Membentuk pola komunikasi yang baik didalam lingkungan perusahaan untuk mendorong performa perusahaan.

1. 3 Rahasia Besar Kesuksesan Jepang
5S
KAIZEN
HORENSO
2015 made and collect by Riyanto

2. HORENSO
HOUKOKU
RENRAKU
SOUDAN
2015 made and collect by Riyanto

3. Pengertian
• Apa itu Horenso: Adalah suatu akronim yang dibentuk dari tiga kata
bahasa Jepang Houkoku-Renraku-Soudan yang artinya pola
komunikasi efektif ala Jepang. Jika diterjemahkan dalam bahasa
inggris menjadi:Report, Contact/Information dan consult
• Budaya Jepang beda dengan western, lebih mementingkan progress
daripada result
2015 made and collect by Riyanto
Ho – Ren – So Maksud Keterangan
Houkoku Melaporkan Melaporkan proses kerja dan hasil kerja
yang dicapai.
Renraku Menghubungi /
Komunikasi
Menginformasikan
Menghubungi / komunikasi dengan
pihak manapun untuk kelancaran
pekerjaan.
Soudan Konsultasi / Diskusi Membahas statu permasalahan / jalan
keluar atau usulan perbaikan.

4. Horenso ditempat kerja
2015 made and collect by Riyanto
Perlunya: Adalah untuk menciptakan lingkungan kerja dan
kultur yang nyaman dengan pola komunikasi efektif di
mana segala informasi tersampaikan dengan cepat dan
benar, serta setiap kemajuan suatu aktivitas bisa diketahui
oleh banyak orang dengan adanya laporan yang intens
untuk mendeteksi setiap penyimpangan sejak dini yang
mungkin terjadi. Jika hal ini ditemukan pada saat proses yg
sedang berlangsung dapat segera menghentikan proses
atau segera dilakukan perbaikan sehingga tidak menjadi
besar.
Apabila dilakukan dengan benar maka
1. dapat mengurangi dampak pemborosan (MUDA)
seperti: Material, ongkos, waktu dan sumber daya
lainnya.
2. Menigkatkan kuantitas / jumlah produksi karena
selalu melakukan perbaikan disetiap datail
kesalahan
Apabila diabaikan maka
1. Timbul konflik dan saling menyalahkan jika terjadi
kerugian.
2. Salah dalam mengambil keputusan
3. dapat menurunkan kepercayaan pelanggan karena
terjadi keterlambatan.
4. Penurunan kualitas karena hal-hal detail akan
terabaikan dengan adanya kesemrawutan system.

5. Houkoku (Melaporkan)
• Didasari oleh Kewajiban + Inisiatif
• 3 Poin utama:
• Fakta
• Laporan yang dibuat hendaknya menyertakan bukti yang akurat (bukan alasan yg dibuat)
berpedoman pada 5W+2H (what, who, when, where, why, how, how
much/many) dan TPO time, place, organization. Atau suatu sistem melaporkan dengan
disertai data yang detail.
• Metode
• Menyampaikan informasi rumit secara sederhana dengan lengkap (Jika menyertakan
analisa dan statistik gunakan metode yang simpel dan mudah dimengerti, karena jika
sulit dipahami akan berpotensi salah pengertian yang berddampak pada kesalahan
pengambilan keputusan)
• Tujuan
• Diketahui secara baik untuk mendapatkan solusi dan tindakan pencegahan juga
meningkatkan sistem kerja, sistem produksi atau organisasi. (hendaknya tidak bertele-
tele atau terlalu simpel sehingga tujuan tidak tercapai)
2015 made and collect by Riyanto

6. Berpikir 2 arah
• Salah satu cara yang efektif dalam metode pelaporan adalah berpikir
2 arah:
• Yaitu dengan membayangkan posisi kita pada sisi yang sebaliknya, jadi
seandainya kita menjadi dia apa yang akan dia lakukan? Apa yang akan dia
tanyakan kembali? Dan apa akibat selanjutnya?
• Dengan membayangkan seperti itu maka kita akan mempersiapkan
kelengkapan jawaban untuk kemungkinan pertanyaan dan persiapan untuk
apa yang akan dia lakukan setelah dapat laporan kita.
• Sehingga dengan demikian Fakta, metode dan Tujuan yang akan kita laporkan
menjadi sangat efektif dan dapat dipertanggung jawabkan.
2015 made and collect by Riyanto

7. Renraku (Menginformasikan)
• Atau informasi / kontak / interaksi adalah interaksi atau komunikasi
yang baik antar karyawan baik ke atas, sejajar atau ke bawah dalam
suatu perusahaan demi lancarnya arus informasi sampai ke tujuan
akhir
• Dimaksudkan untuk perbaikan/ bukan memojokkan
• Keterbukaan, hilangkan rasa malu
• Jujur tidak memutar balik fakta.
2015 made and collect by Riyanto
Contoh kasus:
Komunikasi antara departemen QC dengan
departemen Produksi untuk model baru yang
akan segera diproduksi

8. Soudan (Konsultasi/diskusi) 1
• Tanya jawab atau bertukar pendapat untuk mendapatkan ide-ide
perbaikan, peningkatan, kemungkinan-kemungkinan dan
perkembangan untuk kemajuan proses perusahaan.
2015 made and collect by Riyanto
Contoh:
Mengasah insting dan komitmen
untuk terus mengusulkan perbaikan
solusi dan inovasi dengan ide
cemerlang dengan cara2
penyampaian yang bagus determine
dan tidak putus asa jika
mendapatkan resisten

9. • Konsultasi harus berefek dan bersinergi
• Prinsip １：“Konsultasi tanpa rasa tertekan
• Prinsip ２：“Memikirkan solusi dengan sendiri dulu, lalu berkonsultasi“
• Prinsip ３：“Harus melaporkan hasilnya”
Soudan (Konsultasi/diskusi) 2
1 2
Komunikasi tipe A:
Dua-duanya tidak serius dalam komunikasi
konsultasi karena perbedaan pendapat
sehingga kesimpulan pelaku1 dan pelaku 2
tidak didapat dan konsultasi yang tidak
berguna karena tidak ada tindak lanjut.
2015 made and collect by Riyanto

10. .
Komunikasi tipe B:
Dua-duanya dalam komunikasi konsultasi
menghasilkan kesimpulan yang sama, tetapi
pelaku 2 hanya menyetujui dan tidak terlalu
menanggapi.
Sehingga hasil dari konsultasi tidak
ditindaklanjuti.
1
2
1 2
Komunikasi tipe C:
Dua-duanya dalam komunikasi konsultasi
dapat bersinergi sehingga menghasilkan
kesimpulan yang sama, dengan tujuan sama
dan akan bersama-sama melakukan tidak
lanjut dari efek komunikasi konsultasi tersebut
Soudan (Konsultasi/diskusi) 2
2015 made and collect by Riyanto

11. Faktor-faktor yang menghalangi
Horenso yang benar (1)
• Tidak ada rasa bertanggung jawab
• Tidak ada rasa was-was
• Ingin dijadikan hasil untuk diri sendirisaja
• Takut dimarahi
• Takut disalahkan
• Malas
• Tidak tahu cara Houkoku
2015 made and collect by Riyanto

12. Faktor-faktor yang menghalangi
Horenso yang benar (2)
• Tidak jelas wewenang yang diberikan ke diri sendiri
• Ingin perlihatkan diri-sendiri lebih bagus
• Dianggap bahwa informasi yang dimiliki adalah harta untuk diri
sendiri
• Tidak mempunyai pengetahuan mengenai isi Houkoku
• Dianggap bahwa dapat menyelesaikan masalah dengan sendiri saja
2015 made and collect by Riyanto

13. Faktor-faktor yang menghalangi
Horenso yang benar (3)
• Maksudnya nanti melakukan Houkoku, namun ternyata lupa
• Tidak memahami pentingnya Houkoku
• Tidak memahami artinya Houkoku
• Ada halangan bahasa
• Tidak suka orangnya
2015 made and collect by Riyanto

14. Komunikasi
• Cara efektif dalam berkomunikasi
• Menyampaikan
• Kontak mata – menungggu respon lawan bicara – menyampaikan dengan jelas
• Memastikan informasi diterima dengan baik – menanyakan kembali.
• Mendengarkan
• Kontak mata – anggukan – mengulangi kata lawan bicara
• Menjawab/menyampaikan apa yang kita pikirkan/rasa – Menanyakan apa yang ingin
ditanyakan pihak lain – Ucapan terima kasih.
2015 made and collect by Riyanto
KOMUNIKASI VERTIKAL
(Vertical Commnunication)
“ Komunikasi lintas hierarki dalam suatu
struktur organisasi.
Contoh: Manager sebelum melaporkan sesuatu ke
direktur sebelumnya mendapatkan laporan dari
supervisor.

15. Informasi
• Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam informasi berbentuk laporan
• Menentukan format
• Pastikan bahwa bentuk laporan yang akan kita sampaikan mudah dipahami, gampang
dimengerti, sederhana tetapi mencakup semua, menarik atau jika diperlukan dengan
kombinasi warna atau ilustrasi gambar.
• Dapat disimpulkan
• Dari hasil laporan dapat memberikan keputusan yang akurat.
• Laporan yang sempurna akan dapat menginspirasi.
• Bertujuan untuk kemajuan perusahaan
• Tidak memojokkan seseorang, tidak mengambil keuntungan sendiri dari hasil memberikan
laporan tersebut.
• Harus bermanfaat untuk sistem dan organisasi.
• Kebenaran isi
• Pastikan bahwa laporan yang kita akan sampaikan dapat dipertanggung jawabkan, tidak ada
salah input. (Periksa kembali sebelum memastikan untuk dilaporkan) karena hal ini akan
mengurangi kepercayaan pelanggan untuk tiap jenis laporan yang berasal dari kita.
2015 made and collect by Riyanto

16. 2015 made and collect by Riyanto

17. Quote:
“Proses yang benar akan memberikan hasil yang maksimal”
“Produk terbaik dihasilkan dari system yang baik”
2015 made and collect by Riyanto