SlideShare una empresa de Scribd logo
1 de 43
Descargar para leer sin conexión
PRESENTADO POR: 
MARÍA DEL MAR ECHEVERRY BURITICÁ 
SANDRA PAOLA LÓPEZ VARGAS 
GRUPO No. 3
ACTIVIDAD FINAL 
«ETAPAS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL» 
MARÍA DEL MAR ECHEVERRY BURITICÁ 
SANDRA PAOLA LÓPEZ VARGAS 
GRUPO No. 3 
Profesor: 
JAIRO HERNÁN DÍAZ ARIAS 
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística 
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO 
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES 
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y 
ARCHIVÍSTICA 
ARMENIA-QUINDÍO 
22 DE NOVIEMBRE DE 2014
En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y 
del Decreto 2609 de 2012, el PGD es un 
documento estratégico de la gestión 
documental, en el cual se estable para 
la entidad las estrategias que permitan 
a corto, mediano y largo plazo: la 
implementación y el mejoramiento de 
la prestación de servicios, desarrollo de 
los procedimientos y la 
implementación de programas 
específicos del proceso de gestión 
documental.
Etapas de un Programa de Gestión Documental
Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los 
siguientes aspectos: 
 ADMINISTRATIVOS: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la 
gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de 
trámites y la eficiencia de la administración. 
 ECONÓMICOS: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la 
gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la 
conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos 
destinados para la gestión documental. 
 ARCHIVÍSTICOS: Considerados la base del programa; se refieren a los 
consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de 
documentos. Éstos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del 
documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.
Es la primera fase del Programa de Gestión 
Documental – PGD, comprende el conjunto 
de actividades encaminadas a la 
planeación, generación y valoración de los 
documentos de la entidad, en 
cumplimiento con el contexto 
administrativo, legal, funcional y técnico. 
Comprende la creación y diseño de formas, 
formularios y documentos, análisis de 
procesos, análisis diplomático y su registro 
en el sistema de gestión documental. 
Fuente: http://elblogdeladmo.blogspot.com/2012/05/planeacion-es- 
la-primera-funcion-del.html
 REQUISITOS TÉCNICOS: Se refieren a las condiciones o instrumentos 
técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, 
con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y 
tablas de retención documental, tablas de valoración documental, adopción 
de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las 
diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. 
 REQUISITOS ADMINISTRATIVOS: Hacen relación a la necesidad de integrar 
el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones 
administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con 
los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la 
entidad.
Facilita la implementación del PGD de manera efectiva, permite la 
identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y 
determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, 
evaluación y documentación del programa, contribuye a la creación de planes 
de mejoramiento y planes de contingencia. 
Ejemplo: La planeación se lleva a cabo en la elaboración de las TRD, 
estableciendo las series y subseries documentales que tramita y administra 
cada dependencia. A continuación se mostrará una TRD elaborada por el 
SENA, regional Norte de Santander:
Etapas de un Programa de Gestión Documental
Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al 
desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. 
En esta etapa se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser 
adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los 
manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas. 
 Creación y diseño de documentos. 
 Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de 
texto). 
 Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos 
ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). 
 Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. 
 Instructivos para el diligenciamiento de formularios. 
 Determinación de uso y finalidad de los documentos. 
 Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, 
características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. 
 Adecuado uso de la reprografía.
Permite la identificación de dependencias productoras de documentos, contribuye 
a la definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios 
regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. 
Controla las directrices relacionadas con el número de copias y con la producción de 
nuevos documentos. Determina la periodicidad de la producción documental. 
Ejemplos de aplicación: 
 Actas 
 Memorandos 
 Circulares 
 Historias laborales 
 Documentos contables 
 Historias clínicas 
 Historias académicas
HISTORIAS LABORALES, EMPRESA GASES DE OCCIDENTE 
HISTORIA LABORAL : es la unidad documental 
que comprende la hoja de vida y los 
documentos soportes de educación y cursos 
en general, los certificados laborales, las 
calificaciones de servicio para los cargos de 
carrera del sector público y todos aquellos 
documentos que incidieren en el desempeño 
laboral de la persona. Siendo éstos unos 
documentos de suma importancia para la 
propia administración y, por consiguiente, 
para el funcionario activo o el desvinculado 
de la institución, requieren ser archivados, 
conservados, organizados y mantenidos con 
posibilidad de acceder a la información 
contenida en ellos durante muchos años.
ACTA DE PREACUERDO ELABORADA POR LA EMPRESA NISSAN MOTOR 
IBÉRICA, S.A.
HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL 
Algunas empresas contratan directamente a médicos para el servicio de salud 
ocupacional, en éste caso, estos médicos están obligados a mantener en reserva 
la Historia Clínica Ocupacional, pues es del trabajador y no de la empresa.
COMPROBANTE BANCARIO
Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento 
de su función administrativa. 
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de 
documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus 
respectivas series documentales. 
De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los 
tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.
Permite mejorar los procesos de recepción de solicitud o trámite, mediante la 
confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite, 
identificación del trámite, determinación de competencia, según funciones de las 
dependencias y la definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 
Esta etapa permite ejercer un mayor control de los trámites a que haya lugar con la 
producción de documentos hasta la culminación del asunto. 
Ejemplo: Ventanilla Única o Aduana Digital de la empresa COIMPORTEX, allí se 
evidencia el trámite de la documentación que ingresa a esta empresa, 
especializadas con 20 años de experiencia en operaciones de comercio exterior.
La Ventanilla Única tiene como objetivo agilizar y simplificar los flujos de 
información, permitiendo a los agentes de comercio exterior realizar, a través de 
un solo punto de entrada electrónico, todos los trámites de importación, 
exportación y tránsito de mercancías, teniendo interconexión con las ventanillas 
privadas que acelere la documentación de dependencias privadas como 
transacciones comerciales.
Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos 
de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. 
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los 
procesos archivísticos de: 
1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen 
las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo 
con la estructura orgánico-funcional de la entidad”. 
Se encarga de: 
 Identificación de unidades administrativas y funcionales. 
 Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. 
 Conformación de series y subseries documentales. 
 Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o valoración y de los 
documentos de apoyo. 
 Control en el tratamiento y organización de los documentos.
2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series 
en el orden previamente acordado. 
Se encarga de: 
• Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. 
• Conformación y apertura de expedientes. 
• Determinación de los sistemas de ordenación. 
• Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. 
• Foliación. 
3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus 
agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la 
investigación (GRGA). 
Se encarga de: 
 Análisis de información y extracción de contenidos. 
 Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. 
 Actualización permanente de instrumentos.
ENTONCES 
CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN DESCRIPCIÓN ORGANIZACIÓN 
DE ARCHIVOS 
 Fondo 
 Sección 
 Subsección 
 Serie 
 Subserie 
 Unidad 
documental 
 Alfabética 
 Numérica 
 Mixta 
 Guías 
 Catálogos 
 Índices 
 Inventario
La organización de los documentos permite una rápida identificación de los 
expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, 
contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar 
los documentos para su consulta, transferencia o disposición final. Además 
permite elaborar inventarios documentales, gestionar la organización y entrega 
de transferencias documentales y la aplicación de la disposición final de las TRD 
y/o TVD. 
Ejemplo: en un expediente de una investigación disciplinaria el orden original 
sería: denuncia, resolución de apertura de la investigación, descargos, 
documentos probatorios y fallo.
La organización se completa 
con la ordenación a nivel de 
series y subseries aplicando 
un sistema alfabético, 
numérico o mixto. Los 
expedientes de 
investigaciones disciplinarias 
se pueden ordenar a nivel de 
la serie alfabéticamente o 
numéricamente atendiendo al 
orden cronológico en que se 
originaron.
ARCHIVO UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SEDE PALMIRA
Etapas de un Programa de Gestión Documental
Es la remisión de los documentos del archivo de gestión 
al central y de este al Histórico de conformidad con las 
Tablas de Retención Documental adoptadas". 
Es el procedimiento mediante el cual se hace el traslado 
controlado de los documentos. 
Los objetivos principales son: 
 Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando 
la aglomeración de documentos en las oficinas y 
descargándolas de aquellos cuyo uso es poco 
frecuente. 
 Traspasar a un servicio especializado las funciones 
de gestión, conservación (temporal o indefinida), 
acceso y consulta de los documentos
 Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. 
 Evitar la producción y acumulación irracional de documentos. 
 Asegura y facilita el control efectivo y ordenado de la documentación. 
 Soluciona a nivel físico y funcional, el problema de acumulación de 
documentos en las dependencias e instituciones productoras. 
 Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones 
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional. 
 Guardar definitivamente en las mejores condiciones de conservación.
 Existe el Comité de Archivo en la 
entidad, el cual debe 
conformarse según lo estipulado 
en el Articulo 4 del decreto 12 
de 1995 de la Junta Directiva del 
Archivo General de la Nación 
que modifica la parte I del 
Acuerdo 07 de 1994. 
 Tablas de Retención Documental 
debidamente avaladas por el 
Comité de Archivos de cada 
entidad y aprobadas por el 
Consejo Directivo del Archivo 
General de la Nación, cuando 
sea del caso. 
Preparación física de la documentación: 
 Limpieza de la documentación 
 Eliminación del material metálico 
 Identificación del material afectado por 
biodeterioro 
 Unidades de conservación y 
almacenamiento 
 Revisión y foliación 
 Cajas 
 Carpetas 
 Amarre 
 Embalaje
Archivo en trámite, archivo de concentración y archivo histórico; son las tres formas que 
tenemos de clasificar la documentación conforme va pasando el tiempo y su 
importancia. Y todo ello lo podemos llevar a soporte digital haciendo más rápida su 
recuperación, asegurándonos de su perdurabilidad y haciéndolo más accesible para 
compartir con otros departamentos.
Es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras 
a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo 
dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración 
Documental.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: 
LA CONSERVACIÓN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen 
valor permanente. 
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Aplica para aquellos documentos que 
han perdido sus valores primarios y secundarios. 
SELECCIÓN DOCUMENTAL: Esta es utilizada con el fin de escoger una 
muestra de documentos de carácter representativo, para su 
conservación permanente. 
MICROFILMACIÓN: Técnica que permite fotografiar documentos y 
obtener pequeñas imágenes en película. 
DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información 
que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, 
microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por 
computador.
Preservación se define como el conjunto de principios políticas, medidas, 
planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar 
la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de 
la integridad del objeto documental en todas sus dimensiones. Es decir, la 
aplicación de acciones y estándares antes de que ocurra una alteración o 
deterioro en el medio físico u ocurran cambios técnicos o tecnológicos en el 
mismo que impidan el acceso a su contenido.
Existen ocho estrategias primarias de conservación: 
- Asignar claramente las responsabilidades de cada uno 
- Adquirir la infraestructura técnica adecuada 
- Implementar un plan de mantenimiento y actualización de sistemas 
- Implementar un plan para migración periódica de registros 
- Crear y mantener las condiciones apropiadas para el manejo y 
almacenamiento de soportes físicos 
- Mantener redundancia y respaldo regular de soportes físicos 
- Implementar la seguridad informática dentro de los sistemas 
- Contar con planes de recuperación en caso de desastres
Se aplica al documento electrónico de archivo y documentos digitales 
(independiente del formato) con su medio correspondiente en cualquier etapa de su 
ciclo vital y de ella deriva la elaboración de un Plan de Preservación a Largo Plazo que 
tiene como finalidad garantizar la preservación de los documentos electrónicos de 
archivo, manteniendo sus atributos tales como, unidad, integridad autenticidad, 
inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, precisión y suficiencia, para que 
éstos puedan constituirse en testimonio que dé cuenta del funcionamiento de las 
entidades.
La terminología archivística define la valoración como la fase del tratamiento 
archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y 
secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, 
acceso y conservación o eliminación total o parcial de los documentos.
 Facilitan el manejo de la documentación. 
 Contribuyen a la racionalización de la producción documental. 
 Permiten a la administración prestar un servicio eficaz y eficiente. 
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención 
estipulados. 
 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter 
permanente. 
 Regulan la transferencias documentales en las diferentes fases del archivo. 
 Sirven de apoyo en la racionalización de los procesos administrativos. 
 Determinan cuáles son los documentos que han perdido interés o utilidad para la 
administración.
 Descongestionan los archivos de una masa documental que no tiene valor 
secundario o histórico o cuya información se encuentra repetida en otros tipos 
documentales. 
 Permiten el manejo integral de los documentos. 
 Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total. 
 Ayudan a controlar la producción y trámite documental. 
 Identifican y reflejan las funciones institucionales. 
 Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos. 
 Permite flujos ágiles de la información y facilita las transferencias de documentos 
de un archivo a otro. 
 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión 
administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
Etapas de un Programa de Gestión Documental
Mediante la realización de este trabajo, podemos concluir que el desarrollo de esta 
asignatura deja una completa información y recursos de apoyo para nuestro 
aprendizaje, ya que cada una de las presentaciones realizadas por nuestros 
compañeros de los grupos 3 y 4, nos permitieron reconocer la importancia que 
tiene elaborar e implementar un PGD en las entidades públicas y las privadas que 
desempeñen funciones públicas, porque permite encaminar los archivos para que 
sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes 
para la cultura. 
De igual manera, el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación 
deberán observarse los principios y procesos archivísticos, facilita la recuperación 
de la información en forma rápida y oportuna. 
La aplicación de cada una de las etapas presentadas en este video, facilitan la 
creación de estrategias que permitan a corto, mediano y largo plazo, la 
implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los 
procedimientos y la aplicación de programas específicos del proceso de gestión 
documental.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA. La Gestión documental en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. [Consultado 
18 nov. 2014]. Disponible en <http://190.26.215.130/?idcategoria=7606> 
Aplicación de Tablas de Valoración y Retención Certificación de Calidad ISO 9001:2000 – SGS. [Consultado 21 nov. 2014]. Disponible 
en ˂http://www.csaltda.com/tablas.aspx˃ 
CCOO NISSAN CANTABRIA. Actas de preacuerdos del calendario laboral. [Consultado 19 nov. 2014]. Disponible en 
http://www.cocosnissan.com/2010_11_01_archive.html 
CHACÓN, Sara Inés & CARABALÍ, Mónica. Transferencias documentales. [Consultado 19 nov. 2014]. Disponible en 
˂http://es.slideshare.net/monicacarabali3461/transferencias-documentales-26877523?next_slideshow=1˃ 
DURANTI , Luciana & PRESTON, Randy. Guía del preservador. [Consultado 21 nov. 2014]. Disponible en 
˂http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2%28pub%29guia_del_preservador.pdf˃ 
GÓMEZ VIVO, Olga. Las ventajas de la digitalización de documentos . [Consultado 19 nov. 2014]. Disponible en 
˂http://www.enuvole.com/las-ventajas-de-la-digitalizacion-de-documentos/˃
GRUPO COIMPORTEX. Ventanilla Única o Aduana Digital. [Consultado 19 nov. 2014]. Disponible en 
<http://grupocoimportex.com.mx/pages/posts/ventanilla-unica-o-aduana-digital-5.php> 
Historia Clínica Ocupacional: tienen reserva aunque el médico trabaje directamente para la empresa. [Consultado 19 nov. 2014]. 
Disponible en http://actualicese.com/actualidad/2010/08/10/historia-clinica-ocupacional-tienen-reserva-aunque-el-medico-trabaje-directamente- 
para-la-empresa/ 
JYORDANO1. TRD Sena Norte de Santander. [Consultado 19 nov. 2014]. Disponible en <http://es.scribd.com/doc/23063353/Trd- 
Sena-Norte-de-Santander> 
MEJÍA, Myriam […et al]. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Bogotá, Colombia: Archivo General 
de la Nación. Sistema Nacional de Archivos, 2005. 62p. 
MÉNDEZ, Diego Armando. Manual de Archivo y Correspondencia. [Consultado 18 nov. 2014]. Disponible en 
<https://es.scribd.com/doc/51562803/74/Seleccion-documental> 
LONDOÑO SALAZAR, Diana María. Disposición final de los documentos. [Consultado 20 nov. 2014]. Disponible en 
˂https://sites.google.com/site/cadlfrm/isposicion-final-de-los-documentos˃
RODRÍGUEZ VERA, Marcela. Archivo General de la Nación. Preservación a largo plazo de documentos electrónicos de archivo. 
[Consultado 20 nov. 2014]. Disponible en ˂http://190.26.215.130/?idcategoria=8916˃ 
Transferencia de los archivos de gestión al Archivo General. [Consultado 20 nov. 2014]. Disponible en 
˂http://sar.ua.es/es/archivo/documentos/gest-doc/transferencias/procedimiento-de-transferencias-cast.pdf˃ 
Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira. Sección de Archivo. [Consultado 19 nov. 2014]. Disponible 
en:<http://www.palmira.unal.edu.co/archivo/> 
UTRERA, Sergio. Programa de Gestión Documental. [Consultado 18 nov. 2014]. Disponible en 
˂http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental˃
Etapas de un Programa de Gestión Documental

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

Descripción documental
Descripción documentalDescripción documental
Descripción documentalmatitarosas
 
Diapositivas archivistica
Diapositivas archivisticaDiapositivas archivistica
Diapositivas archivisticadianhy
 
Técnicas de archivo y clasificación de documentos
Técnicas de archivo y clasificación de documentosTécnicas de archivo y clasificación de documentos
Técnicas de archivo y clasificación de documentosConsuelo Perez
 
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL III
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL IIISISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL III
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL IIImayecas3
 
¿Qué es un documento de archivo?
¿Qué es un documento de archivo?¿Qué es un documento de archivo?
¿Qué es un documento de archivo?David Gómez
 
Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...
Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...
Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...Edison Toledo Díaz
 
Ciclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentosCiclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentosLUISAMARTINEZ0614
 
Ciclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentosCiclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentosWilsonDMartinezV
 
Pasos para transferencia documental
Pasos para transferencia documentalPasos para transferencia documental
Pasos para transferencia documentalalexa2003
 
TEORÍA ARCHIVISTICA
TEORÍA ARCHIVISTICATEORÍA ARCHIVISTICA
TEORÍA ARCHIVISTICAmabuiar46
 
Procesos de un programa de gestion documental
Procesos de un programa de gestion documentalProcesos de un programa de gestion documental
Procesos de un programa de gestion documentalbbrti
 
Ordenacion Documental
Ordenacion DocumentalOrdenacion Documental
Ordenacion DocumentalDora Duque
 
Servicios Archivísticos: Verificar las prestaciones de servicios archivísticos
Servicios Archivísticos: Verificar las prestaciones de servicios archivísticosServicios Archivísticos: Verificar las prestaciones de servicios archivísticos
Servicios Archivísticos: Verificar las prestaciones de servicios archivísticosabamp
 
Unidad de correspondencia
Unidad de correspondenciaUnidad de correspondencia
Unidad de correspondenciag_p_d_a_daniel
 

La actualidad más candente (20)

Descripción documental
Descripción documentalDescripción documental
Descripción documental
 
Diapositivas archivistica
Diapositivas archivisticaDiapositivas archivistica
Diapositivas archivistica
 
1. organizacion archivos de gestion (word)
1. organizacion archivos de gestion (word)1. organizacion archivos de gestion (word)
1. organizacion archivos de gestion (word)
 
Técnicas de archivo y clasificación de documentos
Técnicas de archivo y clasificación de documentosTécnicas de archivo y clasificación de documentos
Técnicas de archivo y clasificación de documentos
 
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL III
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL IIISISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL III
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL III
 
¿Qué es un documento de archivo?
¿Qué es un documento de archivo?¿Qué es un documento de archivo?
¿Qué es un documento de archivo?
 
Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...
Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...
Principio de procedencia y del respeto al orden de los documentos en los arch...
 
Tipos de documento de archivo
Tipos de documento de archivoTipos de documento de archivo
Tipos de documento de archivo
 
Ciclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentosCiclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentos
 
Gestion documental ii
Gestion documental iiGestion documental ii
Gestion documental ii
 
Organizacion de archivos
Organizacion de archivosOrganizacion de archivos
Organizacion de archivos
 
Ciclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentosCiclo vital de los documentos
Ciclo vital de los documentos
 
Pasos para transferencia documental
Pasos para transferencia documentalPasos para transferencia documental
Pasos para transferencia documental
 
Instrumentos archivisticos
Instrumentos archivisticosInstrumentos archivisticos
Instrumentos archivisticos
 
TEORÍA ARCHIVISTICA
TEORÍA ARCHIVISTICATEORÍA ARCHIVISTICA
TEORÍA ARCHIVISTICA
 
Procesos de un programa de gestion documental
Procesos de un programa de gestion documentalProcesos de un programa de gestion documental
Procesos de un programa de gestion documental
 
Ordenacion Documental
Ordenacion DocumentalOrdenacion Documental
Ordenacion Documental
 
Servicios Archivísticos: Verificar las prestaciones de servicios archivísticos
Servicios Archivísticos: Verificar las prestaciones de servicios archivísticosServicios Archivísticos: Verificar las prestaciones de servicios archivísticos
Servicios Archivísticos: Verificar las prestaciones de servicios archivísticos
 
Archivo Central
Archivo CentralArchivo Central
Archivo Central
 
Unidad de correspondencia
Unidad de correspondenciaUnidad de correspondencia
Unidad de correspondencia
 

Destacado

Trabajo final Organización Documental materias Expresión Oral y Escrita
Trabajo final Organización Documental materias Expresión Oral y EscritaTrabajo final Organización Documental materias Expresión Oral y Escrita
Trabajo final Organización Documental materias Expresión Oral y EscritaClaudia Pancha
 
Organización Documental (VI Curso)
Organización Documental  (VI Curso)Organización Documental  (VI Curso)
Organización Documental (VI Curso)matitarosas
 
Tablas De RetencióN Documental Mayor información ingresa a: http://archivos...
Tablas De RetencióN Documental   Mayor información ingresa a: http://archivos...Tablas De RetencióN Documental   Mayor información ingresa a: http://archivos...
Tablas De RetencióN Documental Mayor información ingresa a: http://archivos...SERGIO ANDRES UTRERA SANTANDER
 
organización documental
organización documentalorganización documental
organización documentalmabuiar46
 
GestióN Documental
GestióN DocumentalGestióN Documental
GestióN Documentaliejcg
 

Destacado (9)

2. gerencia
2. gerencia 2. gerencia
2. gerencia
 
Organización documental (sena)
Organización documental (sena)Organización documental (sena)
Organización documental (sena)
 
Trabajo final Organización Documental materias Expresión Oral y Escrita
Trabajo final Organización Documental materias Expresión Oral y EscritaTrabajo final Organización Documental materias Expresión Oral y Escrita
Trabajo final Organización Documental materias Expresión Oral y Escrita
 
Organización Documental (VI Curso)
Organización Documental  (VI Curso)Organización Documental  (VI Curso)
Organización Documental (VI Curso)
 
8 pasos de un pgd
8  pasos de un pgd8  pasos de un pgd
8 pasos de un pgd
 
Programa de Gestión Documental
Programa de Gestión DocumentalPrograma de Gestión Documental
Programa de Gestión Documental
 
Tablas De RetencióN Documental Mayor información ingresa a: http://archivos...
Tablas De RetencióN Documental   Mayor información ingresa a: http://archivos...Tablas De RetencióN Documental   Mayor información ingresa a: http://archivos...
Tablas De RetencióN Documental Mayor información ingresa a: http://archivos...
 
organización documental
organización documentalorganización documental
organización documental
 
GestióN Documental
GestióN DocumentalGestióN Documental
GestióN Documental
 

Similar a Etapas de un Programa de Gestión Documental

Qué es el programa de gestión documental
Qué es el programa de gestión documentalQué es el programa de gestión documental
Qué es el programa de gestión documentalNancy Losada
 
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (Trabajo 1) Gestión Documental II Grupo 3
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (Trabajo 1) Gestión Documental II Grupo 3 SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (Trabajo 1) Gestión Documental II Grupo 3
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (Trabajo 1) Gestión Documental II Grupo 3 DMauro Garcia
 
Sistema de gestión documental diego
Sistema de gestión documental diegoSistema de gestión documental diego
Sistema de gestión documental diegodiegorojas86
 
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02vivian galindo
 
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02vivian galindo
 
Program de gestion documental
Program de gestion documentalProgram de gestion documental
Program de gestion documentalsathariel
 
Tarea no 3 gestion documental
Tarea no 3 gestion documentalTarea no 3 gestion documental
Tarea no 3 gestion documentalatrujillot
 
Taller tema 4 trabajo de investigación gestion documental...
Taller tema 4 trabajo de investigación gestion documental...Taller tema 4 trabajo de investigación gestion documental...
Taller tema 4 trabajo de investigación gestion documental...floredith1208
 
Manual de archivo y correspondencia
Manual de archivo y correspondenciaManual de archivo y correspondencia
Manual de archivo y correspondenciaarmando gonzalez
 
Formación de Archivos a partir del Ciclo Vital de los Documentos
Formación de Archivos a partir del Ciclo Vital de los DocumentosFormación de Archivos a partir del Ciclo Vital de los Documentos
Formación de Archivos a partir del Ciclo Vital de los Documentosesperanzarojas
 
Gestion documental 1
Gestion documental 1Gestion documental 1
Gestion documental 1leidy2191
 
Generalidades de la administración documental resumen
Generalidades de la administración documental resumenGeneralidades de la administración documental resumen
Generalidades de la administración documental resumenMaría Alban Lara
 
Tablas De RetencióN Documental
Tablas De RetencióN DocumentalTablas De RetencióN Documental
Tablas De RetencióN Documentalguest5c0807
 
TRABAJO FINAL EXPRESIÓN ORAL
TRABAJO FINAL EXPRESIÓN ORALTRABAJO FINAL EXPRESIÓN ORAL
TRABAJO FINAL EXPRESIÓN ORALyolmipalma
 

Similar a Etapas de un Programa de Gestión Documental (20)

Qué es el programa de gestión documental
Qué es el programa de gestión documentalQué es el programa de gestión documental
Qué es el programa de gestión documental
 
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (Trabajo 1) Gestión Documental II Grupo 3
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (Trabajo 1) Gestión Documental II Grupo 3 SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (Trabajo 1) Gestión Documental II Grupo 3
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (Trabajo 1) Gestión Documental II Grupo 3
 
Sistema de gestión documental diego
Sistema de gestión documental diegoSistema de gestión documental diego
Sistema de gestión documental diego
 
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
 
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
 
Program de gestion documental
Program de gestion documentalProgram de gestion documental
Program de gestion documental
 
Tarea no 3 gestion documental
Tarea no 3 gestion documentalTarea no 3 gestion documental
Tarea no 3 gestion documental
 
guía de gestión documental para aprendices
guía de gestión documental para aprendices guía de gestión documental para aprendices
guía de gestión documental para aprendices
 
Cartilla gestion documental
Cartilla gestion documentalCartilla gestion documental
Cartilla gestion documental
 
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALSISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
 
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALSISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
 
GESTIÓN SISTEMA DE CALIDAD
GESTIÓN SISTEMA DE CALIDADGESTIÓN SISTEMA DE CALIDAD
GESTIÓN SISTEMA DE CALIDAD
 
Taller tema 4 trabajo de investigación gestion documental...
Taller tema 4 trabajo de investigación gestion documental...Taller tema 4 trabajo de investigación gestion documental...
Taller tema 4 trabajo de investigación gestion documental...
 
Manual de archivo y correspondencia
Manual de archivo y correspondenciaManual de archivo y correspondencia
Manual de archivo y correspondencia
 
Gestiondocumental124.docx
Gestiondocumental124.docxGestiondocumental124.docx
Gestiondocumental124.docx
 
Formación de Archivos a partir del Ciclo Vital de los Documentos
Formación de Archivos a partir del Ciclo Vital de los DocumentosFormación de Archivos a partir del Ciclo Vital de los Documentos
Formación de Archivos a partir del Ciclo Vital de los Documentos
 
Gestion documental 1
Gestion documental 1Gestion documental 1
Gestion documental 1
 
Generalidades de la administración documental resumen
Generalidades de la administración documental resumenGeneralidades de la administración documental resumen
Generalidades de la administración documental resumen
 
Tablas De RetencióN Documental
Tablas De RetencióN DocumentalTablas De RetencióN Documental
Tablas De RetencióN Documental
 
TRABAJO FINAL EXPRESIÓN ORAL
TRABAJO FINAL EXPRESIÓN ORALTRABAJO FINAL EXPRESIÓN ORAL
TRABAJO FINAL EXPRESIÓN ORAL
 

Último

Tecnología educativa en la era actual .pptx
Tecnología educativa en la era actual .pptxTecnología educativa en la era actual .pptx
Tecnología educativa en la era actual .pptxJulioSantin2
 
Programación Anual 2024 - CIENCIAS SOCIALES.docx
Programación Anual 2024  - CIENCIAS SOCIALES.docxProgramación Anual 2024  - CIENCIAS SOCIALES.docx
Programación Anual 2024 - CIENCIAS SOCIALES.docxJhordanBenitesSanche1
 
U2_EA1_descargable TIC 2 SEM VIR PRE.pdf
U2_EA1_descargable TIC 2 SEM VIR PRE.pdfU2_EA1_descargable TIC 2 SEM VIR PRE.pdf
U2_EA1_descargable TIC 2 SEM VIR PRE.pdfJavier Correa
 
CIENCIAS SOCIALES SEGUNDO TRIMESTRE TERCERO
CIENCIAS SOCIALES SEGUNDO TRIMESTRE TERCEROCIENCIAS SOCIALES SEGUNDO TRIMESTRE TERCERO
CIENCIAS SOCIALES SEGUNDO TRIMESTRE TERCEROCEIP TIERRA DE PINARES
 
Presentación contribuciones socioeconómicas del SUPV 2023
Presentación contribuciones socioeconómicas del SUPV 2023Presentación contribuciones socioeconómicas del SUPV 2023
Presentación contribuciones socioeconómicas del SUPV 2023Ivie
 
Recursos Tecnológicos, página AIP-CRT 2 0 2 4.pdf
Recursos Tecnológicos, página  AIP-CRT 2 0 2 4.pdfRecursos Tecnológicos, página  AIP-CRT 2 0 2 4.pdf
Recursos Tecnológicos, página AIP-CRT 2 0 2 4.pdfNELLYKATTY
 
U2_EA2_descargable TICS PRESENCIAL 2.pdf
U2_EA2_descargable TICS PRESENCIAL 2.pdfU2_EA2_descargable TICS PRESENCIAL 2.pdf
U2_EA2_descargable TICS PRESENCIAL 2.pdfJavier Correa
 
ficha de aplicacion para estudiantes El agua para niños de primaria
ficha de aplicacion para estudiantes El agua para niños de primariaficha de aplicacion para estudiantes El agua para niños de primaria
ficha de aplicacion para estudiantes El agua para niños de primariamichel carlos Capillo Dominguez
 
Escrito administrativo técnico y comerciales
Escrito administrativo técnico y comercialesEscrito administrativo técnico y comerciales
Escrito administrativo técnico y comercialesmelanieteresacontrer
 
5°-CARPETA PEDAGÓGICA 2024-MAESTRAS DE PRIMARIA PERÚ-978387435.doc
5°-CARPETA PEDAGÓGICA 2024-MAESTRAS DE PRIMARIA PERÚ-978387435.doc5°-CARPETA PEDAGÓGICA 2024-MAESTRAS DE PRIMARIA PERÚ-978387435.doc
5°-CARPETA PEDAGÓGICA 2024-MAESTRAS DE PRIMARIA PERÚ-978387435.docGLADYSPASTOR
 
EL BRILLO DEL ECLIPSE (CUENTO LITERARIO). Autor y diseñador JAVIER SOLIS NOYOLA
EL BRILLO DEL ECLIPSE (CUENTO LITERARIO). Autor y diseñador JAVIER SOLIS NOYOLAEL BRILLO DEL ECLIPSE (CUENTO LITERARIO). Autor y diseñador JAVIER SOLIS NOYOLA
EL BRILLO DEL ECLIPSE (CUENTO LITERARIO). Autor y diseñador JAVIER SOLIS NOYOLAJAVIER SOLIS NOYOLA
 
PPT Protocolo de desregulación emocional.pptx
PPT Protocolo de desregulación emocional.pptxPPT Protocolo de desregulación emocional.pptx
PPT Protocolo de desregulación emocional.pptxKarenSepulveda23
 
Tema 4 Rocas sedimentarias, características y clasificación
Tema 4 Rocas sedimentarias, características y clasificaciónTema 4 Rocas sedimentarias, características y clasificación
Tema 4 Rocas sedimentarias, características y clasificaciónIES Vicent Andres Estelles
 
Kirpi-el-erizo libro descargar pdf 1 link
Kirpi-el-erizo libro descargar pdf 1 linkKirpi-el-erizo libro descargar pdf 1 link
Kirpi-el-erizo libro descargar pdf 1 linkMaximilianoMaldonado17
 
Concurso de Innovación Pedagógica T2 FONDEP 2024 Ccesa007.pdf
Concurso de Innovación Pedagógica  T2  FONDEP 2024 Ccesa007.pdfConcurso de Innovación Pedagógica  T2  FONDEP 2024 Ccesa007.pdf
Concurso de Innovación Pedagógica T2 FONDEP 2024 Ccesa007.pdfDemetrio Ccesa Rayme
 
Ejemplo de trabajo de TIC´s CON VARIAS OPCIONES DE LAS TAREAS
Ejemplo de trabajo de TIC´s CON VARIAS OPCIONES DE LAS TAREASEjemplo de trabajo de TIC´s CON VARIAS OPCIONES DE LAS TAREAS
Ejemplo de trabajo de TIC´s CON VARIAS OPCIONES DE LAS TAREASJavier Sanchez
 
1ro Programación Anual D.P.C.C ACTUALIZADO
1ro Programación Anual D.P.C.C ACTUALIZADO1ro Programación Anual D.P.C.C ACTUALIZADO
1ro Programación Anual D.P.C.C ACTUALIZADODJElvitt
 
PROGRAMACIÓN CURRICULAR ANUAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
PROGRAMACIÓN CURRICULAR ANUAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍAPROGRAMACIÓN CURRICULAR ANUAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
PROGRAMACIÓN CURRICULAR ANUAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍAJoaqunSolrzano
 
CARPETA PEDAGÓGICA 2024.docx para educacion
CARPETA PEDAGÓGICA 2024.docx para educacionCARPETA PEDAGÓGICA 2024.docx para educacion
CARPETA PEDAGÓGICA 2024.docx para educacionCarolVigo1
 

Último (20)

Tecnología educativa en la era actual .pptx
Tecnología educativa en la era actual .pptxTecnología educativa en la era actual .pptx
Tecnología educativa en la era actual .pptx
 
Programación Anual 2024 - CIENCIAS SOCIALES.docx
Programación Anual 2024  - CIENCIAS SOCIALES.docxProgramación Anual 2024  - CIENCIAS SOCIALES.docx
Programación Anual 2024 - CIENCIAS SOCIALES.docx
 
U2_EA1_descargable TIC 2 SEM VIR PRE.pdf
U2_EA1_descargable TIC 2 SEM VIR PRE.pdfU2_EA1_descargable TIC 2 SEM VIR PRE.pdf
U2_EA1_descargable TIC 2 SEM VIR PRE.pdf
 
CIENCIAS SOCIALES SEGUNDO TRIMESTRE TERCERO
CIENCIAS SOCIALES SEGUNDO TRIMESTRE TERCEROCIENCIAS SOCIALES SEGUNDO TRIMESTRE TERCERO
CIENCIAS SOCIALES SEGUNDO TRIMESTRE TERCERO
 
Presentación contribuciones socioeconómicas del SUPV 2023
Presentación contribuciones socioeconómicas del SUPV 2023Presentación contribuciones socioeconómicas del SUPV 2023
Presentación contribuciones socioeconómicas del SUPV 2023
 
Recursos Tecnológicos, página AIP-CRT 2 0 2 4.pdf
Recursos Tecnológicos, página  AIP-CRT 2 0 2 4.pdfRecursos Tecnológicos, página  AIP-CRT 2 0 2 4.pdf
Recursos Tecnológicos, página AIP-CRT 2 0 2 4.pdf
 
U2_EA2_descargable TICS PRESENCIAL 2.pdf
U2_EA2_descargable TICS PRESENCIAL 2.pdfU2_EA2_descargable TICS PRESENCIAL 2.pdf
U2_EA2_descargable TICS PRESENCIAL 2.pdf
 
ficha de aplicacion para estudiantes El agua para niños de primaria
ficha de aplicacion para estudiantes El agua para niños de primariaficha de aplicacion para estudiantes El agua para niños de primaria
ficha de aplicacion para estudiantes El agua para niños de primaria
 
Escrito administrativo técnico y comerciales
Escrito administrativo técnico y comercialesEscrito administrativo técnico y comerciales
Escrito administrativo técnico y comerciales
 
5°-CARPETA PEDAGÓGICA 2024-MAESTRAS DE PRIMARIA PERÚ-978387435.doc
5°-CARPETA PEDAGÓGICA 2024-MAESTRAS DE PRIMARIA PERÚ-978387435.doc5°-CARPETA PEDAGÓGICA 2024-MAESTRAS DE PRIMARIA PERÚ-978387435.doc
5°-CARPETA PEDAGÓGICA 2024-MAESTRAS DE PRIMARIA PERÚ-978387435.doc
 
EL BRILLO DEL ECLIPSE (CUENTO LITERARIO). Autor y diseñador JAVIER SOLIS NOYOLA
EL BRILLO DEL ECLIPSE (CUENTO LITERARIO). Autor y diseñador JAVIER SOLIS NOYOLAEL BRILLO DEL ECLIPSE (CUENTO LITERARIO). Autor y diseñador JAVIER SOLIS NOYOLA
EL BRILLO DEL ECLIPSE (CUENTO LITERARIO). Autor y diseñador JAVIER SOLIS NOYOLA
 
PPT Protocolo de desregulación emocional.pptx
PPT Protocolo de desregulación emocional.pptxPPT Protocolo de desregulación emocional.pptx
PPT Protocolo de desregulación emocional.pptx
 
Tema 4 Rocas sedimentarias, características y clasificación
Tema 4 Rocas sedimentarias, características y clasificaciónTema 4 Rocas sedimentarias, características y clasificación
Tema 4 Rocas sedimentarias, características y clasificación
 
Sesión de clase ES: Adoración sin fin...
Sesión de clase ES: Adoración sin fin...Sesión de clase ES: Adoración sin fin...
Sesión de clase ES: Adoración sin fin...
 
Kirpi-el-erizo libro descargar pdf 1 link
Kirpi-el-erizo libro descargar pdf 1 linkKirpi-el-erizo libro descargar pdf 1 link
Kirpi-el-erizo libro descargar pdf 1 link
 
Concurso de Innovación Pedagógica T2 FONDEP 2024 Ccesa007.pdf
Concurso de Innovación Pedagógica  T2  FONDEP 2024 Ccesa007.pdfConcurso de Innovación Pedagógica  T2  FONDEP 2024 Ccesa007.pdf
Concurso de Innovación Pedagógica T2 FONDEP 2024 Ccesa007.pdf
 
Ejemplo de trabajo de TIC´s CON VARIAS OPCIONES DE LAS TAREAS
Ejemplo de trabajo de TIC´s CON VARIAS OPCIONES DE LAS TAREASEjemplo de trabajo de TIC´s CON VARIAS OPCIONES DE LAS TAREAS
Ejemplo de trabajo de TIC´s CON VARIAS OPCIONES DE LAS TAREAS
 
1ro Programación Anual D.P.C.C ACTUALIZADO
1ro Programación Anual D.P.C.C ACTUALIZADO1ro Programación Anual D.P.C.C ACTUALIZADO
1ro Programación Anual D.P.C.C ACTUALIZADO
 
PROGRAMACIÓN CURRICULAR ANUAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
PROGRAMACIÓN CURRICULAR ANUAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍAPROGRAMACIÓN CURRICULAR ANUAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
PROGRAMACIÓN CURRICULAR ANUAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
 
CARPETA PEDAGÓGICA 2024.docx para educacion
CARPETA PEDAGÓGICA 2024.docx para educacionCARPETA PEDAGÓGICA 2024.docx para educacion
CARPETA PEDAGÓGICA 2024.docx para educacion
 

Etapas de un Programa de Gestión Documental

  • 1. PRESENTADO POR: MARÍA DEL MAR ECHEVERRY BURITICÁ SANDRA PAOLA LÓPEZ VARGAS GRUPO No. 3
  • 2. ACTIVIDAD FINAL «ETAPAS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL» MARÍA DEL MAR ECHEVERRY BURITICÁ SANDRA PAOLA LÓPEZ VARGAS GRUPO No. 3 Profesor: JAIRO HERNÁN DÍAZ ARIAS Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA-QUINDÍO 22 DE NOVIEMBRE DE 2014
  • 3. En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012, el PGD es un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se estable para la entidad las estrategias que permitan a corto, mediano y largo plazo: la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos y la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental.
  • 5. Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos:  ADMINISTRATIVOS: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración.  ECONÓMICOS: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.  ARCHIVÍSTICOS: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Éstos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.
  • 6. Es la primera fase del Programa de Gestión Documental – PGD, comprende el conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. Fuente: http://elblogdeladmo.blogspot.com/2012/05/planeacion-es- la-primera-funcion-del.html
  • 7.  REQUISITOS TÉCNICOS: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia.  REQUISITOS ADMINISTRATIVOS: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad.
  • 8. Facilita la implementación del PGD de manera efectiva, permite la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, contribuye a la creación de planes de mejoramiento y planes de contingencia. Ejemplo: La planeación se lleva a cabo en la elaboración de las TRD, estableciendo las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. A continuación se mostrará una TRD elaborada por el SENA, regional Norte de Santander:
  • 10. Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. En esta etapa se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.  Creación y diseño de documentos.  Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).  Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).  Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.  Instructivos para el diligenciamiento de formularios.  Determinación de uso y finalidad de los documentos.  Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.  Adecuado uso de la reprografía.
  • 11. Permite la identificación de dependencias productoras de documentos, contribuye a la definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. Controla las directrices relacionadas con el número de copias y con la producción de nuevos documentos. Determina la periodicidad de la producción documental. Ejemplos de aplicación:  Actas  Memorandos  Circulares  Historias laborales  Documentos contables  Historias clínicas  Historias académicas
  • 12. HISTORIAS LABORALES, EMPRESA GASES DE OCCIDENTE HISTORIA LABORAL : es la unidad documental que comprende la hoja de vida y los documentos soportes de educación y cursos en general, los certificados laborales, las calificaciones de servicio para los cargos de carrera del sector público y todos aquellos documentos que incidieren en el desempeño laboral de la persona. Siendo éstos unos documentos de suma importancia para la propia administración y, por consiguiente, para el funcionario activo o el desvinculado de la institución, requieren ser archivados, conservados, organizados y mantenidos con posibilidad de acceder a la información contenida en ellos durante muchos años.
  • 13. ACTA DE PREACUERDO ELABORADA POR LA EMPRESA NISSAN MOTOR IBÉRICA, S.A.
  • 14. HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL Algunas empresas contratan directamente a médicos para el servicio de salud ocupacional, en éste caso, estos médicos están obligados a mantener en reserva la Historia Clínica Ocupacional, pues es del trabajador y no de la empresa.
  • 16. Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.
  • 17. Permite mejorar los procesos de recepción de solicitud o trámite, mediante la confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite, identificación del trámite, determinación de competencia, según funciones de las dependencias y la definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. Esta etapa permite ejercer un mayor control de los trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. Ejemplo: Ventanilla Única o Aduana Digital de la empresa COIMPORTEX, allí se evidencia el trámite de la documentación que ingresa a esta empresa, especializadas con 20 años de experiencia en operaciones de comercio exterior.
  • 18. La Ventanilla Única tiene como objetivo agilizar y simplificar los flujos de información, permitiendo a los agentes de comercio exterior realizar, a través de un solo punto de entrada electrónico, todos los trámites de importación, exportación y tránsito de mercancías, teniendo interconexión con las ventanillas privadas que acelere la documentación de dependencias privadas como transacciones comerciales.
  • 19. Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de: 1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad”. Se encarga de:  Identificación de unidades administrativas y funcionales.  Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.  Conformación de series y subseries documentales.  Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o valoración y de los documentos de apoyo.  Control en el tratamiento y organización de los documentos.
  • 20. 2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Se encarga de: • Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. • Conformación y apertura de expedientes. • Determinación de los sistemas de ordenación. • Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. • Foliación. 3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación (GRGA). Se encarga de:  Análisis de información y extracción de contenidos.  Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices.  Actualización permanente de instrumentos.
  • 21. ENTONCES CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN DESCRIPCIÓN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS  Fondo  Sección  Subsección  Serie  Subserie  Unidad documental  Alfabética  Numérica  Mixta  Guías  Catálogos  Índices  Inventario
  • 22. La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final. Además permite elaborar inventarios documentales, gestionar la organización y entrega de transferencias documentales y la aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD. Ejemplo: en un expediente de una investigación disciplinaria el orden original sería: denuncia, resolución de apertura de la investigación, descargos, documentos probatorios y fallo.
  • 23. La organización se completa con la ordenación a nivel de series y subseries aplicando un sistema alfabético, numérico o mixto. Los expedientes de investigaciones disciplinarias se pueden ordenar a nivel de la serie alfabéticamente o numéricamente atendiendo al orden cronológico en que se originaron.
  • 24. ARCHIVO UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SEDE PALMIRA
  • 26. Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas". Es el procedimiento mediante el cual se hace el traslado controlado de los documentos. Los objetivos principales son:  Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración de documentos en las oficinas y descargándolas de aquellos cuyo uso es poco frecuente.  Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos
  • 27.  Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.  Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.  Asegura y facilita el control efectivo y ordenado de la documentación.  Soluciona a nivel físico y funcional, el problema de acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.  Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.  Guardar definitivamente en las mejores condiciones de conservación.
  • 28.  Existe el Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Articulo 4 del decreto 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994.  Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivos de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso. Preparación física de la documentación:  Limpieza de la documentación  Eliminación del material metálico  Identificación del material afectado por biodeterioro  Unidades de conservación y almacenamiento  Revisión y foliación  Cajas  Carpetas  Amarre  Embalaje
  • 29. Archivo en trámite, archivo de concentración y archivo histórico; son las tres formas que tenemos de clasificar la documentación conforme va pasando el tiempo y su importancia. Y todo ello lo podemos llevar a soporte digital haciendo más rápida su recuperación, asegurándonos de su perdurabilidad y haciéndolo más accesible para compartir con otros departamentos.
  • 30. Es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
  • 31. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: LA CONSERVACIÓN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Aplica para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios. SELECCIÓN DOCUMENTAL: Esta es utilizada con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente. MICROFILMACIÓN: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.
  • 32. Preservación se define como el conjunto de principios políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental en todas sus dimensiones. Es decir, la aplicación de acciones y estándares antes de que ocurra una alteración o deterioro en el medio físico u ocurran cambios técnicos o tecnológicos en el mismo que impidan el acceso a su contenido.
  • 33. Existen ocho estrategias primarias de conservación: - Asignar claramente las responsabilidades de cada uno - Adquirir la infraestructura técnica adecuada - Implementar un plan de mantenimiento y actualización de sistemas - Implementar un plan para migración periódica de registros - Crear y mantener las condiciones apropiadas para el manejo y almacenamiento de soportes físicos - Mantener redundancia y respaldo regular de soportes físicos - Implementar la seguridad informática dentro de los sistemas - Contar con planes de recuperación en caso de desastres
  • 34. Se aplica al documento electrónico de archivo y documentos digitales (independiente del formato) con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital y de ella deriva la elaboración de un Plan de Preservación a Largo Plazo que tiene como finalidad garantizar la preservación de los documentos electrónicos de archivo, manteniendo sus atributos tales como, unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, precisión y suficiencia, para que éstos puedan constituirse en testimonio que dé cuenta del funcionamiento de las entidades.
  • 35. La terminología archivística define la valoración como la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial de los documentos.
  • 36.  Facilitan el manejo de la documentación.  Contribuyen a la racionalización de la producción documental.  Permiten a la administración prestar un servicio eficaz y eficiente.  Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados.  Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.  Regulan la transferencias documentales en las diferentes fases del archivo.  Sirven de apoyo en la racionalización de los procesos administrativos.  Determinan cuáles son los documentos que han perdido interés o utilidad para la administración.
  • 37.  Descongestionan los archivos de una masa documental que no tiene valor secundario o histórico o cuya información se encuentra repetida en otros tipos documentales.  Permiten el manejo integral de los documentos.  Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total.  Ayudan a controlar la producción y trámite documental.  Identifican y reflejan las funciones institucionales.  Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.  Permite flujos ágiles de la información y facilita las transferencias de documentos de un archivo a otro.  Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
  • 39. Mediante la realización de este trabajo, podemos concluir que el desarrollo de esta asignatura deja una completa información y recursos de apoyo para nuestro aprendizaje, ya que cada una de las presentaciones realizadas por nuestros compañeros de los grupos 3 y 4, nos permitieron reconocer la importancia que tiene elaborar e implementar un PGD en las entidades públicas y las privadas que desempeñen funciones públicas, porque permite encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. De igual manera, el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos, facilita la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. La aplicación de cada una de las etapas presentadas en este video, facilitan la creación de estrategias que permitan a corto, mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos y la aplicación de programas específicos del proceso de gestión documental.
  • 40. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA. La Gestión documental en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. [Consultado 18 nov. 2014]. Disponible en <http://190.26.215.130/?idcategoria=7606> Aplicación de Tablas de Valoración y Retención Certificación de Calidad ISO 9001:2000 – SGS. [Consultado 21 nov. 2014]. Disponible en ˂http://www.csaltda.com/tablas.aspx˃ CCOO NISSAN CANTABRIA. Actas de preacuerdos del calendario laboral. [Consultado 19 nov. 2014]. Disponible en http://www.cocosnissan.com/2010_11_01_archive.html CHACÓN, Sara Inés & CARABALÍ, Mónica. Transferencias documentales. [Consultado 19 nov. 2014]. Disponible en ˂http://es.slideshare.net/monicacarabali3461/transferencias-documentales-26877523?next_slideshow=1˃ DURANTI , Luciana & PRESTON, Randy. Guía del preservador. [Consultado 21 nov. 2014]. Disponible en ˂http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2%28pub%29guia_del_preservador.pdf˃ GÓMEZ VIVO, Olga. Las ventajas de la digitalización de documentos . [Consultado 19 nov. 2014]. Disponible en ˂http://www.enuvole.com/las-ventajas-de-la-digitalizacion-de-documentos/˃
  • 41. GRUPO COIMPORTEX. Ventanilla Única o Aduana Digital. [Consultado 19 nov. 2014]. Disponible en <http://grupocoimportex.com.mx/pages/posts/ventanilla-unica-o-aduana-digital-5.php> Historia Clínica Ocupacional: tienen reserva aunque el médico trabaje directamente para la empresa. [Consultado 19 nov. 2014]. Disponible en http://actualicese.com/actualidad/2010/08/10/historia-clinica-ocupacional-tienen-reserva-aunque-el-medico-trabaje-directamente- para-la-empresa/ JYORDANO1. TRD Sena Norte de Santander. [Consultado 19 nov. 2014]. Disponible en <http://es.scribd.com/doc/23063353/Trd- Sena-Norte-de-Santander> MEJÍA, Myriam […et al]. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Bogotá, Colombia: Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos, 2005. 62p. MÉNDEZ, Diego Armando. Manual de Archivo y Correspondencia. [Consultado 18 nov. 2014]. Disponible en <https://es.scribd.com/doc/51562803/74/Seleccion-documental> LONDOÑO SALAZAR, Diana María. Disposición final de los documentos. [Consultado 20 nov. 2014]. Disponible en ˂https://sites.google.com/site/cadlfrm/isposicion-final-de-los-documentos˃
  • 42. RODRÍGUEZ VERA, Marcela. Archivo General de la Nación. Preservación a largo plazo de documentos electrónicos de archivo. [Consultado 20 nov. 2014]. Disponible en ˂http://190.26.215.130/?idcategoria=8916˃ Transferencia de los archivos de gestión al Archivo General. [Consultado 20 nov. 2014]. Disponible en ˂http://sar.ua.es/es/archivo/documentos/gest-doc/transferencias/procedimiento-de-transferencias-cast.pdf˃ Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira. Sección de Archivo. [Consultado 19 nov. 2014]. Disponible en:<http://www.palmira.unal.edu.co/archivo/> UTRERA, Sergio. Programa de Gestión Documental. [Consultado 18 nov. 2014]. Disponible en ˂http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental˃