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Auditoria Administrativa

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Auditoria Administrativa, políticas, concepto, enfoques.

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Auditoria Administrativa

  1. 1. LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
  2. 2. DEFINICION Es un examen crítico (pero no mecánico) que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una sección, un organismo, etc.; con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.
  3. 3. OBJETIVO SECTOR PÚBLICO: O Determinar si la organización está operando eficientemente para cumplir con los objetivos que tiene encomendados dentro de la Administración Pública. SECTOR PRIVADO: O Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organización.
  4. 4. IMPORTANCIA La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección. Además de esto, también se valora la capacidad y lo apropiado a la práctica administrativa. Es necesaria una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en la organización. Debido a esto, cada auditoria administrativa deberá realizarse de forma distinta dependiendo de la organización.
  5. 5. PRINCIPIOS: 1. Sentido de la evaluación. 2. Importancia del proceso de verificación 3. Habilidad para pensar en términos administrativos
  6. 6. TIPOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA  EXTERNA  INTERNA
  7. 7. AUDITORIA EXTERNA Es el examen crítico, sistemático y detallado hecho por una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. Se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.
  8. 8. AUDITORIA INTERNA La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública.
  9. 9. • los objetivos. • planes y programas de la empresa. • su estructura orgánica y funciones. • sus sistemas, procedimientos y controles. • el personal y las instalaciones de la empresa. • el medio en que se desarrolla. En función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos. OLa Auditoría Administrativa involucra revisión de:
  10. 10. LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEBE DETERMINAR: • Formas organizacionale s • Planificación de actividades • División del trabajo. • Grado y tipo de mecanismos de control • Condiciones del entorno • Relaciones interpersonales • Relaciones de empresa y miembros • Expectativas laborales de los empleados • Exigencias de la empresa • Definición y claridad de las metas • Grado de acuerdo entre las metas organizacionale s y las metas de los subsistemas • Sistemas de comunicaciones • Sistemas de manejo y solución de conflictos
  11. 11. ENFOQUES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Primera corriente: un examen de la estructura de control. Los que están a favor de esta corriente sostienen que la auditoría operativa (no aceptan el término administrativa) debe ser considerada un examen de los “controles” o “medios” utilizados para realizar la función de que se trate. (Cadmus, Choi, Churchill y Cyert, Seiler) Segunda corriente: un examen total de la estructura y comportamiento de un organismo social: • principales exponentes (Leonard, Norbeck, Buckley, Compfield, Chap man y Alonso, Fernández Arena, Perel, etc.)
  12. 12. Uno de los precursores más importantes de la Auditoria Administrativa, manifiesta que el OBJETIVO PRINCIPAL de la misma es: …”Descubrir deficiencias o irregularidades en cualquiera de los elementos examinados, y señalar las posibles mejoras. Su fin es ayudar a los dirigentes a lograr la más eficiente administración de las operaciones.” WILLIAM P. LEONARD
  13. 13. LA AUDITORIA COMO SERVICIO ESPECIALIZADO AI realizar el análisis detallado de la empresa a través de todas las funciones examinadas, empleando siempre el método científico, el auditor administrativo se convierte en una de las pocas personas de la empresa que conoce, desde un punto de vista independiente, las mas profundas habilidades y métodos de varios departamentos. WILLIAM P. LEONARD
  14. 14. Desperdicios o ineficiencia Mejores métodos Mejores elementos de control Operaciones más eficientes Mejor uso de Activos fijos y Elementos Humanos REVISION Y EVALUACION DE UNA EMPRESA PARA DETERMINAR: WILLIAM P. LEONARD
  15. 15. ENFOQUE DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Al efectuar la Auditoría Administrativa es importante tener un ENFOQUE SISTÉMICO de la organización el cuál nos permitirá determinar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa, así como determinar otros indicadores valiosos de gestión. WILLIAM P. LEONARD
  16. 16. FACTORES A REVISAR Y EVALUAR Planes y objetivos Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos. Antes de que el auditor pueda valorar la eficiencia de una operación, es necesario entender bien los planes y objetivos generales de una empresa. WILLIAM P. LEONARD
  17. 17. Estructura orgánica Es vital una planeación constante de la estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de la empresa. Las deficiencias en la estructura orgánica son comunes en muchas empresas, entre ellas están: a) Estructura mal proyectada para satisfacer necesidades especificas de la empresa. b) Funciones no coordinadas y controladas. c) Falta de delegación y autoridad y responsabilidad en forma apropiada. WILLIAM P. LEONARD
  18. 18. Política Son esenciales para una administración eficaz. Determinar las intenciones de la dirección y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa pueda seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos. Las políticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente sirven para uniformar y coordinar a toda la organización. WILLIAM P. LEONARD
  19. 19. Sistemas y procedimientos AI examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor debe tener en cuenta su propósito y su forma de decidir sobre sus meritos con respecto ala manera en que sirve a la empresa. Un sistema o procedimiento eficiente puede resultar costoso entorpecer operaciones. Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento este proyectado de modo que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que se esta haciendo, donde, como, cuando y por quien; cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y evaluado. WILLIAM P. LEONARD
  20. 20. En todo renglón de comercio, industria, servicio, se encuentran métodos de control en pleno funcionamiento. Son medios por los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para consecuencia coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada. Todo método de control, dentro de una empresa, comprende la comparación del desempeño real contra el esperado, trátese de objetivo, norma, etc. Métodos de control WILLIAM P. LEONARD
  21. 21. Es igualmente importante un constante examen, análisis y evaluación de los medios de operación. En lo que respecta a mana de obra, hay que determinar la fuerza del trabajo básico con objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa comercial debe planear y determinar su línea de mercancías y existencias, mantener normas de calidad, planear las promociones de ventas, publicidad, venta directa y supervisión, etc. Formas de operación WILLIAM P. LEONARD
  22. 22. Personal, equipo Físico y su Disposición Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el área sujeta a evaluación. Determinar si podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición del equipo para una mejor o más amplia utilidad del mismo. WILLIAM P. LEONARD
  23. 23.  Estudio preliminar  Programa de auditoria  Investigación  Análisis, interpretación y síntesis  Preparación del informe  Discusión con los directamente afectados  Informe final a la dirección  Revisión sistemática Método de William P. Leonard
  24. 24. CRITERIOS GENERALES DE ACTUACIÓN  Que la auditoria administrativa debe versar sobre algo objetivo y mensurable  Que debe referirse al presente y al pasado, pero no al futuro  Que debe producir un resultado que sea comprensible y útil para las diversas categorías del público interesado. Los siguientes criterios básicos que Burton sostiene que deben ser tomados en cuenta son: JHON BURTON ENFOQUE DE JOHN BURTON
  25. 25. DICTAMEN DEL AUDITOR ADMINISTRATIVO Alcance Evaluación de la actuación gerencial pasada Evaluación de la actuación gerencial actual Burton cree que es prematuro aun sugerir un modelo de dictamen, pero estima que el mismo debería incluir tres secciones básicas: JHON BURTON
  26. 26. Rompimiento de controles operativos Señalar aéreas que pueden reducir costos Sugerir mejoras potenciales Casos en que falta cumplir responsabilidades
  27. 27. ENFOQUE DE FERNANDEZ ARENA “La Auditoria administrativa es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales; con base en los niveles jerárquicos de la empresa; en cuanto a su estructura y la participación individual de los integrantes de la institución”. FERNANDEZ ARENA
  28. 28. EL ANÁLISIS ENFOQUE DE FERNANDEZ ARENA LA REALIZACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA OBJETIVO S PROCESO ADMINISTRATIV O RECURS OS
  29. 29. Revisiónobjetiva,metódicaycompleta. De la satisfacción de los objetivos Institucionales: Con base en: niveles jerárquicos SERVICIO DERECHOHABIENTES USUARIOS CONSUMIDORES SOCIAL ECONOMICO COLABORADORES GOBIERNO COMUNIDAD ACREEDORES INVERSIONISTAS INTEGRACION EFICIENCIA PARTICIPACION INDIVIDUAL DE LOS INTEGRANTES RECURSOS HUMANOS RECURSOS FISICOS ORGANIZACION PLANEACION IMPLEMENTACION CONTROL COORDINACION SEGUNDO GRUPO PRIMER GRUPO TERCER GRUPO CUARTO GRUPO QUINTO GRUPO ENFOQUE DE FERNANDEZ ARENA FERNANDEZ ARENA
  30. 30. ENFOQUE DE CERVANTES ABREU El objetivo de la auditoria administrativa:  Es contribuir a la mayor eficiencia y más economía y productividad, operacione s bajo controles efectivos y buscar en el estudio de las causas de esas operaciones en la estructura de la empresa. CERVANTES ABREU
  31. 31. La auditoría administrativa debe llevarla a cabo un equipo de especialistas profesionales en coordinados por un licenciado en administración, auxilia dos por el personal de la empresa.  Para Cervantes Abreu el desarrollo de la auditoría administrativa comprende cuatro pasos: ENFOQUE DE CERVANTES ABREU CERVANTES ABREU RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LOS DATOS ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓN Y COORDINACION DE LAS FUNCIONES DE LA EMPRESA REVISION Y EVALUACION DE CONTROL INTERNO. INFORME Y RECOMENDACIÓN
  32. 32. Enfoque Jackson Martindell Diseñó un cuestionario de 301 preguntas que abarcaba 10 áreas organizacionales que debían revisarse, con un esquema valorativo de 10 mil puntos sobre la calidad de la gerencia: • Funciones económicas • Estructura de la empresa • Porcentaje de ganancias • Honestidad hacia los accionistas • Investigación y desarrollo • Investigación y desarrollo, • Directores • Capacidad ejecutiva • Políticas fiscales • Eficiencia de la producción • Empuje de las ventas.

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