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Pedro castro grupo4_15092007

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  1. 1. Documentos Digitales y su Legislación Universidad del Quindío Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología Archivística Metodología Virtual 2017 Trabajo presentado por el estudiante, Pedro Javier Castro Guerra Al Docente, Ricardo Antonio Botero Ríos
  2. 2. Introducción Con esta presentación se atienden los requerimientos académicos planteados para abordar el tema de la gestión documental digital y su impacto en la mejora continua de la productividad y eficiencia de procesos en las unidades de información. El trabajo contiene seis aspectos que desglosan la temática planteada, a través de un documento con una alta dosis de recurso visual. El trabajo está compuesto, por un único capítulo, complementado, como corresponde, por la definición de objetivos, unas concisas conclusiones y las referencias bibliográficas de rigor.
  3. 3. Objetivos Objetivo General Adquirir conocimientos acerca de la Gestión de Documentos Digitales y su normatividad. Objetivos Específicos  Analizar los beneficios e importancia de la Gestión de Documentos Digitales.  Conocer los beneficios de la implementación de la Política de Cero Papel.  Apropiar la normatividad y legislación Colombiana del Documento Digital. Contenido a desarrollar  Concepto de Gestión Documental Digital  Construcción y Gestión  Principios  Software  Iniciativa Cero Papel - GEL  Normatividad y Legislación Colombiana
  4. 4. Concepto La Gestión Documental Digital -GDD, es el conjunto de procedimientos técnicos que se aplican a los documentos nacidos o incorporados a ambientes electrónicos y/o digitales, desde su producción hasta su destinación final. “La Gestión Documental Digital se podría definir como el proceso de creación, almacenamiento y utilización de los documentos digitales, que incluye su selección, clasificación, conservación, búsqueda, recuperación, reproducción y diseminación, a partir de dispositivos electrónicos.”1 “La Gestión Documental Digital propende por el cumplimiento de los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos.”2 1 Unidad 2. Gestión de Documentos Digitales – Documentos Digitales y su Legislación [documento electrónico] disponible en: http://cidba.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/37271/mod_resource/content/1/Mo%CC%81dulo- 2_gestiondocumentaldigitalylegislaci%C3%B3n.pdf 2 Colombia. El Congreso de la República , “LEY 1437 DE 2011,” revisado 14 de septiembre de 2017, http://repositorio.archivogeneral.gov.co/repositorio/items/show/70. Conceptualización de referencia Conceptualización propia
  5. 5. Construcción y Gestión de Documentos Digitales Contenido: es la información contenida en el documento. Estructura: apariencia del documento. Es decir, sus características de forma. Contexto: características de fondo del documento, tales como, uso, propósito y a quién está dirigido.
  6. 6. Principios de la Gestión Documental Digital Identificable Soportado en Políticas Plan estratégico y operativo Responsable de planear, desarrollar y monitorear Localizado en la estructura organizacional Organización de acuerdo a estructura, actividad y ambiente tecnológico Manejado por Recurso humano con habilidades y competencia Implementació n sistemática Mesurable regularmente
  7. 7. Software de Gestión Documental Digital Proceso de selección: Recomendaciones Flexibilidad Movilidad Avisos y alarmas SoporteTécnico Seguridad Versiones Integración con terceros Tecnología Workflow Facilidad de uso Buscador potente Software GD Libre ORFEO Alfresco Nuxeo Exo LIFERAY *Mayor productividad * Ahorro costes y tiempo *Mejora en los procesos *Cumplimiento normatividad y seguridad BENEFICIOS
  8. 8. Gobierno en línea 3 Tomado de: http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co Elementos Transversales Información en Línea Interacción en línea Transacción en línea Transformación en línea Democracia en línea
  9. 9. Gobierno en línea 3 Tomado de: http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co “El propósito es lograr que los ciudadanos cuenten con servicios en línea de alta calidad, impulsar el empoderamiento y la colaboración de los ciudadanos con el Gobierno”. 3 “Busca construir un Estado más eficiente, transparente y participativo haciendo uso de las TIC”. 3 * Directiva Presidencial 02 de 2000: Da inicio a la Política GEL. * Decreto 1151 de 2008: Define Lineamientos. * Decreto 2693 de 2012: Evolución de fases.
  10. 10. Iniciativa Cero papel Reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos
  11. 11. Iniciativa Cero papel Beneficios Implementación * Para las entidades: Uso optimo de los recursos * Para los ciudadanos, empresas y otras entidades: Acceso rápido y fácil a la información * Para el medio ambiente: Ahorro de papel, disminución de residuos contaminantes Componentes Política * Normativo y de GD: Leyes, Decretos, Acuerdos, Manuales, Estándares ISO – NTC * Cultura Organizacional: Buenas practicas y primeros pasos * Procesos y Procedimientos: Documento, expediente electrónico * Tecnología: Digitalización y SGD Mejoras y Avances * Implementación de buenas practicas para la reducción de papel * Reutilización del papel usado por una cara e impresiones a doble cara * Sustitución de documentos facilitativos por electrónicos * Reducción de impresiones diarias Directrices de referencia * Directiva Presidencial 004 de 2012: La cual impulsa la obligatoriedad de la implementación Cero Papel * Manual la estrategia de Gobierno en Línea: Explica la proyección de la Visión 2015 de Entidades nivel Nacional, y para el nivel Territorial en los períodos 2016 -2017
  12. 12. Normatividad Colombiana Aplicada GDD 4 Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co/politica/repositorio-normatividad Ley 527 de 1999 • “Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”4 Ley 1437 de 2011 • “Introduce los conceptos de expediente electrónico, sede electrónica, notificación electrónica, entre otras.”4 Ley 1581 de 2012 • “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.”4
  13. 13. Normatividad Colombiana Aplicada GDD 4 Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co/politica/repositorio-normatividad Circular 002 de 2012 • “Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.”4 Circular 005 de 2012 • “Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.”4 Decreto 2609 de 2012 • “Por la cual se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado.”4
  14. 14. Conclusiones / Bibliografía Conclusión Bibliografía Finalmente, es menester incluir como conclusión que, en la actualidad las entidades tanto del orden público como privado, propenden por automatizar eficientemente sus procesos para la mejora continua, impactando de manera integral y sustancial en la toma de decisiones. La aplicación de estrategias, procedimientos, TIC y normatividad, impulsan la distribución de actividades mediante flujos de trabajo de forma eficaz y controlada; logrando con ello, contar con una Gestión Documental Digital enfocada en la disponibilidad de la información de manera segura, respaldada y confiable. Como estudiantes CIDBA, debemos apropiar estos conceptos y promover la Gestión Documental Digital en nuestro entorno laboral, cumpliendo con los lineamientos establecidos en el plano técnico, tecnológico y normativo. • Serra Serra, J. (2001). Gestión de los documentos digitales: estrategias para su conservación. Profesional de la Información, 2001, vol. 10, núm. 9, p. 4-18. consultado el 11 de septiembre de 2017. • [Página web] disponible en : http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co. Consultado el 09 de Septiembre de 2017. • [Página web] disponible en : http://www.archivogeneral.gov.co/politica/repositorio-normatividad. Consultado el 08 de Septiembre de 2017. • Unidad 2. Gestión de Documentos Digitales – Documentos Digitales y su Legislación [documento electrónico] disponible en: http://cidba.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/37271/mod_resource/conte nt/1/Mo%CC%81dulo- 2_gestiondocumentaldigitalylegislaci%C3%B3n.pdf Consultado el 08 de Septiembre de 2017.

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