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  1. 1. Código del Documento o P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012INDICEÍndice............................................................................................................................................................ 1 Objetivo........................................................................................................................................... 1 Relación.......................................................................................................................................... 1Diagrama de Flujo. ….................................................................................................................................. 2Descripción de las actividades.................................................................................................................... 5 Glosario....................................................................................................................................... 11Objetivo Realizar de manera efectiva el cobro de cuotas por préstamos cedidos a grupos solidarios e Individuales, en base al análisis efectuado al momento de su colocación.Relación Administrador de Informática, Coordinador de Agencia, Asistente Administrativo, Auxiliar Contable. Página 1 de 11
  2. 2. Código del Documento o P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012Diagrama de Flujo1.0 Aplicación Pago de Préstamos Vía Bancos Administrador de Informática Inicio Recibe vía correo electrónico de las ¿El pago se recibe No agencias, de los bancos? “Reporte de Pagos Recibidos”, Si para el ingreso al sistema. Recibe vía correo electrónico de los bancos autorizados, detalle de pagos efectuados. Ingresa a Excel y archiva correos. Ingresa al sistema “Microbanking”, traslada datos de correo para aplicar el pago de Clientes, con los pasos siguientes: -Seleccióna nombre del Cliente. -Graba el pago por cada cliente. -Selecciona número de cuenta de préstamo. -Aplica el pago. Realiza en el sistema Microbanking, Cierre Diario Fin Página 2 de 11
  3. 3. Código del Documento o P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 20122.0 Cobranzas Coordinador de Agencia Inicio Ordena impresión No Ordena impresión No Ordena impresión Solicita al ¿El Cliente paga ¿El Cliente paga Abogado de la de “Estado de de “Estado de de “Estado de las cuotas las cuotas empresa, ejecutar Cuenta” (O), por Cuenta” (O), por Cuenta” (O/1), vencidas? vencidas? judicialmente la Ingresa al sistema Cliente Cliente por Cliente “Microbanking”, Si Si cobranza y IDC del Cliente ó proporciona los Número de Identifica en Identifica en Identifica en formatos e identidad o “Estado de 1 “Estado de 1 “Estado de información selecciona en Cuenta”, las Cuenta”, las Cuenta”, las siguientes: pantalla “Reporte cuotas no cuotas no cuotas no -“Certificado de de Análisis de pagadas. pagadas. pagadas. Saldos” Antigüedad”, para -“Pagaré” verificar la mora -“Contrato de Completa Completa Completa Préstamo” de los Clientes. manualmente, manualmente, manualmente, -Dirección del formato “Hoja de formato “Hoja de formato “Hoja de Cliente. Visita”, para Visita”, para Visita”, para Si ¿El Cliente realizar visita a realizar visita a realizar visita a presenta mora en Clientes morosos, Clientes morosos, Clientes morosos, Adjunta a su Crédito? con los datos con los datos con los datos expediente para siguientes: siguientes: siguientes: su archivo, los No -Fecha de visita -Fecha de visita -Fecha de visita documentos -Nombre del -Nombre del -Nombre del siguientes: Cliente Cliente Cliente -“Hoja de Visita” 1 -“Requerimiento -Dirección -Dirección -Dirección -Actividad a la -Actividad a la -Actividad a la Extra Judicial” cual se dedica el cual se dedica el cual se dedica el (tercer aviso de Cliente Cliente Cliente cobro) -Teléfono -Teléfono -Teléfono -Estado del -Estado del -Estado del préstamo préstamo préstamo 2 -Cantidad de -Cantidad de -Cantidad de cuotas en mora cuotas en mora cuotas en mora Ingresa a Word, Ingresa a Word, Ingresa a Word, selecciona selecciona selecciona formato formato formato “Requerimiento “Requerimiento “Requerimiento Extra Judicial” Extra Judicial” Extra Judicial” (primer aviso de (segundo aviso de (tercer aviso de cobro), los datos cobro), los datos cobro), los datos siguientes: siguientes: siguientes: -Nombre de -Nombre de -Nombre de Cliente Cliente Cliente -Valor Atrasado -Valor Atrasado -Valor Atrasado -Cantidad de -Cantidad de -Cantidad de cuotas atrasadas cuotas atrasadas cuotas atrasadas -Fecha -Fecha -Fecha Realiza visita y Realiza visita y Realiza visita y obtiene del Cliente obtiene del Cliente obtiene del Cliente respuesta sobre respuesta sobre respuesta sobre situación de situación de situación de morosidad. morosidad. morosidad. Completa Completa Completa manualmente en manualmente en manualmente en formato “Hoja de formato “Hoja de formato “Hoja de Visita”, Visita”, Visita”, observaciones observaciones observaciones Firma en formato Firma en formato Firma en formato “Hoja de Visita” y “Hoja de Visita” y “Hoja de Visita” y obtiene firma del obtiene firma del obtiene firma del Cliente Cliente Cliente Entrega al Cliente Entrega al Cliente Entrega al Cliente formato formato formato “Requerimiento “Requerimiento “Requerimiento Extra Judicial” Extra Judicial” Extra Judicial” (primer aviso de (segundo aviso de (tercer aviso de cobro). cobro). cobro). Adjunta a Adjunta a Solicita y recibe expediente expediente del Contador formatos para su formatos para su General, formato archivo. archivo. “Certificados de Saldos” Página 3 de 11
  4. 4. Código del Documentoo P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012 Asistente Administrativo Auxiliar Contable 1 ¿El cuadre de caja Recibe vía correo corresponde a No electrónico de las Elabora en Excel efectivo recibido agencias, “Cuadre Ingresa al sistema en la oficina de Caja “Microbanking” Recibe del formato “Cuadre Principal? Movimiento realiza cargo en Cliente, Talonario de Caja Si Movimiento Diario”, y “Reporte caja por el efectivo y Efectivo, para Diario”, Traslada de Pagos recibido en Caja realizar la Recibe del el valor total del Recibidos”, para el correspondiente a cobranza del Asistente ingreso del día y registro contable. Agencias y Oficina préstamo. Administrativo, el detalle por efectivo, “Cuadre Principal. Realiza recibo. de Caja cargo a la cuenta Completa Ordena impresión de Bancos y Movimiento Diario” manualmente de Formatos Crédito a la (O/1) y formato Ordena impresión “Cuadre de Caja cuenta de Caja, “Comprobantes de “Comprobante de de “Cuadre de Movimiento Diario” para registrar Pago Préstamos” Pago Prestamos” Caja Movimiento y “Reporte de partida contable. (copia azul), para (O/2), con los Diario” (O/1). Pagos Recibidos” el registro datos siguientes: contable - Lugar y Fecha Ordena impresión -Cantidad Adjunta a “Cuadre de partida (O) y -Descripción, de Caja Revisa “Cuadre de firma. -Otros Movimiento Diario” Caja Movimiento (O), Diario” contra Entrega Adjunta por fecha “Comprobantes de efectivo y Firma formato personalmente al y número de Pago Préstamos” “Comprobantes de “Comprobante de Asistente partida, los (copia azul) para Pago Préstamos” Pago Préstamos”, contabilidad y, a Administrativo de documentos para su respectivo por la recepción la oficina Principal siguientes: “Cuadre de Caja cuadre. de efectivo. y Vía correo al Oficina Principal Movimiento Diario” Asistente -Cuadre de Caja (1), Administrativo de Movimiento Diario Obtiene del “Comprobantes de No Agencia, “Cuadre -Partida Contable Encargado de Pago de ¿El Cuadre de de Caja -Reporte de Agencia, firma de Préstamos” (copia caja está correcto? Movimiento Diario” Pagos Recibidos autorización en rosada) para para su -Depósito de “Comprobante de archivo. Si corrección. Banco Pago Préstamos” Agencias Firma formato -Cuadre de Caja Entrega al Auxiliar “Cuadre de Caja Recibe Movimiento Diario Contable efectivo, Entrega al Cliente, Movimiento Diario” personalmente del “Cuadre de Caja -Reporte de “Comprobante de (O/2), de recibido. Asistente Movimiento Diario” Pagos Recibidos Pago Préstamos” Administrativo de -Depósito de (O/1) y (O) la oficina Principal “Comprobantes de Entrega al Banco y Vía correo del Pago Préstamos” Asistente Asistente (copia Azul), para Administrativo de Ingresa Administrativo de Coloca en folder el registro la oficina principal, “Microbanking”, Agencia, “Cuadre mensual y por contable. “Cuadre de Caja para postear el de Caja agencia, los Movimiento Diario” pago, los datos Movimiento Diario” documentos (1), para su siguientes: debidamente anteriormente archivo. -Valor del Capital, corregido. mencionados. -Intereses, -Intereses Realiza Moratorios, personalmente o a Archiva folder en -Cantidad Total, través del archivo del área. 2 -Nombre del personal de la Cliente. Financiera, depósito del Realiza suma de efectivo, en los bancos Fin formatos “Comprobantes de autorizados. Pago Préstamos”, para obtener el ingreso total del día. Página 4 de 11
  5. 5. Código del Documento o P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012Descripción de las actividades1.0 Aplicación Pago de préstamos vía bancosResponsable: Administrador de Informática 1.0 ¿El pago se recibe de los Bancos? Si respuesta es negativa: Recibe vía correo electrónico de las agencias, “Reporte de Pagos Recibidos” para el ingreso al sistema. Continua en el paso 2.0 Nota: En las agencias se recibe el efectivo de los clientes y se deposita en los bancos autorizados por Prisma. Si respuesta es positiva: Recibe vía correo electrónico de los bancos autorizados, detalle de los pagos efectuados. Continua en el paso 2.0 2.0 Ingresa a Excel y archiva correos. 3.0 Ingresa al sistema “Microbanking”, datos de correo para aplicar el pago de Clientes, con los pasos siguientes: - Selecciona al Cliente - Graba el pago por cada Cliente - Selecciona número de cuenta de préstamo - Aplica el pago 4.0 Realiza en el sistema Microbanking, Cierre Diario. 5.0 Fin del subproceso. Página 5 de 11
  6. 6. Código del Documento o P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 20122.0 CobranzaResponsable: Coordinador de Agencia 1.0 Ingresa al sistema “Microbanking”, IDC del Cliente ó Número de identidad o selecciona en pantalla “Reporte de Análisis de Antigüedad”, para verificar la mora de los Clientes. 2.0 ¿El Cliente presenta mora en su Crédito? Si respuesta es positiva: Ordena impresión de “Estado de Cuenta” (O/1), por Cliente Identifica en “Estado de Cuenta”, las cuotas no pagadas. Completa manualmente, formato “Hoja de Visita”, para realizar visita a Clientes morosos, con los datos siguientes: - Fecha de visita - Nombre del Cliente - Dirección - Actividad a la cual se dedica el Cliente - Teléfono - Estado del préstamo - Cantidad de cuotas en mora Ingresa a Word, selecciona formato “Requerimiento Extra Judicial” (primer aviso de cobro), los datos siguientes: - Nombre de Cliente - Valor Atrasado - Cantidad de cuotas atrasadas - Fecha Realiza visita y obtiene del Cliente respuesta sobre situación de morosidad. Completa manualmente en formato “Hoja de Visita”, observaciones. Firma en formato “Hoja de Visita” y obtiene firma del Cliente. Entrega al Cliente formato Requerimiento Extra Judicial” (primer aviso de cobro). Adjunta a expediente formatos para su archivo. Continúa en el paso 3.0 Si respuesta es negativa: Continúa en el paso 5.0 3.0 ¿El Cliente paga las cuotas vencidas? Si respuesta es negativa: Ingresa al sistema “Microbanking” selecciona en pantalla “Reporte de Análisis de Antigüedad”, para verificar la mora de los Clientes. Ordena impresión de “Estado de Cuenta” (O/1), por Cliente. Identifica en “Estado de Cuenta”, las cuotas no pagadas. Completa manualmente, formato “Hoja de Visita”, para realizar visita a Clientes morosos, con los datos siguientes: - Fecha de visita - Nombre del Cliente - Dirección - Actividad a la cual se dedica el Cliente - Teléfono - Estado del préstamo - Cantidad de cuotas en mora Ingresa a Word selecciona formato “Requerimiento Extra Judicial” (segundo aviso de cobro), los datos siguientes: Página 6 de 11
  7. 7. Código del Documento o P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012 - Nombre de Cliente - Valor Atrasado - Cantidad de cuotas atrasadas - Fecha Realiza visita y obtiene del Cliente respuesta sobre situación de morosidad. Completa manualmente en formato “Hoja de Visita”, observaciones. Firma en formato “Hoja de Visita” y obtiene firma del Cliente. Entrega al Cliente formato “Requerimiento Extra Judicial” (segundo aviso de cobro) Adjunta a expediente formatos para su archivo. Continúa en el paso 4.0 Si respuesta es positiva: Continúa en el paso 5.04.0 ¿El Cliente paga las cuotas vencidas? Si respuesta es negativa: Ingresa al sistema “Microbanking” selecciona en pantalla “Reporte de Análisis de Antigüedad”, para verificar la mora de los Clientes. Ordena impresión de “Estado de Cuenta” (O), por Cliente. Identifica en “Estado de Cuenta”, las cuotas no pagadas. Completa manualmente, formato “Hoja de Visita”, para realizar visita a Clientes morosos, con los datos siguientes: - Fecha de visita - Nombre del Cliente - Dirección - Actividad a la cual se dedica el Cliente - Teléfono - Estado del préstamo - Cantidad de cuotas en mora Ingresa a Word selecciona formato “Requerimiento Extra Judicial” (tercer aviso de cobro), los datos siguientes: - Nombre de Cliente - Valor Atrasado - Cantidad de cuotas atrasadas - Fecha Realiza visita y obtiene del Cliente respuesta sobre situación de morosidad. Completa manualmente en formato “Hoja de Visita”, observaciones. Firma en formato “Hoja de Visita” y obtiene firma del Cliente. Entrega al Cliente formato “Requerimiento Extra Judicial” (tercer aviso de cobro) Solicita y recibe del Contador General, formato “Certificados de Saldos” Solicita al Abogado de la empresa, ejecutar judicialmente la cobranza y proporciona los formatos e información siguientes: - “Certificado de Saldos” - “Pagaré” - “Contrato de Préstamo” - Dirección del Cliente. Adjunta a expediente para su archivo, los documentos siguientes: - “Hoja de Visita” - “Requerimiento Extra Judicial” (tercer aviso de cobro) Página 7 de 11
  8. 8. Código del Documento o P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012 Continúa en el paso 28.0 Si respuesta es positiva: Continúa en el paso 5.0Responsable: Asistente Administrativo 5.0 Recibe del Cliente, Talonario y Efectivo, para realizar la cobranza del préstamo. 6.0 Completa manualmente, “Comprobante de Pago Préstamos” (O/2) , con los datos siguientes: - Lugar y fecha - Cantidad - Descripción - Valor en letras - Código de cuenta - Capital - Intereses Normales - Intereses moratorios - Otros - Saldo anterior - Saldo Actual - Pago con Cheque: nombre del banco y número de cheque - Efectivo 7.0 Firma formato “Comprobante de Pago Préstamos”, por la recepción de efectivo. 8.0 Obtiene del Encargado de Agencia, firma de autorización, en “Comprobante de Pago Préstamos”. Nota: En ausencia del Coordinador de Agencia, se obtiene firma del Gerente de Créditos. 9.0 Entrega al Cliente, “Comprobante de Pago Préstamos” (O). 10.0 Ingresa al sistema “Microbanking”, para postear el pago, los datos siguientes: - Valor del capital - Intereses - Intereses Moratorios ( si hubieren) - La cantidad Total - Nombre del Cliente 11.0 Realiza suma de formatos “Comprobante de Pago Préstamos”, para obtener el ingreso total del día. 12.0 Elabora en Excel formato “Cuadre de Caja Movimiento Diario”, traslada el valor total del ingreso del día y el detalle por recibo. 13.0 Ordena impresión de “Cuadre de Caja Movimiento Diario” (O/1). 14.0 Adjunta a “Cuadre de Caja Movimiento Diario” (O), “Comprobantes de Pago Préstamos” (copia azul) para contabilidad y, a “Cuadre de Caja” (1), “Comprobantes de Pago Préstamos” (copia rosada) para archivo. 15.0 Entrega al Auxiliar Contable “Cuadre de Caja Movimiento Diario“ (O/1) y “Comprobantes de Pago Préstamos” (copia Azul), para el registro contable.Responsable: Auxiliar Contable 16.0 ¿El cuadre de caja corresponde a efectivo recibido en la oficina principal? 17.0 Si respuesta es negativa: Recibe vía correo electrónico de las agencias, “Cuadre de Caja Movimiento Diario” y “Reporte de Pagos Recibidos”, para el registro contable. Página 8 de 11
  9. 9. Código del Documento o P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012 Ordena impresión de formatos “Cuadre de Caja Movimiento Diario” y “Reporte de Pagos Recibidos”. Continua en el paso 18.0 Nota: El efectivo ingresado por el cliente en las agencias es depositado en los bancos autorizados. El Depósito original es recibido al final del mes. Si respuesta es positiva: Recibe del Asistente Administrativo, “Cuadre de Caja Movimiento Diario“ (O/1) y “Comprobantes de Pago Préstamos” (copia Azul), para el registro contable. Continúa en el paso 18.018.0 Revisa “Cuadre de Caja Movimiento Diario” contra Efectivo y “Comprobantes de Pago Préstamos” para su respectivo cuadre.19.0 ¿El cuadre de Caja está correcto? Si respuesta es negativa: Entrega personalmente al Asistente Administrativo de la oficina principal y vía correo al Asistente Administrativo de agencia, “Cuadre de Caja Movimiento Diario” para su corrección. Recibe personalmente del Asistente Administrativo de la oficina principal y vía correo del Asistente Administrativo de las agencias, “Cuadre de Caja Movimiento Diario” debidamente corregido. Continua en el paso 20.0 Si respuesta es positiva: Continua en el paso 20.020.0 Firma formato “Cuadre de Caja Movimiento Diario” (O/2), de recibido.21.0 Entrega al Asistente Administrativo de la oficina principal, “Cuadre de Caja Movimiento Diario” (1), para su archivo.22.0 Realiza personalmente o a través del personal de la Financiera, depósito del efectivo en los bancos autorizados.23.0 Ingresa al “sistema Microbanking”, realiza cargo por el efectivo recibido en Caja, correspondiente a agencias y la oficina principal. Realiza cargo a la cuenta de “Bancos” y crédito a la cuenta de “Caja”, para registrar la partida contable.24.0 Ordena impresión de partida (O) y firma.25.0 Adjunta por fecha y número de partida los documentos siguientes: Oficina principal - “Cuadre de Caja Movimiento Diario” (O) - Partida Contable (O) - Reporte de Pagos recibidos - Depósito de Banco (O) Agencias - “Cuadre de Caja Movimiento Diario” (O) - Reporte de Pagos recibidos - Depósito de Banco (O) Nota: Para las agencias, no se adjunta partida en cuadres originales porque está detallo en el formato “Cuadre de Caja Movimiento Diario” el cual se recibe electrónicamente.26.0 Coloca en folder mensual y por agencia los documentos siguientes: Oficina principal - “Cuadre de Caja Movimiento Diario” (O) - Partida (O) Página 9 de 11
  10. 10. Código del Documento o P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012 - Reporte de Pagos recibidos - Depósito de Banco (O) Agencias - “Cuadre de Caja Movimiento Diario” (O) - Reporte de Pagos recibidos - Depósito de Banco (O)27.0 Archiva folder en archivo del área.28.0 Fin del subproceso. Página 10 de 11
  11. 11. Código del Documento o P-CB-01 COBRANZAS Revisión: 00 Fecha de Elaboración: Marzo 2012GlosarioMicrobanking Sistema financiero utilizado en Prisma. Página 11 de 11

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