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Reglas de Oro en la Gestión de la ​ Cartera de Proyectos usando un PMIS.

Conoce las buenas prácticas para la selección, priorización y gestión del portafolio de proyectos apoyados en Microsoft Project Online. Contexto de gestión de cartera de proyectos, gestión de la cartera de proyectos y PMIS y reflexiones.

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“Reglas de Oro en la Gestión de la
Cartera de Proyectos usando un PMIS”
Presentador: Julio César Barrera
Código PDUs: PMIANT201909
PDUs: 1 Estratégico
Julio César Barrera
• DirectorUnidadde PMIS Sistemas Expertos.
• Consultor Senior con más de 20 años en manejo de
proyectos y de la herramienta Microsoft Project.
• Ha realizado implementaciones de Project
integrando la metodología de proyectos con la
herramienta informática en empresas como
Bancolombia, Ecopetrol, Cerrejón, Old Mutual,
EPM, XM, Cafam, Suppla,entre otras.
• Certificadoen MicrosoftProjecten versiones:2003,
2007,2010,2013 y 2016.
Agenda
• Contexto de gestión de cartera de proyectos
• Gestión de la cartera de proyectos y PMIS
• Reglas de Oro
• Reflexiones
• Preguntas y respuestas
Gestión de Cartera de Proyectos y PMIS
Gestión de Cartera de Proyectos y PMIS
Las operaciones de
las compañías
alimentan los
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…pero el portafolio
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Reglas de Oro en la Gestión de la ​ Cartera de Proyectos usando un PMIS.

  • 1. “Reglas de Oro en la Gestión de la Cartera de Proyectos usando un PMIS” Presentador: Julio César Barrera Código PDUs: PMIANT201909 PDUs: 1 Estratégico
  • 2. Julio César Barrera • DirectorUnidadde PMIS Sistemas Expertos. • Consultor Senior con más de 20 años en manejo de proyectos y de la herramienta Microsoft Project. • Ha realizado implementaciones de Project integrando la metodología de proyectos con la herramienta informática en empresas como Bancolombia, Ecopetrol, Cerrejón, Old Mutual, EPM, XM, Cafam, Suppla,entre otras. • Certificadoen MicrosoftProjecten versiones:2003, 2007,2010,2013 y 2016.
  • 3. Agenda • Contexto de gestión de cartera de proyectos • Gestión de la cartera de proyectos y PMIS • Reglas de Oro • Reflexiones • Preguntas y respuestas
  • 4. Gestión de Cartera de Proyectos y PMIS
  • 5. Gestión de Cartera de Proyectos y PMIS
  • 6. Las operaciones de las compañías alimentan los resultados de HOY, …pero el portafolio de proyectos define los resultados del FUTURO.
  • 7. Proyecto– Programa - Portafolio Estas definiciones han sido tomadas del Glosario de Project Management Institute, Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®)– Sexta Edición, Project Management Institute Inc., 2017
  • 8. 86% de los CEOs consideran a lo Digital su prioridad #1 La transformación digital se produce a través de proyectos y programas = Portafolio 1 Fuente PWC CEO Survey
  • 9. Gestión de Cartera de Proyectos y PMIS
  • 10. ¿PPM, EPM o PMIS ? ✓ PPM: Projectand Portfolio Management ✓ EPM: Enterprise ProjectManagement ✓ PMIS: (Project - Program - Portfolio)ManagementInformation System “Sistema de Información compuesto por herramientas y técnicas utilizadas para recopilar, integrar, comunicar y soportar los procesos de la direcciónde (proyectos - programas - portafolio)” * PPM como software (PPM Ms POL) Vs PPM como procesos
  • 11. El valor de un PMIS Mejoras con un PMIS http://www.zdnet.com/blog/projectfailures/roi- study -product-portfolio-management-yields- results/628
  • 12. PMIS –Microsoft Project Online ® Es una herramienta informática con capacidades de apoyar a las organizaciones en la gestión de proyectos, portafolios, programas y gestión de recursos empresariales. Forma parte de la familia de Office 365 y esto le da la posibilidad de integrarse con las otras herramientas que forman parte de la suite para ser una solución integral a la gestión de proyectos organizacional
  • 13. Eje 1: Grupos Interesados Diagnóstico (OPM3 ) + Expectativas PMO ® (Re)Diseño - PMO Charter Metod. SE PMOVR Implementación Operación Salida en Vivo Eje 3: Crear Valor a la Estrategia del Negocio MEZCLADE SERVICIOS DE LA PMO Apoyo Estratégico, Táctico y Operativo Desarrollo de Competencias PMO como Área de Servicios Marcos Metodológicos Sistemas de Información (PMIS) 1. Apoyo a la planeación cor por ativa 2. Apoyo a la gestión delcambio 3. Apoyo a la toma de decisiones 4. Acompañamiento por procesos 5. Acompañamiento por áreas 1. Selección mar cos (Pr edictivo-Ágil) 2. Aplicación por dominio (Py – Pg – Pf) 3. Definición de pr ocesos 4. Definición de ar tefactos 5. Definición de métr icas 6. Establecimiento de políticas de gobier no 1. En Gestión de Py – Pg – Pf 2. En Mar cos metodológicos 3. En el PMIS implementado 4. Definición de planes de car r era 1. Banco de iniciativas 2. Ciclo de vida delpr oyecto 3. Gestión de la capacidad 4. Gestión estr atégica delpor tafolio 5. Colabor ación y Repor tes 6. Gestión delconocimiento 1. Medir elvalor cr eado por la PMO 2. Pr omover la adher enciaa la PMO 3. Cr ear comunidades 4. Definir acuerdos de servicio (SLA’s) 5. Pr oveer líderesy/o recursos 6. Hospedar líderes de pr oyectos 7. Lider ar pr oyectos 8. Cocr ear productos/servicios 9. Auditar pr oyectos 10. Par ticipar en comités de proyectos 11. Realizar benchmarking 12. Relacionar se con ár eas e Interesados 13. Gestionar lecciones aprendidas 14. Ejecutar la hoja de r uta de la PMO 15. Afinar elPMO Char ter 16. Realizar diagnóstico de madurez 17. … Eje 2: Cultura Organizacional en GestióndeProyectos Área de ServiciosMezcla de Servicios *Modelo Sistemas Expertos 2019 Modelo ciclo de vida para la implementaciónde una PMO
  • 14. Dime qué persigues Te diré quién eres y que parte del PMIS te sirve: Restricciones (Gerente de Proyectos) Beneficios (Gerente de Programas) Estrategia (Gerente de Portafolio)
  • 15. Losproyectossuelen quedarsepordebajo desupotencial Realizar los proyectos correctos de las compañías encuestadas informaron una gran alineación entre proyectos y estrategia 43% 62% Potencial sin explotar resultados actuales Realizar los proyectos de la manera adecuada de los proyectos cumplen sus metas - un número esencialmenteinalterado desde 2012 Project Management Institute. “Pulse of the Profession: The High Cost of Low Performance.” 2016. Mientras los gerentes de proyecto y programase enfocan en hacer el trabajo bien, el gerente de portafoliose enfoca en hacer el buentrabajo
  • 16. ¿Qué tienes en tu PMO: Un grupo masivo de proyectos o un programa o un portafolio de proyectos?
  • 17. Gestiónde Cartera de Proyectos ➢ Requiere planeación, ejecución y control preciso de los proyectos individuales. ➢ La fase de iniciación puede comenzar antes de la selección. ➢ Siempre se revisan las prioridades de los otros proyectos. CerrarControlarEjecutarPlanearIniciarValorar Oportunidades 1. Solicitudes y Requerimientos 2. Selección y Priorización 3. Asignación de Recursos 4. Reportes y Análisis 5. Balancear Portafolio
  • 19. 2. Define bien tus objetivos estratégicos (ellos son los que van a direccionar tu organización correctamente) 1. Un buen caso de negocio asegurará un buen proyecto 3. :¡Yo decido!. No debería ser la opción para escoger proyectos. Estos deben crear valor a la estrategia 4. Crea escenarios de portafolios con el fin de elegir la mejor opción para la organización. No debemos quedarnos con el primer escenario 5. Estime el personal necesario para la ejecución de los proyectos. 6. Un dashboard ejecutivo vale más que mil palabras 7. Revisa siempre tu portafolio tanto en iniciación, como planeación y ejecución
  • 20. ¿En su organización las ideas, iniciativas, requerimiento se centran en unos pocos o todos pueden aportar?
  • 21. 1/7: Un buen caso de negocio asegurará un buen proyecto
  • 22. ¿Priorizamos solo señalando, por política o porque le apuntamos a la estrategia?
  • 23. 2/7: Define bien tus objetivos estratégicos (ellos son los que van a direccionar tu organización correctamente) Proceso analítico Jerárquico (AHP) Análisis de desarrollo de datos (DEA)
  • 24. ¿Y su organización cómo selecciona los proyectos? ¿Por corazonadas, imposiciones, impulsos, decibeles?
  • 25. 3/7:¡Yo decido!. No debería ser la opción para escoger proyectos. Estos deben crear valor a la estrategia
  • 26. ¿Tienen claridad nuestros CEO´s, Directivos, Patrocinadores de cómo cada proyecto contribuye a la estrategia? ¿Cómo la PMO y PMIS va a apoyar a los patrocinadores en la selección de proyectos?
  • 27. 4/7: Crea escenarios de portafolios con el fin de elegir la mejor opción para la organización. No debemos quedarnos con el primer escenario.
  • 29. 5/7: Estime el personal necesario para la ejecución de los proyectos.
  • 30. ¿Y cómo va nuestro portafolio? Respuestas típicas: - Bien gracias - Dándole - Bien para no preocuparte X
  • 31. 6/7: Un dashboard ejecutivo vale más que mil palabras
  • 32. Iniciación – Planeación – Ejecución - Cierre ¿Consideras que los proyectos de tu portafolio están todos en ejecución? ¿Cuántos proyectos tienes por estado?
  • 33. 7/7: Recuerda que tu portafolio tiene proyecto tanto en iniciación, planeación, ejecución y en cierre
  • 35. ▪ Asegura la consistencia entre estrategia y la ejecución de proyectos. ▪ Mejora la asignación de recursos y la capacidad de planeación. ▪ Evita la ejecución de proyectos que no son óptimos. ▪ Provee estándares para la selección, priorización y análisis de los proyectos existentes y futuros basados en su contribución relativa, y en criterios cualitativos y cuantitativos. Hacer una buena gestión de cartera de proyectos…
  • 36. En Sun Hydraulics … … los proyectos avanzan de manera orgánica e informal. Normalmente los ingenieros trabajan en varios proyectos a la vez. Reorganizan sus prioridades constantemente según entiendan qué es mas importante, más urgente o más entretenido… No hay un plan maestro. No hay planificación de proyectos y nadie se molesta en asignar personal a los proyectos. Los equipos se constituyen orgánicamente y se disuelven cuando el trabajo ha terminado… Página 130,131
  • 38. Gracias Los esperamos en nuestro próximo Webinar Fecha: 12 de septiembre Tema: Relájate, NADA está bajo control; Herramientas para ser un verdadero Líder de Proyectos Presentador: Federico Vargas Código para PDUs: PMIANT201909 Encuesta: https://forms.gle/nCeSgPFGLLVFBPnf6