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  1. 1. CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Contenido Presupuesto general del evento ................................................................................................................................................ 1 1.-Gastos globales para el presupuesto de un evento............................................................................................................. 2 2.- Gastos personales para el presupuesto de un evento........................................................................................................ 3 3.- Ingresos para un presupuesto de un evento...................................................................................................................... 4 4. Contratación de servicios externos..................................................................................................................................... 4 4.1.- Alojamiento. .............................................................................................................................................................. 5 4.2.- Catering. .................................................................................................................................................................... 5 Supongo que imaginas que la empresa de eventos, debe elegir los menús de los almuerzos y cenas de trabajo, de la cena de gala y de los coffee breaks (mañana y tarde)....................................................................................... 5 4.3.- Traslados, tours pre y post evento y programa de acompañantes. ............................................................................. 6 4.4.- Las salas y su equipamiento. ...................................................................................................................................... 6 4.5.- Las azafatas y los azafatos.......................................................................................................................................... 7 5.- Sistemas de montaje del salón del evento......................................................................................................................... 8 5.1.- La mesa presidencial. ................................................................................................................................................. 8 Presupuesto general del evento El presupuesto es un documento de planificación y gestión, a través del cual se realiza una valoración económica del evento a celebrar, desglosando por un lado la previsión de los ingresos y por otro lado la previsión de los gastos, a partir de una serie de estimaciones. Según la información obtenida se incluirá además el beneficio previsto. Este informe dará respuesta a preguntas como: ¿Cuánto va a costar?, ¿cuándo va a ser necesario realizar los pagos?, ¿está el montante económico dentro de las expectativas?, ¿cómo llevar a cabo ese presupuesto, ¿con qué proveedores contar, ¿qué servicios se utilizarán?, ¿nos ocuparemos directamente de la organización del evento o tendremos que contar con un operador profesional? etc. En muchos casos los organizadores se verán obligados a trabajar con un presupuesto fijo del que no se podrán salir. Una mala utilización de los presupuestos puede encaminar a los organizadores a serios problemas. Por tanto, deben estudiarse bien esos presupuestos en función de lo que se pretende y teniendo en cuenta que sean acorde a los objetivos generales de la empresa y a los propios del acto. Debe haber una persona encargada de la planificación del presupuesto, y de autorizar los pagos, durante todo el proceso y hasta el cierre de cuentas. En el caso de que hubiese más personas implicadas sería más difícil llevar un control de los gastos. El presupuesto puede realizarse de varias formas: Un informe detallado, separando la relación de ingresos y la relación de gastos, y diferenciando los gastos globales de la organización por un lado y los gastos personales de cada uno de los asistentes por otro. Estos últimos deben aparecer en el presupuesto, aunque no sean los organizadores del evento los encargados de abonar dichos gastos. CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Un informe más general que sólo expresará los gastos, los ingresos, y como resultado de la diferencia de sus totales, el saldo de beneficios o pérdidas para el organizador. Para el cálculo del presupuesto debes tener en cuenta todos los servicios que se van a ofertar. Normalmente la empresa que organiza el evento o los operadores profesionales, negocian tarifas con una serie de profesionales externos, con quienes trabajan habitualmente, consiguiendo precios más económicos para el cliente y para el organizador por volumen de compra. Igualmente, se cuenta con la obtención de beneficios a través de las cuotas de inscripción, la venta de productos, el alquiler de stands, el patrocinio, subvenciones etc. Teniendo en cuenta que normalmente existen patrocinadores que sufragan gastos, es aconsejable hacerles partícipes en la planificación del presupuesto. 1.-Gastos globales para el presupuesto de un evento. Seguro que has asistido a muchos eventos: algún homenaje, una boda, una conferencia, un curso… ¿Te has parado a pensar en la cantidad de gastos que conllevan estas celebraciones? Pues esos gastos deben quedar reflejados en el presupuesto. En el apartado de gastos del presupuesto, aparecerán una serie de conceptos, dependiendo de la complejidad del evento. Vamos a poner como ejemplo, uno de los eventos de mayor envergadura, como es la celebración de un congreso, para así estudiarlos. a. Gastos de imagen: se trata de la imagen corporativa del evento, del diseño del logotipo, la creación de un eslogan, teniendo en cuenta que se plasmarán en todos los soportes publicitarios que se utilicen para darle difusión al evento y en todos los documentos tanto internos como externos. b. Gastos de imprenta: se trata de la edición e impresión de todos los soportes publicitarios en papel, así como de la documentación que se requiera (folios, sobres, tarjetas de visitas, acreditaciones, boletines de inscripción y de alojamiento, cuestionarios, programas, libro de abstracts, pegatinas, carteles, etc.). c. Alquiler de las salas e instalaciones necesarias tanto para las sesiones plenarias, como para reuniones de trabajo, exposiciones, sala para ponentes y personalidades, sala para catering etc. Para el precio de alquiler habrá que tener en cuenta la capacidad de las salas; el tipo de montaje; los días y horarios de disponibilidad, tanto para la celebración del evento como para los días previos y posteriores (montaje y desmontaje); si cuenta o no con cabinas para traducción simultánea, etc. d. Equipos audiovisuales necesarios en cada una de las sesiones, según las necesidades de los ponentes. No sólo debe incluirse en el presupuesto el alquiler de estos equipos sino además contar con que es necesaria la asistencia de técnicos si la sede no cuenta con personal de mantenimiento. e. Traducción simultánea. Hay que tener en cuenta el número de asistentes y sus idiomas de origen para saber el número necesario de traductores, así como el número de cabinas que precisaremos. También dependerá del número de sesiones, a más sesiones serán necesarios más traductores. f. Azafatas/os: la propia sede puede disponer de este servicio o deben ser contratadas/os a una empresa externa. La cotización será global por un número determinado de azafatas/os, o basándose en el salario de cada uno de ellos, teniendo en cuenta el horario normal de 8 horas, el número de idiomas que hable, y el sueldo que haya que pagar por horas extras, dietas, etc. Sería necesario además contratar un/a “jefe/a de azafatas/os” por cada diez. Por poner un ejemplo, para un congreso de 1000 asistentes, con una duración de tres días, se necesitan aproximadamente 10 azafatas/os para mostradores y salas durante los días del congreso, y 6 para montar la documentación durante los dos días previos al congreso.
  2. 2. CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN g. Ornamentación y señalización adicional a la ya existente en la sede (banderas, rótulos, flores, etc.). h. Gabinete u oficina de prensa, para que los medios de comunicación puedan hacer su trabajo. i. Secretaría técnica, para la realización de todas las funciones ya estudiadas. Normalmente es gestionada por un operador profesional. j. La contratación de seguros. k. El servicio de enfermería es obligatorio por ley a partir de 800 personas y el servicio de médico también lo es a partir de 1000 personas asistentes. l. Regalos: lo normal es que el organizador del evento se ponga en contacto con alguna empresa especializada en artículos de regalo para empresas o souvenirs (bolígrafos, carpetas de documentación, agendas etc.) en los que se grabará el logotipo de la empresa organizadora del evento. Siendo los obsequios destinados a los ponentes de una mayor categoría que los de los asistentes. m. Algunos servicios de catering como el coffee break, agua mineral en las mesas de los ponentes y algunos almuerzos de trabajo. 2.- Gastos personales para el presupuesto de un evento. ¿No crees que además de los gastos generales de la organización, cada asistente a un evento incurrirá en una serie de gastos más personales? Te muestro una ampliación de esta cuestión a continuación. 1. Alojamiento: lo normal es ofertar varias categorías de hoteles cercanos al lugar de celebración. Una vez que se dispone de todos los presupuestos de los alojamientos, generalmente por persona y noche, en régimen de alojamiento y desayuno y en habitaciones dobles o DUI´s, el organizador decide cuántas habitaciones quiere bloquear en cada establecimiento para los días del evento, incluyendo la noche anterior a la inauguración. La negociación de las tarifas se realiza con el departamento comercial del hotel, puesto que se trata de cotizar grupos. El establecimiento hotelero antes de lanzar su oferta, tendrá en cuenta la fecha del evento, el índice de ocupación previsto para esos días, y si se solicitan otros servicios complementarios al alojamiento. El hotel debe comprometerse a mantener la reserva de dichas habitaciones sin compromiso alguno, hasta una fecha concreta o dead- line. 2. Transportes: se suelen contratar autobuses para el traslado desde el aeropuerto o estación de trenes a los distintos hoteles y viceversa, con capacidad para aproximadamente el 60 % de los asistentes al evento, ya que se prevé que el otro porcentaje pueda trasladarse en taxi o en coche propio. También existe posibilidad de ofrecer servicio de shuttle durante los días del congreso, para los traslados al evento y su posterior regreso al hotel al finalizar las sesiones. Es posible establecer en el aeropuerto un hospitality desk para dar la bienvenida e información a los participantes en el evento. 3. Catering: servicios de alimentación y bebida durante el evento, que suele incluir, etc. Con respecto a la cena de gala, se trata del evento social más importante, por tanto, hay que estudiar minuciosamente el menú (ofreciendo varias posibilidades) y el tipo de banquete según sea el número y las características de los asistentes, además de tener en cuenta la época del año, el lugar de celebración y la posibilidad de que exista algún espectáculo preparado. CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN 3.- Ingresos para un presupuesto de un evento. Pero… ¿Y los ingresos?, no todo va a ser gastos en la organización de un evento. De los eventos a los que has asistido alguna vez ¿Cuáles crees que son los recursos económicos utilizados para sufragar los gastos? A continuación, estudiaremos los ingresos a tener en cuenta de forma general en los presupuestos: a. Cuota de inscripción: será necesario hacer una previsión de las inscripciones, contando a ser posible con la experiencia de eventos similares en fechas anteriores b. Ingresos por cursos o actividades complementarias al congreso y que se abonan aparte. c. Ventas derivadas del programa social. d. Participación en exposiciones comerciales, en función de los módulos que contrate para su stand, estos tendrán un precio fijo que incluye el alquiler del suelo, el levantamiento de paneles, puntos de luz, tipo de suelo, días de duración de la exposición, instalaciones y mobiliario solicitado. e. El patrocinio de empresas o entidades dispuestas a aportar fondos y contribuir en el desarrollo del evento, cubriendo determinados gastos de la organización a cambio de obtener un protagonismo determinado. f. Venta de souvenirs g. Ayudas y subvenciones. h. Otros. 4. Contratación de servicios externos. Hay que investigar y hacer una buena selección de proveedores. Lo primero que debes hacer es confeccionar una lista de proveedores, según tus necesidades de servicios. Debes buscar recomendaciones. Pide a los prestadores que te enseñen en la medida de lo posible, muestras de sus trabajos anteriores, pídeles referencias. Y por supuesto consulta su página web, para evaluar su trabajo. Debes entrevistarte con los proveedores seleccionados para comprobar su disponibilidad para la fecha prevista y ver si te ofrecen o no confianza. Si el proveedor te inspira confianza, procede a su contratación, en caso contrario mejor no contratar, puesto que, aunque puedas equivocarte y su trabajo pueda ser bueno, estarías todo el tiempo pendiente, por si comete errores. A la hora de reservar se establece un compromiso por ambas partes. Por tanto, la reserva debe ser redactada por escrito, en un documento donde se indiquen claramente los derechos y obligaciones tanto del proveedor como de quien lo contrata, indicando además una serie de cláusulas a tener en cuenta en la confirmación de la reserva: fechas, cupos de prestación del servicio, depósito de garantía, plazos para los pagos, número de cuenta bancaria donde ingresar el dinero, fechas permitidas para anulación o cambios sin penalización o posibles penalizaciones etc.
  3. 3. CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN A continuación, estudiaremos cuáles son los principales servicios externos que se contratan y el procedimiento a seguir para la reserva. 4.1.- Alojamiento. Suelen elegirse hoteles de cuatro o cinco estrellas, y el organizador debe comprobar que estén dotados de todo tipo de comodidades y de servicios que puedan precisar los asistentes. Es muy habitual, pedirle al director del establecimiento hotelero durante las negociaciones, que intente ofrecer un servicio de calidad, puesto que las exigencias de estos clientes suelen ser superiores a las del resto, pudiendo solicitarles ordenadores, fotocopias, fax, salas puntuales de reunión, etc. También es muy habitual que cuando los participantes en el encuentro lleguen a su habitación de hotel encuentren algún tipo de detalle (por ejemplo, una carpeta), por parte de los organizadores del evento, que irá acompañada por una carta de bienvenida, planos de la ciudad, documentación necesaria para el evento, el programa, notas sobre aspectos importantes (teléfonos de interés de la organización, horarios de autobuses, etc.) y otras recomendaciones. Hoy en día, la tendencia es que toda esta información se facilite en formato digital por el compromiso de sostenibilidad medioambiental (“papel cero”) Sería además muy recomendable, que el hotel cuente con una zona de la recepción, incluso a ser posible una sala, para atender a los asistentes al evento allí alojados. Esta zona no tiene por qué estar atendida por personal del hotel, sino que será el personal de la organización quien realice dicha función, ya que ellos conocen mejor todos los detalles del evento. La confirmación y condiciones de la reserva se han de hacer por escrito mediante un documento en el que aparezcan además una serie de condiciones (anulaciones, plazo de confirmación definitiva, plazo de envío de rooming list, etc.). En principio, lo que se reserva es el número de habitaciones, no el tipo (doble, individual…), eso se hará más adelante con la llegada del rooming list, puntualizando además el tipo de cama (matrimonio o doble cama). Generalmente los participantes en el evento deben realizar un depósito o reserva que suele corresponderse con el precio de una noche de habitación, y el resto de dinero lo abonarán directamente en el hotel, salvo gratuidades o invitaciones. 4.2.- Catering. Supongo que imaginas que la empresa de eventos, debe elegir los menús de los almuerzos y cenas de trabajo, de la cena de gala y de los coffee breaks (mañana y tarde). Para el almuerzo de trabajo hay varias posibilidades: se puede organizar en la misma sede; en algún restaurante, también se le puede dar un tique a los asistentes para que lo utilicen en algunos bares o restaurantes concertados; e incluso, si el evento es muy grande, cabe la posibilidad del packed lunch, contando con lugares apropiados para que los asistentes puedan almorzar. Para la cena de gala, que se celebra la noche anterior al último día de sesiones, es habitual contratar un lugar que ofrezca algún espectáculo o distracción. Su planificación y reserva incluye: la elección del menú y los vinos, el montaje de las mesas, la distribución de los comensales, la disposición de la mesa de presidencia, la decoración, el tipo de vestimenta según marque el protocolo, las invitaciones, y los equipos necesarios (megafonía, equipos audiovisuales, etc.). Para la reserva en el restaurante es muy importante calcular el número de comensales, que dependerá sobre todo de si el banquete está incluido en el precio de la inscripción (por experiencia suelen participar un 75% u 85% de invitados) o deben pagarlo los asistentes al evento (suelen participar en torno a un 35% de las personas inscritas). Es importante que los asistentes al banquete confirmen su asistencia. CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN 4.3.- Traslados, tours pre y post evento y programa de acompañantes. Los organizadores de eventos u operadores profesionales, en su planificación deben contratar un servicio de transporte para efectuar los traslados de los asistentes al evento, así como para los tours que se realizan para visitar lugares de interés y para las excursiones o visitas que suelen realizar los acompañantes de los participantes en el evento. Es importante para los traslados desde el aeropuerto o estación al hotel y viceversa, así como desde el alojamiento a la sede y su regreso después de las sesiones, prever el número de asistentes que tienen que viajar y contratar el servicio de transporte necesario. La llegada y el recibimiento de los asistentes a un evento es un momento crítico que hay que cuidar con todo detalle. Los autobuses irán numerados y etiquetados, de tal forma que sean fácilmente reconocibles por los usuarios. Se nombrará una persona de enlace, que les acompañe. Deberán establecerse unos horarios de recogida y regreso, así como facilitarles información sobre otros medios de transporte alternativos disponibles (taxi, autobuses, etc.). En muchos eventos, principalmente en congresos de grandes magnitudes y sobre todo en los congresos internacionales, suelen organizarse tours pre y post-evento, de diversa duración (viajes de aproximadamente tres días o excursiones cortas) y orientados en su mayoría a hacer turismo (sol y playa, cultural, rural, deportivo, etc.). Estas excursiones suelen tener mucho éxito entre los asistentes que aprovechan el viaje para conocer la zona. Por tanto, para los organizadores puede ser una fuente de financiación. Estos tours se ofertan a través de un boletín, donde aparecen las diferentes opciones en las que se pueden inscribir los participantes, con sus particularidades (duración, precios, ruta, lugares de interés que se visitarán, fecha límite para inscribirse y para el pago, etc.). Si los asistentes a un evento viajan acompañados, que es algo muy común en congresos específicos, puede que ese/a acompañante no esté interesado/a en asistir a las sesiones, por lo que la organización del evento suele preparar también un programa de acompañantes turístico y cultural, paralelo a la celebración del evento para el entretenimiento de estas personas. 4.4.- Las salas y su equipamiento. ¿Te has planteado alguna vez cuántas salas se necesitan para organizar un evento? Un evento de gran envergadura como puede ser un congreso, necesitará reservar varias salas: salas destinadas a las sesiones plenarias, otra para la prensa, la sala de la secretaría, otra para ponentes, la sala para los invitados VIP´s, otra para el comité organizador, el lugar de exposición y una zona para el registro de los participantes y la entrega de la documentación, sala de almacén y de consigna para los asistentes, etc. La sala debe estar bien equipada con todos los medios audiovisuales u otros medios que sirvan como apoyo a la comunicación. Su elección es responsabilidad de la organización teniendo en cuenta las necesidades de los ponentes. Normalmente estos equipos se contratan a empresas especializadas. Los más utilizados son: megafonía, cañón para proyecciones, pantallas gigantes, pantallas de plasma para proyección de vídeos, ordenadores, cámaras de videoconferencia, atril, material de escritorio, cabinas para traducción simultánea, pizarras, fleepchap, punteros luminosos láser, altavoces, etc. Por supuesto es muy importante una iluminación correcta y un sonido adecuado, siendo recomendable dejar el control en manos de los técnicos especialistas.
  4. 4. CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN También es importante que la organización prevea una buena señalética. Tanto si el evento se celebra en un hotel como en cualquier otra sede, es normal que cuente con un sistema propio de señalización de las salas, pero también es lógico que tengan que incluir rótulos indicativos adicionales en varios idiomas si fuese necesario y diseñar cartelería (póster, pancartas, displays, etc.) para anunciar el acto, las actividades, instrucciones de última hora, etc. Todo ello de acuerdo a la imagen corporativa del acto y siguiendo las preferencias del organizador. Los carteles de mesa para ponentes serán triangulares, de cartulina o metacrilato, llevarán el nombre del ponente y su cargo por las dos caras, no sólo por la parte de la audiencia, sino también por el interior para que el ponente sepa dónde sentarse e identificar también al resto de la mesa. 4.5.- Las azafatas y los azafatos. Todo evento suele contar con un número determinado de azafatas/os? Antes de la contratación ha de hacerse una estimación en función de las actividades a realizar, número de salas reservadas, número de sesiones, duración de éstas, etc. Por lo general para una ocupación de cuatro o cinco salas, y una participación de aproximadamente entre 800 y 1000 asistentes, son necesarias/os unas/os 20 ó 30 azafatas/os, aunque va a depender mucho también del tipo de evento que se esté desarrollando, de la responsabilidad que se les asigne y de los lugares dónde se van a colocar. En los eventos más comunes suelen contar con una azafata o azafato en cada puerta de entrada de las salas, en la mesa de presidencia y dentro de la sala durante las sesiones, colaborando en el registro de los asistentes, encargados de la megafonía, y también en los puestos de información. 7.- Gestión documental. La preparación de la documentación durante la organización de un evento es un proceso continuo, que se extiende a lo largo de todo el proyecto. De su diseño y gestión, generalmente se encarga la secretaría técnica, que tiene que llevar un minucioso control de calidad, puesto que está en juego la imagen corporativa que se quiera transmitir del evento. Podemos distinguir dos tipos de documentación: a. Documentación interna o administrativa, que es aquella documentación que se queda dentro de la organización. b. Documentación externa, que es la que sale de la secretaría técnica. Esta a su vez puede ser diferente según la fase en la que se encuentre: Antes del evento (cartas de convocatoria redactadas detalladamente, boletines de inscripción, programa preliminar, soportes informáticos, etc.). Durante el desarrollo del evento (documentación de los servicios contratados, credenciales, y documentación general). Después del evento (cartas de agradecimiento, cuestionarios de satisfacción, certificados de asistencia, etc.). CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Dentro de la documentación externa, ya se estudiaron algunos documentos como el boletín de inscripción, en temas anteriores, en el epígrafe “la gestión de las inscripciones”, pero además, es muy conveniente prestar mucha atención a la documentación que suele entregarse a los asistentes al evento y a los ponentes, en el momento de su registro, bien sea el mismo día en que comienzan las sesiones o el día de la víspera. Esta documentación debe ser preparada por la secretaría técnica con cierta antelación (unos 25 o 30 días antes del inicio de las reuniones) para que las/los azafatas/os puedan proceder a su organización y entregarlas a cada participante en el momento de su registro. Este tipo de documentación será diferente según a quién vaya dirigida, siendo más distinguida la de los ponentes que la del resto de asistentes, sobre todo en lo que se refiere a la calidad de la carpeta o cartera de documentación y a los obsequios que se entregan. 5.- Sistemas de montaje del salón del evento. Existen varios tipos de montaje de salones según el evento que quiera llevarse a cabo: Auditorio. Es el tipo de montaje más común para reuniones plenarias. Se realiza con sillas o butacas que deben colocarse una al lado de la otra y en hileras. Para el orador deberá colocarse un atril frente a la primera fila, con uno o dos micrófonos (con el fin de que no se pierda la voz cuando el ponente se mueva). Además, debe ponerse una mesa presidencial, con un micrófono por cada miembro y por supuesto copas y botellas de agua mineral para cada uno de los presentes. En el auditorio, a la separación que hay entre las sillas por los lados, se le denomina “espacio”, mientras que la separación con la silla de delante y de detrás recibe el nombre de “distancia”. La primera hilera de sillas debe estar separada de la mesa presidencial en 1,85 metros. En los salones con asientos como para unas 400 personas, el pasillo central debe medir 1,50 metros de ancho, en salones más pequeños bastarían con 1,20 metros. Si el salón es aún más grande se recomienda añadir además un pasillo que cruce a la mitad con un ancho desde 1,52 metros a 1,85 metros. Escuela. Para el montaje se mantiene la línea del auditorio, también en hileras, pero en este caso los asistentes además de sus sillas contarán con mesas tipo pupitre a compartir entre dos o tres personas. Igualmente se debe disponer de atril para el orador u oradores y de mesa presidencial, siguiendo las mismas características que en el caso anterior. Directorio. Es el tipo de montaje más común para reuniones de trabajo pequeñas, con las sillas dispuestas alrededor de la mesa, tanto si se trata de mesa imperial, redonda, mesa en U, etc. Banquetes: montaje americano, en espiga, etc. 5.1.- La mesa presidencial. Debes saber que la mesa de presidencia debe incluirse en la mayoría de los eventos que se organizan, generalmente es de forma rectangular, y en ella se sentará el anfitrión (promotor de la idea) y otros invitados. Incluso puede darse el caso de que exista una “presidencia compartida”. En ambas opciones, la mesa debe ocupar un lugar destacado en la sala, generalmente más elevado y frente a la puerta de acceso principal. Todas las mesas de presidencia (sobre todo las que estén elevadas en un podio) deben ir cubiertas para evitar que puedan verse desde el público las piernas de los ocupantes, pues es algo poco elegante. Si hay que incorporar un atril para el presentador o conferenciante, se suele situar a la derecha de la mesa presidencial e izquierda del público asistente. Imaginemos un acto, en el que existan múltiples intervenciones, conferencias, o una especie de debate. En este caso, podría ser útil la presencia de un moderador, cuya mesa se colocaría en el centro y a ambos lados las mesas de los conferenciantes, dispuestas un poco ladeadas, para que estos puedan verse bien.
  5. 5. CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN 5.1.1.- Distribución de la mesa presidencial. Con respecto a la colocación de las personas que ocupan la mesa de presidencia, habría que hacer una distinción, dependiendo de si esa mesa es de presidencia única o compartida: Cuando existe una presidencia unipersonal, la distribución normal de las personalidades, se hará a partir de la persona que ejerza de anfitrión o anfitriona y en orden de preferencia, alternando a derecha y a izquierda de la misma. Por ejemplo, en el caso de una conferencia académica, habría que resaltar la figura del invitado de honor, que sería el propio conferenciante. Generalmente, las presidencias académicas para las conferencias suelen ser muy sencillas y ocupadas por pocas personas: el conferenciante, el anfitrión y el presentador. Si el anfitrión no cediese la presidencia, quedaría como sigue: a su derecha, el orador y a su izquierda el presentador. Pero si asiste al evento una autoridad importante, lo correcto es que el anfitrión le ceda el asiento de la presidencia y él se coloque a su izquierda. Estarás pensando que le correspondería a la derecha, pero no, se coloca a la izquierda para respetar que en la derecha queda el sitio de honor, el de la persona más importante del acto. Se da el caso de una presidencia bipersonal o compartida, cuando hay dos autoridades de igual rango, cuando el anfitrión o anfitriona o la autoridad de que se trate viene acompañada de su cónyuge, etc. Si se trata de reuniones o banquetes y la mesa es imperial o en forma de I, hay dos formas de situar ambas presidencias: A la francesa o modo continental. Ambas presidencias se situarán en el centro de la mesa una enfrente de la otra. Por costumbre se sitúa la primera presidencia frente a la puerta de entrada del salón o en su defecto, de las ventanas. En este caso ningún invitado debe colocarse en los extremos de la mesa. A la inglesa o modo anglosajón. Cada presidencia irá colocada en un extremo de la mesa, situándose a la primera mirando hacia la entrada de los invitados. En el caso de decidir en un banquete, qué lugar ocupan en la mesa los comensales (mujeres y hombres), sobre todo si hay que seguir un protocolo oficial, podemos optar por los sistemas más comunes de colocación: El sistema de las agujas del reloj: independientemente de que el tipo de presidencia sea inglesa o francesa, se tomará como punto de partida el primer asiento situado a la derecha del anfitrión y el resto se colocará siguiendo el recorrido de las agujas del reloj, ocupando los asientos desde el más cercano al más lejano de quienes presiden: derecha de la primera presidencia, izquierda de la primera presidencia, derecha de la segunda presidencia, izquierda de la segunda presidencia, y así sucesivamente. El sistema cartesiano o de las equis: a la derecha del anfitrión sentaremos al cónyuge del invitado más notable, y a la derecha de la anfitriona a ese señor tan distinguido. La segunda pareja en importancia se sentará de la siguiente manera: si es mujer a la izquierda del anfitrión y su cónyuge, si es varón, a la izquierda de la anfitriona. Y así sucesivamente.

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