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MICROSOFT OFFICE WORD
Word es uno de los procesadores de texto, más utilizados para trabajar con documentos en la
actualidad. Casi no existe persona con computadora, que no lo tenga. Es que la gracia de Word,
está en lo fácil, de su uso. Esto se debe, ya que no se necesita ser un experto en informática, para
MATERIAL DE APOYO.
ocuparlo. Ya que todos sus comandos, son bastante amigables. La mayoría de estos, se les llama
editores (WYSIWYG). Como por ejemplo, los de formato, para escribir con la letra y tamaño
deseado, entre otras aplicaciones. Asimismo, el de ortografía. Uno de los más queridos por el
público. Ya que si alguien, no es un experto en la lengua, podrá ser asistido por el corrector de
gramática de Word. Eso sí, no hay que confiarse de sobremanera con éste editor de Word. Ya que
en variadas ocasiones, termina fallando. Y es que, es muy difícil que un solo programa, como
Word, maneje a la perfección, la cantidad de idiomas que posee.
Word es un programa de tratamiento de texto. El cual nace a la luz, por medio de IBM, allá por
1981. Cuando esta compañía lanzó al mercado el primer PC. Era la época, en que Bill Gates,
trabajaba codo a codo con aquella compañía. Sociedad que no duró mucho. Hoy en día, Microsoft
Word es el programa estrella de la Microsoft, junto con otras aplicaciones de Microsoft Office.
Word es un programa interactivo, debido al hecho de que permite comprender y modificar de
manera instantánea, los textos en él. Los cuales se encuentran cifrados en UNICODE O ASCII.
Hoy en día, las nuevas ediciones de Word, han intentado ir complementándolo con nuevas
funciones. Las cuales se han ido inclinando, a las gráficas y dibujos. Principalmente, para cuando
se desea entregar reportes económicos u otros que requieran de estas extensiones (como por
ejemplo, al desarrollar un Currículo Vitae).
Las últimas versiones de Word han ido incorporando nuevas funciones y mejorando muchas de las
aplicaciones anteriormente mencionadas. Además puede interactuar con otros programas de
Microsoft como es el caso del Excel, para pegar fácilmente gráficos y datos provenientes de
planillas de cálculo.
¿Qué es un Documento?
El documento es la mayor entidad a la que Word permite dar formato. el concepto de documento
como tal se asocia al archivo o fichero, como la estructura de almacenamiento de la información
(texto, tablas, figuras, vínculos, etc.) que se genera, maneja y modifica mediante el procesador de
texto.
Un archivo de Word por definición principal y conceptual se denomina Documento y este a su vez
se encuentra compuesto de Páginas, sobre las cuales se desarrolla el contenido.
Extensiones aplicadas a los archivos de Word e iconos representativos. Tenga presente que los
iconos y la visualización de los mismos puede variar entre maquinas, pero por estándar los
presentados en este documento son los más comúnmente aplicados:
2. 1.
1. Documento de Word  docx
2. Plantilla de Word  dotx
MATERIAL DE APOYO.
Para ingresar al programa deberá seguir cualquiera de las siguientes rutinas (no son los únicos
métodos pero si los más conocidos):
1. Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office Word 2010
2. Inicio Ejecutar (recuerde que puede omitirlo con la combinación Win + R) winword
3. En el escritorio o en las barras de acceso rápido dispuestas por Windows busque el
siguiente icono:
MATERIAL DE APOYO.
4. Si utiliza la versión de Windows Vista o 7 puede hacer uso del componente de búsqueda
rápida dispuesta en el botón Inicio, para lo cual solo deberá escribir una descripción
relacionada con el nombre del programa:
MATERIAL DE APOYO.
VENTANA PRINCIPAL DE WORD
1. Barra de Titulo
2. Barra de Acceso rápido
3. Botón Archivo
4. Barras de Herramientas
5. Área de Trabajo o Pagina.
COMBINACIONES BASICAS DE TECLAS EN WORD
COMBINACION FUNCION
ESC Anular opciones
F1 Ayuda
F4 Repetir última acción de formato
F5 Ir a…
F6 Desplazarse entre los elementos de Word
F7 Revisión de ortografía y gramatical
F8 Selección (se desactiva con F3 o hasta que ejecute
alguna acción)
F8 (repetidas veces) Selecciona todo el texto del documento (se desactiva
con f3)
F10 o ALT Señala la barra de menú
F12 Guardar como…
2
1
5
3
4
CTRL + F2 Vista preliminar
CTRL + F4 Cerrar ventana activa
CTRL + F5 Restaurar ventana activa
CTRL + F7 Mover ventana
CTRL + F8 Cambiar tamaño a la ventana
CTRL + F9 Minimizar ventana activa
CTRL + F10 Maximizar ventana activa
CTRL + F12 Abrir un documento existente
CTRL + Q Alinear a la izquierda
CTRL + E Seleccionar todo
CTRL + R Cerrar ventana activa
CTRL + T Centrar texto
CTRL + Y Rehacer última acción
CTRL + U Nuevo documento
CTRL + I Ir a…
CTRL + O Formatear documento
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CTRL + H Aumentar el bloque de sangrías izquierdas
CTRL + J Justificar el texto
CTRL + K Aplicar cursiva al texto
CTRL + L Reemplazar texto
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CTRL + B Buscar
CTRL + N Aplicar negrita al texto
CTRL + M Fuente
CTRL + = (signo igual) Subíndice (por lo general el signo igual esta sobre el
0 así que la combinación real seria: Ctrl + Shift + 0
[cero])
CTRL + + (signo más) Superíndice (el signo más deben obtenerlo del
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microsoft office word

  • 1. MATERIAL DE APOYO. MICROSOFT OFFICE WORD Word es uno de los procesadores de texto, más utilizados para trabajar con documentos en la actualidad. Casi no existe persona con computadora, que no lo tenga. Es que la gracia de Word, está en lo fácil, de su uso. Esto se debe, ya que no se necesita ser un experto en informática, para
  • 2. MATERIAL DE APOYO. ocuparlo. Ya que todos sus comandos, son bastante amigables. La mayoría de estos, se les llama editores (WYSIWYG). Como por ejemplo, los de formato, para escribir con la letra y tamaño deseado, entre otras aplicaciones. Asimismo, el de ortografía. Uno de los más queridos por el público. Ya que si alguien, no es un experto en la lengua, podrá ser asistido por el corrector de gramática de Word. Eso sí, no hay que confiarse de sobremanera con éste editor de Word. Ya que en variadas ocasiones, termina fallando. Y es que, es muy difícil que un solo programa, como Word, maneje a la perfección, la cantidad de idiomas que posee. Word es un programa de tratamiento de texto. El cual nace a la luz, por medio de IBM, allá por 1981. Cuando esta compañía lanzó al mercado el primer PC. Era la época, en que Bill Gates, trabajaba codo a codo con aquella compañía. Sociedad que no duró mucho. Hoy en día, Microsoft Word es el programa estrella de la Microsoft, junto con otras aplicaciones de Microsoft Office. Word es un programa interactivo, debido al hecho de que permite comprender y modificar de manera instantánea, los textos en él. Los cuales se encuentran cifrados en UNICODE O ASCII. Hoy en día, las nuevas ediciones de Word, han intentado ir complementándolo con nuevas funciones. Las cuales se han ido inclinando, a las gráficas y dibujos. Principalmente, para cuando se desea entregar reportes económicos u otros que requieran de estas extensiones (como por ejemplo, al desarrollar un Currículo Vitae). Las últimas versiones de Word han ido incorporando nuevas funciones y mejorando muchas de las aplicaciones anteriormente mencionadas. Además puede interactuar con otros programas de Microsoft como es el caso del Excel, para pegar fácilmente gráficos y datos provenientes de planillas de cálculo. ¿Qué es un Documento? El documento es la mayor entidad a la que Word permite dar formato. el concepto de documento como tal se asocia al archivo o fichero, como la estructura de almacenamiento de la información (texto, tablas, figuras, vínculos, etc.) que se genera, maneja y modifica mediante el procesador de texto. Un archivo de Word por definición principal y conceptual se denomina Documento y este a su vez se encuentra compuesto de Páginas, sobre las cuales se desarrolla el contenido. Extensiones aplicadas a los archivos de Word e iconos representativos. Tenga presente que los iconos y la visualización de los mismos puede variar entre maquinas, pero por estándar los presentados en este documento son los más comúnmente aplicados: 2. 1. 1. Documento de Word  docx 2. Plantilla de Word  dotx
  • 3. MATERIAL DE APOYO. Para ingresar al programa deberá seguir cualquiera de las siguientes rutinas (no son los únicos métodos pero si los más conocidos): 1. Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office Word 2010 2. Inicio Ejecutar (recuerde que puede omitirlo con la combinación Win + R) winword 3. En el escritorio o en las barras de acceso rápido dispuestas por Windows busque el siguiente icono:
  • 4. MATERIAL DE APOYO. 4. Si utiliza la versión de Windows Vista o 7 puede hacer uso del componente de búsqueda rápida dispuesta en el botón Inicio, para lo cual solo deberá escribir una descripción relacionada con el nombre del programa:
  • 5. MATERIAL DE APOYO. VENTANA PRINCIPAL DE WORD 1. Barra de Titulo 2. Barra de Acceso rápido 3. Botón Archivo 4. Barras de Herramientas 5. Área de Trabajo o Pagina. COMBINACIONES BASICAS DE TECLAS EN WORD COMBINACION FUNCION ESC Anular opciones F1 Ayuda F4 Repetir última acción de formato F5 Ir a… F6 Desplazarse entre los elementos de Word F7 Revisión de ortografía y gramatical F8 Selección (se desactiva con F3 o hasta que ejecute alguna acción) F8 (repetidas veces) Selecciona todo el texto del documento (se desactiva con f3) F10 o ALT Señala la barra de menú F12 Guardar como… 2 1 5 3 4
  • 6. CTRL + F2 Vista preliminar CTRL + F4 Cerrar ventana activa CTRL + F5 Restaurar ventana activa CTRL + F7 Mover ventana CTRL + F8 Cambiar tamaño a la ventana CTRL + F9 Minimizar ventana activa CTRL + F10 Maximizar ventana activa CTRL + F12 Abrir un documento existente CTRL + Q Alinear a la izquierda CTRL + E Seleccionar todo CTRL + R Cerrar ventana activa CTRL + T Centrar texto CTRL + Y Rehacer última acción CTRL + U Nuevo documento CTRL + I Ir a… CTRL + O Formatear documento CTRL + P Imprimir CTRL + A Abrir un documento existente CTRL + S Aplicar subrayado al texto CTRL + D Alinear a la derecha CTRL + F Aumentar sangría izquierda CTRL + G Guardar el documento activo CTRL + H Aumentar el bloque de sangrías izquierdas CTRL + J Justificar el texto CTRL + K Aplicar cursiva al texto CTRL + L Reemplazar texto CTRL + Z Deshacer la última acción CTRL + X Cortar la selección CTRL + C Copiar la selección CTRL + V Pegar la selección CTRL + B Buscar CTRL + N Aplicar negrita al texto CTRL + M Fuente CTRL + = (signo igual) Subíndice (por lo general el signo igual esta sobre el 0 así que la combinación real seria: Ctrl + Shift + 0 [cero]) CTRL + + (signo más) Superíndice (el signo más deben obtenerlo del teclado alfanumérico) CTRL + ( (paréntesis de apertura) Caracteres ocultos (por lo general el signo de la apertura del paréntesis esta sobre el 8 así que la combinación real seria: Ctrl + Shift + 8 [ocho]) CTRL + ENTER Inserta una nueva página CTRL + SHIFT + W Cambiar el estilo CTRL + SHIFT + Y Coloca lista numerada CTRL + SHIFT + U Coloca al sistema a escribir en mayúscula CTRL + SHIFT + I Coloca lista con viñetas CTRL + SHIFT + F Cambiar fuente CTRL + SHIFT + M Cambiar tamaño de la fuente CTRL + SHIFT + 1 Estilo título 1 CTRL + SHIFT + 2 Estilo título 2 CTRL + SHIFT + 3 Estilo título 3
  • 7. SHIFT + F1 Información del formato de texto SHIFT + F3 Cambiar mayúsculas y minúsculas SHIFT + F7 Sugerencias de cómo debe escribirse la palabra (sinónimos y antónimos) SHIFT + CUALQUIER LETRA La coloca en el formato inverso (si está activo el bloque de mayúsculas escribe en minúscula y viceversa) ALT + CTRL + O Insertar nota al pie de pagina ALT + CTRL + K Insertar hipervínculos ALT + CTRL + L Insertar nota al final del texto CTRL + > (signo mayor que) Aumentar fuente CTRL + < (signo menor que) Disminuir fuente
  • 9. PESTAÑA INICIO Bloque de Portapapeles Bloque de Fuente Bloque de Párrafo Bloque de Estilos: Contiene un conjunto de pre configuraciones definidas para la fuente y el esquema de presentación de un documento. Bloque de Edición A continuación explicaremos el bloque de Fuente y Párrafo que contienen el conjunto de herramientas más comunes y de uso más general. No. Nombre Herramienta No. Nombre Herramienta No. Nombre Herramienta 1 Fuente (Tipo) 12 Superíndice 22 Ordenar 2 Tamaño de fuente 13 Efectos de texto 23 Símbolos ocultos 3 Aumentar fuente 14 Color de resaltado de texto 24 Alinear texto a la izquierda 4 Disminuir fuente 15 Color de fuente 25 Centrar 5 Cambiar mayúsculas y minúsculas 16 Fuente (Configuración) 26 Alinear texto a la derecha 6 Borrar formato 17 Viñetas 27 Justificar 7 Negrita 18 Numeración 28 Espaciado entre líneas y párrafos 8 Cursiva 19 Lista multinivel 29 Sombreado 9 Subrayado 20 Disminuir sangría 30 Bordes 10 Tachado 21 Aumentar sangría 31 Párrafo 11 Subíndice 1. 2. 3. 4. 5. 6. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 24. 25. 26. 27. 16. 28. 29. 30. 31.
  • 10. PESTAÑAINSERTAR Bloque de Páginas: Ofrece al usuario alternativas para el diseño o manipulación de contenidos en una página o entre páginas. Bloque de Tablas Bloque de Ilustraciones Bloque de Vínculos Bloque de Encabezado y pie de página: Conjunto de herramientas dirigido a la manipulación y diseño de los membretes dentro de un documento. Bloque de Texto Bloque de Símbolos Figura 1.: Selector de símbolos. En esta herramienta usted podrá acceder a los símbolos más usados o aquellos usados recientemente. Figura 2.: Asistente de símbolos le permitirá acceder a los símbolos que no pueda ubicar. Recuerde los símbolos dependerán de la fuente, por lo que encontrara algunos tipos de símbolos solo en un tipo de fuente determinada. Figura 2. Figura 1. Figura 3.
  • 11. Figura 3.: Herramienta de ecuación. Se activara en el momento en que comience el diseño de una formula o ecuación.
  • 12. PESTAÑA DISEÑO DE PÁGINA Contiene todas las herramientas necesarias para la configuración del área de trabajo y para la manipulación del contenido de la misma. Bloque Temas: Conjunto de Estilos predefinidos por el sistema para la aplicación automática de estilos para el contenido. Bloque Configurar Página: Herramientas diseñadas para la definición de los parámetros requeridos en el área de trabajo, esto incluye tamaño de la hoja, orientación, etc. Bloque Fondo de página: Herramientas cuya finalidad es la de aplicar estilos de fondo a la página y decoraciones a la misma (bordes). Tenga presente los colores de página por defecto en Word son no imprimibles, es decir el color de hoja que coloque no se aplicara al momento de imprimir solo será como aspecto decorativo, sin embargo puede obligarse al sistema que cumpla con el parámetro definido. Bloque Párrafo: Manipulación de los espacios dentro del párrafo entre líneas y entre el margen de la hoja. Bloque Organizar: Manipula la posición de los objetos dispuestos en el documento. Figura 4. Figura 5.
  • 13. Figura 4.: Herramientas para la configuración de la página. Estas herramientas dividen su funcionalidad, entre márgenes (diseño y distancias del margen dentro de la hoja, junto con su orientación), papel (definición del tipo y tamaño del papel a usar en el documento) y diseño (configuraciones para membretes y documentos formales). Las herramientas están disponibles en la barra de herramientas sin embargo operan por selección o aplicación total. La diferencia de esta herramienta es que permite una definición exacta del área en la cual debería aplicar las configuraciones. Figura 5.: Aplicar un color de fondo es una de las acciones más sencillas dentro de un documento y aunque pasa imperceptible para la impresión, es una cualidad modificable por el usuario, que por defecto el sistema suele desactivar por la implicación tiene en el proceso de impresión.
  • 14. PESTAÑAREFERENCIAS Conjunto de herramientas cuya finalidad está destinada a la aplicación de componentes y herramientas específicas dentro de una documentación formal. Estas herramientas van desde las tablas de contenido y la aplicación de notas y referencias bibliográficas. Bloque Tabla de contenido: Herramientas que permiten el diseño de tablas de contenido a partir de los indicadores diseñados en el documento. Bloque Notas al pie: Permite agregar al documento anotaciones al pie de la hoja o el documento. Bloque Citas y bibliografía: Herramientas para agregar citas de autores dentro de la documentación. Bloque Títulos: Permite agregar títulos en la documentación y actualizar las referencias diseñadas con este. A diferencia de las herramientas de tabla de contenido, esta herramienta es utilizada comúnmente solo con objetos de diseño como imágenes, ecuaciones o tablas. Bloque Índice: Herramientas para marcar secciones del documento en pro del diseño de estructuras informativas de la documentación ingresada. Bloque Tabla de autoridades: Herramientas para la enumeración del contenido de autores específicos.
  • 15. PESTAÑACORRESPONDENCIA Permite el diseño de documentación formal para la distribución masiva de este. Es decir que por medio de la definición de ciertos parámetros este le permitirá diseñar una documentación dinámica que permitirá generar documentos con múltiples destinos. Bloque Crear: Permite la creación de sobres y etiquetas. Bloque Iniciar combinación de correspondencia: Herramientas que permiten la combinación de un documento a un gestor organizado de datos, el cual puede estar diseñado en Word, Excel, Access o tomar los datos de un gestor de correo como Outlook. Bloque Escribir e insertar campos: Herramientas que permiten la aplicación de los datos previamentecombinados. Bloque Vista previa de resultados: Componentes para la visualización de los resultados previstos en la documentación después de la combinación. Bloque Finalizar: Herramientas que definen el resultado final de la combinación. COMBINACION DE CORRESPONDENCIA Mediante la opción Combinar correspondencia Word nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc. Conceptosprevios Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de MS Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente. Crear el origen de Datos Existen múltiples formas de combinar correspondencia, pero resulta más fácil si de forma previa a la creación del documento principal creamos, una tabla de datos. Esto lo podemos realizar en
  • 16. Word diseñando una tabla que contenga la información deseada, o en Excel, o en fin en cualquier programa que permita el diseño de estructuras predefinidas. Crear el documento principal Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar la pestaña Correspondencia, luego la opción Iniciar combinación de correspondencia, y finalmente Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia… Se abrirá la sección Combinar correspondencia del panel de tareas con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opción deseada. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc..) Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente. En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento. Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente.
  • 17. En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva. Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista. Ahora se explicara con más detalle la opción Examinar... Al hacer clic en la opción Examinar... se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos: En el campo Tipo de archivo, seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más común será utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdb. accdb) si tenemos los datos en una tabla de base den datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xls, xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.doc, docx) si tenemos los datos en una tabla de Word. En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán todos los archivos del tipo
  • 18. seleccionado que se encuentren en la carpeta, sólo nos quedará hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botón Abrir. Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que veremos más adelante. Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente... En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar. Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos la utilidad instalada), o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.
  • 19. Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente. En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos. Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado. Para terminar hacer clic en Siguiente. Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción Imprimir... . Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin combinación. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas. Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero también podemos utilizar los botones de la barra de herramientas Combinar correspondencia. Si esta barra no se encuentra visible desplegamos el menú Ver, Barras de herramientas, Combinar correspondencia. También podemos elegir el menú Herramientas, Cartas y correspondencia, Mostrar barra de herramientas Combinar correspondencia.
  • 20. Botones de la barra de correspondencia. Editar lista de destinatarios. Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes. Insertar bloque de direcciones. Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones. Insertar línea de saludo. Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos. Insertar campo combinado. Permite colocar en el documento los campos que han sido combinados al documento actual. Ver datos combinados. Permite ver los datos combinados. Resaltar campos de combinación. Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro del documento. Asignar campos. Permite asignar campos. Barra de desplazamiento de registros. Los siguientes iconos permiten desplazarnos por las cartas combinadas como veremos más adelante. Revisar errores. Permite revisar si se produce algún error a la hora de combinar el documento, también permite indicar a Word qué hacer en caso de producirse algún error. Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono de la barra correspondencia y se abrirá la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar. Podemos insertar así todos los campos que queramos. El campo aparecerá en el documento principal entre '<<' y '>>' esto nos indica que ahí va un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar. Ejemplo de un documento con campos de combinación.
  • 21. Ver datos combinados Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en el icono .Este icono permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos. Ejemplo del documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos. Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos que son del origen de datos, una forma fácil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono , los campos del origen de datos aparecerán resaltados.
  • 22. PESTAÑAREVISAR Bloque Revisión Bloque Idioma Bloque Comentarios Bloque Seguimiento: Permite definir estructuras para la valoración continua del documento, permitiéndole al diseñador verificar los puntos en donde los usuarios que han visto el documento han realizado cambios. Bloque Cambios: Permite aceptar o rechazar cambios detectados por las herramientas antes dispuestas. Bloque Comparar Bloque Proteger: Herramientas diseñadas para la protección del contenido o la información del documento.
  • 23. PESTAÑA VISTA Bloque Vistas de documento Bloque Mostrar Bloque Zoom Bloque Ventana Bloque Macros Figura 6. Figura 8. Figura 7. Figura 9. Figura 10. Figura 6.: Diseño de impresión es la vista más próxima a como se verá el documento si fuera impreso.
  • 24. Figura 7.: Lectura de pantalla completa mostrar el documento en toda la pantalla ocultando las herramientas de diseño. Figura 8.: Diseño Web permitirá al usuario tener una visión relativa del documento si estuviera siendo diseñado como página Web. Figura 9.: Esquema mostrara el contenido texto y los objetos de diseño serán simplemente señalados. Figura 10.: Borrador mostrar el contenido pero omitirá aspectos de diseño.