Este documento proporciona información sobre los Rotary e-clubes, que son clubes rotarios que realizan reuniones y coordinan proyectos de servicio de forma virtual a través de Internet. Explica que los Rotary e-clubes son clubes reales que cumplen con los mismos requisitos y objetivos que los clubes rotarios tradicionales, pero que permiten la participación de rotarios que no pueden asistir a reuniones presenciales debido a limitaciones de tiempo, distancia u otras circunstancias. También describe los requisitos,
2. Los Rotary e-clubes
Luego de seis años de prueba como concepto piloto, durante
el cual se fundaron y evaluaron catorce Rotary e-Clubes, y
luego de la decisión histórica del Consejo de Legislación
2010 de Rotary International, que convierte a este tipo de
clubes en parte permanente de Rotary, se detalla aquí algo de
información al respecto.
3. ¿Qué es un Rotary e-Club?
Un Rotary e-Club es como cualquier Rotary Club tradicional, y la única diferencia
es que sus miembros se reúnen “conectados en línea a la red” para coordinar
proyectos de servicio y disfrutar de la amistad con otros rotarios. El concepto de
Rotary e-Club fue considerado como parte del programa de Nuevos Modelos, y la
idea original de estos clubes surgió en el Rotary Club de Boulder, Colorado,
Estados Unidos.
La presencia del socio en un Rotary e-Club se garantiza por la participación del
mismo en las reuniones semanales. En algunos e-Clubes, el socio debe cumplir
con un mínimo de horas de servicio por mes. Estas horas de servicio consisten en
la participación del socio en proyectos del club, a través de comunicaciones
escritas durante la semana, actividades personales del socio para coordinar
proyectos, visita a clubes rotarios tradicionales, y otras actividades asociadas a la
organización y la vida del club.
4. Las actividades de los Rotary e-Clubes están basadas en las
comunicaciones electrónicas, teléfono e Internet. Una de las
misiones de los Rotary e-Clubes es conectar, informar e inspirar a
sus socios y visitantes, muchos de los cuales están de viaje, o en
ciudades alejadas, o en circunstancias personales que les impiden
cumplir con las normales tradicionales de asistencia.
Los Rotary e-Clubes generan “programas” (artículos) en sus páginas
Web que sirven como vehículo para que los rotarios del mundo
visiten esa página, lean los artículos, y dejen sus comentarios,
constituyendo esto por si mismo en una compensación de asistencia
para visitantes rotarios, y sin necesidad de que ese rotario visitante
deba asistir a la reunión cibernética del E-Club.
5. La compensación de asistencia por medio de la visita a la página
Web de un Rotary e-Club fue aprobada por el Consejo de
Legislación de 2004. La misma indica que se dará por compensada
la asistencia de un rotario al visitar la página Web de un club
interactivo por el término de 30 minutos. El visitante luego deja un
mensaje, el que es recibido en forma automática por el Secretario
del Rotary e-Club, el que envía un correo al visitante y a su club,
confirmando la compensación de asistencia.
6. Planificación y establecimiento de un Rotary E-Club.
Alcance mundial de los socios. Servicio Mundial
Los socios de los Rotary e-Clubes están ubicados en distintos
países alrededor del mundo. Estos socios, y algunos visitantes,
contribuyen miles de dólares por año a proyectos en las
localidades de residencia de los socios, y en otros países en donde
se necesita la ayuda.
El propósito de un Rotary e-Club es poder extender el alcance de
Rotary y permitir que lideres de la comunidad, profesionales y
comerciantes en cualquier distrito rotario, puedan participar en
Rotary, en circunstancias en las cuales de otro modo no podrían
cumplir con los requisitos tradicionales de asistencia.
7. La imposibilidad de cumplir con los requisitos de asistencia a un
club rotario tradicional puede deberse a compromisos
profesionales y laborales excesivos, viajes muy extendidos,
imposibilidad de trasladarse debido a problemas de salud o
discapacidad, o lugar de residencia muy alejado del sitio en
donde existe un club rotario tradicional.
Un Rotary e-Club no es un club “virtual”. Los Rotary e-Clubes
son clubes reales formados por rotarios comprometidos que
trabajan en proyectos rotarios concretos. Los Rotary E-Clubes
utilizan Internet como una herramienta para coordinar sus
proyectos.
8. Las 5 metas de todo Rotary e-Club
.
La Junta Directiva de Rotary International estableció estas
5 metas que deben aplicarse a todos los Rotary e-Clubes:
•Utilizar Internet para retener a rotarios que de otro modo
se habrían alejado de Rotary.
•Utilizar Internet para atraer a nuevos socios rotarios.
•Utilizar Internet para facilitar la realización de reuniones.
•Utilizar Internet para coordinar proyectos de servicio.
Utilizar Internet para crear una atmosfera de
compañerismo que reúna a una comunidad de rotarios
unidos en el mismo ideal
9. Las características exitosas de los Rotary e-Clubes.
- Claridad de propósito.
- Compromiso con la excelencia.
- Liderazgo.
- Adecuada Planificación organizacional.
- Proyectos y actividades significativos.
- Contacto permanente entres sus miembros.
- Relaciones armoniosas.
- Desarrollo de la membresía.
- Contacto muy cercano con su distrito rotario.
- Uso adecuado de las tecnologías disponibles.
10. La denominación "Rotary e-Club" no es "Rotary ciber
club".
La Junta Directiva de Rotary International recomendó en
2004 que no se utilizara la denominación ciber club y
que en su lugar se usara e-club. La razón de esta
premisa se basa en que Rotary, como ONG, debe
continuar con el protocolo de denominación de las
Naciones Unidas: egovernment, etrade, ecommerce,
ebanking, etc.
La Junta Directiva de Rotary International aprobó esta
recomendación y definió una directiva por medio de la
cual los e-clubes no serán llamados ciber-clubes.
11. El sitio y el lugar de reunión de un Rotary e-Club.
Un Rotary e-club tiene una página Web pública abierta a visitantes y en la cual se
permite compensar asistencias, y un lugar de reunión separado, exclusivo para
sus socios, y cerrado a visitantes que no sean invitados a acceder.
La seguridad en Internet es de vital importancia. Los Rotary e-clubes deben
proteger a sus miembros de cualquier actividad fraudulenta en Internet que pueda
comprometer la seguridad y privacidad de sus socios.
El lugar de reunión separado aloja información de los socios, las minutas de las
reuniones, proyectos de servicio, información financiera del club, etc., que solo
los socios pueden ver y leer.
La seguridad de la información debe ser prioritaria en un Rotary e-club. Muchos
países tienen estrictas normas de privacidad relacionadas con la obtención,
disposición, exposición, uso y acceso a información personal.
12. El lugar de reunión no crea una versión de sociedad secreta de un
Rotary Club. El lugar de reunión ofrece a sus miembros acceso a
información las 24 horas del día. El lugar de reunión permite a los
socios mantenerse informados, conectados e inspirados. Se
recomienda dar al Gobernador de Distrito un acceso como usuario
permanente.
Las reuniones de los clubes rotarios tradicionales deben ofrecer
programas de calidad, disertantes, desarrollo de programas de
servicio que entusiasmen a los socios y que generen
oportunidades de amistad. El lugar de reunión de un e-club debe
ofrecer el mismo nivel de calidad.
13. Software para realizar reuniones semanales de los Rotary e-clubes.
Existen hoy en día distintos programas para reuniones “on line”, con
distintos grados de tecnicismo: desde los sitios tradicionales de chat
en donde los rotarios escriben, hasta los más avanzados que ya
ofrecen la posibilidad de escribir, hablar, y verse por cámaras, todo al
mismo tiempo.
Al decidir que tipo de software se utilizará en el club, es necesario
considerar que no todos los países tienen la misma calidad de
Internet, lo que puede perjudicar el acceso de algún socio ubicado en
un país con dificultades de conexión. En este sentido se recomienda
comenzar con los software más comunes, y solo avanzar en la
mejora tecnológica en la medida en que todos los socios puedan
hacerlo desde sus respectivos lugares de residencia.
14. Los software comunes para reuniones de chat tienen un
costo anual mínimo que permite a los Rotary e-clubes operar
sin grandes gastos. Algunos de estos chats permiten hasta
100 usuarios a la vez.
Aún cuando esto no es una ley escrita, se reconoce que
durante el primer año por lo menos el 50% de los socios del
Rotary e-club deben ser rotarios o ex-rotarios. Un rotario que
se suma a un nuevo Rotary e-club como socio fundador,
renunciará a su club tradicional. Se considera también que la
primera Junta Directiva de un nuevo Rotary e-club debe estar
formada en un 100% por rotarios o ex-rotarios. Algunos e-
clubes del proyecto piloto de 2004 tuvieron experiencias
contradictorias al conformar sus Juntas Directivas con
miembros que no tenían experiencia en Rotary, en algunos
casos sacrificando la filosofía rotaria y teniendo dificultades
para comprender la Misión y Valores de Rotary.
15. Al tiempo que se recomienda que en los Rotary e-clubes se
acepten ex rotaractianos del mismo modo en que se promueve
su incorporación a clubes rotarios tradicionales, se recuerda
que los ex –rotaractianos deben cumplir con los mismos
requisitos de incorporación que tienen para incorporarse a un
club tradicional
16. Pertenecer a un Rotary e-club.
Asociarse a un Rotary e-club no es una decisión sencilla. Los
requerimientos para la admisión de un socio son las mismas
que para un club tradicional, y no se espera que la afiliación a
un Rotary e-club sea una forma de dedicar menos energías a
Rotary. El compromiso es el mismo. Para aceptar rotarios de
clubes tradicionales, algunos e-clubes requieren además
varias cartas de recomendación.