Ricoh en haar portfolio solutions in de zorg

1. Business
Solutions
Healthcare

2. De wereld om ons heen raakt steeds verder gedigi-
taliseerd. Ook “het nieuwe werken” drukt een steeds
grote stempel op het functioneren van medewerkers
binnen en buiten organisaties. Dit zorgt ervoor dat ook
binnen gezondheidszorginstellingen het werken zonder
papier steeds meer gemeengoed wordt. Zo zijn de
meeste EPD’s ingericht om volledig digitaal te werken.
Ricoh werkt vanuit een zorgspecifieke benadering.
Door het toepassen van een sectorbenadering doet
Ricoh kennis op van de (document gerelateerde)
bedrijfsprocessen binnen deze branche. Uitgangspunt
hierbij is een ‘outside-in’ benadering, waarbij de
processen en behoeften van de Logistiek centraal staan.
Deze worden vertaald in maatwerk oplossingen met
zoveel mogelijk standaard “best-of-breed” software
componenten.
Primaire zorgproces
Ricoh speelt een duidelijke rol in het digitaliseren van
document georiënteerde processen, zowel in het
primaire zorgproces als in de ondersteunde processen.
Zo worden bestaande papieren patiëntendossiers
gedigitaliseerd, (wij noemen dat backlogscanning),
gearchiveerd en beschikbaar gesteld via het EPD. Deze
scanactiviteiten kunnen of op locatie plaatsvinden of in
een outsourcingsmodel.
Zelfs bij het volledig digitaal werken van een
EPD komen er toch patiëntgerelateerde papieren
documenten via externe partijen binnen (bijvoorbeeld
via verwijzers). Met behulp van de oplossingen van
Ricoh kunnen deze documenten op de locatie waar
deze binnenkomen, decentraal gedigitaliseerd en
gearchiveerd worden waarna ze direct beschikbaar zijn
in het EPD. (wij noemen dit scannen naar het EPD
Ondersteunende processen
Ook in de ondersteunde processen is er een tendens
om papierloos cq papierarm te gaan werken. Hierbij
moet niet het papierloos werken het primaire doel
zijn, maar het optimaliseren van het betreffende
werkproces. Door deze verschillende processen te
digitaliseren zijn zowel significante kosten te besparen
alsook een verhoging van de kwaliteit. Om een aantal
voorbeelden te noemen is ter illustratie onderstaand
een aantal processen nader toegelicht.
Inkoopautomatisering
Het automatiseren van het inkoopproces valt uiteen in
een kostenverlagingsdeel en een kwaliteitsverhogings
deel. De kostenbesparing wordt gerealiseerd
doordat de inkoop gestructureerd plaatsvindt vanuit
vooraf gedefinieerde catalogi. Hierdoor wordt het
zogenaamde maverick buying tot een minimum terug
gebracht. Door de inkoop te automatiseren kan het
totaal aantal leveranciers verminderd worden en de
bestelgrootte toenemen waardoor de inkoop tegen
betere condities kan plaatsvinden. Uiteraard zijn er
meerdere aspecten die leiden tot een kostenbesparing.
Om deze kostenbesparing voor uw organisatie
inzichtelijk te maken zijn er diverse calculatiemodellen
beschikbaar. Uit calculaties voor andere zorgorgani-
saties is gebleken dat er kostenbesparingen van EUR
250.000 per jaar op inkoopkosten en van EUR 100.000
per jaar op personeelskosten te realiseren zijn.
Inkomende factuurverwerking
Met inkomende factuurverwerking wordt het
factuurverwerkingsproces -op gebruiksvriendelijk
wijze- geautomatiseerd. Deze oplossing biedt een
volledig geautomatiseerd proces: van het digitaliseren
van gegevens tot het vrijgeven van facturen voor
betaling. Daarnaast biedt deze oplossing controle en
transparantie en maakt het grote besparingen op de
verwerkingskosten mogelijk.
Eén van de drijfveren om het proces van
inkomende facturen te automatiseren is, naast een
kwaliteitsverbetering, kostenbesparing. Cijfers van
gerenommeerde onderzoeksbureaus en ervaringen
uit eerdere projecten laten een besparing op de

3. Crediteuren Administratie van minimaal 30% zien.
Door ook het inkoopproces te automatiseren en daarbij
automatisch te matchen met inkooporders, kan deze
besparing nog veel hoger uitvallen.
Personeelszaken
Ook de afdeling Personeelszaken gaat meer
en meer digitaal werken. Diverse leveranciers
van personeelsmanagement systemen bieden
een volledige digitale manier van werken aan.
Voorwaarde voor het volledig digitaal werken is
dat personeelsgerelateerde documenten, zoals
bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, BIG registratie,
persoonsbewijzen, loonbelastingverklaringen e.d.
digitaal beschikbaar zijn. Ricoh kan bestaande
documenten digitaliseren (in backlog) en biedt ook de
oplossingen voor het digitaliseren van documenten
die nieuw de organisatie binnenkomen. Met name
bij het laatste is een aanzienlijke kostenbesparing
te behalendoor gebruik te maken van slimme
software. Als voorbeeld wordt er in een ziekenhuis
overgegaan van een handmatige manier van
toevoegen van documenten in het HRM systeem
naar een gedigitaliseerde manier. Deze manier levert
bij het verwerken van een nieuw personeelslid een
tijdsbesparing op van ca. 60 minuten.
Post- en correspondentie digitalisering
Naast de hierboven beschreven specifieke processen
zijn er diverse “generieke” document intensieve
processen binnen een instelling. Dit varieert van
interne correspondentie zoals memo’s, agenda’s,
notulen, kwaliteitsdocumenten en werkvoorschriften
tot vanuit derden ontvangen brieven, e-mails of
andere documenten. Al deze processen kunnen
ondersteund worden met documentautomatisering.
Documentautomatisering omvat onder andere het
genereren van documenten, scannen van documenten,
samenwerken aan eenzelfde document , document
workflow, document archiveren en document output

4. (print, portal, email, etc). Met de introductie van
document management binnen een organisatie
kan een significante verhoging van de efficiency en
effectiviteit gerealiseerd worden. Wat de exacte impact
op uw organisatie is, zal uit verder vooronderzoek
moeten plaatsvinden.
Samenvattend
Met het automatiseren van documentprocessen
binnen zorginstellingen,, zijn kostenbesparingen te
realiseren waarbij bovendien de kwaliteit van processen
toeneemt. Denk bijv. aan de terugvindbaarheid
van documenten, een eenduidige werkwijze en
authentieke lange termijn opslag van documenten.
Een ander belangrijk voordeel is dat doordat alle
document intensieve processen in één platform zijn
ondergebracht, voor alle processen een eenduidige
werkwijze geldt en een afdeling ICT maar één platform
hoeft te onderhouden.
Graag wil Ricoh met u in gesprek treden over welk
document intensief proces het meeste en snelste baat
heeft bij automatisering. Een organisatie brengen naar
een volledige papierloze/-arme manier van werken is
een proces welke stapsgewijs plaatsvindt.
linkedin.com/in/ricohnederland Ricoh Healthcare facebook.com/RicohHealthcare
RICOH NEDERLAND B.V.
Magistratenlaan 2, Postbus 93150
5203 DN ‘s-Hertogenbosch
GSM: +31 (0)6 48877670
pieter.rahusen@ricoh.nl
www.ricoh.nl
Pieter Rahusen
Market Development Manager Healthcare
Corporate Marketing