1. REDACCIÓN DE
DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
Expositor: Rosa Elena Delgado Lara

2. ¿QUÉ ES REDACTAR?






Consiste en expresar por escrito
información IMPORTANTE
que se desea hacer conocer para
lograr un objetivo:
Informar.
Solicitar.
Ordenar.
Diseñar.
Dirigir
Explicar
La redacción de un texto,
requiere de un ordenamiento
lógico de las ideas que se
piensan plantear.
Para redactar se necesita tener
un Plan de Redacción que
permita partir de la idea más
general a la ídea más
específica y luego priorizar
desde
la
de
mayor
trascendencia a la de menos
importancia.

3. Toda redacción pasa por tres momentos

4. TIPOS O ESTILOS DE REDACCIÓN:
Existen los siguientes
tipos:
Redacción Científica.
B. Redacción Periodística
C. Redacción Comercial.
D. Redacción Informal
E. Redacción Literaria
A.
Para redactar se necesita tener en
cuenta:
Adecuación de las ideas
Coherencia
Cohesión
Corrección gramatical
• Ortografía.
• Morfosintaxis
• Buen léxico.
REDACTAR UN DOCUMENTO, INDICA MUCHO
DE LA PERSONA O INSTITUCIÓN. ES POR LO
TANTO MUY IMPORTANTE SER CUIDADOSO
CON LA PRESENTACIÓN Y EL ORDEN.

5. TIPOS DE DOCUMENTOS
AVISO
Es un texto breve que informa
de un hecho a las personas. Es
un texto informativo corto,
sencillo y puntual.
Se debe considerar los
siguientes aspectos:
a. Orden y Claridad en la
información.
b. Concisión en la redacción del
texto.
c. Tratamiento personal.
Estructura:
a.Título: Aviso, Comunicado.
b.Cuerpo: Se expone la información
del hecho de manera concisa y
ordenada.
c.Datación: Fechas.
Fraseología:
•Se comunica que ...
•Se pone en conocimiento …
•Lamentamos comunicar/tener que
informar que ...
•Con motivo de / a Causa de / Por /
•Las personas interesadas pueden
dirigirse a ...
•Para más información ...
•Disculpe las molestias ...

7. Solicitud
a)
b)
c)
d)
Es un documento que se utiliza tanto en las entidades públicas
como privadas, mediante la cual el emisor (solicitante), pide un
derecho o un servicio al receptor (institución), con motivos
administrativos o personales.
Se usa para conseguir préstamos, créditos, asignación familiar,
empleos, derechos, etc.
Son requisitos de la Solicitud: Claridad, Naturalidad y Precisión:
Tiene la siguiente estructura:
La sumilla: Es el resumen de lo solicitado.
Destinatario: Persona o entidad a la que se le dirige la solicitud.
Saludo: Generalmente son las iniciales del cargo de la persona a la
que se dirige la solicitud.
Generales de Ley: Que son los datos del solicitante, que termina
con la siguiente forma: a Ud. Con toda consideración expongo:

8. e)


f)




El texto: Es el cuerpo de la solicitud que consta de dos partes:
La parte considerativa, donde se indica el motivo por los que se
solicita.
La petición correspondiente.
La despedida: Consta de dos partes:
Menciona lo expuesto en la solicitud. Ejemplo: Por lo expuesto.
Agradecimiento: Por la atención del documento: Ejemplo: A Ud.
Pido atender la solicitud por ser de justicia/necesidad/corresponder a
mis derechos constitucionales, etc.
La fecha. Se escribe al pié de la despedida y a la derecha.
Firma del solicitante y documento de identidad, teléfono, dirección.

9. Formato de Solicitud

10. Memorándum
Es un documento simple de calidad administrativa que se utiliza
para comunicaciones breves o notificaciones sencillas de cualquier
índole. Se usa respetando el orden de jerarquía o autoridad, es decir
del superior al inferior y no a la inversa.
Su carácter es interno.
Se redacta en primer o tercera persona gramatical.
Partes:
Encabezamiento: Contiene:
a. Membrete de la Institución.
b. En el centro en la parte superior va la palabra Memorándum o
Memorando N°.
c. Luego:
1. A o Al :
2. De o Del:

11. 3. Vocativo: Que puede ser un saludo. Es opcional.
4. . Asunto : Se expone en pocas palabras lo que se desea comunicar.
d. Fecha.
e. Cuerpo del asunto a tratar y la fundamentación respectiva, exponiendo
las razones.
f. Despedida: Se usa la palabra: Atentamente,
g. Firma y sello del que remite el documento.
Tipos de Memorando o Memorándúms:
a. Memorando simple: Cuando va dirigido a una sola personal u
oficina.
b. Memorando múltiple; Va dirigido a varias personas u oficinas. Es de
carácter general.

12. MEMBRETE
(Nombre de la Empresa)
MEMORANDUM N°
A
:
DE
:
REF.
:
FECHA:
______________________________________________
Formato de
Memorándum
VOCATIVO:
CUERPO_____________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
_________.
Saluda atentamente,
Firma
Nombre
Cargo
XXX/xxx
Adj.:
c.c.: - Xxxxxxx
- Archivo

13. Certificado
•
•
Es un documento utilizado para comprobar algún hecho o acreditar
ciertos méritos personales. Su uso es muy variable, podemos decir
que es uno de los documentos que nos acompaña a lo largo de toda
la vida, es así como tenemos, Certificado de Estudios, Médico,
Trabajo, Estado Civil, Defunción, etc.
Es extendido por instituciones públicas o privadas o también por
personas naturales.
Estructuralmente, consta de tres partes:
Encabezamiento: Que consta de la palabra CERTIFICADO,
escrita con letras mayúsculas.
Cuerpo; corresponde a la exposición de los hechos que dan origen
al documento, en la forma más objetiva posible y, cuando se
estime conveniente, se enunciarán las cualidades positivas del
solicitante, las cuales le constan al que certifica.

14. Final; lleva el propósito último del certificado, la firma, el cargo de él
otorgante, la fecha y las iniciales de responsabilidad.
En la elaboración de este documento intervienen dos personas: El
Otorgante, también llamado Suscrito que es la persona que firma; y el
Interesado, que es la persona que lo solicita.
El certificado debe caracterizarse por su claridad, precisión y
discreción. La claridad consiste en la comprensión inmediata del
documento. La precisión nos indica que debemos expresar lo que sea
pertinente (lo que corresponde), sin divagar. La discreción significa
recomendar o ponderar con prudencia al favorecido, en el caso del
certificado recomendatorio.
Los certificados pueden redactarse en primera persona plural, en este
caso comienzan de la siguiente manera: Certifico que la señorita, o
también en tercera persona gramatical: El jefe de personal , quien
suscribe certifica que la señorita...;

15. También cuando se redactan en tercera persona puede
comenzar enunciando el cargo del que firma. De esta
manera: El Director del Instituto Comercial de Linares,
quien suscribe, certifica que el señor...
Clasificación
Según el emisor:
Público
Privado
Según el contenido:
Informativo
Recomendatorio
Según su finalidad:
Especial
General

16. Formato
de Certificado

17. Informe
Es un documento mediante el cual se da a conocer al al Jefe o
autoridad inmediata superior, algún asunto encomendado o que se
ha presentado en forma imprevista. Presenta una situación
administrativa o técnica.
El informe puede ser presentado por una o más personas, por una
comisión especialmente encomendada.
Se redacta principalmente en 3era persona.
Este documento se utiliza con mucha frecuencia en investigaciones
o estudios, ya sea en instituciones públicas o privadas.
Tipos de Informes:
a. Informes Administrativos.
b. Informes Legales.
c. Informes de Investigación,

18. Partes:
1. Encabezamiento
1.1. Al centro en la parte superior INFORME.
1.2. Luego de dos espacios las siguientes palabras:
A o AL:
De o Del:
Asunto:
Fecha:
2. Introducción: Se estila las siguientes oraciones:
Cumplo con informar a su Despacho…
La comisión que suscribe…
En cumplimiento a lo dispuesto por la ….
De conformidad a lo solicitado ….

19. 3. Texto del Informe o Cuerpo
a. Indicar los hechos.
b. Exponer las razones.
c. Formular las recomendaciones.
d. Conclusiones.
4. Despedida o fórmula de cumplimiento:
a. Es cuanto tengo que informar a Ud.
b. Pido se sirva resolver de acuerdo a lo expuesto.
c. Atentamente,
5. Firma y sello del Informante o post firma.

20. Membrete
Título
A:
De:
Fecha:
Objetivo:
_________________________________________
______________________________________________
Procedimiento:
Formato de Informe
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Análisis:
_________________________________________
______________________________________________
_____________________________________________.
_________________________________________
___________________________________________.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Conclusiones:
_________________________________________
______________________________________________
__________________________________________.
Recomendaciones
_________________________________________
______________________________________________
_____________________________________________.
Firma
Nombre
Cargo

21. CARTA
Es un medio de comunicación escrito que un emisor (remitente) envía
a un receptor (destinatario).
Características de una carta
La carta debe ser:
•Es breve y precisa.
•Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
•Busca dar información completa.
•Recurre a un vocabulario exacto y cortés.
•Usa oraciones completas organizadas correctamente.
•No abrevia las palabras.
•Utiliza una puntuación adecuada al sentido de lo que se quiere
expresar

22. Partes de la carta
Se compone de:
El encabezamiento (membrete, dirección del destinario y fecha).
El saludo
El cuerpo o texto
Despedida
Firma
Iniciales de la persona que la escribió
En el caso de una carta comercial puede incluir anotaciones
personales o postales especiales. Ejemplo: Adjunto, con copia. Etc.
Formatos de la carta
En la oficina se utilizan los siguientes estilos para la presentación de
cartas: bloque, bloque modificado, semibloque (que es el bloque
modificado con párrafos sangrados).

23. El estilo bloque: Tiene como característica principal que todos los
componentes de la carta parten desde el margen izquierdo.
El estilo bloque modificado: La fecha, la despedida y la firma parten
desde el centro hacia la derecha..
El estilo semibloque (bloque con párrafos sangrados): Tiene las
mismas características del estilo bloque modificado, pero los párrafos
están sangrados a cinco espacios.
Puntuación de la carta
Para la puntuación de una carta se usan dos estilos: puntuación abierta
y mixta. La puntuación abierta se caracteriza por la eliminación de los
dos puntos (:) después del saludo y de la coma (,) después de la
despedida. Este estilo de puntuación ofrece una ventaja de economizar
tiempo y esfuerzo.

24. Carta Estilo
Bloque Extremo

25. EL CORREO ELECTRÓNICO
El correo electrónico es una forma diferente y más
rápida de escribir cartas.
Una de las grandes ventajas del correo electrónico es
la facilidad para enviar un mensaje a varias personas
simultáneamente. Sin embargo esta ventaja no está
exenta de riesgos.
Si adoptamos la costumbre de enviar únicamente los
mensajes que son de interés, entonces estaremos
seguros de que los receptores los recibirán y los léeran
con interés, de lo contrario pasarán a ser eliminados.
En estos mensajes es importante ser concretos.
Igualmente debemos dar respuesta para que el emisor
sepa que su información ha sido recibida.

26. El OFICIO
Es una correspondencia de carácter institucional. El intercambio se puede dar entre:
Una institución pública y una privada o viceversa.
Una institución pública o privada puede enviar un oficio a un individuo pero no
viceversa.
Partes:
*Membrete (en caso de qu exista.
1.Lugar y fecha
2.Número d Oficio
3.Destinatario
3.1
Nombre de la Institución o persona
3.2
Título del Funcionario (cargo)
3.3
Lugar de destino
4.Contenido o cuerpo (comienza ejemplos)
4.1
Cumplo con poner en su conocimiento
4.2
Me es grato manifestarle
4.3
Tengo a bien comunicarle
4.4
De mi mayor consideración
4.5
Por el presente
5.Despedida (puede alternar)
5.1
Con deferencia
5.2
Atentamente
6.
Firma y sella de la Autoridad que representa