelah selesai melakukan instalasi, Anda akan segera
dihadapkan dengan aplikasi Office 2007 yang sebenarnya.
Akan terlihat perbedaan yang sangat dramatis pada tampilan
interface maupun fitur-fiturnya. Seluruh tampilan dan
interface didesain ulang sedemikian rupa sehingga
membuatnya menjadi sangat mudah untuk dinavigasi, lebih
menarik dilihat, dan yang terpenting adalah lebih user
friendly.
Para developer Office 2007 ingin memberikan suatu
aplikasi yang mudah digunakan dan tidak terlalu rumit.
Seiring banyaknya permintaan saat itu dari para user yang
menginginkan adanya sebuah aplikasi Office yang membantu
dalam pekerjaan mereka dan bukannya malah merepotkan
mereka dalam mengerjakan pekerjaan. Hasilnya bisa dilihat
pada Office 2007 yang lebih disederhanakan, namun memiliki
kemampuan yang sangat cerdas untuk mengikuti kemauan
dari pengguna. Anda tidak perlu melakukan lagi klik melalui
menu, submenu, dan dialog box yang bertingkat-tingkat.
Hanya dengan satu klik command atau perintah yang Anda


» OFFICE 2007 USER INTERFACE

inginkan, bisa dimunculkan dan digunakan secara cepat dan
mudah.

Menggunakan Menu ″Ribbon″
Salah satu fitur yang sangat baru dan diandalkan oleh Office
2007 adalah fitur yang dinamakan Ribbon. Ribbon adalah
pengganti dari sistem menu yang cukup rumit pada versi
Office sebelumnya. Ribbon terletak pada bagian atas dari
work area pada seluruh aplikasi Office 2007 seperti Word,
Excel, Powerpoint, dan Access yang akan memberikan kepada
Anda tabs, contextual command, dan sebagainya sesuai
dengan operasi apa yang akan Anda kerjakan.

Menu Riboon, baru dari Office 2007.

Ribbon pada excel 2007.

Ribbon terdiri atas beberapa komponen seperti di bawah ini:

Quick Access Toolbar
Terletak di sebelah kiri atas dari window yang bisanya
bergambar lambang Microsoft Office untuk membuka file



menu. Dan di sebelahnya Anda bisa melakukan save, undo,
dan redo yang dilambangkan dengan icon.

Quick access toolbar.

Commands Tabs
Biasanya terdapat beberapa pilihan, yaitu Home, Insert, Page
Layout, References, Mailings, Review, dan View pada Word
2007. Letaknya adalah di bawah window title bar,
memanjang dari kiri ke kanan.

Command Tabs.

Command Sets
Adalah perintah yang terdapat pada setiap tab yang Anda
pilih dan yang ingin gunakan. Nama dari command set
terdapat di bawah perintah tersebut, contohnya Clipboard,
Font, Paragraph, Styles, dan Editing dalam Word 2007.

Command Sets.



Contextual Command
Fitur ini sama fungsinya dengan help, di mana hanya akan
muncul jika kursor dari mouse Anda menyorot salah satu
objek yang akan Anda gunakan atau pilih.

Contextual Command.

Lebih Lanjut dengan ″Ribbon″
COMMAND TABS
Command tabs berhubungan langsung dengan pekerjaan
yang ingin Anda lakukan atau ciptakan. Misalnya, di Excel
2007, terdapat command tabs, antara lain Home, Insert, Page
Layout, Formulas, Data, Review, dan View. Ketika membuat
sebuah worksheet, Anda tentu memerlukan salah satu
command tersebut apakah itu data entry yang ada di dalam
command home, editing di dalam command insert, atau
formatting di dalam command Page Layout. Semua terserah
Anda.
Setelah itu di dalam proses berikutnya, Anda juga mungkin
akan memerlukan analyzing di dalam command formula,
melakukan sorting, filtering, consolidating, dan validating di
dalam command data.

Command Tabs di Excel 2007.



COMMAND SETS
Bermacam-macam command sets akan muncul di dalam
ribbon tergantung pada berapa tab atau perintah yang akan
Anda pilih. Kita ambil contoh pada PowerPoint 2007, ketika
Anda memilih command tabs Home misalkan, akan muncul
beberapa set perintah yang di bawah dari masing-masing
perintah tersebut memiliki nama grup tersendiri. Ini yang
dinamakan command sets, di mana perintah-perintah yang
ada sudah diatur per grup sesuai dengan fungsi dan
kegunaannya.

Command Sets di PowerPoint 2007.

CONTEXTUAL TOOLS
Berbeda dengan command sets, contextual tools hanya akan
muncul jika Anda memilih sebuah objek tertentu pada
dokumen pekerjaan Anda. Kita ambil saja contoh pada Word.
Jika Anda membuat tabel pada Word, contextual tools akan
muncul secara otomatis pada ribbon, tepatnya ada di atasnya.
Pada kasus ini, tools set hanya akan menunjukkan dua buah



tab yang lebih spesifik terhadap objek tabel, yaitu Design dan
Layout. Tab Design bisa Anda gunakan untuk mengatur
tampilan tabel tersebut sesuka Anda. Dan tab Layout bisa
digunakan untuk mengatur posisi data pada tabel dan
pengaturan cells dari tabel tersebut.

Contextual Tools.

DIALOG LAUNCHERS
Beberapa command sets pada ribbon juga bisa ditampilkan
dalam bentuk dialog box tradisional. Adanya sebuah icon
panah pada sebelah kanan bawah di setiap command sets
mengindikasikan bahwa Anda bisa memilih ″launcher″
tersebut untuk menampilkan perintah-perintah tersebut
dalam bentuk dialog box konvensional. Contohnya, jika Anda
memilih command Font pada excel 2007, kemudian Anda
mengklik tombol launcher-nya, maka akan muncul dialog box
format cells secara lengkap, sama dengan versi Office
sebelumnya.



Dialog Launchers.

Anda juga akan menemukan dialog launcher pada setiap
gallery yang menunjukkan adanya advanced option yang
ditunjukkan dengan bentuk panah drop down.

Dialog Launcher dengan advanced option.

GALLERIES
Fitur galleries adalah salah satu fitur terbaru dari Office 2007,
di mana Anda bisa menentukan tampilan dokumen sesuka
hati Anda hanya dengan cara point and click saja. Sangat
mudah dilakukan.



Office 2007 memiliki dua tipe galleries. Salah satunya adalah
galleries dengan sedikit pilihan yang ditampilkan langsung
pada ribbon dan satunya lagi adalah tipe galleries dengan
pilihan yang sangat lengkap seperti pilihan styles, themes,
dan margins pada Word 2007, misalkan. Galleries dengan
pilihan yang lengkap berbentuk drop down menu yang dibagi
per grup, sehingga Anda bisa memilih galleries yang
diinginkan.
Sebelum menentukan pilihan ada fungsi yang disebut
dengan Live Preview, di mana Anda akan mengetahui hasil
dari dokumen Anda tersebut setelah Anda memilih galleries
yang ditentukan, sehingga Anda bisa menentukan galleries
tersebut sesuai dengan yang diinginkan atau tidak.

Galleries.



Interface Baru di Office 2007
NEW FILES MENU
Salah satu yang paling terlihat dari Office 2007 adalah tombol
File Menu. Berbeda dengan File Menu versi yang lama, kali ini
pada Office 2007 file menu diubah sedemikian rupa sehingga
lebih bersahabat.
Tombol file menu terletak di sebelah kiri atas yang
berbentuk gambar lambang Office. Pada file menu yang baru
terdapat dua panel. Panel yang pertama adalah panel utama
di mana di situ terdapat pilihan task seperti New, Open, Save,
Save As, Print, dan sebagainya. Sedangkan, di sisi kanan
adalah pengembangan dari task-task yang berhubungan
dengan task utama. Misalkan Anda memilih task Prepare,
maka secara otomatis di sebelah kanan akan muncul segala
sesuatu yang berhubungan dengan task prepare.

Files Menu terbaru di Office 2007.



QUICK ACCESS TOOLBAR
Pada button di sebelah lambang Microsoft (File Menu)
terdapat beberapa icon yang menandakan itu adalah Quick
Access Toolbar. Beberpa tombol yang sangat familiar dengan
Anda adalah save, undo, dan redo. Quick Access ini terdapat
pada seluruh aplikasi Office 2007, baik Word, Excel,
Powerpoint, dan lainnya. Karena fitur ini merupakan fitur
core dari Office 2007.
Anda juga bisa meng-customize quick access toolbar ini
dengan menambahkan tools yang sering digunakan.

Quick Access Toolbar.

NEW VIEW CONTROLS
Command yang berubah cukup drastis adalah command view
controls yang bisa Anda gunakan untuk melakukan setting
bentuk dari dokumen Anda. Anda akan melihat pilihan
lengkap pada command view tersebut yang sangat berbeda
dari versi sebelumnya.
View tools yang sudah sangat Anda kenal akan tetap
muncul di sebelah kiri bawah dari dokumen Anda, sedangkan
pada kanan bawah dokuman terdapat fungsi untuk
melakukan Zoom, di mana fungsi ini bisa Anda jalankan



ketika sedang bekerja. Fungsi ini tidak ada pada Office versi
sebelumnya.

Fitur Zoom di Office 2007.

View Controls baru di Office 2007.


MULAI DENGAN EXCEL 2007 «

Bab 3
Mulai dengan
Excel 2007
Selain membahas proses instalasi dan fitur terbaru
dari Office 2007, buku ini juga akan membahas
sedikit tentang Excel 2007.

Saat Anda memulai bekerja dengan Excel 2007, aplikasi ini
akan mulai dengan workbook yang kosong dengan tiga
bagian worksheet yang bisa terlihat di bagian kiri bawah dari
workbook.
Anda bisa men-delete, menambah, mengubah,
menyembunyikan worksheet di dalam workbook tanpa harus
men-delete-nya secara bebas. Anda juga bisa meng-copy
worksheet tersebut ke dalam workbook baru, atau
memindahkan worksheet tersebut ke dalam workbook baru
tanpa meninggalkan bekas.
Pada bab ini akan dijelaskan segala sesuatunya tentang
workbook, bagaimana Anda membuatnya, memodifikasinya
untuk menjadikan workbook tersebut mudah untuk
kustomisasi pada Excel 2007.
Juga tak ketinggalan adalah fitur-fitur dan fungsi menarik
yang tidak akan Anda jumpai pada versi Office manapun
selain di Office 2007, utamanya pada aplikasi Excel 2007.
Seperti fungsi cell style, table style, shapes, dan fungsi
conditional formating yang sungguh berbeda.


» MULAI DENGAN EXCEL 2007

Membuat Workbooks Baru
Setiap Anda ingin menyimpan data atau pekerjaan yang tidak
ada relasi keterkaitannya satu dengan yang lain, Anda tentu
memiliki inisitaif untuk membuat suatu workbook baru
dengan tujuan supaya Anda tidak dibingungkan kemudian.
Secara default, workbook baru di Excel 2007 memiliki tiga
buah worksheets. Anda bisa men-delete atau menambah
worksheets tersebut sesuka hati, tergantung pada kebutuhan.
Membuat sebuah workbook baru menjadi cara yang sangat
mudah dibandingkan harus menambah worksheets. Cukup
klik pada Microsoft office button, pilih menu new, dan
kemudian pilih bentuk workbook yang ingin Anda pakai.
Anda juga bisa men-download template-template yang
sangat menarik dan berguna bagi Anda langsung di situs
resmi Microsoft Office.
Pilihan workbook akan digolongkan terhadap fungsinya,
kebanyakan yang sudah digolongkan adalah berbentuk
template, namun Anda tetap bisa mengubahnya secara
manual. Jika ingin memulai halaman yang benar-benar baru
dan kosong, pilih blank workbook.

Pilihan membuat workbook baru di Excel 2007.



Setelah sukses membuat workbook baru yang sesuai
dengan kebutuhan, selanjutnya Anda bisa menambahkan
informasi tambahan yang lebih detail terhadap workbook
Anda tersebut. Hal ini perlu dilakukan jika menginginkan
workbook Anda nantinya mudah dicari, hanya dengan
mengetikkan kata yang spesifik yang sudah Anda atur
sebelumnya dalam workbook tersebut.
Untuk mengisikan properties tambahan, klik pada file
menu, kemudian pilih prepare, kemudian properties. Akan
muncul menu baru di bawah ribbon yang mengindikasikan
document properties. Di sini Anda bisa mengisikan properties
di workbook Anda secara lebih detail.

Properties tambahan untuk melengkapi dokumen Anda.

Anda juga bisa memilih custom properties dengan memilih
Advanced properties pada workbook tersebut. Letaknya ada
di tab document properties.

Custom Properties bisa juga Anda aplikasikan.



Memodifikasi Workbooks dan Worksheets
Kebanyakan Anda menggunakan aplikasi Excel ini adalah
untuk melakukan perhitungan bisnis atau pekerjaan yang ada
hubungannya dengan hitung-menghitung dan laporan-
laporan yang lebih banyak diwakili dengan tabel-tabel mulai
dari yang mudah sampai dengan yang sangat rumit. Pada
aktivitas sebuah bisnis, tentu terdapat beberapa laporan yang
berbeda, entah itu laporan keuangan, distribusi barang, atau
laporan yang mewakili bulan dan tahun, dan sebagainya.
Untuk itu, Excel menyediakan fitur yang dinamakan
worksheets yang ada di dalam woorkbook. Pada posisi default
worksheet terdiri dari tiga worksheet yang berbeda yang
nantinya bisa Anda delete atau tambah sesuai dengan
keperluan. Worksheet tersebut terletak dibagian kiri bawah
dari workbook di Excel 2007.

Worksheets dalam workbook.

Sangat mudah untuk menambahkan worksheets baru,
cukup klik kanan pada worksheets manapun dan pilih insert
atau gunakan shortcut Shift+F11. Anda bisa membuat
worksheets sesuai dengan kebutuhan.

Menambahkan worksheet baru.

Anda juga bisa memindahkan atau meng-copy dari
worksheets lain ke dalam workbook yang sedang Anda



kerjakan tersebut. Klik kanan pada bagian worksheets dan
pilih Move or copy. Kemudian ikuti perintah selanjutnya.

Memindahkan atau meng-copy worksheet antar-workbook.

Untuk melakukan delete, hide, unhide, dan rename
masing-masing worksheets lakukan dengan cara di atas,
namun pilih perintah yang sesuai yang Anda ingin lakukan
dengan worksheets tersebut.

Pilihan lain untuk mengatur worksheets Anda.

Fitur Formatting Baru
Pada Excel 2007, juga ada beberapa fitur baru yang tidak bisa
Anda temukan pada versi Office sebelumnya. Fitur ini dibuat
oleh developer bertujuan untuk memudahkan pekerjaan



Anda, supaya lebih friendly dan enak digunakan dan
tentunya enak juga dibaca. Di antaranya formatting baru
yang akan kami bahas adalah cell style, table style, shapes,
smartart, dan wordart.

CELL STYLE
Salah satu fitur yang menarik dari Excel 2007 dibanding versi
yang lain adalah Cell Style. Pada fitur ini, Anda bisa
menciptakan kolom pada workbook Anda dengan cukup
menarik. Fitur ini hanya bisa digunakan untuk kolom tertentu
saja, apakah Anda ingin membuat heading atau membuat
kolom dengan warna-warni yang menarik.
Caranya cukup mudah. Pilih terlebih dahulu kolom yang
ingin Anda percantik, kemudian pilih command Cell Styles.
Akan muncul menu drop down, di mana Anda bisa langsung
memilih bentuk style yang Anda inginkan, tentunya akan
ditampilkan secara Live Preview terlebih dahulu sebelum
Anda memilih style yang tepat bagi kolom Anda tersebut.



Fitur Cell Style.

TABLE STYLE
Fitur selanjutnya yang cukup membantu adalah table style. Di
sini Anda bisa membuat bentuk tabel secara cepat yang
tentunya sesuai dengan kebutuhan.
Sebelum menggunakan fitur ini, Anda harus menentukan
seberapa besar tabel yang akan dibuat terlebih dahulu.
Setelah sudah ditentukan, baru pilihlah command format as
table dan kemudian akan muncul menu drop down. Di sini
Anda bisa memilih table style sesuai dengan keinginan mulai
dari type light, medium, dan dark. Sesuaikan dengan selera
Anda.



Fitur Table Style.



SHAPES
Fitur yang satu ini sangat menarik dan berguna. Bukan hanya
pada di aplikasi Excel 2007, namun pada setiap aplikasi yang
ada di Office 2007 semua dilengkapi dengan fitur ini.
Dengan fitur ini, Anda akan dokumen atau pekerjaan yang
Anda buat, khususnya di workbook pada Excel 2007 akan
semakin terlihat menarik untuk dilihat. Dengan fitur shape,
Anda bisa membuat berbagai tanda simbol pada woorkbook
Anda, baik berbentuk dua dimensi atau malah dua dimensi.
Dijamin workbook milik Anda akan semakin indah dilihat.
Caranya, cukup mudah saja, pilih command insert, kemudian
pilih shape, lalu akan muncul menu drop down yang cukup
panjang. Di sini Anda bisa memilih shape apa yang ingin
ditampilkan pada woorkbook Anda tersebut.



Fitur shapes yang bisa Anda gunakan bebas di Excel 2007.

SMARTART
Fitur ini merupakan salah satu fitur andalan dari Office 2007.
Bukan hanya di aplikasi Excel 2007 saja, namun di semua
aplikasi yang ada di Office 2007 terdapat juga fitur SmartArt.
SmartArt adalah sebuah wizard yang berbentuk graphics, di
mana Anda bisa memilih berbagai macam bentuk mulai dari
bentuk List, Process, Cycle, Hierarchy, Relationship, Matrix,
dan Pyramid. Dari berbagai bentuk tersebut, Anda bisa
menentukan lagi mana graphics yang benar-benar tepat
untuk pekerjaan Anda tersebut. Anda akan dipandu
sepenuhnya dengan SmartArt ini, dengan demikian meskipun
Anda seorang yang awam sekalipun, Anda pasti bisa
memukau atasan Anda dengan laporan bulanan yang sudah
susah payah dikerjakan. Tentunya dengan bantuan dari
SmartArt.
Caranya cukup mudah, pilih command insert, kemudian
pilih SmartArt. Di sini akan muncul pilihan menu yang



digolongkan dengan berbagai bentuk, pilih salah satu
graphics yang ingin ditampilkan pada woorkbook Anda
tersebut. Ikuti wizard yang diharuskan oleh SmartArt
tersebut, seperti mengisikan text, data angka, dan
sebagainya. Dan tidak lama SmartArt Anda akan terbentuk
dengan sempurna.

Fitur yang menarik di Office 2007.



WORDART
Fitur ini sebenarnya sudah ada pada versi Office terdahulu, di
mana dengan fitur ini Anda bisa membentuk huruf atau biasa
digunakan untuk membentuk judul dengan ukuran yang lain
dari biasa dan juga bentuk juga lain dari biasanya.
Pada Office 2007, fitur WordArt terdapat pada semua
aplikasi di dalam Office 2007 tanpa terkecuali. Pada versi
terbaru ini, WordArt menampilkan bentuk yang lebih
sempurna. Mulai dari bentuk yang biasa digunakan, bentuk
timbul, sampai dengan berbentuk tiga dimensi semua ada di
sini sehingga Anda lebih bebas menentukan bentuk dari text
WordArt Anda.

WorArt lebih lengkap pada Office 2007.



Caranya pilih command insert, kemudian pilih WordArt
yang ditandai dengan icon huruf A berwarna biru. Kemudian
akan muncul banyak pilihan huruf, klik bentuk huruf yang
Anda inginkan, kemudian Anda diharuskan mengisikan huruf
atau kalimat yang ingin ditulis. Setelah selesai, akan muncul
contextual tools, di mana Anda bisa lebih membentuk kalimat
Anda tersebut sesuai dengan keinginan.


CONDITIONAL FORMATTING «

Bab 4
Conditional
Formatting
Apa saja kelebihan Conditional Formatting dan
bagaimana cara menggunakannya? Simak pada
bab ini!

Conditional Formatting bukan hal yang baru di Excel, namun
khusus untuk Excel 2007 fitur ini diubah sedemikian lengkap,
hingga dari sisi user interface-nya sangat mudah digunakan.
Tentunya hal ini berimbas pada cara penggunaan conditional
formatting secara mudah, bahkan untuk orang awam
sekalipun. Conditional formatting ini sendiri ditujukan untuk
membuat rule-rule atau aturan terhadap data yang sudah
Anda kerjakan pada workbook di Excel 2007. Tujuannya
supaya data yang ada di workbook Anda bisa terbaca dengan
baik dan tidak membingungkan bagi yang membaca
workbook Anda tersebut. Malahan dengan conditional
formatting ini, diharapkan workbook Anda akan lebih
menarik untuk disimak, daripada Anda menggunakan
workbook dengan data yang tidak dibarengi dengan fungsi
conditional formatting.
Sebagai contoh, misalkan Anda ingin membuat sebuah
data dari angka 10−100 dengan dilengkapi aturan bahwa
angka 1 merupakan angka terkecil dan angka 100 merupakan
angka terbesar. Anda bisa menggunakan fitur conditional


» CONDITIONAL FORMATTING

formatting dengan pilihan warna, di mana semakin tebal
warna yang ada pada data tabel tersebut, maka semakin
besar angka yang ada pada data tersebut.

Menu Conditional Formatting dan contoh yang sudah kami buat.



Conditional Formatting Menu
Khusus pada bab ini, kami akan menjelaskan segala sesuatunya
yang ada pada conditional formatting di Excel 2007. Seluruh
menu yang ada di dalamnya akan dijelaskan secara detail,
beserta contoh penggunaanya supaya Anda yang awam
menggunakan fitur ini juga bisa ikut merasakan kemudahan
dan keasyikan dari fitur conditional formatting tersebut.

Highlight Cell Rules
Sesuai dengan namanya, fungsi ini digunakan untuk
mengatur rule atau menerapkan aturan terhadap data di
dalam workbook Anda. Data yang akan Anda atur akan di-
highlight dengan warna untuk membedakan antara data
yang ada di satu kolom dengan kolom lainnya. Beberapa
submenu yang disediakan pada pilihan ini adalah sebagai
berikut:

Greater Than
Fungsi ini digunakan untuk mengatur data yang ingin Anda
tandai dengan rule bahwa data yang diberi warna atau
ornamen berbeda adalah lebih besar dari data yang lain.
Biasanya dalam hal ini adalah data yang mengandung angka.

Fungsi Greater Than.



Less Than
Fungsi ini adalah kebalikan dari fungsi di atas, rule yang
diterapkan adalah seluruh data yang diberi warna atau
ornamen tertentu adalah data yang lebih kecil dari data
lainnya. Masih data yang dimaksud pasti berbentuk angka.

Fungsi Less Than.

Between
Jika Anda ingin menandai data mana saja di antara data yang
lain secara mudah, gunakan fungsi ini. Contohnya, Anda ingin
menandai angka antara 33 sampai 78, mana saja yang terma-
suk di dalamnya secara otomatis akan tertandai. Cukup
mudah, bukan?

Fungsi Between.



Equal To
Jika Anda memiliki banyak data dan kemudian ingin secara
mudah menemukan data yang diinginkan, maka gunakan
fungsi ini. Dengan fungsi ini, seluruh angka atau data yang
anda ketikkan pada dialog box yang muncul akan ditandai
secara otomatis. Sehingga Anda akan lebih mudah
menemukan data yang diinginkan.

Fungsi Equal To.

Text That Contains
Jika ingin menandai text tertentu, atau hanya ingin sekadar
mengetahui di mana letak teks yang Anda cari dalam data
workbook Anda, gunakan fungsi ini.

Fungsi Text That Contains.



Duplicate Values
Di setiap Data, pasti ada kemiripan satu sama lain atau yang
biasa disebut dengan duplikat. Untuk bisa menemukan dan
menandai duplikat tersebut jika diperlukan, Anda bisa
menggunakan fungsi yang satu ini. Dengan begitu, Anda
tidak perlu mencari lagi satu persatu secara manual.
Selain duplikat, pada fungsi ini juga ada pilihan unique, di
mana jika ada satu angka atau huruf/kalimat yang unik akan
ditandai secara otomatis.

Fungsi Duplicate Values.

TOP/BOTTOM RULES
Perintah ini digunakan untuk melakukan short terhadap data
pada workbook Anda, khususnya digunakan terhadap data
yang berbentuk angka. Secara garis besar, perintah ini akan
mencari angka tertinggi, terendah, dan rata-rata dari data yang
ingin Anda short. Seperti halnya pada perintah Highlight Cell
Rules, pada perintah ini juga terdapat beberapa macam fungsi.

Top 10 Items
Fungsi ini digunakan untuk melakukan shorting angka-angka
pada data Anda untuk mencari nilai yang terbesar. Dalam
contoh, kami mencari 10 nilai terbesar dari data yang ada.



Fungsi Top 10 Items.

Top 10%
Fungsi ini hampir sama dengan fungsi sebelumnya, perbeda-
annya data yang di-sorting adalah data yang memiliki angka
terbesar di dalam data yang dimaksud. Seperti contoh, kami
mencoba men-sorting data sebanyak 10% dari total data yang
ada.

Fungsi Top 10%.



Bottom 10 Items
Kebalikan dari Top 10 Items, kali ini fungsi tersebut
digunakan untuk men-sorting data yang terendah dari data
yang disediakan. Pada contoh, kami men-sorting 10 angka
terendah dari data yang sudah disiapkan.

Fungsi Bottom 10 Items.

Bottom 10%
Kebalikan juga dari fungsi Top 10%. Fungsi ini bisa digunakan
untuk melakukan sorting data terendah dari beberapa persen
data yang kita inginkan. Dalam contoh kami melakukan
sorting sebanyak 10% dari data yang ada.



Fungsi Bottom 10%.

Above Average
Fungsi ini digunakan untuk mencari data yang menunjukkan
nilai di atas rata-rata dari data yang sudah Anda tentukan
sebelumnya.

Fungsi Above Average.



Below Average
Fungsi ini digunakan untuk mencari data yang menunjukkan
nilai di bawah rata-rata dari data workbook yang sudah ada.
Biasanya data ini berbentuk angka. Kebalikan dari fungsi
above average.

Fungsi Below Average.

DATA BARS
Conditional Formatting jenis ini digunakan untuk lebih
memperjelas berapa perbedaan angka tersebut dengan angka
terbesar dari suatu data dalam workbook. Perbedaan tersebut
ditandai dengan adanya bar yang dilengkapi dengan gradasi
warna yang cukup bagus, sehingga secara langsung Anda
akan bisa melihat perbedaan dari satu angka dengan angka
yang lainnya.
Anda bisa memilih berbagai format data baris yang sudah
disediakan di Excel 2007, namun perbedaan format tersebut
didasarkan pada perbedaan warna saja.



Fungsi Data Bars.

COLOR SCALES
Perintah ini bisa digunakan untuk membuat data Anda lebih
berwarna. Color scales akan membuat data Anda memiliki
perbedaan antara satu data dengan yang lain. Perbedaan
didasarkan dari besar kecilnya suatu angka atau bilangan.
Anda bisa memilih beberapa macam format, apakah Anda
ingin menggunakan dua warna atau tiga warna bergradasi.
Sebagai contoh, kami menggunakan data dari beberapa
bilangan yang kami buat secara acak. Kami menggunakan
tiga warna bergradasi dan hasilnya warna solid terdapat pada
bilangan yang terbesar, bilangan yang dianggap bernilai
ditengah dibedakan lagi warnanya, begitu juga dengan
bilangan yang nilainya paling rendah.



Fungsi Color scales.

ICON SETS
Command Icon Sets ini yang paling kami suka dari fungsi yang
lain. Dengan fitur ini, Anda bisa membuat data Anda terlihat
lebih menarik. Icon-icon yang akan Anda tampilkan akan
sesuai dengan bilangan yang sudah ditentukan. Misalkan
Anda ingin membuat sebuah report dengan menampilkan
bilangan dari 10-100, maka icon sets akan menerjemahkan
bilangan itu ke dalam bentuk icon. Sehingga report Anda
tidak hanya berupa bilangan saja, namun juga ada icon di
samping bilangan tersebut.



Fungsi Icon Sets.

Icon yang disediakan cukup banyak, bahkan Anda juga bisa
melakukan kustomisasi terhadap rule-rule yang ada. Icon
seperti bendera, tanda panah, dan tanda bulatan sudah
disediakan pada fitur ini. Cukup diperlukan sedikit kreasi dari
Anda.


LET’S FUN WITH DATA «

Bab 5
Let’s Fun with
Data
Bermain main dengan data di Excel 2007?
Mengapa tidak? Simak cara-cara berikut supaya
Anda tidak bosan.
Dalam Microsoft Excel 2007, Anda bisa memvisualisasikan
data atau informasi yang sedang dikerjaan saat ini dengan
menggunakan bantuan charts, graphics, dan formatting.
Namun, yang terpenting dalam workbook Anda tersebut
tentunya adalah data. Dengan belajar meng-input data secara
efektif, tentunya Anda akan mendapatkan hasil yang lebih
sempurna, kesalahan yang minim, dan waktu Anda untuk
menganalisis data yang sudah di-input tersebut menjadi
banyak sehingga Anda bisa lebih teliti dalam memutuskan
sesuatu.
Excel 2007 menyediakan berbagai macam tool yang bisa
digunakan untuk mengatur data yang di-input secara lebih
efektif. Contohnya pada Excel 2007, Anda bisa mengatur data
Anda langsung ke dalam bentuk tabel supaya Anda bisa
menganalisis dan kemudian menyimpan data tersebut secara
cepat dan mudah.
Juga Anda bisa meng-input data berbentuk series secara
cepat, mengulang satu atau lebih data value, atau Anda bisa
juga mengontrol Excel 2007 dalam melakukan format cell,
colums, atau rows antara satu worksheet dengan worksheet


» LET’S FUN WITH DATA

yang lainnya. Dan Anda bisa melakukan kegiatan tersebut
dengan sangat mudah di Excel 2007.
Selain itu, dalam Excel 2007 Anda juga bisa melakukan
pengecekan terhadap spelling yang ada dalam text di
worksheet, mencari kata alternatif di fungsi Thesaurus, dan
bahkan menerjemahkan satu kata ke bahasa lain.

Meng-input Data
Setelah Anda membuka workbook untuk mulai bekerja, tentu
hal yang berikutnya akan Anda lakukan adalah memasukkan
data pada workbook tersebut. Cara yang paling mudah
adalah langsung memilih salah satu cell kemudian Anda
mengetikkan data. Hal ini sangat efektif jika data yang ingin
Anda input tidak terlalu banyak dan rumit, namun jadi
bermasalah dan tidak ideal jika cara ini digunakan untuk
meng-input banyak data dengan tingkat kesulitan cukup
rumit.
Sebagai contoh, kami akan membuat layout workbook
dengan isian data yang cukup banyak. Jika Anda ingin
membuat suatu urutan bulan, misalnya, tanpa ingin
mengetikkan data tersebut, maka Anda bisa melakukan copy
paste terhadap data tersebut. Namun, ada cara yang lebih
mudah lagi, yaitu dengan menggunakan fungsi AutoFill.
Dengan fungsi ini, Anda cuma harus mengetikkan data
pertama, misalkan saja Anda mengetikkan bulan January dan
Anda ingin membuat data bulan sampai September, cukup
arahkan cell pada teks January kemudian pada sisi kanan
bawah kursor mouse Anda drag ke bawah atau ke samping
sesuai kebutuhan. Secara otomatis, teks akan bertambah
menjadi January, February, March, April, dan seterusnya.



Cara mudah meng-input data dengan fasilitas AutoFill.

Anda juga bisa menggunakan fungsi Copy Cell pada menu
fill handle tersebut. Fungsi ini digunakan untuk meng-copy
salah satu data di dalam cell ke cell lain sesuai dengan
keinginan, sehingga Anda tidak perlu mengetikkan ulang
data tersebut.



Gunakan Copy Cell untuk menduplikat data Anda.

Mengubah Data Secara Cepat
Excel 2007 memiliki sangat banyak data, lebih dari jutaan
kolom jika mau dihitung. Jika ingin menemukan data Anda di
antara jutaan kolom tersebut, rasanya tidak mungkin jika
Anda harus mencari satu per satu dengan menyusuri seluruh
kolom yang ada di worksheet Anda. Di samping akan sangat
menyita waktu Anda tentu akan sangat menyulitkan.
Solusinya, Anda bisa menggunakan command Find and
Replace, di mana dialog box tersebut memiliki dua buah tab,
yaitu Find dan lainnya adalah Replace. Dengan fungsi Find ini
Anda bisa mencari data yang diinginkan secara mudah,
sedangkan untuk mengubahnya Anda tinggal berpindah tab
saja ke pilihan Replace. Jangan lupa, jika Anda memerlukan



control tambahan pada dialog box find and replace supaya
Anda bisa mencari data secara lebih detail lagi, Anda cukup
mengklik tombol option yang secara otomatis akan
menambah pilihan pada menu dialog box tersebut.

Command pilihan untuk Find and Replace.

Dialog box dengan menu Find.



Dialog box dengan menu Replace.

Melakukan Filtering Data
Fungsi lain yang cukup menarik untuk digunakan adalah
Filtering data, di mana dengan fungsi ini Anda bisa
melakukan filtering terhadap data yang sudah dipilih. Pilihan
Anda terhadap data tersebut akan menyebabkan seluruh data
yang sama dengan data yang dipilih akan muncul berapapun
banyaknya. Sebaliknya, jika data tidak cocok dengan data
yang Anda pilih, maka data tersebut tidak akan dimunculkan
dalam workbook, otomatis akan di-hide.
Untuk melakukan filtering cukup mudah, klik kanan pada
data yang ingin Anda filter. Kemudian pilih menu filtering, di
situ ada beberapa pilihan filtering berdasarkan apa yang
Anda inginkan, berdasar pada value (jika data berbentuk
angka), atau berdasarkan warna (jika data memiliki ciri warna
tertentu), dan lain sebagainya. Sebagai contoh, kami
menggunakan filtering data berdasarkan value.



Cara melakukan filtering data.

Kiri: data sebelum filtering. Kanan: data setelah dilakukan filtering.

Melakukan Sorting Data
Selain bisa melakukan filtering data, Anda juga bisa
menggunakan fungsi sorting data di Excel 2007. Fungsi ini
masih sama seperti yang ada pada versi Office sebelumnya.
Namun pada Excel 2007, fungsi ini lebih disempurnakan lagi.



Jika pada versi sebelumnya, Anda harus bersusah payah
mencari tombol fungsi sorting ini pada command tools di
bagian atas workbook, pada Excel 2007 letak fungsi sorting
sangat mudah ditemukan. Yaitu, pada saat Anda mengklik
kanan sebuah data di dalam cell workbook Anda, maka secara
otomatis fungsi sorting data akan muncul dengan segera.
Sorting data pada pekerjaan Anda bisa dilakukan tehadap
data dengan tipe teks ataupun yang bertipe angka. Ada dua
fungsi sorting data yang bisa diterapkan pada data Anda.
Fungsi pertama adalah Ascending dan fungsi kedua adalah
Descending.

Menu sorting pada ribbon.

Cara melakukan sorting data.



Sorting Data Secara Ascending
Fungsi ini bisa Anda gunakan untuk mengurutkan data dari
atas ke bawah, atau dari samping kiri ke samping kanan sesuai
dengan yang diinginkan. Ascending akan mengurutkan data
Anda mulai dari nilai yang terkecil sampai dengan yang
terbesar. Untuk data dengan bentuk angka, ia akan mencari
nilai yang terkecil dari angka tersebut, kemudian secara
berurutan ke bawah sampai dengan nilai yang terbesar. Untuk
data yang berbentuk teks, ia akan dilihat dari huruf awalnya
dan akan mengurutkannya dari huruf yang pertama (sesuai
abjad) dan seterusnya sampai dengan huruf yang terakhir.

Melakukan sorting data secara ascending.

Sorting Data Secara Descending
Kebalikan dari fungsi ascending, fungsi descending digunakan
untuk mengurutkan data baik teks atau angka dari nilai
terbesar terlebih dahulu kemudian berurutan ke nilai yang
terkecil. Untuk sorting data yang berbentuk angka, sorting
akan dimulai dari nilai yang terbesar dahulu kemudian



berlanjut ke nilai yang terkecil. Untuk data yang bertipe teks,
sorting akan dimulai dari huruf terakhir dari abjad dan
berlanjut seterusnya ke huruf pertama dari abjad. Masing-
masing teks diurutkan dari huruf pertamanya.

Melakukan sorting secara descending.

Custom Sorting
Satu lagi yang bisa Anda dapatkan pada fungsi sorting
tersebut adalah custom sorting, di mana Anda bisa melakukan
sorting data tidak hanya secara ascending atau descending,
namun sesuai dengan keinginan.
Andalah yang harus menentukan aturan atau rule yang
ingin dilakukan dalam melakukan sorting data. Ketika
memilih custom sorting, Anda akan dihadapkan pada sebuah
dialog box, di mana di dalamnya Anda harus mengisi field-
field yang sudah tersedia. Jika Anda sudah mengisi field
tersebut sesuai dengan keinginan, maka hasil sorting juga
akan muncul sesuai dengan apa yang Anda isikan dalam
dialog box tersebut.



Melakukan sorting data secara custom.

Dialog box pada custom sorting.


SAVING FILES! «

Bab 6
Saving Files!
Anda bisa menyimpan data pada Excel 2007
dengan berbagai macam format. Apa saja fitur
saving yang dimiliki oleh Excel 2007? Simak
selengkapnya pada bab ini.

Berbagai fitur dan fungsi menarik sudah kami berikan pada
bab-bab sebelumnya. Pada bab ini, Anda akan mengetahui
apa saja format yang didukung dalam melakukan saving
sebuah dokumen workbook khususnya. Hal ini menjadi
penting, mengingat cara peyimpanan pada Excel 2007
meskipun terlihat sama dengan versi-versi Office sebelumnya,
namun hasil saving dokumen yang diberikan cukup berbeda.
Hal yang paling terlihat adalah format yang dihasilkan saat
disimpan berbeda dari Office sebelumnya yang biasanya ber-
ekstensi .doc, .xls, atau .ppt. Kali ini untuk dokumen yang
disimpan pada Office 2007 secara umum akan berubah
ekstensinya dengan .docx, .xlsx, atau .pptx. Di mana yang
cukup disayangkan bahwa ekstensi tipe baru dari Office 2007
tersebut tidak bisa dijalankan pada Office yang memiliki versi
di bawahnya, baik Office XP ataupun Office 2003.
Jika dibandingkan secara besar files yang dihasilkan saat
penyimpanan dokumen, terlihat perbedaan jumlah yang
sangat signifikan dibandingkan jika Anda menyimpan
dokumen dalam bentuk .doc, .xls, atau.ppt, yang tentunya
dilakukan pada Office versi lama. Untuk Office 2007, besar
files saat dilakukan saving akan mengecil hingga kurang lebih
50% jika dibandingkan dengan cara penyimpanan yang
dihasilkan oleh Office versi lama. Tentunya, hal ini menjadi

: Get Strated with Microsoft Office Excel 2007 73

» SAVING FILES!

penting ketika Anda memiliki space atau ruang harddisk yang
terbatas, atau mungkin Anda memiliki UFD dengan kapasitas
cukup kecil. Hal ini tentunya berpengaruh juga dari lama
tidaknya proses penyimpanan itu berlangsung, meskipun kita
semua tahu bahwa untuk menyimpan satu file dokumen, baik
pada Word, Excel, atau aplikasi Office yang lainnya tidaklah
diperlukan waktu yang lama, hanya sekedipan mata saja.

Cara menyimpan pekerjaan Anda di Office 2007.

Anda juga bisa menyimpan file dokumen Anda secara
langsung (Save) atau dengan menekan tombol shortcut, yaitu
Ctrl+S.

74 : Get Strated with Microsoft Office Excel 2007

SAVING FILES! «

Menyimpan dokumen dengan Ctrl+S.

Hasil saving dari salah satu file bisa Anda lihat pada gambar
berikut. Kapasitas file-nya lebih besar dan file yang disimpan
memiliki ekstensi Office seperti biasa, yaitu .xls.
MIC UGM pernah melakukan suatu penelitian kecil-kecilan
dimana hasil saving dari dokumen di Office 2007 akan jauh
lebih kecil sekitar 64% dibandingkan dengan saving dokumen
di Office 2003. Anda bisa melihat langsung pada link berikut
http://micresearch.net/post/Office-2007-New-File-Format-
Analysis.aspx.


» SAVING FILES!

Hasil saving di Office 2003.

Hasil penyimpanan untuk file Excel pada Office 2007.
Kapasitas file yang dimilikinya lebih kecil dan bentuk ekstensi-
nya adalah .xlsx.

Hasil saving di Ofice 2007.

Type Saving di Office 2007
Seperti yang sudah kami singgung pada awal bab, bahwa
pada Office 2007 secara umum Anda bisa melakukan berbagai


SAVING FILES! «

macam jenis saving. Di sini selain disediakan saving file dalam
bentuk standar Office 2007, Anda juga dapat melakukan
saving ke bentuk Office 97-2003, di mana hasil ekstensinya
bisa dibaca oleh Office versi di bawahnya.
Berikut adalah tipe dari saving yang bisa Anda temukan di
Office 2007. Perlu diketahui, jenis saving antara satu aplikasi
Office dengan yang lain adalah berbeda. Contohnya, pada
aplikasi Excel Anda bisa menyimpan dokumen dalam bentuk
excel binary workbook, sedangkan dalam aplikasi Word Anda
tidak bisa menyimpan dokumen dalam tipe tersebut. Secara
khusus, kami akan memberikan contoh fitur saving yang
dimiliki oleh aplikasi Excel 2007.

(Save As) Excel Workbook
Fungsi ini adalah standar dari fungsi saving di Excel 2007, di
mana jika Anda melakukan saving dokumen dalam bentuk ini
format atau ekstensi terakhir yang akan diperoleh dokumen
tersebut adalah .xlsx. File dokumen dalam bentuk ini nantinya
hanya bisa dibuka oleh aplikasi Excel 2007, dan Excel versi di
bawahnya tidak akan bisa membuka format tersebut.

Menyimpan workbook dengan cara standar.


» SAVING FILES!

(Save As) Macro-Enabled Workbook
Jika pada workbook tersebut Anda membuat fungsi macro,
maka file dokumen Anda tersebut harus disimpan dalam
bentuk ini. Nantinya file yang akan Anda simpan akan
berbentuk .xlsm.

Menyimpan dalam bentuk macro dan XLM.

(Save As) Excel Binary Workbook
Dengan pilihan saving yang memakai fungsi ini, maka file
workbook Anda akan secara otomatis disimpan dalam bentuk
binary code, dengan tujuan supaya akses load dan saving
akan semakin cepat. Fungsi ini cocok digunakan untuk
workbook dengan data yang sangat banyak dan rumit di
dalamnya. Format ekstensi dari file Anda tersebut akan
menjadi .xlsb, yang menunjukkan file tersebut adalah file
binary.


SAVING FILES! «

Menyimpan dalam bentuk binary.

(Save As) Excel 97-2003 Workbook
Mungkin di antara pilihan yang lain, fungsi saving yang satu
ini yang nantinya akan banyak Anda gunakan. Dengan fungsi
ini, dokumen milik Anda yang akan disimpan akan berubah
menjadi bentuk .doc, atau .xls, yang berarti file dokumen
tersebut bukan hanya bisa dibaca oleh Office 2007, namun
juga oleh Office versi sebelumnya seperti Office XP atau
Office 2003.


» SAVING FILES!

Menyimpan dalam bentuk Office versi lama.

(Save As) Finds Ads-in for Other File Formats
Dengan mengklik pilihan ini, secara otomatis Anda akan
langsung dihubungkan ke dalam menu help, di mana di sana
dijelaskan bagaimana cara mendapatkan format file
tambahan yang dalam hal ini adalah format file berbentuk
PDF dan XPS.
Namun, jika Anda sudah memiliki ads-in untuk kedua file
format tersebut yang tentunya bisa Anda dapatkan pada situs
resmi Microsoft Office dengan cara men-download-nya, maka
Anda secara langsung sudah dapat menyimpan file dokumen
Anda ke dalam bentuk PDF dan XPS. Di mana memang kedua
file tersebut yang saat ini banyak dijadikan standart untuk
dokumen resmi, karena selain mudah untuk dibaca, format
PDF dan XPS tidak mudah diubah oleh orang lain yang hanya
mempunyai hak membaca saja.


SAVING FILES! «

Menyimpan dalam bentuk PDF atau XPS.

(Save As) Other Formats
Pilihan saving ini bisa dilakukan jika Anda ingin melakukan
penyimpanan data dalam bentuk custom, dalam hal ini jika
format yang diinginkan tidak terdapat pada beberapa pilihan
fungsi di atasnya. Di sini Anda bisa memilih lebih banyak lagi
format, tidak hanya beberapa fungsi yang sudah kami
jelaskan tersebut.


» SAVING FILES!

Menyimpan dengan bentuk custom.

Raih kesempatan mendapatkan 10 paket
"Microsoft Office 2007 Full Package Product"
senilai total Rp39.000.000,- bagi 10 orang pemenang

PERTANYAAN:
Menurut Anda, topik apa yang paling tepat untuk diangkat
dalam ekstra buku PC Media berikutnya?
A. Programming
B. Sekuriti & Virus Komputer
C. Step-by-step Excel 2007
D. Server
E. Step-by-step Windows Vista (Vista Advanced)

CARA MENJAWAB:
Pelanggan Indosat (Ma trix, IM3, Mentari, Starone); Telkomsel (Halo, Simpati, As);
XL (Xplor, Bebas, Jempol); Flexi; Mobile-8 (Fr en); atau Esia kirim SMS ke 7 66 9:
Ketik SMS: PCMEDIA<spasi>05 <spasi>EXCE L<spasi>[Jawaban A/B/C/ D/E]<spasi>N AMA
Contoh: PC MEDIA 05 EXCEL C BUDI

SMS diterima selambat-lambatnya 30 Me i 2 00 8.
Nama pemenang diumumkan pada PC Media 07 /2 00 8 halaman 1 42 yang t erbit 19 Juni 2 00 8.


Tutorial Microsoft Excel 2007

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Similar a Tutorial Microsoft Excel 2007

Similar a Tutorial Microsoft Excel 2007 (20)

Más de Ocim Nationalism

Más de Ocim Nationalism (20)

Tutorial Microsoft Excel 2007