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  une application documentaire

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         Veille & Documentation     27/11/2012
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 le contexte
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 le projet
antécédents, autres usages du moteur
déroulement, interfaces développées
 des focus
•   indexation/restitution
•   résultats
•   facettes
•   utilisation du thésaurus
•   typologie documentaire



                 Veille & Documentation   27/11/2012
Rhône-Alpes : la région, la Région
La 2ème région de France par sa taille et sa population

Une collectivité territoriale, 2 assemblées :
• Conseil régional (CR)
• Conseil économique social environnemental régional (CESER)



                           Les compétences : emploi-formation,
                           lycées, transports, développement
                           économique…

                           Budget 2012 : 2,4 Mds €
                           L’administration : 6600 agents



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La délibération, document fondateur
  « Le Conseil régional règle par ses délibérations les affaires de
   la région» (Art. L. 4221-1 Code Gén. Collectivités Territoriales)




  Acte réglementaire, créateur de droits/obligations
  Résulte des discussions de l’assemblée
  Exécutoire après publication
  Effets perpétuels, tant qu’il n’est pas modifié ou abrogé

                  Veille & Documentation                 27/11/2012
Les documents
    liés aux délibérations

 En amont des débats :
- rapports préparatoires (directions),
- comptes-rendus (commissions thématiques),
- avis (CESER)
- droit d’initiative, amendements, questions d’actualité, vœux
   (groupes d’élus)
           Pendant les débats :
          - procès-verbaux (assemblée plénière)
          - comptes-rendus (commission permanente)
                                     En aval :
                                    - arrêtés (Président)

Produits à partir de modèles, qui harmonisent a minima leur forme et
posent des règles de rédaction communes
                 Veille & Documentation               27/11/2012
Les faiblesses de l’interface précédente



 Application « Rapports et délibérations » sur l’Intranet
   (technologie Microsoft Index Server)

 Un formulaire multicritères… très critiqué !
     -   sensible à la casse et l’accentuation
     -   opérateurs obligatoires (ET, OU, SAUF, PRES)
     -   résultats peu parlants
     -   manuel d’utilisation et longues explications en ligne.

 Des retours négatifs des usagers finaux, contraints de faire appel
   aux documentalistes pour trouver le bon document

 Un mode de recherche présupposant que l’utilisateur « sait » :
   ce qu’il cherche précisément et comment l’exprimer

                    Veille & Documentation                        27/11/2012
formulaire




résultats




            Veille & Documentation      27/11/2012
Le moteur FAST
            à la Région Rhône-Alpes
 acquis avec l’Intranet Sharepoint 2007




 les usages :
  - recherche globale sur les contenus Intranet,
  - contextualisation d’informations,
  - personnalisation d’affichages,
  - mise à disposition de données.

                Veille & Documentation             27/11/2012
Développer un usage applicatif
 A la base : un processus et une ressource documentaire
  contraignants
  Inenvisageable de construire une base de données documentaire,
  vu l’arriéré et les volumes
  (ex. Région Île-de-France : base Mariane sous CINDOC)


 La décision : tirer parti de FAST dans une logique applicative

 Quel intérêt ?
  Moteur pertinent pour des recherches plein texte, sur des contenus
  non structurés et de gros volumes de données

 Quels objectifs ?
  permettre des recherches qualitatives, donner du sens au corpus

 Comment ?
  Un travail conjoint du Service Veille & Documentation, de la DSI,
  des développeurs, en lien avec les services producteurs

                Veille & Documentation               27/11/2012
Le déroulement du projet

1. Étude de l’existant
    localisation documents, bilan de l’application
2. Analyse du besoin
    retour sur recherches effectuées par les documentalistes,
    détermination de questions-types
3. Réalisation du prototype
    à partir d’une V0 isofonctionnelle
    processus d’indexation réitéré de très nombreuses fois
    construction des facettes
4. Validation auprès des services producteurs/gestionnaires
5. Publication sur l’Intranet, communication auprès des publics-
    cibles
6. Suites
    déclinaison pour le site web
    évolutions internes (nouvelles commissions…)
    suivi des usages

                Veille & Documentation             27/11/2012
La nouvelle interface
 Un nouvel intitulé : « Actes et débats »

 Un unique champ de recherche « à la Google »

 Une page de résultats efficace et intuitive

 Des contraintes réduites en recherche :
    insensibilité à la casse, aux accents, aux pluriels ; gestion des mots vides ;
    opérateur ET par défaut; « expression » ; troncature *; exclusion -

 Présentation des résultats fortement améliorée :
    ordre, cartouche sur mesure, résumé dynamique…

 Des facettes pour préciser la recherche et naviguer dans les
  résultats proposés


                      Veille & Documentation                     27/11/2012
Deux applications : sur l’Intranet…




         Une interface très complète :

           - pour les agents et les élus
           - tous les documents liés à la vie des assemblées
           (soit 33 000 depuis 1997)
           - 7 facettes liées au contenant
           - 3 facettes liées au contenu

           Veille & Documentation               27/11/2012
… et sur le site web Région




          Une interface allégée
           - pour le « grand public »
           - 2 entrées : CR, CESER
           - seulement les documents communicables (17600)
           - 3 facettes : date, géographie, thème
           - requête pré-câblée sur les dernières décisions


          Veille & Documentation            27/11/2012
Focus 1 : indexation et restitution

 Processus d’indexation commun

 La source : un répertoire informatique où sont déposés les fichiers
  correspondant aux documents produits par les deux assemblées
  (CR et CESER)

 Fast indexe les fichiers .html, mais affiche les documents .pdf

 Recherche Intranet : le pdf affiché est stocké sur serveur interne

    Recherche sur le site web : le pdf affiché est stocké sur un serveur
    externe, ne contenant que les documents communicables

 Arborescence identique :
  - pour les documents PDF et HTML,
  - sur les serveur interne ou externe.


                   Veille & Documentation                27/11/2012
Focus 2 : les résultats

 Ordre déterminé en combinant plusieurs critères :
  - pertinence du document,
  - valeur juridique,
  - fraîcheur.

 Pondération : chaque résultat se voit attribuer un rang défini par
  un score dynamique
    présence du mot dans le titre, le numéro du document, le corps du texte
                           …et statique
    boost en fonction de la valeur juridique, du + au moins contraignant

    Modulé en fonction de la fraîcheur du document

 Un cartouche de résultats dynamique et parlant
  Source de rebonds : vers le document PDF + documents liés



                  Veille & Documentation                    27/11/2012
Le cartouche, le document PDF




          Veille & Documentation   27/11/2012
Focus 3 : les facettes

 Retenues à partir des besoins et pratiques

 Typologie :
  - contenant : type de document, date, mandature, assemblée et
  commission concernées, réunion
  - contenu : vocabulaire métier, territoires, relations entre
  documents

 Construction: structure du document, propriétés, texte

 Les sources principales :
  - le chemin informatique d’accès au document (URL) ;
  - le texte intégral du document ;
  - les métadonnées portées par le document ;
  - le thésaurus interne.

                Veille & Documentation              27/11/2012
Champ de recherche




   Facettes                                                      Facettes
                                 Résultats de recherche
« contenant »                                                  « contenu »




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Veille & Documentation   27/11/2012
Focus 4 : le recours au thésaurus




 Appel au thésaurus interne VOCOM, en l’absence d’indexation
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  territoires, organismes partenaires…)

 Utilisé pour les facettes DISPOSITIFS et GEOGRAPHIE

 Extraction des descripteurs dans le texte des documents

 Listes normalisées : mandatures, commissions thématiques

                Veille & Documentation              27/11/2012
Exemple de recherche : entreprise + 2012


               - facette issue de la liste des ACTIONS
               REGION (VOCOM)
               - liste ouverte par défaut sur 5 items
               - classement / occurences




                - facette issue de l’INDEX
                GEOGRAPHIQUE (VOCOM) :
                extrait de la branche Rhône-Alpes
                - fermée par défaut
                - une taxonomie




Veille & Documentation                   27/11/2012
Focus 5 : typologie de délibérations
  répondre aux les besoins métiers




  en l’absence de règles d’écriture, identification d’habitudes et de choix
   rédactionnels

  construction de règles de gestion

  plusieurs clés : titres, récurrence de certains mots, commission
   responsable…




                    Veille & Documentation                    27/11/2012
Délibération budgétaire
DOB, budget primitif, décision modificative, compte de gestion, compte
administratif, taux de fiscalité (directe / indirecte), TIPP,
attribution de subvention, caducité des subventions et dépenses
similaires, programme prévisionnel des investissements
Commission Finances + présence dans le titre des termes suivants
      BUDGET* PRIMITIF*; COMPTE DE GESTION ; COMPTE* ADMINISTRATIF* ; TIPP ; TARIF* FISCALITE*;
DECISION* BUDGETAIRE* MODIFICATIVE* ; DECISION* MODIFICATIVE* EXERCICE* ; ORIENTATION* BUDGET*
EXONÉRATION* TAXE PROFESSIONNELLE ; EXONÉRATION* COTISATION* VALEUR AJOUTÉE ; RÈGLEMENT
BUDGÉTAIRE FINANCIER ; DISPOSITION* BUDGETAIRE* ; DISPOSITION* FINANCIERE* ; PROGRAMME PRÉVISIONNEL
INVESTISSEMENT* ; MODELE* CONVENTION* ATTRIBUTIVE* SUBVENTION* ; CADUCITE* SUBVENTION* ; DEPENSE*
SUBVENTIONNABLE*


Délibération cadre
(création/révision d’une politique régionale)
Plan régional en faveur de…Politique régionale…Plan de mandat…
Schéma régional…Plan…Plan de soutien…Plan cadre…Stratégie
régionale…Modalités d’intervention…
Présence dans le titre des termes suivants :
           PLAN REGIONAL EN FAVEUR DEPLAN POUR LE DEVELOPPEMENTPLAN REGIONAL POURPLAN REGIONAL DE
           DEVELOPPEMENTPLAN REGIONAL D’AIDEPLAN REGIONAL DESPOLITIQUE* REGIONALE*PLAN* MANDAT*SCHEMA*
           REGIONA*PLAN TRIENNALPLAN ROUTIERPLAN* ENERGIE*PLAN* D'ACCES*PLAN* MODERNISATION*PLAN*
           CAMPUS*PLAN* SAISONNIER*PLAN* SAISONNALITE* TOURISME*PLAN* DEPLACEMENT* URBAIN*PLAN*
           PREVENTION*PLAN* SOUTIEN*DELIBERATION* CADRE*PLAN* CADRE*STRATEGIE* REGIONALE*STRATEGIES
           EUROPEENESMODALITE* D’INTERVENTION* PRINCIPE* D'INTERVENTION* MODALITE* MISE ŒUVRE*MODALITE*
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                              Veille & Documentation                                   27/11/2012
Merci pour votre attention !


           Pascale BOUTON
           pbouton@rhonealpes.fr




    Veille & Documentation         27/11/2012

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Le moteur de recherche, opportunité pour bâtir une application documentaire

  • 1. Le moteur de recherche : opportunité pour bâtir une application documentaire Retour d'expérience sur un corpus documentaire semi-structuré Veille & Documentation 27/11/2012
  • 2. Plan de la présentation  le contexte institution, corpus documentaire  le projet antécédents, autres usages du moteur déroulement, interfaces développées  des focus • indexation/restitution • résultats • facettes • utilisation du thésaurus • typologie documentaire Veille & Documentation 27/11/2012
  • 3. Rhône-Alpes : la région, la Région La 2ème région de France par sa taille et sa population Une collectivité territoriale, 2 assemblées : • Conseil régional (CR) • Conseil économique social environnemental régional (CESER) Les compétences : emploi-formation, lycées, transports, développement économique… Budget 2012 : 2,4 Mds € L’administration : 6600 agents Veille & Documentation 27/11/2012
  • 4. La délibération, document fondateur  « Le Conseil régional règle par ses délibérations les affaires de la région» (Art. L. 4221-1 Code Gén. Collectivités Territoriales) Acte réglementaire, créateur de droits/obligations Résulte des discussions de l’assemblée Exécutoire après publication Effets perpétuels, tant qu’il n’est pas modifié ou abrogé Veille & Documentation 27/11/2012
  • 5. Les documents liés aux délibérations  En amont des débats : - rapports préparatoires (directions), - comptes-rendus (commissions thématiques), - avis (CESER) - droit d’initiative, amendements, questions d’actualité, vœux (groupes d’élus)  Pendant les débats : - procès-verbaux (assemblée plénière) - comptes-rendus (commission permanente)  En aval : - arrêtés (Président) Produits à partir de modèles, qui harmonisent a minima leur forme et posent des règles de rédaction communes Veille & Documentation 27/11/2012
  • 6. Les faiblesses de l’interface précédente  Application « Rapports et délibérations » sur l’Intranet (technologie Microsoft Index Server)  Un formulaire multicritères… très critiqué ! - sensible à la casse et l’accentuation - opérateurs obligatoires (ET, OU, SAUF, PRES) - résultats peu parlants - manuel d’utilisation et longues explications en ligne.  Des retours négatifs des usagers finaux, contraints de faire appel aux documentalistes pour trouver le bon document  Un mode de recherche présupposant que l’utilisateur « sait » : ce qu’il cherche précisément et comment l’exprimer Veille & Documentation 27/11/2012
  • 7. formulaire résultats Veille & Documentation 27/11/2012
  • 8. Le moteur FAST à la Région Rhône-Alpes  acquis avec l’Intranet Sharepoint 2007  les usages : - recherche globale sur les contenus Intranet, - contextualisation d’informations, - personnalisation d’affichages, - mise à disposition de données. Veille & Documentation 27/11/2012
  • 9. Développer un usage applicatif  A la base : un processus et une ressource documentaire contraignants Inenvisageable de construire une base de données documentaire, vu l’arriéré et les volumes (ex. Région Île-de-France : base Mariane sous CINDOC)  La décision : tirer parti de FAST dans une logique applicative  Quel intérêt ? Moteur pertinent pour des recherches plein texte, sur des contenus non structurés et de gros volumes de données  Quels objectifs ? permettre des recherches qualitatives, donner du sens au corpus  Comment ? Un travail conjoint du Service Veille & Documentation, de la DSI, des développeurs, en lien avec les services producteurs Veille & Documentation 27/11/2012
  • 10. Le déroulement du projet 1. Étude de l’existant localisation documents, bilan de l’application 2. Analyse du besoin retour sur recherches effectuées par les documentalistes, détermination de questions-types 3. Réalisation du prototype à partir d’une V0 isofonctionnelle processus d’indexation réitéré de très nombreuses fois construction des facettes 4. Validation auprès des services producteurs/gestionnaires 5. Publication sur l’Intranet, communication auprès des publics- cibles 6. Suites déclinaison pour le site web évolutions internes (nouvelles commissions…) suivi des usages Veille & Documentation 27/11/2012
  • 11. La nouvelle interface  Un nouvel intitulé : « Actes et débats »  Un unique champ de recherche « à la Google »  Une page de résultats efficace et intuitive  Des contraintes réduites en recherche : insensibilité à la casse, aux accents, aux pluriels ; gestion des mots vides ; opérateur ET par défaut; « expression » ; troncature *; exclusion -  Présentation des résultats fortement améliorée : ordre, cartouche sur mesure, résumé dynamique…  Des facettes pour préciser la recherche et naviguer dans les résultats proposés Veille & Documentation 27/11/2012
  • 12. Deux applications : sur l’Intranet…  Une interface très complète : - pour les agents et les élus - tous les documents liés à la vie des assemblées (soit 33 000 depuis 1997) - 7 facettes liées au contenant - 3 facettes liées au contenu Veille & Documentation 27/11/2012
  • 13. … et sur le site web Région  Une interface allégée - pour le « grand public » - 2 entrées : CR, CESER - seulement les documents communicables (17600) - 3 facettes : date, géographie, thème - requête pré-câblée sur les dernières décisions Veille & Documentation 27/11/2012
  • 14. Focus 1 : indexation et restitution  Processus d’indexation commun  La source : un répertoire informatique où sont déposés les fichiers correspondant aux documents produits par les deux assemblées (CR et CESER)  Fast indexe les fichiers .html, mais affiche les documents .pdf  Recherche Intranet : le pdf affiché est stocké sur serveur interne Recherche sur le site web : le pdf affiché est stocké sur un serveur externe, ne contenant que les documents communicables  Arborescence identique : - pour les documents PDF et HTML, - sur les serveur interne ou externe. Veille & Documentation 27/11/2012
  • 15. Focus 2 : les résultats  Ordre déterminé en combinant plusieurs critères : - pertinence du document, - valeur juridique, - fraîcheur.  Pondération : chaque résultat se voit attribuer un rang défini par un score dynamique présence du mot dans le titre, le numéro du document, le corps du texte …et statique boost en fonction de la valeur juridique, du + au moins contraignant Modulé en fonction de la fraîcheur du document  Un cartouche de résultats dynamique et parlant Source de rebonds : vers le document PDF + documents liés Veille & Documentation 27/11/2012
  • 16. Le cartouche, le document PDF Veille & Documentation 27/11/2012
  • 17. Focus 3 : les facettes  Retenues à partir des besoins et pratiques  Typologie : - contenant : type de document, date, mandature, assemblée et commission concernées, réunion - contenu : vocabulaire métier, territoires, relations entre documents  Construction: structure du document, propriétés, texte  Les sources principales : - le chemin informatique d’accès au document (URL) ; - le texte intégral du document ; - les métadonnées portées par le document ; - le thésaurus interne. Veille & Documentation 27/11/2012
  • 18. Champ de recherche Facettes Facettes Résultats de recherche « contenant » « contenu » Veille & Documentation 27/11/2012
  • 20. Focus 4 : le recours au thésaurus  Appel au thésaurus interne VOCOM, en l’absence d’indexation Vocabulaire métier sur mesure (mots-clés, politiques régionales, territoires, organismes partenaires…)  Utilisé pour les facettes DISPOSITIFS et GEOGRAPHIE  Extraction des descripteurs dans le texte des documents  Listes normalisées : mandatures, commissions thématiques Veille & Documentation 27/11/2012
  • 21. Exemple de recherche : entreprise + 2012 - facette issue de la liste des ACTIONS REGION (VOCOM) - liste ouverte par défaut sur 5 items - classement / occurences - facette issue de l’INDEX GEOGRAPHIQUE (VOCOM) : extrait de la branche Rhône-Alpes - fermée par défaut - une taxonomie Veille & Documentation 27/11/2012
  • 22. Focus 5 : typologie de délibérations  répondre aux les besoins métiers  en l’absence de règles d’écriture, identification d’habitudes et de choix rédactionnels  construction de règles de gestion  plusieurs clés : titres, récurrence de certains mots, commission responsable… Veille & Documentation 27/11/2012
  • 23. Délibération budgétaire DOB, budget primitif, décision modificative, compte de gestion, compte administratif, taux de fiscalité (directe / indirecte), TIPP, attribution de subvention, caducité des subventions et dépenses similaires, programme prévisionnel des investissements Commission Finances + présence dans le titre des termes suivants BUDGET* PRIMITIF*; COMPTE DE GESTION ; COMPTE* ADMINISTRATIF* ; TIPP ; TARIF* FISCALITE*; DECISION* BUDGETAIRE* MODIFICATIVE* ; DECISION* MODIFICATIVE* EXERCICE* ; ORIENTATION* BUDGET* EXONÉRATION* TAXE PROFESSIONNELLE ; EXONÉRATION* COTISATION* VALEUR AJOUTÉE ; RÈGLEMENT BUDGÉTAIRE FINANCIER ; DISPOSITION* BUDGETAIRE* ; DISPOSITION* FINANCIERE* ; PROGRAMME PRÉVISIONNEL INVESTISSEMENT* ; MODELE* CONVENTION* ATTRIBUTIVE* SUBVENTION* ; CADUCITE* SUBVENTION* ; DEPENSE* SUBVENTIONNABLE* Délibération cadre (création/révision d’une politique régionale) Plan régional en faveur de…Politique régionale…Plan de mandat… Schéma régional…Plan…Plan de soutien…Plan cadre…Stratégie régionale…Modalités d’intervention… Présence dans le titre des termes suivants : PLAN REGIONAL EN FAVEUR DEPLAN POUR LE DEVELOPPEMENTPLAN REGIONAL POURPLAN REGIONAL DE DEVELOPPEMENTPLAN REGIONAL D’AIDEPLAN REGIONAL DESPOLITIQUE* REGIONALE*PLAN* MANDAT*SCHEMA* REGIONA*PLAN TRIENNALPLAN ROUTIERPLAN* ENERGIE*PLAN* D'ACCES*PLAN* MODERNISATION*PLAN* CAMPUS*PLAN* SAISONNIER*PLAN* SAISONNALITE* TOURISME*PLAN* DEPLACEMENT* URBAIN*PLAN* PREVENTION*PLAN* SOUTIEN*DELIBERATION* CADRE*PLAN* CADRE*STRATEGIE* REGIONALE*STRATEGIES EUROPEENESMODALITE* D’INTERVENTION* PRINCIPE* D'INTERVENTION* MODALITE* MISE ŒUVRE*MODALITE* D'APPLICATION* Veille & Documentation 27/11/2012
  • 24. Merci pour votre attention ! Pascale BOUTON pbouton@rhonealpes.fr Veille & Documentation 27/11/2012

Notas del editor

  1. 02/01/13