Soirée corporative PMI-Montréal : Crise sur mon projet, ma cause racine est un agent double! par Jean-Luc Salinas

1. 1
CRISE SUR MON PROJET
Ma cause racine est un agent double !
Jean-Luc Salinas, PMP®

2. Gestion du
Changement
Gestion de
Risques
Gestion de
Projet
Gestion de
Crise
Avez-vous déjà fait de la … ?

3. 3
Ce qui vous attend !
Phase observation
Big Brother
Phase d’analyse
Diggy Diggy Hole
Plan
Go Habs Go !
Bilan du plan
And the winner is ?
LE cas pratique
Mise en situation
02
01
03
04
05
Rétrospective
L’identité secrète de l’agent double !

4. 0. LE CAS PRATIQUE
Mise en situation
4
Jean-Luc Salinas, PMP®

5. 5
LE cas pratique: Le commencement !
T1 T2 T3 T4
Le point de rupture !
CRISE ! Plan d’action
> 1 NOUVEAU CHEF
DE PROJET
2012

6. 6
Jean-Luc Salinas, PMP® en bref
' 82 2000 ' 172010 2015
2012. RESPONSABLE D’ÉQUIPE (7 PERS.)
SEP. 2012. CHEF DE PROJET (~15 PERS.)
2007. INGÉNIEUR AÉRONAUTIQUE
2011. RESPONSABLE D’ÉQUIPE (3 PERS.)
MAR. 2015: CO-FONDATEUR
RESPONSABLE DES OPÉRATIONS
2016
2003
2 55+

7. SII
Directeur des
Opérations
Directeur
d’Agence
Responsable
Commerciale
Assurance
Qualité
Ressources
Humaines
7
Responsable
du Service 1
Resp. Activité 1
Resp. Activité 2
Resp. Activité 3
Resp. Activité 4
CLIENT
Responsable
du Service 2
Responsable
du Département
Resp. Activité 1
Resp. Activité 2
Resp. Activité 3
Resp. Activité 4
Resp. Activité 5
CLIENT
Équipe 2AÉquipe 1
SERVICE 2SERVICE 1
Chef de
Projet
Équipe 2B
LE cas pratique: Les parties prenantes

8. 8
LE cas pratique: La découverte !
2
2B
T1 T2 T3 T4
Gain d’un nouveau
périmètre: +10 Ing.
GAIN
2A
1ère ALERTE
La qualité n’est
pas toujours au
rendez-vous
Nouveau projet de
R&D pour 2 Ing.
GAIN
2A
2nde ALERTE
La qualité et les
dates de livraisons
ne sont pas tenues
Le point de rupture !
CRISE !
Plan
d’action
> RELECTURE
PAR LA QUALITÉ
Plan d’action
> 1 SCRUM MASTER
Plan d’action
> 1 NOUVEAU CHEF
DE PROJET
Équipe 2AÉquipe 1
SERVICE 2SERVICE 1
Chef de
Projet
Équipe 2B
2A
Passage du contrat
en Unité d’Oeuvre
UO

9. 1. PHASE D’OBSERVATION
Big Brother
9
Jean-Luc Salinas, PMP®

10. 10
Sept. Oct. Nov. Dec.
Le point de rupture
CRISE !
Phase
d’observation
ARRIVÉE
Nouveau chef de
projet annoncé
Crise: le début

11. 11
Crise: C’est quoi donc?
Une crise est une situation qui menace les buts essentiels des unités de prise de
décision, réduit le laps de temps disponible pour la prise de décision, et dont
l'occurrence surprend les responsables.
Charles Herman, 1972
Une crise est une menace sérieuse affectant les structures de base ou les valeurs
et normes fondamentales d'un système social, qui – en situation de forte pression
et haute incertitude – nécessite la prise de décisions cruciales.
Uriel Rosenthal, 1986
Moment très difficile dans la vie de quelqu'un, d'un groupe, dans le déroulement
d'une activité, etc. ; période, situation marquée par un trouble profond
Larousse, dictionnaire de langue française
PLUSIEURS
PERSONNES
LE TEMPS,
UN FACTEUR CLÉ
PÉRIODE
DIFFICILE
PRISE DE
DÉCISION

12. CA CHANGE
TOUT LE TEMPS
On ne fait que refaire et
refaire en permanence
les livrables…
12
LES ÉQUIPES
SONT BONNES
La competence est là, le
responsable de l’équipe
est un expert.
C’EST PAS
GRAND CHOSE
Il y a juste un manque de
relecture et de suivi des
livrables
C’EST PAS NOUS
On sait faire, c’est juste
le client qui ne nous
aime pas et qui nous fait
des retours pour rien
QUALITÉ !
L’équipe n’est pas au
niveau et ne comprend
pas la base du métier
QUALITÉ, DÉLAI
Jamais livré à temps et
c’est avec beaucoup
d’erreurs, énormes
comme d’étourderies
QUALITÉ, STOP !
Assez des plans d’actions,
on veut que ca livre en
délai et en qualité !
CLIENTL’ÉQUIPESII
???
CDP
ON GÈRE !
Les livrables avancent
bien, on va pouvoir
livrer à temps, vu avec
le client
Phase d’observation

13. PMBOK (5ème): Gestion de la communication
13
41
35
51
33
27
31
21
45
35
25
INTÉGRATION
PÉRIMÈTRE
TEMPS
COÛT
QUALITÉ
RESSOURCE HUMAINE
COMMUNICATION
RISQUE
ACHAT
PARTIES PRENANTES

14. Crise: L’effet « Œil de Sauron »
14
PROJET
Le projet est le centre des attentions

15. 15
LE cas pratique: Première analyse
Interne ExterneStatut du projet
• Compétences
• Échéancier
• Charge
• Coût / Marge
Livrables Client
• Contenu
• Qualité
• Délai
GESTION DE LA
CRISE CLIENT
GESTION
DE PROJET

16. 2. PHASE D’ANALYSE
Diggy Diggy Hole
16
Jean-Luc Salinas, PMP®

17. 17
Point de convergence
avec le client et annonce
du plan d’action / audit
PLAN DE CRISE
Crise: L’analyse « externe »
Sept. Oct. Nov. Dec.
Le point de rupture
CRISE !
Phase
d’observation
Analyse
cause racine
crise externe
ARRIVÉE
Nouveau chef de
projet annoncé

18. 18
Qualité des
documents
insuffisante
Batch
documentaire par
conf avec relecture
inter-doc
Processus
de relecture
insuffisant
Manque de
cohérence
Workflow de
relecture non
capitalisé
Compétences
équipe
insuffisantes
Manque de
cohésion et
communication
équipe
Absence de
responsabilisation
équipe
Manque
d’engagement
équipe
Faiblesse
animation et
encadrement
équipe
Prise directe,
Infantilisation
Visual
management
adapté
Difficulté à maintenir
l’intégrité de la baseline
des documents livrés
Scope de conf
changeant
Nouveau leader
d’équipe – point
focal Client
Analyse
Qualité des
remarques
Réunions de
capitalisation
Checklist
partagée
Workflow commun
à l’équipe pour la
relecture document
Renfort
IQP
Workflow
relecture par
document
Relectures
Experts
Formations
Experts
Externalisation
Colocalisation
Analyse relation Cause/Effet/Remède

19. L’analyse cause racine: Ishikawa
19
Qualité des
documents
insuffisante
SUPPORT
Changements de scope fréquents
(intrinsèque à l’activité)
ENVIRONNEMENT
MOYENS
PROCESSUS
Pas de baseline « batch »
de documents
Manque d’agilité sur les
changements de scope
Pas de point focal responsabilisé
EQUIPE
Animation collective
de l’équipe déficiente
Leadership faible
Infantilisation

20. Point de convergence
avec le client et annonce
du plan d’action / audit
PLAN DE CRISE
20
Crise: L’analyse « interne »
Sept. Oct. Nov. Dec.
Le point de rupture
CRISE !
Phase
d’observation
Analyse
cause racine
crise externe
Analyse
projet interneARRIVÉE
Nouveau chef de
projet annoncé
CRISE INTERNE
Échéancier / Coût / Marge !

21. 21
Crise: L’analyse « interne »
Équipe
Mise en place d’une équipe: temps
plein/partiel, sous-charge et pic
Plan de charge
Distribution des activités et corrélation
avec les compétences
Planning
Répartition des activités avec les
dépendances
Charge
Liste des activités avec leur charge
associée
Catalogue d’UOs = Unités Œuvre
Centre de service: peu de flexibilité entre les différentes
activités
Environ 3000 activités dans 3 fichiers Excel !
1 2 3Mode UO > Le triple effet !

22. 22
UO: Le triple effet !
1
2
3
Début
prévu
Début
réel
SOUS-CHARGE
« RE-WORK »
Début
réel Changement
Début Fin
DIMENSIONNEMENT
Fin réel

23. 23
Externe
Livrables Client
• Contenu
• Qualité
• Délai
CRISE
EXTERNE
Interne
Catalogue UO
• Variabilité
• Changement
• Dimensionnement
CRISE
INTERNE
Plan: Que faire donc !

24. 3. PLAN
Go Habs Go !
24
Jean-Luc Salinas, PMP®

25. 25
UN ENGAGEMENT COMMUN
LE CAPITAL HUMAIN
INVESTISSEMENTS
COÛTS
La gestion de crise: Ce que cela implique…

26. 26
Sept. Oct. Nov. Dec.
Le point de rupture
CRISE !
Phase
d’observation
Analyse
cause racine
crise externe
Point de convergence
avec le client et annonce
du plan d’action / audit
PLAN DE CRISE
ARRIVÉE
Nouveau chef de
projet annoncé
Crise: « Dites ce que vous faites… »
Analyse
projet interne
CRISE INTERNE
Échéancier / Coût / Marge !

27. Qualité des
documents
insuffisante
Reconvergence
vers un niveau
de qualité
acceptable
L’analyse cause racine: Ishikawa
27
SUPPORT
Changements de scope fréquents
(intrinsèque à l’activité)
ENVIRONNEMENT
MOYENS
PROCESSUS
Pas de baseline « batch »
de documents
Manque d’agilité sur les
changements de scope
Pas de point focal responsabilisé
EQUIPE
Animation collective
de l’équipe déficiente
Leadership faible
Infantilisation
Définition du process batch
documentaire
Le « Responsable d’Équipe » devient
point focal responsabilisé
Expert intégré à l’équipe
Refonte de l’équipe
Nouveau « Team Leader »
Coaching sur
développement personnel

28. 28
Crise: le plan d’action – Externalisation
Encadrement Equipe SII:
• Proximité avec Chef de projet, Responsable d’Équipe et service Qualité
• Management facilité, réactivité accrue
• Proximité avec les Opérations, le commerce, les RH
Intégration Equipe SII
• Réunion hebdo, café ensemble le matin, repas le midi
• Devenu une équipe => Engagement
• Co-localisation
• Discussions intra/inter équipe => Echange, REX, bonne pratique
Relation Client:
• Rationalisation du rapport
• Echange anticipé => Discussions plus ciblées, plus riches
• Interface « point focal » avec le nouveau « Responsable d’équipe »
• Communication globale améliorée
Outils
• Nouvelle façon de s’organiser/travailler
• Présence du Responsable d’équipe 2 jours par semaine sur site client
• Outils dispo uniquement chez le client => Anticipation, Optimisation du planning
• Espace de collaboration / Échange en ligne (SharePoint)
COMMUNICATION
INTERNE
COMMUNICATION
INTERNE
COMMUNICATION
EXTERNE
COMMUNICATION
EXTERNE

29. 29
Sept. Oct. Nov. Dec.
Le point de rupture
CRISE !
Phase
d’observation
Analyse
cause racine
crise externe
Point de convergence
avec le client et annonce
du plan d’action / audit
PLAN DE CRISE
25 Janvier = Statut du plan
Rassemblement de l’équipe,
présentation, nouvelle organisation et
plan de gestion du centre de service
« GRANDE MESSE »
PROJET
EXTERNALISATION
Création d’une colocalisation
et d’un esprit d’équipe fort
ARRIVÉE
Nouveau chef de
projet annoncé
Crise: Le plan d’action « Mobilisation »
Analyse
projet interne
CRISE INTERNE
Échéancier / Coût / Marge !

30. 4. BILAN DU PLAN
And the winner is ?
30
Jean-Luc Salinas, PMP®

31. PLAN DE CRISE
31
Crise: « … Faites ce que vous dites ! »
Q1
CRISE !
CDP
Définition du process batch documentaire
Le « Responsable d’Équipe » devient
point focal responsabilisé
Expert intégré à l’équipe
Refonte de l’équipe
Nouveau « Team Leader »
Externalisation de l’équipe
STATUT
DU PLAN
PROCESSUS
Validation « batch »
Q4
Point focal responsabilisé
NOUVEAU TL
Q2
Mi-temps
EXPERT
Nouvelle
ÉQUIPE
EXTERNALISATION
Création d’une colocalisation
et d’un esprit d’équipe fort

32. 32
Gérer « l’après-crise »
N’arrêtez pas vos initiatives et plan en cours à la
sortie de la crise !
• Faites des bilans de fin de crise – projet et personnel
• Poursuivez les transformations effectuées
• Lancez des plans d’amélioration continue
• Osez !

33. 5. RÉTROSPECTIVE
L’identité secrète de l’agent double !
33
Jean-Luc Salinas, PMP®

34. 34
Cause racine ? L’agent double ?
LA GESTION DE PROJET
« La non-maîtrise par les parties prenantes du fonctionnement d’un
catalogue en Unité d’Oeuvre »

35. 35
Gestion de crise: Les tuyaux d’Huggy
COMMUNIQUEZ EFFICACEMENT EN INTERNE
• La crise? Donnez lui un nom ! > Rendez-la réelle
• Ne pas la “minimiser”
• Ne pas la “dramatiser”
• Adoptez la transparence
• Faites une revue de lancement de la crise !
• Faites de la sortie de crise une réussite collective
PROTÉGEZ L’ÉQUIPE
• Restaurez un climat propice au travail
et à la sortie de la crise
• Ranimer un esprit d’équipe
• Faites les se sentir supporter
RESTAUREZ LA CONFIANCE
• Montrez que vous « gérez »
• Adoptez une transparence positive
• Mettez-vous à sa place !
• Montrez vos efforts:
« Dites ce que vous faites…
… Et faites ce que vous dites »
• Faites de la sortie de crise un succès
commun
SOYEZ AGILE !
• Faites des choix forts et nécessaires
• Favorisez le travail collaboratif
• « Visual Management »
• Créez des moments privilégiés
• Cycle court avec succès itératifs
POUTINE

36. 36
COMMUNIQUEZ EFFICACEMENT EN INTERNE
• La crise? Donnez lui un nom ! > Rendez-la réelle
• Ne pas la “minimiser”
• Ne pas la “dramatiser”
• Adoptez la transparence
• Faites une revue de lancement de la crise !
• Faites de la sortie de crise une réussite collective
PROTÉGEZ L’ÉQUIPE
• Restaurez un climat propice au travail
et à la sortie de la crise
• Ranimer un esprit d’équipe
• Faites les se sentir supporter
RESTAUREZ LA CONFIANCE
• Montrez que vous « gérez »
• Adoptez une transparence positive
• Mettez-vous à sa place !
• Montrez vos efforts:
« Dites ce que vous faites…
… Et faites ce que vous dites »
• Faites de la sortie de crise un succès
commun
SOYEZ AGILE !
• Faites des choix forts et nécessaires
• Favorisez le travail collaboratif
• « Visual Management »
• Créez des moments privilégiés
• Cycle court avec succès itératifs
RESPONSABILISÉE
MOTIVÉE
ENGAGÉE
COLLABORATIVE
SOUTENUE
SUPPORTÉE
CONSCIENTE
CONCERNÉE
Gestion de crise: Un travail d’équipe

37. Une organisation qui a su gérer une crise est une organisation
« gagnante »
• Une capacité de changement améliorée
• Des équipes engagées
• Une hausse des « soft skills »
• Une meilleure sensibilisation sur les pratiques en gestion de projet
La gestion de crise est une gestion du changement rapide et
forcée.
Jean-Luc Salinas, 2017
37
Conclusion


38. 38
JEAN-LUC SALINAS
PMP®
www.siicanada.com
SII CANADA
Merci.
Jean-luc.salinas@siicanada.com