„ Regelkonform und auskunftsfähig: E-Mails in der Kundenakte“ Christian Weisz Assistant Director Sales OPTIMAL SYSTEMS GmbH

E-Mails in der Kundenakte 1 2 3 Sicherheit: Compliance & Co. Intelligenz: E-Mails & Collaboration Effizienz: E-Mails & Automatisierung 4 OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Anwenderseitige Archivierung

Serverseitige vs. anwenderseitige Archivierung Serverseitige Archivierung Anwenderseitige Archivierung Alle ein- und ausgehenden E-Mails Nutzt das Wissen der Mitarbeiter Regelbasierung möglich Arbeiten direkt im Mail-Client der Groupware Technischer Ausschluss privater E-Mails aufwändig / nicht möglich Verhinderung der Archivierung privater E-Mails Hoher Automatisierungsgrad in Standardvorgängen Eignet sich für den „Wissensarbeiter“: Viele Vorgänge, ad-hoc-Prozesse Primärspeicherentlastung Primärspeicherentlastung Retention-Management Retention-Management

Intelligenz: E-Mails & Collaboration

Was hat die E-Mail mit Collaboration zu tun? Vom Archivieren zum Management von E-Mails Herkömmliche E-Mail-Archivierung: Die Alternative:

Collaboration durch Vorgangsbezug

Collaboration durch Vorgangsbezug

Effizienz: E-Mails & Automatisierung

Effizienz: E-Mails & Automatisierung Workflow Management-Systeme optimieren Arbeitsabläufe von Prozessen die in gleicher oder ähnlicher Form auftreten. Mehrere Beteiligte Sequentielle oder parallele Prozesse

Nutzen der Integration von E-Mail in Workflows Mehr Qualität (Protokolle von Arbeitsschritten, Fehlervermeidung durch Standardabläufe) Mitarbeiterzufriedenheit (Wegfall von Routinetätigkeiten, Besseres Verständnis betrieblicher Abläufe) Höhere Kundenzufriedenheit (Bessere Durchlaufplanung, kürzere Durchlaufzeiten) Kostenreduktion (Vermeidung von Transportwegen, Wegfall von Archiven, Effizienzsteigerung von Sachbearbeitung) Workflow OS|ECM Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit, z. B. flexible Prozessanpassungen bei veränderten Rahmenbedingungen

OPTIMAL SYSTEMS GmbH Kunden haben viele – die zufriedensten Kunden hat OPTIMAL SYSTEMS 84 % bestätigen Verbesserung der Verfügbarkeit von Wissen und Informationen 94 % unserer Kunden würden OS|ECM weiterempfehlen Platz 1 bei der Kundenzufriedenheit Platz 1 bei der Qualität der Kundenbeziehungen sowie beste Bewertungen in den Bereichen Performance und Ergonomie. Beste Gesamtplatzierung: 2008, 2009 und 2010 Quelle: PENTADOC Radar ECM-Kundenmonitor