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  1. 1. Código del Documento P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012INDICEÍndice.......................................................................................................................................... 1 Objetivo......................................................................................................................... 1 Relación........................................................................................……………………… 1Diagrama de Flujo. …................................................................................................................ 2Descripción de las actividades................................................................................................... 6Glosario………………………………………………………………………………………………… 12 Realizar de manera efectiva el cobro de cuotas por préstamos cedidos aObjetivo Grupos Solidarios e Individuales, en base al análisis efectuado al momento de su colocación.Relación Asesor de Créditos, Jefe de Agencia y Abogado Página 1 de 12
  2. 2. Código del Documento P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012Diagrama de Flujo1.0 Cobranzas de Crédito Grupal Asesor de Créditos Completa formato Realiza segunda “Compromiso de ¿El miembro del No Pago” para Inicio visita de cobro en grupo realizó el compañía de la pago vencido? negociar un Junta Directiva arreglo de pago para realizar el con el Cliente. Realiza visita de Si cobro. seguimiento algrupo para revisar 2 Obtiene cita con el que los pagos Jefe de Agencia estén al día. Entrega “Nota de para realizar visita Cobro Grupal” de arreglo de firmada por el Jefe pago. de Agencia al Revisa los pagos miembro y obtiene realizados por el compromiso de grupo en “Libro pago con firma en Realiza visita alControl de Pagos” miembro del el formato. par verificar que grupo y ofrecelos pagos estén al arreglo de pago día. mediante las Archiva “Nota de opciones Cobro Grupal” en siguientes: Completa formato expediente de “Nota de Cobro - Novación de ¿Encuentra Si crédito del grupo. Crédito. Grupal” para pagos - Readecuación entregar la Junta vencidos de 1 del plazo. Directiva como a 8 días? Completa formato notificación del Completa formato ¿El miembro Si “Última Nota de cobro. “Comunicado” No presenta mora Cobro” y obtiene No de 16 a 30 firma de la Junta ¿El miembro del para notificar el días? Directiva para grupo acepta el cobro extrajudicial 2 Firma y obtiene realizar el cobro. arreglo de pago? al miembro deudor compromiso de y a la Junta pago con firma de No Si Directiva. la Junta directiva en formato “Nota 2 Obtiene cita con el Completa formato de Cobro Grupal”. Jefe de Agencia y “Compromiso de Junta Directiva Pago” y obtiene Visita al Grupo y para realizar visita firmas del deudor, obtiene firma del Entrega copia de al mimbro del dos testigos y del miembro Deudor y formato “Nota de grupo con pagos representante de de la Junta Cobro Grupal” a la vencidos. FUNDAHMICRO. Directiva en Junta Directiva del formato grupo. “Comunicado” Entrega al Archiva copia del para obtener miembro del grupo formato compromiso de “Ultima Nota de “Compromiso de pago. Archiva copia de Cobro” para Pago” en formato “Nota de efectuar el cobro expediente del Cobro Grupal” en de cuotas Cliente. expediente del vencidas. 1 grupo. Solicita al Jefe de Obtiene 2 No Agencia que firme compromiso de ¿El grupo en formato “Nota pago con firma del realizó el de Cobro Grupal” miembro del pago? para realizar el miembro en copia Si cobro. formato “Ultima Nota de Cobro” y 2 adjunta al Obtiene cita con la expediente del junta directiva grupo. para visitar al miembro con mora de 9 a 15 días Página 2 de 12
  3. 3. Código del Documento P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012 Asesor de Créditos 1 Visita al deudor No Informa al Grupo ¿El Grupo con el Jefe de que entrará en cancela la Agencia y el deuda? proceso de cobro Abogado y judicial proceden a Si decomisar los ¿El miembro Si Completa formato bienes muebles 2 Solicita alpresenta mora “Nota de Cobro conforme a Abogado que mayor a 31 Prejudicial” para formato realice demanda días? entregar al grupo. “Traspaso”. judicial al grupo. No Obtiene cita con el Obtiene Abogado para recuperación del 2 2 Fin realizar visita de valor por venta de cobro. bienes muebles decomisados y aplica al pago del Obtiene firma del préstamo. Abogado en formato “Nota de Cobro Prejudicial” Revisa en el sistema, si el valor Realiza visita de recuperado por la cobro con el venta, cubre el abogado para monto total de la entregar al grupo deuda del formato “Nota de miembro del Cobro Prejudicial. grupo. Obtiene cita con el Jefe de Agencia y ¿El miembro del No Abogado para grupo pagó las realizar el ¿El valor de la Solicita al Grupo venta de bienes No que cancele el cuotas vencidas? decomiso de los muebles cubre la monto total de la bienes muebles deuda total? deuda. Si del deudor. si 2 2 Página 3 de 12
  4. 4. Código del Documento P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 20122.0 Cobranzas de Crédito Individual Asesor de Créditos Archiva copia de Completa formato Inicio formato “Nota de “Compromiso de ¿El Cliente No Cobro” en Pago” para realizó el pago expediente del vencido? negociar un Cliente. arreglo de pagoRealiza llamada a con el Cliente. Clientes o envía Simensaje al celular,un día antes de la Visita a los avales 2 Obtiene cita con el fecha del de Cliente y vencimiento de entrega copia de Jefe de Agencia pago, para segunda “Nota de para realizar visitarecordar al Cliente Cobro” de arreglo deque debe cancelar pago. la cuota correspondiente. Completa formato ¿El miembro Si Realiza visita al “Nota de Cobro presenta mora miembro del Prejudicial” para de 16 a 30 grupo y ofreceRevisa los pagos entregar al realizados por el días? arreglo de pago Cliente.Cliente en sistema mediante las “Estado de opciones No Cuenta” par Obtiene firma del siguientes: verificar que los Abogado en - Novación de pagos estén al 2 formato “Nota de Crédito. día. Cobro Prejudicial” - Readecuación para entregar al del plazo. Cliente. Completa formato “Comunicado” ¿Encuentra Visita al Cliente y No para notificar el Si Obtiene cita con el ¿El Cliente pagos entrega “Nota de acepta el arreglo cobro extrajudicial vencidos de 1 Cobro” para Jefe de Agencia de pago? al miembro deudor a 8 días? realizar el cobro. para visitar al Cliente. y a la Junta Si Directiva. No Firma y obtiene Completa formato Visita al Cliente compromiso de “Compromiso de 2 con el Jefe de Visita al Cliente y pago con firma en Pago” y obtiene Agencia y entrega obtiene firma en formato “Nota de firmas del deudor, al Cliente formato formato Cobro”. dos testigos y del “Nota de Cobro “Comunicado” representante de Prejudicial. para obtener FUNDAHMICRO. compromiso de Archiva copia de pago. formato “Nota de Obtiene compromiso de Archiva copia del Cobro” en pago con firma del formato expediente del Cliente en copia “Compromiso de 1 Cliente. Pago” en formato “Nota de Cobro Prejudicial”. expediente del Visita al Cliente y Cliente. Si ¿El Cliente entrega segunda presenta mora de “Nota de Cobro” Adjunta al 9 a 15 días? para realizar el expediente del 2 cobro. Cliente copia de No formato “Nota de Cobro Prejudicial” 2 Firma y obtiene compromiso de pago con firma en formato “Nota de Cobro”. Página 4 de 12
  5. 5. Código del Documento P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012 Asesor de Créditos Visita al deudor Informa al Cliente 1 con el Jefe de ¿El Aval cancela No y aval que entrará Agencia y el la deuda? en proceso de Abogado y cobro judicial proceden a Completa formato Si Si decomisar los ¿El miembro “Nota de Cobro bienes muebles Solicita al presenta mora Extrajudicial” paramayor a 31 días? conforme a 2 Abogado que entregar al formato realice demanda Cliente. No “Traspaso”. judicial por incumplimiento de pago. 2 Obtiene cita con el Abogado para Obtiene realizar visita de recuperación del cobro. valor por venta de 2 bienes muebles Fin decomisados y aplica al pago del Obtiene firma del préstamo. Abogado en formato “Nota de Cobro Prejudicial” Revisa en el sistema, si el valor recuperado por la Realiza visita de venta, cubre el cobro con el monto total de la abogado para deuda del entregar al grupo miembro del formato “Nota de grupo. Cobro Prejudicial. Obtiene cita con el Jefe de Agencia y ¿El valor de la Solicita al aval que No ¿El Cliente pagó No Abogado para venta de bienes muebles cubre la cancele el monto las cuotas realizar el deuda total? total de la deuda. vencidas? decomiso de los bienes muebles Si del deudor. si 2 2 Página 5 de 12
  6. 6. Código del Documento P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012Descripción de las actividades1.0 Cobranzas de Crédito GrupalResponsable: Asesor de Créditos 1.0 Realiza visita de seguimiento al grupo para revisar que los pagos estén al día. 2.0 Revisa los pagos realizados por el grupo en “Libro Control de Pagos” par verificar que los pagos estén al día. 3.0 ¿Encuentra pagos vencidos de 1 a 8 días? Si la respuesta es negativa: Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es positiva: Completa formato “Nota de Cobro Grupal” para entregar la Junta Directiva como notificación del cobro. Firma y obtiene compromiso de pago con firma de la Junta directiva en formato “Nota de Cobro Grupal”. Entrega copia de formato “Nota de Cobro Grupal” a la Junta Directiva del grupo. Archiva copia de formato “Nota de Cobro Grupal” en expediente del grupo. Continúa en el paso 4.0 4.0 ¿El grupo realizó el pago? Si la respuesta es positiva: Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es negativa: Solicita al Jefe de Agencia que firme en formato “Nota de Cobro Grupal” para realizar el cobro. Continúa en el paso 5.0 5.0 Obtiene cita con la junta directiva para visitar al miembro con mora de 9 a 15 días 6.0 Realiza segunda visita de cobro en compañía de la Junta Directiva para realizar el cobro. 7.0 Entrega “Nota de Cobro Grupal” firmada por el Jefe de Agencia al miembro y obtiene compromiso de pago con firma en el formato. 8.0 Archiva “Nota de Cobro Grupal” en expediente de crédito del grupo. 9.0 ¿El miembro presenta mora de 16 a 30 días? Si la respuesta es negativa: Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es positiva: Completa formato “Última Nota de Cobro” y obtiene firma de la Junta Directiva para realizar el cobro. Obtiene cita con el Jefe de Agencia y Junta Directiva para realizar visita al mimbro del grupo con pagos vencidos. Entrega al miembro del grupo “Ultima Nota de Cobro” para efectuar el cobro de cuotas vencidas. Obtiene compromiso de pago con firma del miembro del miembro en copia formato “Ultima Nota de Cobro” y adjunta al expediente del grupo. 10.0 ¿El miembro del grupo realizó el pago vencido? Si la respuesta es positiva: Página 6 de 12
  7. 7. Código del Documento P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012 Continúa en el 27.0 Si la respuesta es negativa: Completa formato “Compromiso de Pago” para negociar un arreglo de pago con el cliente. Continúa en el paso 11.011.0 Obtiene cita con el Jefe de Agencia para realizar visita de arreglo de pago.12.0 Realiza visita al miembro del grupo y ofrece arreglo de pago mediante las opciones siguientes: - Novación de Crédito. - Readecuación del plazo.13.0 ¿El miembro del grupo acepta el arreglo de pago? Si la respuesta es positiva: Completa formato “Compromiso de Pago” y obtiene firmas del deudor, dos testigos y del representante de FUNDAHMICRO. Archiva copia del formato “Compromiso de Pago” en expediente del cliente. Continúa en el paso 27.0 Nota: Una vez que el cliente acepta el arreglo de pago, el Asesor de Créditos procede a realizar el trámite para el nuevo crédito. Si la respuesta es negativa: Continúa en el paso 14.014.0 Completa formato “Comunicado” para notificar el cobro extrajudicial al miembro deudor y a la Junta Directiva.15.0 Visita al Grupo y obtiene firma del miembro Deudor y de la Junta Directiva en formato “Comunicado” para obtener compromiso de pago.16.0 ¿El miembro presenta mora mayor a 31 días? Si la respuesta es negativa: Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es positiva: Completa formato “Nota de Cobro Prejudicial” para entregar al grupo. Continúa en el paso 17.017.0 Obtiene cita con el Abogado para realizar visita de cobro.18.0 Obtiene firma del Abogado en formato “Nota de Cobro Prejudicial”19.0 Realiza visita de cobro con el abogado para entregar al grupo formato “Nota de Cobro Prejudicial.20.0 ¿El miembro del grupo pagó las cuotas vencidas? Si la respuesta es positiva: Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es negativa: Obtiene cita con el Jefe de Agencia y Abogado para realizar el decomiso de los bienes muebles del deudor. Continúa en el paso 21.021.0 Visita al deudor con el Jefe de Agencia y el Abogado y proceden a decomisar los bienes muebles conforme a formato “Traspaso”.22.0 Obtiene recuperación del valor por venta de bienes muebles decomisados y aplica al pago del préstamo.23.0 Revisa en el sistema, si el valor recuperado por la venta, cubre el monto total de la deuda del miembro del grupo. Página 7 de 12
  8. 8. Código del Documento P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 201224.0 ¿El valor de la venta de bienes muebles cubre la deuda total? Si la respuesta es positiva: Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es negativa: Solicita al Grupo que cancele el monto total de la deuda. Continúa en el paso 25.025.0 ¿El Grupo cancela la deuda? Si la respuesta es positiva: Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es negativa: Informa al Grupo que entrará en proceso de cobro judicial Continúa en el paso 26.026.0 Solicita al Abogado que realice demanda judicial al grupo. Nota: El Abogado informa al final del proceso sobre el resultado de la demanda.27.0 Fin del subproceso. Página 8 de 12
  9. 9. Código del Documento P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 20122.0 Cobranzas de Crédito IndividualResponsable: Asesor de Créditos 1.0 Realiza llamada a clientes o envía mensaje al celular, un día antes de la fecha del vencimiento de pago, para recordar al cliente que debe cancelar la cuota correspondiente. 2.0 Revisa los pagos realizados por el cliente en sistema “Estado de Cuenta” par verificar que los pagos estén al día. 3.0 ¿Encuentra pagos vencidos de 1 a 8 días? Si la respuesta es negativa: Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es positiva: Visita al cliente y entrega “Nota de Cobro” para realizar el cobro. Firma y obtiene compromiso de pago con firma en formato “Nota de Cobro”. Archiva copia de formato “Nota de Cobro” en expediente del cliente. Continúa en el paso 4.0 4.0 ¿El cliente presenta mora de 9 a 15 días? Si la respuesta es negativa: Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es positiva: Visita al cliente y entrega segunda “Nota de Cobro” para realizar el cobro. Firma y obtiene compromiso de pago con firma en formato “Nota de Cobro”. Archiva copia de formato “Nota de Cobro” en expediente del cliente. Continúa en el paso 5.0 5.0 Visita a los avales de cliente y entrega copia de segunda “Nota de Cobro” 6.0 ¿El miembro presenta mora de 16 a 30 días? Si la respuesta es negativa: Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es positiva: Completa formato “Nota de Cobro Prejudicial” para entregar al cliente. Obtiene firma del Abogado en formato “Nota de Cobro Prejudicial” para entregar al cliente. Obtiene cita con el Jefe de Agencia para visitar al cliente. Continúa en el paso 7.0 7.0 Visita al cliente con el Jefe de Agencia y entrega al cliente formato “Nota de Cobro Prejudicial. 8.0 Obtiene compromiso de pago con firma del cliente en copia formato “Nota de Cobro Prejudicial”. 9.0 Adjunta al expediente del cliente copia de formato “Nota de Cobro Prejudicial” 10.0 ¿El cliente realizó el pago vencido? Si la respuesta es positiva: Continúa en el 27.0 Si la respuesta es negativa: Completa formato “Compromiso de Pago” para negociar un arreglo de pago con el cliente. Página 9 de 12
  10. 10. Código del Documento P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012 Continúa en el paso 11.011.0 Obtiene cita con el Jefe de Agencia para realizar visita de arreglo de pago.12.0 Realiza visita al cliente y ofrece arreglo de pago mediante las opciones siguientes: - Novación de Crédito. - Readecuación del plazo.13.0 ¿El cliente acepta el arreglo de pago? Si la respuesta es positiva: Completa formato “Compromiso de Pago” y obtiene firmas del deudor, dos testigos y del representante de FUNDAHMICRO. Archiva copia del formato “Compromiso de Pago” en expediente del cliente. Continúa en el paso 27.0 Nota: Al aceptar el cliente un arreglo de pago, el Asesor se encarga de realizar trámite del nuevo crédito. Si la respuesta es negativa: Continúa en el paso 14.014.0 Completa formato “Comunicado” para notificar el cobro extrajudicial.15.0 Visita al cliente y obtiene firma en formato “Comunicado” para obtener compromiso de pago.16.0 ¿El miembro presenta mora mayor a 31 días? Si la respuesta es negativa: Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es positiva: Completa formato “Nota de Cobro Extrajudicial” para entregar al cliente. Continúa en el paso 17.017.0 Obtiene cita con el Abogado para realizar visita de cobro.18.0 Obtiene firma del Abogado en formato “Nota de Cobro Prejudicial”19.0 Realiza visita de cobro con el abogado para entregar al cliente formato “Nota de Cobro Extrajudicial”.20.0 ¿El cliente pagó las cuotas vencidas? Si la respuesta es positiva: Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es negativa: Obtiene cita con el Jefe de Agencia y Abogado para realizar el decomiso de la garantía. Continúa en el paso 21.021.0 Visita al deudor (con el Jefe de Agencia y el Abogado) y proceden a decomisar los bienes muebles conforme a formato “Traspaso” y al decomiso de la garantía prendaría o hipotecaría.22.0 Obtiene recuperación del valor por venta de bienes muebles decomisados y aplica al pago del préstamo.23.0 Revisa en el sistema, si el valor recuperado por la venta, cubre el monto total de la deuda del cliente.24.0 ¿El valor de la venta de bienes muebles cubre la deuda total? Si la respuesta es positiva: Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es negativa: Solicita al aval que cancele el monto total de la deuda. Página 10 de 12
  11. 11. Código del Documento P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012 Continúa en el paso 25.025.0 ¿El Aval cancela la deuda? Si la respuesta es positiva: Continúa en el paso 27.0 Si la respuesta es negativa: Informa al cliente y aval que entrará en proceso de cobro judicial Continúa en el paso 26.026.0 Solicita al Abogado que realice demanda judicial por incumplimiento de pago. Nota: El Abogado informa al final del proceso sobre el resultado de la demanda.27.0 Fin del subproceso. Página 11 de 12
  12. 12. Código del Documento P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012GlosarioNovación: Modo de extinguir las obligaciones y requiere la presencia de una relación jurídica y la voluntad inequívoca de las partes para dar por terminada la misma y sustituirla por una nueva obligación. (No existe desembolso se efectivo).Arreglo de Pago: La aprobación de un arreglo de pago no cambia la situación de mora del crédito por lo que el mismo estará sujeto al pago de intereses moratorios. Página 12 de 12

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