1. PMO (Project Management Office) Oficina de Dirección de Proyectos Alejandra Duque Ceballos 1

2. Contenido Introducción Definición Objetivos ¿Para que tener una PMO? Algunas Ventajas Algunas Desventajas Funciones Para implementar una PMO Planeación de una PMO Tipos de PMO Triángulo de valor Métricas e Indicadores Modelo de Madurez Conclusiones Bibliografía 2

3. INTRODUCCIÓN La oficina de gestión de proyectos (PMO) es el concepto es el más de más rápido crecimiento y hoy es clave para la aplicación efectiva de la gestión de proyectos. Las organizaciones deben cumplir las expectativas del cliente y estar acorde con las condiciones económicas a nivel mundial para ser competitivos, deben hacer más con menos recursos [1]. PMO puede mostrarle a una empresa como sacar máximo provecho a sus proyectos. 3

4. Definición Un cuerpo o entidad de la organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción [2]. (Pmbok 4ta ed). 4

5. Definición Una PMO es una organización centralizada, dedicada a fomentar y mejorar las prácticas y resultados en la administración de proyectos. [3] 5

6. Definición Una Oficina de Proyectos proporciona un esquema completo de funciones de Administración que asegura contar con un portafolio de proyectos basado en un ciclo de vida de inicio a fin, logrando como resultado un flujo de trabajo y una coordinación horizontal. (sin la tradicional cadena jerárquica de mandos); es decir, organizado por varios grupos funcionales de trabajo. [4] 6

7. 7 Definición

8. Objetivos Monitorear y asegurar el cumplimiento de compromisos de los proyectos. Proporcionar guías y lineamientos para la ejecución del proceso de administración de proyectos. Monitorear los riesgos organizacionales y mitigación integral de los mismos. Monitorear los asuntos de los proyectos de manera integral hasta su cierre [2]. 8

9. Objetivos Asignación y compartición eficiente de recursos. Mediante el uso de tecnologías de información, identificar áreas de mejora y apoyar a la generación de nuevas oportunidades de negocio. Evaluar la Satisfacción de los Clientes [2]. 9

10. Para que tener una PMO? 10

11. Para que tener una PMO? 11

12. Para que tener una PMO? 12

13. Algunas Ventajas 13 VENTAJAS[4]

14. Algunas Desventajas 14 DESVENTAJAS[4]

15. Funciones 15

16. 16 Funciones

17. Para implementar una PMO… Se requiere del reconocimiento y la disciplina del administración de proyectos (PM), como algo que demanda habilidades, actitudes y comportamientos específicos. En otras palabras, el abordaje de la PMO exige una determinada amplitud profesional [6]. 17

18. 18 Para implementar una PMO… Herramientas para la administración del tiempo Costos Contrataciones Administrador de Proyectos experto en: Comunicaciones Alcances

19. En otras palabras, de ser un experto técnico en el área de incumbencia de los proyectos, pasa a ser un gestor con conocimientos específicos en PM [6]. 19 Para implementar una PMO…

20. Los diez pasos a seguir [6] 20 Para implementar una PMO…

21. 21 Para implementar una PMO…

22. Planeación de una PMO 22 Antes de crear una PMO se debe verificar los siguientes elementos [6].

23. 23 Planeación de una PMO

24. 24 Tipos de PMO Casey y Peck (2001) plantean tres modelos fundamentales de PMO. Ellos son [4]:

25. 25 Tipos de PMO WeatherStation:(Estación meteorológica), una especie de PMO cuya misión esencial es emitir informes y métricas relacionada con los proyectos y el programa de la PMO

26. 2) Control Tower: (Torre de control), ejerce un poco más de control sobre los proyectos, apoyando en las diferentes etapas del ciclo de vida de éstos. Incluso estandariza políticas y procedimientos para gobernar planificación, ejecución y gerencia de proyectos. Igualmente sugiere la creación de un comité para seleccionar y definir estándares sobre los proyectos. 26 Tipos de PMO

27. 27 Tipos de PMO 3) Resource Pool: (Bolsa de recursos),se encarga de gestionar lo relacionado con los gerentes, contratarlos, gestionarlos y formarlos.

28. Cuadro resumen: 28 Tipos de PMO http://www.scribd.com/doc/3365937/Metodologia-PMO-PMI-Peru-Congreso-2007

29. Triángulo de Valor de una PMO [4] Conocimiento PMO Consultoría Estándar 29

30. Triángulo de Valor de una PMO [4] 30 Conocimiento Una PMO ofrece un conjunto de alternativas válidas para aquellas organizaciones que la implementan. Por esto se define el triángulo de valor de una PMO (PMOVT), el cual no es más que los tres (3) elementos que más aportan valor a la organización que implante la PMO. PMO Consultoría Estándar

31. Estándar: Es un conjunto de políticas y procedimientos para gobernar los procesos de los proyectos de una organización. Se estandarizan plantillas, informes, métricas, etc. 31 Triángulo de Valor de una PMO [4]

32. Conocimiento: Ejecutar actividades asociadas con la adquisición y diseminación de conocimiento para beneficiar a los Project Managers (Training, Bases de Datos de conocimiento, etc.). 32 Triángulo de Valor de una PMO [4] Consultoría: Asistir y/o gestionar las prácticas de los Project Managers.

33. Métricas e indicadores [4] Los objetivos de la PMO deberán ser lo suficientemente claros y medibles en el tiempo, todo a objeto de saber si se han alcanzados las metas trazadas. 33

34. 34 Métricas e indicadores [4] MÉTRICAS

35. 35 Métricas e indicadores [4] MÉTRICAS

36. 36 Métricas e indicadores [4] MÉTRICAS

37. Modelo de Madurez Para asegurarse de que una PMO se mantendrá exitosa en el tiempo, se debe diseñar un modelo de madurez propio. El crear un modelo de madurez abarca 5 pasos [6]: 37

38. 38 Modelo de Madurez

39. 39 Modelo de Madurez

40. Conclusiones La gran demanda actual hacia las empresas que apliquen Gerencia de Proyectos hace que la creación de una PMO sea necesaria teniendo en cuenta en nivel de madurez. Existen diferentes tipos de PMO dependiendo de las necesidades de la empresa. Se deben establecer metas alcanzables para garantizar de cierta forma el éxito de la PMO. 40

41. Bibliografía [1] The Project/Program Management Office (PMO), TD Jainendrukumar, 2008. [2] Pmbok 4ta Ed. [3] Documento, Organización de una PMO, Ernesto S. Melgin, 2006. [4] http://www.iteraprocess.com [5] http://www.itmadrid.com/blog/wordpress/?p=7 [6] Documento, Creating a PM, JannethChicaiza Espinosa, Danilo Jaramillo Hidalgo, 2008. 41