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業務の「見える化」とドキュメント管理で成功した顧客事例

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業務の「見える化」とドキュメント管理で成功した顧客事例

コンテンツに関わる顧客の課題トップ5の1つ

見えない、わからない


ヒアリング時の声

プロジェクトの進捗
- 文書化が中心のプロジェクト

誰が、何に、何を、つかっているか
- 著作権付き、使用許諾付き素材
- リスクを含んだ文書(非承認文書)
- 改訂版の多い文書

制作に要した費用や時間
見える化はコンテンツ管理とは無縁と考えている

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業務の「見える化」とドキュメント管理で成功した顧客事例

  1. 1. Oracle Universal Content Management業務の「見える化」とドキュメント管理で成功した顧客事例日本オラクル株式会社 0
  2. 2. コンテンツに関わる顧客の課題トップ5の1つ 見えない、わからないヒアリング時の声• プロジェクトの進捗 - 文書化が中心のプロジェクト• 誰が、何に、何を、つかっているか - 著作権付き、使用許諾付き素材 阻害されるビジネス要件 - リスクを含んだ文書(非承認文書) - 改訂版の多い文書 ビジネスの継続性、会社の信用• 制作に要した費用や時間 - 費用増• 見える化はコンテンツ管理とは無縁と WHY - 競争敗退 考えている - 訴訟、賠償 Copyright© 2011, Oracle. All rights reserved. 1
  3. 3. 「見えない、わからない」を解決した事例 顧客プロファイル: 大手通信機器製造業メーカー / 設計部門 ロケーション: 日本(関東) この部門がおかれた立場 この部門のかかえる課題 •管理職は設計書の進捗の把握に時間を要し苦労 •製造部への設計書納期厳守 - 進捗を担当に聞きまわる苦労 •複数の商品の設計を同時進行 - 納期2週前は体力勝負 •ISO/PL法対応:品質記録保存、長期保存 •複数に分散した設計書管理システム - 管理職、調査役、担当自身も混乱 課題が起因して不満を抱える人、不満の原因 旧環境 •プロジェクトリーダー、上位の管理職 •Windows ファイルサーバー •PDM •進捗把握に時間を要するプロセスと環境 •Lotus Notes •データベースとExcel 設計部 製造部 担当 上長/調査役 プロジェクトリーダー/部門長 次に確認する設計書は… 設計書いつできる? まもなくです 判定会議再来週だよ! この部位の設計書ないよ承認待ちです 完成もう少しです これどっち? 残案件今日はどこまで終わった? ^^ ^^ \ / ^^ @@ 進捗確認に \ / あれこの版… 何時間かかるの? 600名の設計者 Copyright© 2011, Oracle. All rights reserved. 2
  4. 4. 「見えない、わからない」を解決した事例 設計の進捗把握に半日以上かかっていたのが わずか「1分」に 主たる利用機能 ソリューションの特筆点 なぜ Oracle UCM? •版管理、検索 •導入がとても早いパッケージ •進捗把握を1分にした •シンプル、しかし豊富な機能 •Windows Explorer Excel 連携 •容易な他システム連携 •ワークフロー 見える化で、進捗予測、進捗遅延リスクを解消し、ビジネスの継続、会社の信用維持を確保 どれがどれだか ワークフローとその いつでも、どこでも 付帯作業に追われず もう、迷わない 記録で安心、安全 1分で進捗把握、しかも 設計に専念できる リアルタイム^^ ^^ ^^ ^^ 担当 個々の設計書が ワークフローを紀票 調査役 個々の設計書が 承認役 プロジェクトリーダー/部門長 ワークフローを紀票 設計 調査依頼 内容調査 承認依頼 承認 Excelから Oracle UCM を参照 進捗集計をして表示 進捗遅れの設計書を Excelから呼び出し メタデータ 種別 •担当者が作成したすべての版(過去分含む) メタデータ 版 •設計書などの属性情報 メタデータ アクセス •上長、承認役の承認/否認記録(証拠) メタデータ 承認状態 •フォルダ、設計書等の関連付け Oracle UCM Copyright© 2011, Oracle. All rights reserved. 3
  5. 5. ビジネスの継続性と会社の信用保証のために Oracle Universal Content Management (Oracle UCM) Oracle Universal Content Managementは、文書、イメージ、ビデオ、Webページなどをデータ ベースで管理し、唯一の信頼できるソースとして管理するとともに、バックアップや冗長化にかか るコストを削減します。 コンテンツ一元化、再利用 セキュリティ強化 ISO取得 目 的 ビジネスプロセス改革 インフラ管理の最適化 法対応(J-SOX,e-文書法) Webサイト制作、維持、更新 安定運用 監査証跡 バージョン(版)管理 権限管理 変換(HTML/XML/PDF) WebDAVアクセス 機 メタデータ(属性)管理 承認ワークフロー 仮想ドキュメント WebサービスAPI 能 検索 フォルダ階層 有効期限 LDAP連携 コラボレーション 保存期間管理 文書管理 Webコンテンツ管理 デジタルアセット管理 紙文書 Office文書 Webサイト 画像、動画 pdf swf doc tiff gif jpg DBバックアップH/A構成による ppt xls冗長化 による全データ のバックアップ 全てのデジタルコンテンツをデータベースに格納 Copyright© 2011, Oracle. All rights reserved. 4
  6. 6. 1. 情報アクセスの向上必要な情報の入手と判別が容易に• ブラウザでのアクセス、Windows Explorerからのアクセス• 全文検索・属性による検索• カテゴリ別にフォルダ構成でも管理• サムネイル表示で中身を確認• HTMLまたはPDFへの自動変換、ブラウザによるプレビュー• サブスクライブにより、ファイル編集保管ごとにメールで通知 今までの課題 導入後 キーワードで全文検索 属性検索 サムネイル表示文書の検索時、ファイル名で類推かファイルを開き確認 で確認使用頻度の高い検索が決まっている ファイル検索結果をユーザ別に保存し再利用関連するアプリがクライアントになくファイルがみれない ブラウザで簡易ビューで表示 特定のファイルをサブスクライブし、ファイル変更をファイルの変更ごとに、作成者かファイルを確認 自動通知 Copyright© 2011, Oracle. All rights reserved. 5
  7. 7. 2. ライフサイクルの管理と共有ファイルの扱い方を定型化し、表示・保持・削除を自動化• 文書の変更履歴を管理• 文書の閲覧開始日、公開有効期限を指定より閲覧期限を設定• 期限を設定し自動的に文書を隠蔽または削除• ワークフロー承認と、その記録• 多用な文書の共有方法、整理方法の提供 今までの課題 導入後最新のファイルがわからない 最新のバージョニングで確認できるので、意識なく 最新のファイルを扱える 履歴管理でしているので、過去のファイルは安全に上書き保存による、ファイルの消失 保管ファイルサーバーに保存したため、先行する情報が閲覧 閲覧開始日と有効期限設定で、情報の有効時期をされたり、無効な期限切れ情報を共有 管理どのファイルを削除すべきか判断できない 削除作業を定型化して、自動削除で運用ファイルの上司承認をメールの添付で送付した後、共有 システムでワークフロー設定や承認後のファイル共有ディレクトリへアップロードの手間と確実性 を管理ファイルの内容に関してのコメント、ディスカッションが 登録、更新通知、掲示板機能、関連文書のひとまとめ付帯できないため、文書が放置状態 または仮想的なひとまとめによる共有、整理の効果 Copyright© 2011, Oracle. All rights reserved. 6
  8. 8. 3. セキュリティの確保ユーザに適切な情報を与える柔軟なセキュリティ• 組織 + (職位,社員,派遣)を組み合わせてアクセス権限を付与可能• プロジェクト単位でフォルダやファイルごとにアクセス権限付与可能• ユーザの操作やアクセス履歴• ファイルのロケールを一意のURLとしてメールで通知可能 今までの課題 導入後同組織内でも、外部(アウトソース)との分離権限付与が 組織別と内外社員別を組み合わせた権限で設定複雑 可能フォルダのアクセス権限が分からない アクセスできるユーザの一覧を表示ファイルのアクセス・操作・承認履歴がわからない ファイル操作の履歴を証跡として責任の所在を特定 ファイルの受信がURLでおこない。セキュリティにより添付ファイルをとして間違ったあて先にメールを送信 適切に配布文書の原本を不用意にダウンロード、ローカルに残る 内容の更新を伴わない文書は、HTMLやPDFで閲覧 Copyright© 2011, Oracle. All rights reserved. 7
  9. 9. 4. 複合機やスキャナとの連携複合機APEOSとの紙文書も共有管理• 複合機から読み込んだ紙文書をそのまま電子化し、同じシステムへ格納• OCR機能との連携で紙文書も全文検索に適応• 他の業務システムとのワークフロー連携が可能 今までの課題 導入後電子化されていない紙文書の保管コストの増大 複合機から自動的に電子化紙文書のファイル・書棚を探す時間がかかる 電子化によるキーワード検索紙文書の申請承認が規定どおり行われない 電子化→ワークフローでシステム化紙の申請だとワークフローの進捗が当事者しかしらない プロセス可視化により進捗確認が可能 Copyright© 2011, Oracle. All rights reserved. 8
  10. 10. 5. 検索エンジンの統合、他システムとの統合Oracle Secure Enterprise Searchによる社内情報を横串検索WebサービスAPIやOracle Fusion Middleware製品による統合• 既存のファイルサーバとOracle Universal Content Management を同時に検索可能• Webページ含めた業務システムなどの情報も検索が可能• 類義語検索も可能• 検索漏れがない• Oracle Universal Content ManagementのWebサービスAPIによる他システムとの統合、 BPEL PM等による連携 今までの課題 導入後 一箇所で一回の検索で全ての社内リソースから ファイルサーバ毎、または、社内Webなど別々に検索する 検索ができる 検索にヒットしない キーワードが見つかれば必ずヒット システム毎にログインして検索を実施 シングル・サイオンで検索も一発 WebサービスAPIで他システムと統合された実績 他システムとの統合や連携ができない、高費用、高難度 BPEL PMを活用したERPとの連携 Copyright© 2011, Oracle. All rights reserved. 9
  11. 11. 6. 運用管理と拡張性 サーバーを追加(スケールアウト)して、 拡張要求/要件に対応 文書管理サーバーUCMのスケールアウト(ロードバランサを 負荷状況に応じて、使用) UCMサーバーを追加 スケールアウトOracleのクラスタ・データベース技術(RealApplication Clusters) 負荷状況に応じて、Secure Filesによるメリット データベース・サー• データ圧縮 バーを追加• 暗号化 スケールアウト• データ重複の排除• パフォーマンス向上 空き容量に応じて、ス トレージを追加Oracleのデータベース・ ストレージ追加ストレージ管理技術 リポジトリ(Automatic StorageManagement~ Copyright© 2011 Oracle. All rights reserved. 10
  12. 12. 6. 運用管理 - 段階的な投資が可能 利用範囲の拡張や従業員の増加、システム利用頻度やデータ量の増加に伴い、 システム構成(Oracle UCM サーバー、データベース・サーバー)をスケーラブルに拡張し、 サービスレベルおよび処理パフォーマンスを維持することが可能 電子文書情報共有基盤においては、グループ会社展開に対応した拡張可能アーキテクチャを導入 展開が進むにつれ 新システムのユーザー数は増加ト ユラ ー 将来の負荷を予測し、適切なハードウェアン ザ 投資をするのは非常に困難 ハードウェアザ ーク 数 投資効果を最大化シ 最適化ョン量 時間 現在 2年後 3年後 将来 シ規 ス模 テ ム スケール・アウト 負荷が増加するごとに段階投資 Copyright© 2011, Oracle. All rights reserved. 11
  13. 13. Oracle ECM の導入事例紹介サイト http://www.oracle.co.jp/campaign/ecm/ その他事例を掲載しております Copyright© 2011, Oracle. All rights reserved. 12
  14. 14. Fusion Middleware関連情報 最新情報つぶやき中OracleMiddle_jp ・人気コンテンツは? ・お勧め情報 twitter.com/OracleMiddle_jp/ ・公開予告 など slideshare.net/OracleMiddleJP 13
  15. 15. OTNセミナー オンデマンド コンテンツ ダイセミで実施された技術コンテンツを動画で配信中!! ダイセミのライブ感はそのままに、お好きな時間で受講頂けます。 最新情報つぶやき中 OracleMiddle_jp ・セミナ情報 ・お勧め情報 ・公開予告 など OTN オンデマンド ※掲載のコンテンツ内容は予告なく変更になる可能性があります。期間限定での配信コンテンツも含まれております。お早めにダウンロード頂くことをお勧めいたします。 14
  16. 16. Oracle エンジニアのための技術情報サイトオラクルエンジニア通信 最新情報つぶやき中 oracletechnetjphttp://blogs.oracle.com/oracle4engineer/ • 技術資料• ダイセミの過去資料や製品ホワイト ペーパー、スキルアップ資料などを 多様な方法で検索できます • キーワード検索、レベル別、カテゴ リ別、製品・機能別 • コラム• オラクル製品に関する技術コラムを 毎週お届けします • 決してニッチではなく、誰もが明日 から使える技術の「あ、そうだったん だ!」をお届けします こんな資料が人気です  6か月ぶりに資料ダウンロードランキングの首位が交代! 新王者はOracle Database構築資料でした。  データベースの性能管理手法について、Statspack派も Enterprise Manager派も目からウロコの技術特集公開中オラクルエンジニア通信 15
  17. 17. OTN×ダイセミ でスキルアップ!! ・一般的な技術問題解決方法などを知りたい! ・セミナ資料など技術コンテンツがほしい! Oracle Technology Network(OTN)を御活用下さい。http://forums.oracle.com/forums/main.jspa?categoryID=484 一般的技術問題解決にはOTN掲示版の 「ミドルウェア」をご活用ください ※OTN掲示版は、基本的にOracleユーザー有志からの回答となるため100%回答があるとは限りません。 ただ、過去の履歴を見ると、質問の大多数に関してなんらかの回答が書き込まれております。 http://www.oracle.com/technetwork/jp/testcontent/index-086873-ja.html 過去のセミナ資料、動画コンテンツはOTNの 「OTNセミナー オンデマンド コンテンツ」へ ※ダイセミ事務局にダイセミ資料を請求頂いても、お受けできない可能性がございますので予めご了承ください。 ダイセミ資料はOTNコンテンツ オン デマンドか、セミナ実施時間内にダウンロード頂くようお願い致します。 16
  18. 18. ITプロジェクト全般に渡る無償支援サービス Oracle Direct Conciergeサービス ■パフォーマンス診断サービス •Webシステム ボトルネック診断サービス NEW ■システム構成診断サービス•データベースパフォーマンス 診断サービス •Oracle Database構成相談サービス •サーバー統合支援サービス •仮想化アセスメントサービス •メインフレーム資産活用相談サービス •BI EEアセスメントサービス ■移行支援サービス •簡易業務診断サービス •SQL Serverからの移行支援サービス •DB2からの移行支援サービス •Sybaseからの移行支援サービス •MySQLからの移行支援サービス •Postgre SQLからの移行支援サービス ■バージョンアップ支援サービス •Accessからの移行支援サービス •Oracle Databaseバージョンアップ支援サービス•Oracle Application ServerからWeblogicへ •Weblogic Serverバージョンアップ支援サービス NEW 移行支援サービス •Oracle Developer/2000(Froms/Reports) Webアップグレード相談サービス NEW オラクル社のエンジニアが 直接ご支援します お気軽にご活用ください! オラクル 無償支援 検索 17
  19. 19. 1日5組限定! 製品無償評価サービス 提供シナリオ一例 ・データベースチューニング ・無停止アップグレード ・アプリケーション性能・負荷検証 ・Webシステム障害解析インストールすることなく、すぐに体験いただけます • サービスご提供までの流れ 1. お問合せフォームより「製品評価サービス希望」と必要事項を明記し送信下さい 2. 弊社より接続方法手順書およびハンズオン手順書を送付致します 3. 当日は、弊社サーバー環境でインターネット越しに製品を体感頂けます ※サービスご提供には事前予約が必要です Web問い合わせフォーム「ダイデモ」をキーワードに検索することで申し込みホームページにアクセスできます http://www.oracle.com/jp/direct/services/didemo-195748-ja.html 18
  20. 20. あなたにいちばん近いオラクル Oracle Direct まずはお問合せください Oracle Direct 検索システムの検討・構築から運用まで、ITプロジェクト全般の相談窓口としてご支援いたします。 システム構成やライセンス/購入方法などお気軽にお問い合わせ下さい。 Web問い合わせフォーム フリーダイヤル専用お問い合わせフォームにてご相談内容を承ります。 0120-155-096http://www.oracle.com/jp/direct/inquiry-form-182185-ja.html※こちらから詳細確認のお電話を差し上げる場合がありますので、ご登録さ ※月曜~金曜 9:00~12:00、13:00~18:00 れている連絡先が最新のものになっているか、ご確認下さい。 (祝日および年末年始除く)
  21. 21. 以上の事項は、弊社の一般的な製品の方向性に関する概要を説明するものです。また、情報提供を唯一の目的とするものであり、いかなる契約にも組み込むことはできません。以上の事項は、マテリアルやコード、機能を提供することをコミットメント(確約)するものではないため、購買決定を行う際の判断材料になさらないで下さい。オラクル製品に関して記載されている機能の開発、リリースおよび時期については、弊社の裁量により決定されます。OracleとJavaは、Oracle Corporation 及びその子会社、関連会社の米国及びその他の国における登録商標です。文中の社名、商品名等は各社の商標または登録商標である場合があります。 20
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