Der Nutzen eines vollständig integrierten Dokumenten-Managements vom Vertrags- bis hin zum Personalmanagement am Beispiel von Sharepoint ecspand - Ing. Nikolaus A. Proske (d.velop)

1. Nutzen eines vollständig integrierten
Dokumentenmanagement vom
Vertragsmanagement bis hin zum
Personalmanagement

2. 2
Kontakt
Nikolaus Proske
Geschäftsführer
nikolaus.proske@d-velop.com
+43 1 908 08 96
+43 664 50 444 51
+49 89 672086 -2583

3. /d.velop
Das Unternehmen

5. 5
Das Tempo der Veränderungen ist enorm

6. 6
Die Anforderungen unserer Kunden wandeln und erweitern
sich
Informatione
n einfach und
sicher teilen
bessere
Zusammen-
arbeit
Prozess und
Workflow
Management
Dokumenten
-
Management
Wissens
Management

7. 7
80%
Strukturiert:
Enterprise Business Applikationen,
DMS/ECM, Workflows, BPM
Unstrukturiert_
Emails, Blogs, Wiki‘s, Discussion Forums …
Unstrukturierte
Informationen
80% Zeitaufwand für die
Verwaltung von
Dokumenten
35%
Stunden pro Woche
Zeitaufwand für die
Suche
16.9h
Social ECM

8. 8
Was ist für Sie wichtig?
Wollen Sie bei Ihrem Auto im Details wissen, welche Teile wie zusammenspielen und
wie diese im Detail funktionieren?

9. 9
Was ist für Sie wichtig?
Oder wollen Sie Lösungen, die sauber ineinander greifen. Die Ihnen und Ihren
Arbeitskollegen den Alltag vereinfachen. Und die einfach Spaß machen?

10. 10
Herausforderungen für Ihr Unternehmen
Informationen rechtskonform digitalisieren
Prozesse
digitalisieren
Nahtlose
Integration
Wissen einfach verfügbar machen

11. 11
Portfolio d.velop group

12. Process Solutions

13. 13

14. 14

15. 15
Mehr Transparenz in der
Vertragsverwaltung
Vorgangsorientierte
Archivierung
Mitgeltende
Unterlagen
Verträge aus
MS-Office
Gescannte
Verträge
Regelbasierte
Freigabeprozesse
Automatische
Wiedervorlage
Lückenlose
Nachverfolgung
Bequeme
Recherche
Automatisches Einhängen
In digitale Vertragsakten

16. contract management
Wissen Sie eigentlich, wie viele Verträge
Sie haben?
Und wie viel Sie diese genau kosten?

17. contract management
Verschaffen Sie sich Übersicht!
Sie erhalten eine umfassende Sicht auf
den Wert Ihres Unternehmens, Ihre
Geschäftsbeziehungen und über zeitliche
und finanzielle Auswirkungen.

18. Die 4Aspekte
des Vertragsmanagements.

19. contract management
Vertragserstellung
standardisierter Prozess
Erstellen, Verwenden und Verwalten von
Vertragsvorlagen und Vertragstextbausteinen
Integration in (Microsoft) Office Umgebung

20. contract management
Vertragserstellung
standardisierter Prozess
Erstellen, Verwenden und Verwalten von
Vertragsvorlagen und Vertragstextbausteinen
Integration in (Microsoft) Office Umgebung

21. contract management
Vertragsarchivierung
revisionssichere Archivierung
ergänzende Dokumente (E-Mails, Notizen, …)
Versionierung
Anzeige der Dokumente

22. contract management
Vertragsarchivierung
revisionssichere Archivierung
ergänzende Dokumente (E-Mails, Notizen, …)
Versionierung
Anzeige der Dokumente

23. contract management
Vertragsverwaltung
Metadaten (vertragsrelevante Zusatzinformationen)
Vertragsprozesse
Verantwortlichkeiten und Zugriffskontrolle
nachvollziehbare Historie

24. contract management
Vertragsverwaltung
Metadaten (vertragsrelevante Zusatzinformationen)
Vertragsprozesse
Verantwortlichkeiten und Zugriffskontrolle
nachvollziehbare Historie

25. contract management
Vertragscontrolling
zur Steuerung und Koordination
Unterstützung der Geschäftsführung
Laufzeiten, Fristen, Aufgaben, …
Kennzahlen, Kosten, …

26. contract management
Vertragscontrolling
zur Steuerung und Koordination
Unterstützung der Geschäftsführung
Laufzeiten, Fristen, Aufgaben, …
Kennzahlen, Kosten, …
über die
gesamte
Vertragslaufzeit

27. Nutzenpotential

28. Risiken im Kontext Vertragsmanagement
0% 20% 40% 60%
wirtschaftlicher
Schaden
mangelhafte
Verwaltung
Frist-
versäumnisse
Quelle: Aberdeen Research „Contract Lifecycle Management and the CFO“
Vertragsstrafen, verpasste
Fristen, inkonsistente Preise,
Bearbeitungsfehler, Doppel-
gleisigkeiten, etc.

29. Return on Investment
“Die Einführungsdauer einer
Vertragsmanagementlösung
beträgt im Schnitt zwei bis drei
Monate. […] Das Einsparungs-
potential liegt nach einem Jahr
zwischen 150% und 200%.”
Quelle: AMR Research, USA

30. Return on Investment
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Quelle: Goldman Sachs „Time to manage those contracts!“
70 – 90%
90 – 100%
50%
30%
10 - 30%
10 - 30%
10 - 20%
Personaleinsparungen
Reduzierung der Betriebs-
und Prozesskosten
Freisetzen von Barreserven
Erhöhung der Einnahmen
Schnellere Vertragsverhandlung
Reduzierung fehlerhafter
Zahlungen
Compliance und regulatorische
Richtlinien

31. Philosophie
ecspand
Vertragsmanagement

32. Funktionsumfang
Vertragsakte
Kosten Aufgaben

33. Funktionsumfang
Kosten Aufgaben
Vertragsakte

34. Funktionsumfang
Vertragsakte
Erstellung Controlling
Archivierung Verwaltung

35. 35

36. 36
Optimierte Prozesse - schnell & standortübergreifend
MS Office E-Mail
HR-
Lösungen
Briefpost
Eingehende Dokumente (Erfassung)
Vergabe von
Ordnungskriterien
Arbeitsplatz
(auch Mobil)
Validierung
Anmerkungen
Bearbeitung
Workflows
Bequeme Recherche
Ablage
Automatische Ablage
In digitalen Personalakten

37. Die 4Aspekte
des Personalmanagements.

38. personal management
Einstellungsprozess
standardisierter Prozess
Erstellen, Verwenden und Verwalten von Vorlagen
Integration in (Microsoft) Office Umgebung

39. personal management
Einstellungsprozess
standardisierter Prozess
Erstellen, Verwenden und Verwalten von Vorlagen
Integration in (Microsoft) Office Umgebung

40. personal management
Archivierung
revisionssichere Archivierung
ergänzende Dokumente (E-Mails, Notizen, …)
Versionierung
Anzeige der Dokumente

41. personal management
Archivierung
revisionssichere Archivierung
ergänzende Dokumente (E-Mails, Notizen, …)
Versionierung
Anzeige der Dokumente

42. personal management
Mitarbeiterverwaltung
Metadaten (Mitarbeiter relevante
Zusatzinformationen)
Bewerbungsprozesse
Verantwortlichkeiten und Zugriffskontrolle
nachvollziehbare Historie

43. personal management
Mitarbeiterverwaltung
Metadaten (Mitarbeiter relevante
Zusatzinformationen)
Bewerbungsprozesse
Verantwortlichkeiten und Zugriffskontrolle
nachvollziehbare Historie

44. personal management
Controlling
zur Steuerung und Koordination
Unterstützung der Personalabteilung
Fristen, Aufgaben, …
Kennzahlen, Kosten, …

45. personal management
Controlling
zur Steuerung und Koordination
Unterstützung der Personalabteilung
Fristen, Aufgaben, …
Kennzahlen, Kosten, …
über die
gesamte
Laufzeit

46. FOXDOX – für Ihr Business

47. FOXDOX
Business Process Provider Consumer / Businesspartner
FOXDOX – Dokumente digital versenden
Versand und Empfang:
Der Consumer / Businesspartner kann Dokumente (inkl. Daten) auch an den
Business Process Provider (zurück)senden.

48. Business Prozesse revolutionieren die Dokumentenkommunikation
Sie machen sie:
einfacher
sicherer
schneller
FOXDOX – für Ihre Business-Prozesse

49. USECASE
Lohn- und
Gehaltsabrechnungen
sowie weitere Personaldokumente digital mit
FOXDOX zustellen
Die Erstellung und Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist ein
kostspieliger Prozess und hört oft nicht an den Unternehmensgrenzen auf.
Mit der elektronischen Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen über FOXDOX
zünden Sie die nächste Evolutionsstufe im Personalmanagement, denn schließlich
zahlen Sie Ihre Gehälter ja auch nicht mehr in bar aus, oder?

50. 10
0
10
7
20
5
…
HR Personal
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Archiv
FOXDOX
 Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Ihrem HR-System
 Archivierung erfolgt z.B. weiter in Ihrem d.3 HR Archiv
 ECM HR Archiv stellt automatisiert die Lohn- und Gehaltsabrechnungen an FOXDOX.link
 FOXDOX.link ermittelt an Hand der Personaldaten den FOXDOX-Benutzer
 FOXDOX.link stellt die Abrechnung hochsicher und digital in den FOXDOX-Account des
Mitarbeiters
UseCase – Digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen

51. Akzeptanz
Der Arbeitgeber ist grundsätzlich frei darin, ohne Mitbestimmung von Betriebsorganen zu einem
von ihm gewünschten Zeitpunkt die Gehaltsabrechnung auf digitale Textform mit Wirkung
gegenüber allen Arbeitnehmern umzustellen. Die Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
auf elektronischem Wege über FOXDOX ist zulässig. Eine Einwilligung des Arbeitnehmers in die
Umstellung der Gehaltsabrechnung auf die Zustellung über FOXDOX ist nicht erforderlich. FOXDOX
bietet für den Arbeitnehmer zusätzliche Vorteile.
Nutzen
 Hohe Kostenreduzierung
 Effizienzsteigerung dank automatisierter
Prozesse
 Erweiterung der Reichweite
 Vermeidung von Medienbrüchen
 Rückkanal möglich (z.B. AU-Bescheinigung)
 zahlreiche Mehrwerte für die Mitarbeiter
Leistungen
 Hochsichere digitale Zustellung
 Transportverschlüsselung
 Erweiterte Verschlüsselung möglich
 Integration in die bestehende IT-Landschaft
 Eigene Administration
 Ausweitung auf weitere Dokumententypen
jederzeit möglich
UseCase – Digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen

52. FOXDOX – ROI – Kalkulator
FOXDOX – Ermitteln Sie Ihre Einsparungen

53.  Effiziente Geschäftsprozesse
 Vorgänge beschleunigen
 Sichere Verschlüsselung
 Durchgängig digitale Prozesse
 Compliance und Datenschutz
 Integration in Ihre IT-Landschaft
 Manuelle Tätigkeiten automatisieren
 Papierverbrauch reduzieren
 Portokosten einsparen
 Outputmanagement optimieren
 Medienbrüche vermeiden
 Aktiver Beitrag zum Umweltschutz
 Archivierungskosten sparen
Prozesseffizienz maximieren
Kosten senken
FOXDOX – Ihre nachhaltigen Vorteile
Erweitern Sie Ihre Kommunikationskanäle

54. FOXDOX – Webclient in Ihrem Corporate Design

55. FOXDOX – sehen Sie selbst
55
www.foxdox.de