Come gestire documenti digitali in modo
corretto e senza incorrere in pericoli e
sanzioni: dalla firma digitale alla blockchain
NICOLA SAVINO, esperto nazionale
digitalizzazione dei processi aziendali | CEO
Savino Solution Holding | TOP 100 Italian Forbes

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Partiamo dal Contesto : Il Digitale è una cosa complessa ? SI
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Partiamo dal Contesto : Il Digitale è una cosa complessa ? SI
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Come disse il famoso maestro indiano KATZATA :
«Il Digitale non funzionerà mai perché l’abitudine quotidiana con la carta è
sacrosanta…»

Oggi devi Proiettare la tua Azienda nella Digitalizzazione, o Muori
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Stiamo attraversando un momento storico epocale. Le principali Survey mondiali, rivelano
che l’80% delle aziende occidentali investiranno nella digitalizzazione dei propri canali di
interazione con i mercati, entro i prossimi 3 anni per non scomparire.
Ciò significa che, nel giro di 36 mesi, verrà stravolto il modo in cui le imprese dialogheranno
globalmente tra loro e con gli enti istituzionali, attraverso canali digitalizzati e regolati da
algoritmi.
Tutto questo in aggiunta ai canali presidiati, come da tradizione, da personale fisico.
Contabilità, Marketing, supporto clienti, processi di vendita e di assistenza sono solo i
principali ambiti aziendali che stanno passando al digitale e che gradualmente vedranno
l’impiego di automatismi basati su algoritmi sempre più performanti.

Ti faccio una domanda :
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Non passi per caso buona parte del tuo tempo davanti al computer a leggere, analizzare,
modificare, approvare, comporre documenti, spedirli via mail, analizzare, modificare,
approvare, gestire i flussi di lavoro (“invio la proposta, attendo la risposta, se positiva inoltro
il documento a … se negativa ne devo parlare con … , ecc. ecc.)?

LA TUA AZIENDA E’ FATTA PER 30% DI CARTA E IL RESTANTE DIGITALE ?
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Se non possiamo ancora pensare ad una automazione completa senza l’ausilio dell’essere
umano, possiamo pensare ad un ambiente di lavoro molto più integrato, una scrivania dove
lavorare molto meno frammentata e in definitiva un ambiente e un modo di operare più
facile ed usabile.
Questa scrivania ha una collocazione, il cloud, e un nome, Digital Transaction Management,
dove poter comporre, inviare, firmare, approvare e conservare documenti a partire da un
unico ambiente, la nostra scrivania.

SE GESTISCI IN DIGITALE I TUOI DATI E LE TUE INFORMAZIONI…
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Devi farlo rispettando le norme e le leggi attualmente in vigore, altrimenti il rischio che ti
troverai ad affrontare e che hai un bellissimo giocattolo digitale, ma che non ha alcun valore
legale e dove i tuoi documenti, i tuoi dati e le tue informazioni, non avranno alcun tipo di
opponibilità a terzi.
OVVERO SARESTI FUORI NORMA, PRONTO PER SANZIONI E CONTENZIOSI

SE DIGITALIZZARE UN’IMPRESA E’ UN MUST, DA DOVE SI PARTE ?
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DEVI PARTIRE SEMPLICEMENTE DAI TUOI PROCESSI AZIENDALI
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• Prima si disegnano le procedure ed i processi
• Si crea un piano di digitalizzazione che parte dall’amministrazione fino ai processi
produttivi
• Poi si sceglie la tecnologia
• E questa tecnologia può essere la Blockchain ?
• SI, MA ATTENZIONE

FACCIAMO UN PICCOLO PASSO INDIETRO
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TUTTO PARTE DAI DOCUMENTI
E infatti : PROCESSI = INFORMAZIONI
INFORMAZIONI = DOCUMENTI
DOCUMENTI = DIGITAL TRUST
DIGITAL TRUST = BLOCKCHAIN

FACCIAMO UN PICCOLO PASSO INDIETRO
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NELLA TUA AZIENDA CI SONO DOCUMENTI E DOCUMENTI
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• Regolamento eIDAS dice che : << documento elettronico è qualsiasi contenuto
conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o
audiovisiva >>
• Le modifiche al CAD introdotte dal Dlgs 179/2016 che recepisce anche eIDAS dice che :
<< il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o
dati giuridicamente rilevanti >>

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MA PERCHE’ DOBBIAMO CONSERVARE ?
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MA PERCHE’ DOBBIAMO CONSERVARE ?
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MA PERCHE’ DOBBIAMO CONSERVARE ?
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QUINDI SE GESTISCO IN DIGITALE E A NORMA I DOCUMENTI,
DIGITALIZZO I MIEI PROCESSI RISPETTANDO LA COMPLIANCE E
SEGUENDO LE DIRETTIVE DEL DIGITAL TRUST.
E IL DIGITAL TRUST MI PERMETTE DI UTILIZZARE IL MONDO DELLE
BLOCKCHAIN
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IL LEGAME CHE UNISCE
DOCUMENTI E BLOCKCHAIN =
NOTARIZZAZIONE

LE BLOCKCHAIN HANNO UNA BASE SOLIDA, MA NON BASTA
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• Regolamento eIDAS dice che “ai dati in forma elettronica che collegano altri dati in forma
elettronica a una particolare ora e data, così da provare che questi ultimi esistevano in
quel momento, non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come
prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica”
• Ex DL Semplificazione : Si attribuisce alla Blockchain, la validazione temporale. Ovvero in
una certa data ed ora, qualcuno ha caricato un’informazione su Blockchain.

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MA L’INFORMAZIONE ED IL DOCUMENTO DOVE RISIEDONO ?
DOVE SI TROVANO ?
SONO GESTITI IN MODO SICURO?
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I documenti informatici devono essere conservati !!!
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• In particolare l’art. 43 del CAD ci ricorda al comma 1 che:
• Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti
gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono
effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi
alle Linee guida.
• Archivio quindi conservo? Assolutamente NO, NO e poi NO
• Per conservazione digitale si intende quel tipo di procedura informatica che permette di
dar valore legale nel tempo a documenti informatici nativi digitali. Infatti un documento
digitale in conservazione, sottoscritto con firma elettronica avanzata ha la stessa validità
ed efficacia di un documento cartaceo.

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Tiriamo le somme
Blockchain SI
Ma se vogliamo introdurla nei nostri
processi di Business, dobbiamo
prima rendere i nostri dati ed i nostri
documenti digitali. Vogliamo parlare
di Blockchain e ABBIAMO ANCORA
LA CARTA!
E’ EVIDENTEMENTE IL
FUTURO
Il mondo delle Blokchai è
evidentemente il futuro, ma dobbiamo
slegare il mondo delle cryptovalute dal
mondo dei modelli di Business.
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GRAZIE
Per poter ricevere materiale gratuito sul mondo
delle Blockchain legato ai processi di Business,
vai qui : www.savinochain.com