1. CO2 prestatieladder communicatieplan 2010-2011
auteur
R.W. Tuinstra
d.d. 30-11-2010
Inhoud
1 Inleiding……………………………………………………………….………………….…..1
2 Communicatie CO2 prestatieladder
2.1 Algemeen ......................................................................................................... 2
2.2 Doel interne communicatie ............................................................................... 2
2.3 Doel externe communicatie .............................................................................. 2
3 Strategie & doelgroepen
3.1 Intern gericht .................................................................................................... 3
3.2 Extern gericht ................................................................................................... 3
4 Aanpak & middelen ................................................................................................. 4
4.1 Interne communicatie ....................................................................................... 4
4.2 Planning interne communicatie ......................................................................... 4
4.3 Externe communicatie ...................................................................................... 5
4.4 Planning externe communicatie ........................................................................ 5
4.5 Organisatie & samenwerking .................................................................. ..….. 6
4.6 Financiën ................................................................................................ ..….. 6
4.7 Monitoring .............................................................................................. ..….. 6
4.8 Evaluatie ................................................................................................ ..….. 6
Bijlage: CO2 prestatieladder communicatiekalender 2010-2011
oag prestatieladder communicatieplan 2010-2011_rt Pagina 1/6

2. 1 Inleiding
In dit plan wordt inzicht gegeven hoe de Ooms Avenhorn Groep van plan is in 2010-2011
zowel interne als externe communicatie over haar CO2 –reductiedoelstellingen vorm te
geven. Het communicatieplan voorziet in planmatige communicatie over het CO2-beleid naar
alle medewerkers, onze omgeving, niet-gouvernementele organisaties (NGO's) en andere
belanghebbenden.
2 Communicatie CO2 prestatieladder
2.1 Algemeen
De Marketing Manager van de Ooms Avenhorn Groep is in samenspraak met de
Duurzaamheidscoördinator verantwoordelijk voor in- en externe communicatie over het CO2
beleid waaronder:
Het opstellen & uitvoeren van het CO2- communicatieplan
Het monitoren, ontwikkelen en deelnemen aan initiatieven op het gebied van CO2-
reductie
2.2 Doel interne communicatie
Het doel van de interne communicatie is het bewustzijn en de betrokkenheid van
medewerkers op het gebied van CO2-reductie te vergroten en hen aan te sporen een actieve
bijdrage te leveren aan het reduceren van de CO2-emissie van de Ooms Avenhorn Groep en
haar werkmaatschappijen. Om de doelstellingen te halen, is het van belang dat elke
medewerker zich bewust is van zijn of haar verantwoordelijkheid en mogelijke bijdrage op dit
gebied. Het terugbrengen van de CO2-uitstoot is immers mede afhankelijk van het
bevorderen van het bewustzijn onder alle medewerkers.
Het doel van de interne communicatie is dan ook:
Voorlichten over beleid en uitstraling Ooms Avenhorn Groep en haar
werkmaatschappijen inzake duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord
Ondernemen
Het actief betrekken van medewerkers bij het bereiken van de door de directie
vastgestelde doelstellingen inzake energiereductie.
2.3 Doel externe communicatie
Het doel van de externe communicatie is het uitdragen van de maatschappelijke
verantwoordelijkheid & betrokkenheid en het onderschrijven van het beleid van Ooms
Avenhorn Groep op het gebied van duurzaam ondernemen en CO2-reductie. Hierbij hoort
ook het vergroten van het bewustzijn en de betrokkenheid van haar externe relaties, zodat
ook deze een actieve bijdrage kunnen leveren aan CO2-reductie. Voor Ooms Avenhorn
Groep gaat externe communicatie verder dan informatieverschaffing over haar CO2-beleid.
Het concern wil ook initiatiefnemer zijn over het gehele spectrum van de activiteiten. Van
asfalt tot gebiedsontwikkeling, van zonnecollectoren tot duurzame verhardingsadviezen.
oag prestatieladder communicatieplan 2010-2011_rt Pagina 2/6

3. 3 Strategie & doelgroepen
3.1 Intern gericht
Belangrijk aandachtspunt bij de interne communicatie is het bereiken van alle medewerkers.
Een groot deel van de medewerkers heeft een buitenfunctie en komt weinig of niet op een
van de kantoorlocaties. Ook hebben zij niet allemaal even gemakkelijk toegang tot het
intraweb van Ooms Avenhorn Groep omdat ze ook thuis geen internet hebben. Medewerkers
met een buitenfunctie zijn daarom via de digitale communicatiekanalen niet altijd vlot
bereikbaar. Daarnaast heeft duurzaamheid met CO2-reductie in het bijzonder, vaak een
'geitenwollen sokken' imago en voor veel mensen zal het onderwerp dan ook in eerste
instantie aan ze voorbij gaan.
De interne communicatie is er mede op gericht om die afstand te overbruggen. Om het
gewenste "CO2 - bewustzijn" en de noodzakelijke gedragsverandering te bereiken, krijgt de
interne communicatie het karakter van een permanente interne campagne. Gelet op het
belang van de CO2-reductie is het belangrijk dat alle medewerkers van de Ooms Avenhorn
Groep hier een bijdrage aan leveren. Het voltallige personeelsbestand vormt de doelgroep
van de interne communicatie:
Raad van Commissarissen
Algemene directie en divisie directie
Medewerkers werkmaatschappijen
Medewerkers stafafdelingen
3.2 Extern gericht
Belangrijk is dat het streven naar CO2-reductie ook breed wordt uitgedragen, zowel binnen
als buiten de organisatie. CO2-reductie zal niet alleen binnen het eigen bedrijf moeten
worden behaald, maar kan en moet binnen de gehele keten worden bereikt. Alleen op deze
manier kan een optimale uitstoot reductie worden behaald. De voornaamste externe
doelgroepen zijn:
Publieke opdrachtgevers (overheden)
Private opdrachtgevers
Leveranciers grondstoffen
Leveranciers diensten
Onderaannemers
Collega-bedrijven
Deelnemingen
Zusterbedrijven
Niet-gouvernementele organisaties
De insteek van de externe communicatie verschilt dus wezenlijk van de interne
communicatie. Waar bij de interne communicatie de focus vooral ligt op de bewustmaking en
de betrokkenheid van de medewerkers, ligt de nadruk bij de externe communicatie vooral op:
1. het actief betrekken van toeleveranciers bij het realiseren van CO2-reducties
(ketenbenadering)
2. het uitdragen van het duurzame karakter op het gebied van innovaties en
oplossingen en CO2-reducties in het bijzonder. De boodschap is formeler van aard.
oag prestatieladder communicatieplan 2010-2011_rt Pagina 3/6

4. 4 Aanpak & middelen
4.1 Interne communicatie
In overeenstemming met de doelstellingen en strategie worden alle medewerkers periodiek
geïnformeerd over het CO2-beleid. Zij worden ten minste vier keer per jaar op de hoogte
gebracht van het beleid van het bedrijf en behaalde resultaten. Alle medewerkers worden
geïnformeerd over de stand van zaken en worden waar mogelijk aangespoord een bijdrage
te leveren. Om de reductiedoelstellingen te halen, moeten alle medewerkers een bijdrage
leveren. Daarom is het van belang de communicatie laagdrempelig te houden en mensen
voortdurend te prikkelen. Hierbij wordt grotendeels gebruik gemaakt van de bestaande en
dus herkenbare communicatiemiddelen. Alle medewerkers beschikken over een intraweb
account en krijgen het personeelsblad “De Rotonde” thuisgestuurd. Bovendien ontvangen
alle medewerkers ook de nieuwsbrief voor externe relaties. Dat betekent dat alle
medewerkers in elk geval regelmatig een gedrukt medium ontvangen waarin aandacht aan
het CO2-beleid wordt geschonken. Naast de schriftelijke en digitale communicatiemiddelen is
in het bedrijf de mondelinge kennisoverdracht van groot belang. Alle structurele
overlegvormen hebben KAM met daarmee de M van Milieu standaard op de agenda staan.
Via toolbox meetings wordt het bouwplaatspersoneel nog aanvullend voorgelicht. Voor
interne communicatie zet de Ooms Avenhorn Groep de volgende communicatiemiddelen in:
internet (www.ooms.nl/verantwoord ooms) (alle medewerkers)
intraweb (insite/CO2 en insite/oomsgroen) (alle medewerkers)
nieuwjaarsbijeenkomst (alle medewerkers)
toolbox meetings (bouwplaatspersoneel)
managementvergaderingen (directieleden)
personeelsblad de Rotonde (alle medewerkers)
managementrapportages (stuurgroep duurzaamheid)
nieuwsbrief Groepswerk (alle medewerkers + externen)
posters (alle medewerkers)
Zie bijlage CO2 prestatieladder communicatiekalender 2010-2011 voor het complete
overzicht.
4.2 Planning interne communicatie
Uitgangspunt is dat de communicatie parallel loopt aan de CO2-kwartaalrapportages. Dat wil
zeggen, dat de communicatiemomenten telkens volgen na het afronden van een kwartaal en
de daarbij behorende rapportage. Op deze manier is er bij elk communicatiemoment
beschikking over de actuele gegevens en dus de behaalde CO2-reductie. De
communicatieplanning is uitgewerkt in de CO2-kalender, zie bijlage, welke wordt
gepubliceerd op zowel intraweb als internet.
oag prestatieladder communicatieplan 2010-2011_rt Pagina 4/6

5. 4.3 Externe communicatie
In overeenstemming met de doelstellingen en strategie informeert de Ooms Avenhorn Groep
de externe partijen ten minste twee keer per jaar over het CO2-beleid en de CO2-reductie.
Daarnaast is informatie over het CO2-beleid beschikbaar op de internetsite www.ooms.nl .
Daarop is alle informatie onder een aparte menukeuze “Verantwoord Ooms > CO2
prestatieladder” overzichtelijk opgenomen. Daarnaast is er gerichte, mondelinge,
communicatie met een of meer doelgroepen op specifieke onderdelen van het beleid. Dat
kan in het kader van initiatieven, deelname aan externe werkgroepen of ter introductie van
relevante producten.
Het streven is om zoveel mogelijk gebruik te maken van bestaande communicatiemiddelen.
Voor externe communicatie zet de Ooms Avenhorn Groep de volgende communicatie-
middelen in:
Internet (www.ooms.nl > Verantwoord Ooms > CO2 prestatieladder)
Nieuwsbrief Groepswerk
Persberichten en publicaties met een link naar de betreffende website
Congressen, symposia en werkgroepen
Projectexcursies
Open dagen
1-op-1 overleg met Ooms medewerkers
Zie bijlage CO2 prestatieladder communicatiekalender 2010-2011 voor het complete
overzicht.
4.3 Planning externe communicatie
Uitgangspunt is dat de communicatie parallel loopt aan de CO2-kwartaalrapportages. Dat wil
zeggen, dat de communicatiemomenten na het afronden van een kwartaal of halfjaar en de
daarbij behorende rapportage. Op deze manier kan bij elk communicatiemoment worden
beschikt over de actuele gegevens en dus ook over de behaalde CO2-reductie. De
communicatieplanning is uitgewerkt in de CO2-kalender, welke wordt gepubliceerd op
intraweb en internet.
Net als in 2010 worden ook in 2011 de duurzame oplossingen en producten van Ooms
Avenhorn Groep in een aantal publicaties onder de aandacht van specifieke doelgroepen
gebracht, zij het in een hogere frequentie. In de bijlage vindt u de CO2 Prestatieladder
communicatiekalender 2010-2011 waarin duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen
middelen, doelgroepen en boodschappen.
oag prestatieladder communicatieplan 2010-2011_rt Pagina 5/6

6. 4.5 Organisatie & samenwerking
De Marketing Manager coördineert en bespreekt alle marketingacties met de verantwoordelijke
divisiedirecteur c.q. bedrijfsleider. De betreffende divisiedirecteur c.q. bedrijfsleider draagt zorg voor
de informatievoorziening richting de Marketing Manager. De Marketing Manager rapporteert aan de
CO2 stuurgroep en overlegt met de Duurzaamheidscoördinator.
4.6 Financiën
De Marketing Manager coördineert en bespreekt alle marketingacties met de verantwoordelijke
divisiedirecteur c.q. bedrijfsleider. Hierbij stemt hij per werkmaatschappij af welke middelen worden
ingezet. Dit wordt tot uiting gebracht in de marketingbegroting van Ooms Avenhorn Groep, waarbij
onderscheid wordt gemaakt tussen groepsbrede kosten, welke via een vaste verdeelsleutel over alle
werkmaatschappijen worden verdeeld, en kosten die per individuele werkmaatschappij gelden.
4.7 Monitoring
Via maandelijkse financiële rapportages wordt bijgehouden wat de status is van de betreffende
geplande mediamiddelen.
4.8 Evaluatie
Door middel van kwalitatief onderzoek door de Marketing Manager onder de doelgroepen wordt
vastgesteld wat goed werkt en wat minder goed. Deze en andere vragen worden bij het evalueren
beantwoord. Door dit goed inzichtelijk te maken, zorg de Marketing Manager ervoor dat er in de
toekomst een nog beter communicatieplan kan worden gemaakt. Met de uitkomsten van de evaluatie
wordt het CO2 communicatieplan eenmaal per jaar geactualiseerd.
In 2010 heeft Ooms Avenhorn Groep ervoor gekozen een beperkte selectie van offline en
online media in te schakelen om haar boodschap aan rechtstreekse doelgroepen te
communiceren. Reden was haar doel eerst de nieuwe website www.ooms.nl online te zetten
(11.11.2010) met daarin een duidelijkere profilering van de gehele organisatie en duidelijkere
communicatie richting haar doelgroepen over o.a. haar duurzaamheidsbeleid.
In 2010 waren dat een aantal publicaties & advertenties over haar duurzame oplossingen &
producten in diverse vakbladen & dagbladen, gericht op een aantal specifieke doelgroepen.
In 2011 wordt dit herhaald, zij het dat de frequentie zal worden verhoogd.
oag prestatieladder communicatieplan 2010-2011_rt Pagina 6/6