Presentacion comision coordinacion administrativa (4 11-2005)

1. 1 Zaragoza, 24 de enero de 2005 - Presentación Usuarios Clave -

2. 2 S U M A R I O INDICE 1. Marco de situación. 2. ¿Qué es SerpA? 3. Objetivos y Factores Críticos. 4. Alcance del Proyecto 5. Metodología y Organización del Proyecto 6. Usuarios clave 7. Equipo de Proyecto. 8. Calendario de Trabajo.

4. 4 Marco de situación Ampliación de funcionalidad Ampliación de funcionalidad ImplantaciónImplantación ANETOANETO 1995 2000 2005 2010 Necesidades organización Necesidades organización AmpliaciónAmpliación CompetenciasCompetencias EvoluciónEvolución TecnológicaTecnológica Mayor ComplejidadMayor Complejidad OrganizaciónOrganización Nuevos requisitosNuevos requisitos de la gestión públicade la gestión pública GarantizarGarantizar evolución futuraevolución futura Nuevo sistema de Gestión Económica

6. 6 ¿qué es SerpA? Es un proyecto de renovación y sustitución de las actuales herramientas de gestión utilizadas en el Departamento, que nos va a permitir dar respuesta a las competencias asumidas y a las nuevas necesidades de información, lo que nos permitirá seguir creciendo en la mejora de la gestión y la calidad de nuestros servicios. Implica a todos los departamentos del Gobierno de Aragón, sus organismos públicos y empresas públicas. • Más de 1.200 usuarios finales del sistema • 45 Personas de distintos departamentos formando el equipo de Proyecto

8. 8 Objetivos y Factores Críticos LEGALIDADLEGALIDAD  ContabilidadContabilidad presupuestariapresupuestaria Cuenta GeneralCuenta General  Extensión del PlanExtensión del Plan General ContabilidadGeneral Contabilidad Pública a entidadesPública a entidades CORPORATIVOS  Homogeneización deHomogeneización de la Informaciónla Información  Integración on-lineIntegración on-line informacióninformación departamentaldepartamental  AdaptaciónAdaptación tecnológica ytecnológica y garantía de evolucióngarantía de evolución  Flexibilidad yFlexibilidad y capacidad decapacidad de respuestarespuesta  Más información paraMás información para la toma dela toma de decisiones.decisiones.  Mayor eficiencia en laMayor eficiencia en la gestión de lagestión de la administraciónadministración  Mejoras en la gestión y medición efectosMejoras en la gestión y medición efectos  Más transparenciaMás transparencia  Más accesibilidad de la administraciónMás accesibilidad de la administración SOCIEDADSOCIEDAD OBJETIVOS DEPARTAMENTALESOBJETIVOS DEPARTAMENTALES  Accesibilidad a la Información de GestiónAccesibilidad a la Información de Gestión  Disponibilidad en tiempo realDisponibilidad en tiempo real  Mejora de procesos y asignación de recursosMejora de procesos y asignación de recursos  Integración de planificación, ejecución y seguimientoIntegración de planificación, ejecución y seguimiento

9. 9 Factores Críticos del Proyecto. Objetivos y Factores Críticos. Implicación de la Dirección Apoyo y compromiso de la Dirección General de la Guardia Civil,con los objetivos del proyecto y en la toma de decisiones pertinente. Toma de decisiones que deberá ser meditada pero ágil. Implicación de la Dirección Apoyo y compromiso de la Dirección del Gobierno de Aragón con los objetivos del proyecto y en la toma de decisiones pertinente. Toma de decisiones que deberá ser meditada pero ágil. Implicación usuarios Implicación decida de los usuarios en el desarrollo del proyecto para: Asegurar el cumplimiento de sus expectativas. Asumir el nuevo sistema y las variaciones que suponen a su manera de trabajar. Implicación usuariosImplicación usuarios Implicación decida de los usuarios en el desarrollo del proyecto para: Asegurar el cumplimiento de sus expectativas. Asumir el nuevo sistema y las variaciones que suponen a su manera de trabajar.

10. 10 Objetivos y Factores Críticos. Organización y control del proyecto Establecer el proyecto identificando las tareas, sus responsables y asignando unos plazos realistas de ejecución. Asegurar el avance del proyecto mediante un correcto seguimiento. Identificar con antelación lo posibles problemas y adoptar medidas oportunas.Organización y control del proyecto Establecer el proyecto identificando las tareas, sus responsables y asignando unos plazos realistas de ejecución. Asegurar el avance del proyecto mediante un correcto seguimiento. Identificar con antelación lo posibles problemas y adoptar medidas oportunas. Equipo de trabajo Selección adecuada de las personas que formarán parte del equipo del proyecto (usuarios e informáticos) y compromiso realista de su nivel de dedicación. Las personas seleccionadas deberán tener un buen conocimiento de los procesos actuales. Equipo de trabajo Selección adecuada de las personas que formarán parte del equipo del proyecto (usuarios e informáticos) y compromiso realista de su nivel de dedicación. Las personas seleccionadas deberán tener un buen conocimiento de los procesos actuales. Perímetro Proyecto Se debe optar por mantener inalterable el perímetro del proyecto (salvo aspectos críticos). De otra forma, se corre el riesgo de entrar en un proceso sin fin, con objetivos cambiantes y con plazos que progresivamente se dilaten en el tiempo. Perímetro Proyecto Se debe optar por mantener inalterable el perímetro del proyecto (salvo aspectos críticos). De otra forma, se corre el riesgo de entrar en un proceso sin fin, con objetivos cambiantes y con plazos que progresivamente se dilaten en el tiempo.

12. 12 Alcance Global del Proyecto. Contab. Analítica Contabilidad Presupuestaria Cont. General y Extrapresupuestaria Presupuestos GestióndeCompras yAlmacenes Tesorería Gestión de Proyectos Contabilidad de Activos Fijos e Inventario Gestor de Expedientes Procesos Internos Gestor de Expedientes Procesos Internos FASE I Gestión de la InformaciónGestión de la Información E-ProcurementPortalEconómico FASE II Sistemas Externos Función Pública Gestión Tributaria Entidades financieras BBDD fiscales Otras aplicaciones INTEGRACIÓNCONAPLICACIONES CAU Centro de Atención al Usuario Formación Usuarios Gestión del Cambio

13. 13 Adaptación y configuración del modelo CCAA al Gobierno de Aragón Modelo CCAA UTEModelo CCAA UTE SAPSAP IS-PSeIS-PSe SAPSAP FI-COFI-CO AM-PSAM-PS GEXAPGEXAP RegistroRegistro facturasfacturas Sistema infoSistema info integradointegrado Gastos aGastos a justificarjustificar Gestión deGestión de habilitadohabilitado EmbargosEmbargos DepositaríaDepositaría IntegraciónIntegración ComprasCompras PresupuestariaPresupuestaria OrdenaciónOrdenación de pagosde pagos Alcance Global del Proyecto.

14. 14 Alcance Global del Proyecto. WORKFLOW – BW – e-Procurement SAP CO CCAA Solución Comunidades Autónomas Parametrización PS Gestorde Expedientes Proyectos Inventario GestiónFinaciera Tesorería Operacionesde Patrimonio Componentes Tesorería Presupuestaria AMTRFI IS- PS MM M O D E L O S C O M P O N E N T E S Compras Componentes Gestión financiera Modelo Gobierno de Aragón SistemasExternos: TRIBUTOS-Recaudación-Expedientes- RRHH-Otros

15. 15 Documento Contabilidad General Cuentas a Pagar Contabilidad de Centros de Coste Control y Gestión de Proyecto Cuentas a Cobrar Activos Fijos Gestión de Compras • Imputaciones Estándar • Imputaciones Libres deCliente Alcance Global del Proyecto. Modelo Integrado Contabilidad Presupuestaria

17. 17 Metodología y Organización del Proyecto. Las Etapas que se van a establecer corresponden a las habituales en un proyecto de implantación: Metodología del Proyecto del Gobierno de Aragón Etapa 0 Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Organización y Lanzamiento Análisis y diseño Solución CCAA- SerpA Diseño y Prototipo Implantación y Puesta en Marcha  Identificación del Alcance del Proyecto.  Preparación del Plan de Trabajo.  Constitución de los Comités Dirección y Seguimiento.  Identificación del Alcance del Proyecto.  Preparación del Plan de Trabajo.  Constitución de los Comités Dirección y Seguimiento. Revisión Análisis Funcional G.A. Diseño Conceptual Análisis Interfases y cargas  Validación Funcional Generación desarrollos adicionales  Plan de Pruebas  Verificación cargas  Validación Final Integración Formación Usuarios Finales  Preparación entrada Soporte arranque producción Plan de Formación Gestión de Proyecto

18. 18 Metodología y Organización del Proyecto. CONSTITUCIÓN DE LOS COMITES. ACTIVIDADES A REALIZAR 1. Definición del Alcance de los Trabajos. 2. Presentación del Plan de Trabajo. 3. Constitución de los Comités de Dirección. 4. Constitución de los Comités de Seguimiento. 5. Formación Equipos de Trabajo 6. Elaboración de Plan de Trabajo por área RESULTADOS 1. Presentación del Lanzamiento del Proyecto. 2. Plan de Proyecto. 3. Plan de Gestión del Cambio. 4. Plan de Riesgos. ALCANCE DEL PROYECTO PREPARACION DEL PLAN DE TRABAJO ETAPA 0 ORGANIZACIÓN Y LANZAMIENTO

19. 19 Metodología y Organización del Proyecto. ACTIVIDADES A REALIZAR 1. Sesiones de definición del sistema 2. Análisis procesos de carga. 3. Generación entregables 4. Reuniones de revisión documentación 5. Validación actas 6. Validación de Entregables RESULTADOS 1. Documento de requisitos del sistema 2. Documento de diseño funcional 3. Informe de migración de datos 4. Documento de definición de interfases Diseño conceptual de la solución SerpA DISEÑO Y ANÁLISIS ETAPA 1 ANÁLISIS Y DISEÑO SOLUCIÓN CCAA SERPA DEFINICIÓN DE CARGAS INICIALES DEFINICIÓN DE CARGAS INICIALES

20. 20 Metodología y Organización del Proyecto. ACTIVIDADES A REALIZAR 1. Parametrización del Sistema 2. Desarrollos adicionales 3. Sesiones de Revisión de procesos 4. Plan de Pruebas de áreas funcionales 5. Validación de Prototipo RESULTADOS 1. Documento de diseño técnico 2· Documentación técnica de los desarrollos 3· Documento de definición de parametrización 4. Documento de revisión del prototipo 5 Plan de Pruebas 6 Informe de pruebas de validación de módulos Prototipo final de la Solución SerpA PARAMETRIZACIÓN DEL SISTEMA ETAPA 2 CONTRUCCIÓN DEL PROTOTIPO SerpA DESARROLLOS ADICIONALES VALIDACIÓN DE PROTOTIPO

22. 22 Equipos de Trabajo Misión Aportar su Conocimiento de la organización y los procedimientos de su área para garantizar el ÉXITO y el desarrollo del Proyecto SerpA en sus áreas de competencia

23. 23 Equipos de Trabajo Perfil : Persona con CONOCIMIENTO y FORMACIÓN de su área de competencia. Conocedora de los sistemas informáticos actuales empleados en su área. Con autoridad para tomar decisiones. Con DEDICACIÓN garantizada al Proyecto. MOTIVADA por el Proyecto. Que asuma su implicación en el proyecto como un reto personal que aporte valor añadido.

24. 24 Equipo de Trabajo SerpA =Trabajo en Equipo SAP: potente herramienta con multitud de funcionalidades que debemos ADAPTAR (parametrizar) a nuestra ACTIVIDAD Consultores Funcionalidades SAP SAP Conocimiento de negocio:  Circuitos.  Procesos.  Procedimientos. y de los Sistemas actuales Usuarios Clave + Responsable Funcional Sistema de Gestión para las CCAA SAP

25. 25 El usuario clave tendrá un gran protagonismo e implicación en las DIFERENTES FASES del proyecto. Su tiempo de dedicación variará en función de la fase del proyecto. Fases del Proyecto: Formación inicial en SAP Dedicación 100% en las horas de formación. Diseño Conceptual Dedicación 75% con los consultores SAP. Tarea: diseño actual y rediseño de procesos. Parametrización y Prototipo Dedicación 30% con los consultores SAP. Tarea: Resolución de consultas. Plan de Pruebas módulos Pruebas y Paso a producción Dedicación 75%. Tarea: Pruebas de integración Validación Cargas Iniciales Equipo de Trabajo

27. 27 Equipo de Proyecto. COMITÉ DE DIRECCIÓN. Gobierno de Aragón Alfonso Peña Gema Gareta José Miguel Galán María Ángeles Rincón Ana Gómez COMITÉ DE DIRECCIÓN. Gobierno de Aragón Alfonso Peña Gema Gareta José Miguel Galán María Ángeles Rincón Ana Gómez GESTIÓN DEL CAMBIO GUARDIA CIVIL: Asesoría Jurídica IECISA: COMITÉ DE DIRECCIÓN COMITÉ DE SEGUIMIENTO GESTIÓN DEL CAMBIO GUARDIA CIVIL: Asesoría Jurídica IECISA: GESTIÓN DEL CAMBIO : : : : IECISA: 3 Consultores de Estrategia. GUARDIA CIVIL: 1 Jefe de Proyecto IECISA: Director de Cuenta Jefe de Proyecto GESTIÓN DEL CAMBIO GUARDIA CIVIL: Asesoría Jurídica IECISA: GOBIERNO DE ARAGÓN UTE Dº Sector Público,Director de Cuenta Director de Proyecto, Jefe de Proyecto. COMITÉ DE DIRECCIÓN GESTIÓN DEL CAMBIO GOBIERNO DE ARAGÓN IECISA/IBERMÁTICA GESTIÓN DEL CAMBIO : : CONSULTORES ESTRATEGIA : : IECISA/IBERMÁTICA Consultores de Estrategia. GOBIERNO DE ARAGÓN: Jefe de Proyecto, Controler Director de Cuenta/ Director Proyecto Jefe de Proyecto/Consultor GC COMITÉ DE SEGUIMIENTO. Gobierno de Aragón Alfonso Peña José Mª Tardós María Ángeles Rincón Ana Gómez Ignacio Navarro Santiago Puyoles Informática El Corte Inglés José Manuel Olivares Susana Prado Josep Vidé José Manuel Raposo Ibermática Iñaki Pino Antonio González COMITÉ DE SEGUIMIENTO. Gobierno de Aragón Alfonso Peña José Mª Tardós María Ángeles Rincón Ana Gómez Ignacio Navarro Santiago Puyoles Informática El Corte Inglés José Manuel Olivares Susana Prado Josep Vidé José Manuel Raposo Ibermática Iñaki Pino Antonio González Informática El Corte Inglés Josep Aracil Susana Prado Josep Vidé José Manuel Olivares Ibermática Iñaki Pino Antonio González Informática El Corte Inglés Josep Aracil Susana Prado Josep Vidé José Manuel Olivares Ibermática Iñaki Pino Antonio González Gerente SAP-AAPP, Jefe Proyecto Coord. Desarrollo, Coord. Funcional, Interv. Gral., Dir.Gral de Pres. Tes. Pat., Dir. Gerente A.S.T. C.Desarrollo, C. Funcional Gerente SAP-AAPP, Jefe Proyecto Resp. Sistemas, R.Elabor. Presupuestos GUARDIA CIVIL Usuarios clave de la Jefatura de Personal e Informática. IECISA 6 Consultores 5 Analistas Programadores 1 Técnico de Sistemas EQUIPO DE TRABAJO GOBIERNO DE ARAGÓN Responsables funcionales Área UTE Consultores Senior Técnicos / Analistas Consultor Gestión Cambio Usuarios clave especialistas Informáticos Gobierno de Aragón Consultores UTE

28. 28 Equipo de Proyecto (Propuesta). Comité de Dirección o Velar por el cumplimiento de las líneas de actuación maestras del proyecto y asesorar en la estrategia a seguir, de acuerdo con la evolución del proyecto. o Establece las acciones complementarias / paralelas a la ejecución del proyecto que fuesen consideradas necesarias o Revisar y aprobar los productos y resultados del Proyecto. RESPONSABILIDADES Mensualmente

29. 29 Equipo de Proyecto (Propuesta). Comité de Seguimiento del Proyecto o Planificar, controlar y dirigir las actividades del proyecto en detalle. o Gestionar el alcance del proyecto y las necesidades de recursos. o Gestionar los recursos del equipo de proyecto a las distintas tareas, para asegurar su ejecución de manera eficiente. o Resolver las incidencias relacionadas con el proyecto. o Establecer y revisar el nivel de calidad del proyecto. o Proponer las acciones correctivas que se estimen oportunas para garantizar los objetivos, plazos y coste de la implantación. o Convocar al resto de los equipos de trabajo. o Convocar al Comité de Dirección para las reuniones periódicas o extraordinarias. o Supervisar el Desarrollo y Análisis de Seguridad. o Analizar y autorizar los cambios en el alcance de la solución. RESPONSABILIDADES Quincenalmente

30. 30 Metodología y Organización del Proyecto. 88775544332211 66 . . . MES 1 MES2 MES3 MES4 Comités de Seguimiento del Proyecto Comités de Dirección Arranque:  Constitución de los órganos de dirección y control del proyecto Comité de Dirección  Presentación del Informe de Seguimiento, incidencias, modificación del alcance. Comité de Seguimiento:  Presentación formal de la evolución de los trabajos por parte de la Dirección del Proyecto. Al inicio Quincenalmente (10 y 25) Mensualmente (05) Reunión de Inicio

31. 31 S U M A R I O INDICE 1. Marco de situación. 2. ¿Qué es SerpA? 3. Objetivos y Factores Críticos. 4. Alcance del Proyecto 5. Metodología y Organización del Proyecto 6. Usuarios clave 7. Equipo de Proyecto. 8. Calendario de Trabajo

32. 32 Cronograma del Proyecto Alcance del Proyecto. 2005 Enero Febr. Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept. Oct. Nov. Dicie. 2006 FormaciónFormación usuariosusuarios Form.Form. UsuariosUsuarios Desarrollo e Implantación FASE IIDesarrollo e Implantación FASE II ProductivoProductivo FASE IIFASE II Desarrollo e Implantación FASE IDesarrollo e Implantación FASE I ProductivoProductivo FASE IFASE I Enero Febr. Marzo Abril Mayo Junio Etapa Especial PresupuestosEtapa Especial Presupuestos ProductivoProductivo PRESUPUESTOSPRESUPUESTOS Gestión del Cambio – Seguimiento y Control del ProyectoGestión del Cambio – Seguimiento y Control del Proyecto Centro de Atención a usuarios -Centro de Atención a usuarios - Mantenimiento del SistemaMantenimiento del Sistema Organiz. yOrganiz. y LanzamLanzamie.ie.

33. 33 Cronograma del Proyecto Alcance del Proyecto. 2005 Enero Febr. Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept. Oct. Nov. Dicie. 2006 AnálisisAnálisis y Diseñoy Diseño Enero Febr. Marzo Abril Mayo Junio Etapa Especial PresupuestosEtapa Especial Presupuestos ProductivoProductivo PRESUPUESTOSPRESUPUESTOS Gestión del Cambio – Seguimiento y Control del ProyectoGestión del Cambio – Seguimiento y Control del Proyecto 20/12-16/0220/12-16/02 17/2-4/0317/2-4/03 Análisis/Cargas Interfases PrototipoPrototipo 7/03-6/057/03-6/05 Puesta Productivo 9/05-30/059/05-30/05

34. 34 Cronograma del Proyecto Alcance del Proyecto. 2005 Enero Febr. Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept. Oct. Nov. Dicie. 2006 Enero Febr. Marzo Abril Mayo Junio Gestión del Cambio – Seguimiento y Control del ProyectoGestión del Cambio – Seguimiento y Control del Proyecto 30/430/4 Diseño/Análisis/Cargas Interfases Construcción de la solución y validación PrototipoConstrucción de la solución y validación Prototipo 1/04-30/121/04-30/12 Puesta Productivo 30/12-1/0630/12-1/06 Desarrollo e Implantación FASE IDesarrollo e Implantación FASE I ProductivoProductivo FASE IFASE I

35. 35 Ruegos y Preguntas...

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