Présentation de Sage eFacture, l’envoi de vos factures en EDI avec vos logiciels Sage

1. Sage eFacture
Version 7.80
Pour Sage 30/100
Génération i7
Présentation Sage eFacture 1

2. Le marché de la facture
électronique en France :
contexte et enjeux
Présentation Sage eFacture 2

3. Sage eFacture
Les enjeux de la facture électronique
pour les PME
Des bénéfices en termes de
simplicité (consultation, traitement,
archivage), traçabilité (suivi de
l’envoi, accusé de réception) et
gains de productivité pour 48%
des PME
Une réponse à une contrainte
imposée par les clients donneurs
d’ordres pour 43% d’entre elles.
Source : Baromètre Sage « Les PME et la facture électronique », janvier 2013
Présentation Sage eFacture 3

4. 4
Sage eFacture
Fonctionnalités
Présentation Sage eFacture

5. Sage eFacture
en 2 minutes…
https://efacture.sage.fr/
Présentation Sage eFacture 5

6. 6
Sage eFacture Client / Courrier
Fonctionnalités
Dématérialisation de 100% des factures clients :
Un meilleur respect des délais de paiement assuré par la traçabilité des
factures client électroniques émises.
Présentation Sage eFacture

7. Client
7
Client
Client
Sage eFacture Client
Cinématique d’envoi
Plateforme Sage eFacture
Sage Non Sage
Fournisseur
Présentation Sage eFacture

8. 8
Sage eFacture Fournisseur
Fonctionnalités
Automatisation et simplification de la réception des factures fournisseurs :
Réception et
saisie
automatisées
Archivage
électronique
Rapprochement
automatique
facture /bon de
livraison
Génération
automatique de
l’écriture
comptable
Bon à payer
Mise en
paiement
Des gains de productivité pour libérer l’entreprise du traitement des factures
fournisseurs.
Présentation Sage eFacture

9. Sage eFacture Client
Cinématique de réception
9
Plateforme
Sage eFacture
Fournisseur
Sage Non Sage
Client
Plateforme
tierce
Présentation Sage eFacture

10. 10
Sage eFacture
Les bénéfices
− Simplicité d’usage et de déploiement : intégré nativement à la version
7.50 Génération i7 et supérieures
− Gains de productivité : automatisation de l’envoi, de la réception et de
la circulation des documents
− Archivage à valeur probatoire des factures et consultation en ligne
pendant 10 ans
– Accessibilité 24h/24 et 7j/7 pour l’envoi des documents
– Conformité à la législation française
Présentation Sage eFacture

11. 11
Sage eFacture
Souscription & tarifs
Présentation Sage eFacture

12. Le paiement se fait de manière trimestrielle, avec une l’envoi d’une facture par Sage
à partir du moment où le client dépasse les 15 € de montant de facturation.
12
Sage eFacture
Tarification au 1er Octobre 2014
Les tarifs sont les suivants :
- 0,80 € l’eFacture numérique envoyée depuis le logiciel Sage
- 1,40 € l’eFacture papier envoyée (inclus archivage, impression, mise sous pli,
affranchissement)
Depuis son compte sur Sage eFacture boutique, le client peut consulter sa
consommation
Présentation Sage eFacture

13. 13
Sage eFacture
Cinématique d’échanges et
plateforme client
Présentation Sage eFacture

14. Sage eFacture
Les différentes étapes
– Inscription de la société et de ses établissements sur la plateforme Sage eFacture
– Actualisation de la base client de l’application métier
– Invitation des clients acceptant l’échange électronique ou des clients non référencés sur la plateforme
Sage eFacture
– Actualisation de la base client de l’application métier pour collecter les réponses aux invitations
– En tant que fournisseur, envoi des factures électroniques pour les clients acceptant l’échange
électronique
– En tant qu’acheteur, réception des factures : intégration ou refus des factures
– En tant qu’acheteur, émission optionnelle du Compte Rendu de Rapprochement et/ou du Bon à payer
– En tant que fournisseur, suivi des factures transmises
Présentation Sage eFacture 14

15. Sage eFacture
Inscription des sociétés / Modification
Au moins un identifiant doit être renseigné. Le
SIRET est obligatoire si le pays de la société
est FR.
La structure des identifiants est vérifiée.
Par défaut, la société inscrite accepte la
facturation électronique. L’utilisateur peut
refuser à tout moment : la modification
s’appliquera aux prochaines factures. Ce refus
s’applique à tous les tiers quel que soit le statut
des invitations.
L’utilisateur indique également le format électronique attendu (par défaut Sage) et
peut sous-traiter l’impression de ses factures.
Présentation Sage eFacture 15

16. Sage eFacture
Invitations
Les pages « Mes clients » « Mes fournisseurs » présentent les invitations émises ou
reçues. Il est possible d’accepter/refuser une invitation depuis la grille ou depuis le détail de
l’invitation.
Le détail de l’invitation présente également l’historique des évènements survenus.
Il est possible de révoquer une invitation acceptée et d’inviter de nouveau un tiers ayant
révoqué par exemple.
Seules les invitations rattachées à la société de travail sélectionnée apparaissent.
Présentation Sage eFacture 16

17. Sage eFacture
Invitations
– L’invitation est bi-parties et bi-directionnelle.
– L’invitation lie 2 entités juridiques entre elles (sociétés), mais s’applique également aux
établissements de ces sociétés. Il n’y a pas d’invitation entre établissements.
– L’acceptation / refus d’une invitation n’est possible que si la société de travail
sélectionnée correspond à une entité juridique (société). Lorsque la société de travail
correspond à un établissement, les invitations sont visibles mais non modifiables.
– Lorsqu’une société accepte l’échange de factures électroniques, il est possible de refuser
l’échange avec certains tiers en refusant l’invitation de ces tiers.
– Lorsqu’une société refuse l’échange de factures électroniques, aucun échange n’est
possible quel que soit le statut des invitations. Le refus paramétré dans la fiche société
s’applique à tous les tiers ; néanmoins les invitations conservent leur statut.
Présentation Sage eFacture 17

18. Sage eFacture
Actualisation des tiers
Le Web Service d’actualisation des tiers interroge la plateforme Sage eFacture, qui
retourne :
• la liste des identifiants du tiers (dont l’EDI Sage)
• le statut d’échange électronique du tiers (profil du tiers)
• le statut de l’invitation entre le tiers et la société de l’application métier (statut
d’échange)
Présentation Sage eFacture 18

19. Sage eFacture
3 types d’envoi de factures
– L’échange est 100% électronique uniquement si le fournisseur et l’acheteur accepte
l’accord d’échange (invitation)
– Lorsque l’invitation n’est pas acceptée*, la facture est envoyée en rematérialisation si le
fournisseur a souscrit l’option « Sous-traiter l’impression des factures »
– Lorsque la facture est émise pour archivage uniquement, elle est archivée dans le
coffre-fort électronique du fournisseur mais n’est pas envoyée à l’acheteur. Il s’agit d’un
double électronique reconnu comme valeur probante ( instruction fiscale du 11 janvier
2007)
* signifie que l’invitation n’existe pas, ou bien est en attente d’acceptation ou bien est
refusée / révoquée
Présentation Sage eFacture 19

20. – Une facture client est visible dès son émission par le fournisseur.
– Une facture fournisseur n’est visible qu’après son traitement par eFacture : lorsque son statut
d’émission est ‘Mise à disposition de l’acheteur’.
– La liste des factures peut être filtrée, triée et imprimée.
– Seules les factures rattachées à la société de travail sélectionnée apparaissent.
20
Sage eFacture
Consultation des factures (1/2)
Présentation Sage eFacture

21. 21
Sage eFacture
Consultation des factures (2/2)
Permet de :
– consulter le Pdf de la facture (onglet
Aperçu)
– consulter la demande d’avoir et les
commentaires émis par l’acheteur
– télécharger le document émis par le
fournisseur ou reçu par l’acheteur (le
format du document peut varier)
– consulter le détail des traitements réalisés
– consulter la liste des erreurs de
traitements
– consulter les pièces jointes à la facture
– consulter les documents liés en cas de
Cette consultation peut également être doublon
réalisée depuis les applications métier.
Présentation Sage eFacture

22. – Dans les applications métier réceptrices, l’acheteur indique s’il communique ou non, à
son fournisseur, les statuts de validation des factures intégrées, selon les relations
commerciales qu’il entretient avec ce fournisseur.
– Sur le service Sage eFacture :
– la liste des factures fournisseurs indique le statut réel de la facture ; c’est-à-dire le
statut émis par l’acheteur.
– la liste des factures clients indique le dernier statut communiqué par l’acheteur
– C’est également le cas dans la page de détail de la facture. La demande d’avoir est
toujours transmise au fournisseur. En revanche, les commentaires de l’acheteur sont
visibles par le fournisseur selon le même principe.
– Les e-mails de notifications d’acceptation et de Bon à payer de factures émis vers le
fournisseur suivent la même logique
22
Sage eFacture
Compte rendu de rapprochement et
bon à payer
Présentation Sage eFacture

23. – Sage eFacture contrôle qu’un même document ne puisse pas être accepté 2 fois par un
acheteur : un contrôle des doublons est donc réalisé
– la clef unique est : même fournisseur + même type de document + même n° de
document
– néanmoins, une facture peut être émise une 1ère fois et être en erreur, puis être émise
une 2e fois pour être traitée : le statut de la facture est donc pris en compte dans le
contrôle des doublons
– les doublons sont interdits pour les statuts suivants : Document contrôlé, En attente de
réponse d’invitation, Traitement du document, Mise à disposition de l’acheteur,
Réceptionnée par l’acheteur, Validation en cours par l’acheteur et Mise en paiement
– la page détail d’une facture affiche les documents liés (doublons) et permet de naviguer
d’un document à l’autre
23
Sage eFacture
Gestion des doublons
Présentation Sage eFacture

24. – Format Sage eFacture : un fichier Pdf (pour conserver les mises en pages de nos
clients et obtenir un rendu graphique) qui encapsule un fichier Xml au format Ubl 2.0 et
permet une intégration automatisée dans les applications métier Sage compatibles.
– AIFE (= l’Etat français) : fichier Xml au format Ubl 2.0 qui encapsule un zip du Pdf. Ce zip
est lui-même encodé en base64
– Forum For The Future : format belge. Fichier Xml au format Ubl 2.0 qui encapsule le
Pdf, lui-même encodé en base64
24
Sage eFacture
Les différents formats gérés
Présentation Sage eFacture

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Sage eFacture
Annuaire des sociétés
– Permet de :
– savoir si un partenaire commercial est inscrit sur le service Sage eFacture et de
connaître son statut d’échange électronique
– rechercher un prospect et de l’inviter. Recherche par secteur d’activité par
exemple.
– consulter le profil public de la société
Présentation Sage eFacture

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Sage eFacture
Tableau de bord
– propose par défaut une vision des 3 derniers mois d’activité
– les indicateurs sont actualisés d’après la société de travail sélectionnée
– accès rapides aux pages en cliquant sur le titre des vignettes ou sur chaque
indicateur
Présentation Sage eFacture

27. 27
Sage eFacture
Gestion des droits
Présentation Sage eFacture

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Sage eFacture
Gestion des droits utilisateurs (1/2)
– Le 1er utilisateur d’un compte client est un « Administrateur » ayant tous les droits
d’utilisation sur le service.
– Cet « Administrateur » peut créer d’autres utilisateurs et attribuer des droits.
– Un utilisateur peut se connecter de lui-même au service Sage eFacture et se
rattacher au compte client : l’utilisateur n’a alors aucun droit par défaut.
L’administrateur doit activer les droits.
– 4 profils de droits sont livrés en standard : ils ne sont pas modifiables / supprimables.
– Des profils de droits personnalisés peuvent être créés (avec ou sans duplication d’un
profil existant)
Présentation Sage eFacture

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Sage eFacture
Gestion des droits utilisateurs (2/2)
– Le profil de droit permet d’affecter des droits à un utilisateur.
Ex : envoi de factures, consultation des factures fournisseurs, consultation des
factures clients, gestion des tiers, …
– Un utilisateur est affecté à un ensemble de sociétés / établissements.
– Les droits de l’utilisateur s’appliquent à l’ensemble des sociétés / établissements
autorisés.
– Le combo de sélection de la société de travail n’affiche que les sociétés /
établissements autorisés.
– Les pages du service apparaissent ou non selon les droits attribués à l’utilisateur
connecté.
Présentation Sage eFacture

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Sage eFacture
Notifications
Présentation Sage eFacture

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Sage eFacture
Notifications (1/4)
– Le service Sage eFacture peut déclencher des e-mails de notifications pour prévenir
les utilisateurs de l’évolution du traitement des invitations et des factures.
– Chaque notification peut être activée / désactivée ou bien être déclenchée selon le
contexte (ex : en cas de refus uniquement).
– Le fréquence de chaque notification est paramétrable : Immédiate, 1 jour par jour (fin
de journée), 2 fois par jour (milieu et fin de journée).
– La liste des utilisateurs à notifier est à renseigner après activation d’une notification.
Présentation Sage eFacture

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Sage eFacture
Notifications (2/4)
Notification Libellé
Réception d’invitation Indique qu’une invitation a été reçue et doit être traitée
Modification du statut d’une
invitation
Indique que le statut d’une invitation a évolué. Ex : acceptation par le
client
Erreur de traitement sur la
facture
Indique qu’une facture est en échec de traitement. Elle n’est donc pas
émise vers l’acheteur. E-mail destiné au fournisseur.
Facture en attente Indique qu’une facture est en attente d’acceptation d’invitation par le
client. E-mail destiné au fournisseur.
Facture à réceptionner Indique à l’acheteur qu’une facture est mise à sa disposition pour
intégration dans son application métier
Réception de facture par
l'acheteur ou plateforme
EDI tierce
Indique au fournisseur qu’une facture a été réceptionnée par l’acheteur
ou transmise à une plateforme tierce
Acceptation / Refus de
facture par l'acheteur *
Indique au fournisseur qu’une facture a été acceptée ou refusée par
l’acheteur.
Bon à payer * Indique au fournisseur qu’une facture a été mise en paiement par
l’acheteur
Ces e-mails ne sont pas émis si l’acheteur ne souhaite pas communiquer le statut d’acceptation et de
bon à payer de ses factures
Présentation Sage eFacture

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Sage eFacture
Notifications (3/4)
– Les e-mails sont émis dans la langue de l’utilisateur (FR, EN ou NL)
Exemples :
Présentation Sage eFacture

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Sage eFacture
Notifications (4/4)
– Les e-mails émis vers des acheteurs n’ayant pas l’option « Réception de factures »
(permettant l’intégration automatique dans l’application métier) affichent un lien
permettant le téléchargement de la facture.
– Ceci évite à l’utilisateur de se connecter à la plateforme Sage eFacture.
– Suite au téléchargement de la facture depuis cet e-mail, la facture évolue au statut
« Réceptionnée par l’acheteur ».
Présentation Sage eFacture

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Sage eFacture
Plateforme hotline
Présentation Sage eFacture

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Sage eFacture
Plateforme hotline (1/4)
– Accéder au compte d’un client lors d’un appel hotline sans demander le login / mot
de passe au client
– Etre dans les mêmes conditions d’utilisation que l’administrateur du compte client
– Proposer une page de connexion rapide aux différents comptes clients
– Obtenir des informations supplémentaires permettant d’aider le client
– L’accès à la plateforme hotline est restreinte aux utilisateurs ayant un profil de droits
« Hotline »
Présentation Sage eFacture

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Sage eFacture
Plateforme hotline (2/4)
– Onglet Liste des clients :
Zones de recherche
Détail des options souscrites Accès au compte du client
Présentation Sage eFacture

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– Accès au compte du client :
– Détail d’une facture :
Liens permettant de télécharger :
• la facture Pdf/Ubl
• l’enveloppe d’envoi de facture par
le fournisseur
• la facture émise par le fournisseur
dans son format original
• la facture émise par le service
Sage eFacture vers l’acheteur
dans le format attendu par
l’acheteur
• la preuve archivée pendant 10 ans
Sage eFacture
Plateforme hotline (3/4)
Présentation Sage eFacture

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Sage eFacture
Plateforme hotline (4/4)
Le fichier de preuve peut être demandé en cas de contrôle fiscal
Il s’agit d’un fichier zip contenant :
– Dans le cas normal sans traduction :
– l’archive Xml du CFE contenant : l’empreinte de dépôt, les informations
d’horodatage, les métadatas descriptives et le document original encodé
– le document original
– le fichier des métadatas complémentaires
– Dans le cas d’une traduction, la preuve doit contenir côté fournisseur :
– les mêmes informations que ci-dessus
– l’archive Xml du CFE du fichier traduit
– le document traduit dans le format attendu par l’acheteur
– le fichier des métadatas complémentaires du document traduit
Présentation Sage eFacture

40. Merci de votre attention !
Presentation Title 40