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Googleツールを使いこなして
世界中の仲間と楽しく仕事を進めよう
(検索/Gmail/ハングアウト/カレンダー/アラート etc.)
2017年 3月1日
New beginnings株式会社
八島 伸介
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今日のテーマを楽しむコツ
各ツールの使い方を覚えようとしない
使いたい場面を
思い浮かべる
使いたいツール
を見つける
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今日のゴール
Googleの便利機能を知る
使ってみたい機能を1つ見つける
使い方は検索すればすぐにわかるので
必要になったら調べて覚えればOK!
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お金をかけずに簡単に使える
ベストな手段だからです。
そもそも、
なぜGoogleがオススメなのか?
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でも、
今からGoogleの使い方を覚えなきゃなら
ないなんて・・面倒だなぁ~
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ちょっと、待った!!
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つまみ食いOKです。
全てをGoogleに変える必要はありません。
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Googleをオススメする2つの理由
マイクロソフト製品はすべて有償・・
Microsoft HPより(https://products.office.com/ja-jp/buy/office)
思ったよりも高い・・
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アカウント管理が大変・・
パスワード5回忘れた・・
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安心してください!
Gmailアカウントをつくれば、
アカウント1つだけで全てのツールを無料で使えます。
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「百聞は一見に如かず」
ということで、ここから先は
実際に操作しながら進めていきます。
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使いたいツールは7つだけ
Gmailアカウント
この7つのツールだけで
イベントの運営効率が格段に上がります。
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出来ること一覧
No アプリ名 できること
1 カレンダー スケジュール共有、ミーティング資料共有など
2 フォーム イベント前後のアンケート実施、集計
3 ドキュメント ミーティングの記録を複数人で閲覧、編集
4 ハングアウト チャット、ビデオ通話(カレンダーと連携すると便利)
5 ドライブ あらゆるデータの管理、共有、バックアップ
6 フォト 写真のバックアップ、デコレーション、シェア
7 アラート 知りたい情報を自動で集めてメールでお知らせ
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Googleアプリ使用スタートの3ステップ
① Googleにログイン
しておく
② アプリ選択のアイコ
ンをクリック
③ 使いたいアプリの
アイコンをクリック
この流れは他のアプリも同じです
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いざ実践!
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おすすめの使い方 - 基本編
<5つの便利アプリのご紹介>
①ドキュメント、②ドライブ、③フォト、④ハングアウト、⑤アラート
① 効率よく記録を残す
もうこんな面倒なことをしなくてOKです!
議事録を作成して、メールで送る
メールで指摘された内容を反映して、またメールで送る
こうすればすべて解決
ミーティング中にドキュメントを参加者に共有
参加者が各自で修正する
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Googleドキュメント使用方法
① タイトルつける
自動保存
② 共有ボタンをクリック
③ 共有先のメール
アドレスを入力
④ 共有相手の権限設定
(個別選択可能)
※ リンクでの共有可能(データをメールに貼付け不要)
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② サクッとデータを共有する
もうこんな面倒なことをしなくてOKです!
イベント後の写真をメールする
最新のミーティングメモを都度参加者に送付
こうすればすべて解決
関係者にフォルダの利用権限を付与する
共有したフォルダのなかでデータを管理する(15GBまで無料)
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Googleドライブで共有フォルダを作る手順
① 右クリックして新しい
フォルダを選択
② 共有したい人のメール
アドレスを入力する
③ 共有相手への
メッセージを記入
④ ドキュメントと同様に
編集権限を設定
<追加情報1>
右クリック時に表示される
アプリ名はクラウド版の
MS Officeと思うとイメージが
わきやすいです。
<Google> <MS>
ドキュメント :ワード
スプレッドシート:エクセル
スライド :パワーポイント
<追加情報2>
データを幅広く共有する時は、
運営メンバー以外は「閲覧のみ可」
にすれば、安心してフォルダを
共有できます
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Googleドライブでファイル共有後にできること
① 開くをクリック
① ドライブ内の共有アイ
テムをクリック
② ファイルを選択して
アップロード
or
② ドラッグ&ドロップ
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③ スマホからでも写真の共有は簡単
もうこんな面倒なことをしなくてOKです!
写真をまとめてLINEやメールで送る
画像加工のアプリとの使い分け
こうすればすべて解決
アルバム作成して、シェアすれば個別送付不要
コラージュやGIF画像作成もこれで完結!
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Googleフォトの使用方法まとめ
【具体的な操作フローは以下のブログがわかりやすいです】
かみあぷ:【連載】これだけ読めばGoogleフォトマスター!最終回は超基本から応用まで使い方を総まとめ
STEP1:スマホで「Googleフォト」アプリをダウンロード
STEP2:スマホの写真フォルダと「Googleフォト」を同期する
STEP3:Googleドライブの「Googleフォト」タブに移動
スマホの画像デー
タのバックアップ
複数のデバイスで
のデータ利用
友人や家族とのア
ルバム共有
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Googleフォトの使用方法まとめ
<PC><スマホ>
スマホアプリで
バックアップされると
ドライブのフォトフォルダ
にも同期される
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④ ビデオ通話とチャットもサクッとスタート
もうこんな面倒なことをしなくてOKです!
Skype、LINE、FBメッセンジャーを使い分けなくてよくなる
ミーティングスケジュールを個別連絡&出欠管理(※応用編)
こうすればすべて解決
ハングアウトに招待する
カレンダーを併用する(※応用編)
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Googleハングアウト利用方法①(Gmailユーザー間)
<番外編>
Gmailユーザー以外を招待すると
以下の招待メールが届く
(その後アカウント登録必要)
① 追加ボタンを
クリック
② 招待したい人のメー
ルアドレスを入力 Gmail画面に以下のポップアッ
プが登場したら招待完了
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Googleハングアウト使用方法②(Gmailユーザー以外も招待&複数人参加)
利用したいコミュニケーシ
ョン方法を選択
※ここでは一番機能が多いビデオハング
アウトの使用方法をご案内します。
Googleカレンダーに登録の予定
が表示されます。
そのうち、参加予定の項目を選
択する。
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Googleハングアウト使用方法③(Gmailユーザー以外も招待&複数人参加)
<使い方のポイント>
以下の2つの場合は、メールアドレスを入力して
直接招待が必要になります。
1)Gmailユーザーでない場合
2)カレンダーで予定に招待していない
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⑤ 情報収集を自動化する
もうこんな面倒なことをしなくてOKです!
気になる情報を定期的に検索
ヒットした情報をメモ
こうすればすべて解決
アラートに気になるテーマを登録
☞ これだけで該当した記事の情報が届きます。
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Googleアラートの使用方法
② 通知頻度を選択
③ 情報を収集してくる
情報ソースを選択
④ 情報収集範囲を選択
⑤ 通知先メールアドレスを入力
① 知りたいキーワード
を入力
登録後に実際に届く通
知メール
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おすすめの使い方 - 応用編
活用例1: 効率よくテレビ会議をする
<事前準備>
1. スケジュールを登録
2. 参加者を招待
3. 説明欄にミーティング内容を書く
4. 添付資料貼り付け
<ミーティング時>
1. ビデオ通話をクリック
2. 添付ファイルをクリック
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⑤招待したい人のメー
ルアドレスを入力
①イベント名・開催日
時を登録
②開催場所を登録
③イベント概要を
書いてメールを打つ
手間を省く
④資料がある場合
は添付しておく
事前準備
当日やること
①クリックしてデ
ータを開く
②クリックしてハン
グアウトに入る
テレビ会議の運営を効率化するための7つのアクション
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活用例2: イベントの運営効率を高める
やりたいこと お役立ちツール 使える機能
イベント準備のミーティングを
メンバーにお知らせしたい
カレンダー 出欠管理
申込み管理と事前調査をしたい フォーム 申込み管理&アンケート
ミーティングの記録を残したい
(役割分担、進捗管理など)
ドキュメント イベントプラン記録
イベント運営メンバー用の
データをまとめておきたい
ドライブ データ管理&共有
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Googleフォーム使用方法
● 細かい操作はこちらの記事をご参照ください
『Googleドライブ「フォーム」の使い方活用術!自動収集機能付きアンケートを作ってみる!』
項目設定や質問方法、集計結果
を様々な方法で確認できます。
用途に応じて使い分けが必要に
なります。
質問内容
(フリー入力)
質問形式
ページデザイン
フォーム
送信
プレビュー
ページトップ
デザイン
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Notas del editor

  1. 使い方の事例のケーススタディを用意するといい。 その場で使ってみる。 紹介のパート、実践のパート まずは使い方を共有した上で、登録から使い方まで試していけるといい。 (基本編) 1)ゴールは「こんなことができるんだ」を知る(知っていれば使い方は検索すればなんとかなる) 2)最初は不便でも楽する、楽しむ!→グーグルフォトでGIF画像を作ってみる (実践編) 1)他のツールと組み合わせる→スライドをどう作ったのか 2)リアルタイムで通信する→誰かとコミュニケーションをとりたい(ハングアウトで通話できる人募集:19時半頃)
  2. 習うより慣れよ
  3. 基本はPCユーザを想定。 Docs、Form以外はモバイルオンリーの人でもメリットあり。
  4. イベントの写真を撮るときは便利。フォルダを共有しておいて、自由に写真を入れてもらう。 アクセス権がある人はその写真を自由に使っていいよ、とする。
  5. イベントの写真を撮るときは便利。フォルダを共有しておいて、自由に写真を入れてもらう。 アクセス権がある人はその写真を自由に使っていいよ、とする。
  6. Google は、この11月19日からビデオハングアウトに URL 招待制を導入し、会議室を開くユーザー以外は Google アカウントを持っている必要をなくしました。@2015年 http://japanese.engadget.com/2015/11/19/google-url/