Valoriser le capital documentaire (en sommeil) d’une organisation : exploitation de la pratique d'annotation collective
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Conférence aux 10es journées d'étude du Département Archive et Médiathèque de l'Université Toulouse Jean Jaurès sur le thème "La participation des usagers et lecteurs en contexte numérique : quels impacts sur les pratiques professionnelles ?" https://www.irit.fr/publis/IRIS/2019_DDAME_C.pdf
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- 1. Valoriser le capital documentaire (en sommeil) d’une organisation : exploitation de la pratique d’annotation collective Guillaume Cabanac guillaume.cabanac@univ-tlse3.fr
- 2. 2 Sellen, A. J. et Harper, R. H. (2003). The myth of the paperless office. MIT Press, Cambridge, MA. Jackson, H. J. (2002). Marginalia: Readers writing in books. Yale University Press, New Haven, CT. Les lecteurs et leur rapport au support papier
- 4. 4 Plan 1. Contexte et problématiques des activités documentaires (AD) 2. L’annotation collective pour fédérer et améliorer les AD § Niveau microscopique § Niveau macroscopique 3. Expérimentations § Mesure de similarité sur l’usage des documents § Validation sociale des annotations 4. Mise en œuvre de l’approche proposée § Prototype « preuve de concept » TafAnnote 5. Conclusion et Perspectives Fédération et amélioration des activités documentaires G. Cabanac
- 5. 5 Fédération et amélioration des activités documentaires par la pratique d’annotation collective n Gestion Documentaire (Document Management System) n Gestion Personnelle d’Informations (Personal Information Management – PIM) n Logiciels collectifs (Social Software) 1. Contexte et problématiques des activités documentaires G. Cabanac l’organisation Cabanac, G. (2008). Fédéra&on et améliora&on des ac&vités documentaires par la pra&que d’annota&on collec&ve. Thèse de doctorat. Toulouse : Université Toulouse 3.
- 6. 6 n Les organisations modernes ¨ Entreprises, laboratoires de R&D, communautés… n Les travailleurs du savoir “knowledge workers” ¨ 31 % des employés aux USA en 1995 ¨ XXIe siècle : croissance soutenue ¨ « Nous sommes tous des travailleurs du savoir » [Ballay, 2002] n Transposition ¨ Papier ® électronique Relations individus – documents dans l’organisation [Harper & Sellen, 2004] 1. Contexte et problématiques des activités documentaires G. Cabanac
- 7. 7 Le cycle de vie du document [Sellen & Harper, 2003] n 6 ac<vités documentaires Satisfaction d’un besoin en information en utilisant les sources adéquates Informations trouvées ® un document Relecture, corrections, mise en page finale et validations Envoi du document finalisé Lecture, compréhension et réflexion Stockage organisé dans un espace documentaire éventuellement partagé 1. Contexte et problématiques des activités documentaires G. Cabanac
- 8. 8 Limites du cycle de vie du document n Faible exploitation du potentiel collectif de l’organisation L Documents inaccessibles pour le groupe Þ recherches redondantes L Requêtes sur le Web : 50 % d’échec [Feldman, 2004] L Limites de ß 1 nouveau rapport = 90% de recréation d’information [Feldman, 2004] L Partage (ex : dossier réseau, intranet) L Diffusion manuelle L Diffusion automatique • Limites motivationnelles • Surcharge cognitive L Lecture active : annotation requise L Interprétation et débats collectifs L « Maintenance » difficile L Efforts de classement inexploités 1. Contexte et problématiques des activités documentaires G. Cabanac
- 9. 9 Mise en œuvre sur support électronique 1. Contexte et problématiques des activités documentaires G. Cabanac
- 10. 10 Limites du cycle de vie du document n Multiplication des systèmes Þ Surcharge cognitive des usagers n Cloisonnement des activités Þ Vision parcellaire des usagers Þ Échange limité entre applications Þ Pertinence de l’aide apportée ? n Approche « individualiste » Þ Zéro rentabilisation des activités des autres membres organisationnels 1. Contexte et problémaGques des acGvités documentaires G. Cabanac
- 11. 11 Plan 1. Contexte et problématiques des activités documentaires (AD) 2. L’annotation collective pour fédérer et améliorer les AD § Niveau microscopique § Niveau macroscopique 3. Expérimentations § Mesure de similarité sur l’usage des documents § Validation sociale des annotations 4. Mise en œuvre de l’approche proposée § Prototype « preuve de concept » TafAnnote 5. Conclusion et Perspectives Fédération et amélioration des activités documentaires G. Cabanac
- 12. 12 Fédération autour d’un seul système : motivations n Rappel des 5 problématiques ¨ P1 fragmentation des données ¨ P2 surcharge cognitive (utilisation) ¨ P3 représentation partielle des utilisateurs ¨ P4 activités linéaires et cloisonnées ¨ P5 aide sous-optimale n Identification des liens de causalité ¨ P4 Þ P1 Þ P3 Þ P5 ¨ P4 Þ P2 n Problématique principale : P4 Þ fédérer les activités dans 1 seul système 2. L’annotaIon pour fédérer et améliorer les acIvités documentaires G. Cabanac trop de systèmes systèmes cloisonnés
- 13. 13 Fédérer les activités documentaires n Un système fédérateur pour ¨ Plusieurs usagers ~ communauté ¨ Réaliser les 6 activités documentaires sans cloisonnement ¨ Intégrer des processus « sociaux » n À bénéfice réciproque principe du donnant-donnant entre les usagers n Inter-activités une activité améliore les autres n Exemples ¨ Documents classés † recommandés à l’usager pendant sa navigation ¨ Information introduite par un individu distribuée aux autres membres „ n Concept fédérateur la pratique d’annotation de document électronique Légende : rôle initial de l’annotation 2. L’annotation pour fédérer et améliorer les activités documentaires G. Cabanac
- 14. 14 Fédérer les activités documentaires : l’annotation n De l’annotation papier… ¨ Activité usuelle séculaire et interdisciplinaire ¨ Polymorphe : commentaire, marques… ¨ Usages diversifiés n personnel : lecture active, appropriation n collectif : travail collaboratif, partage n … À l’annotation électronique ¨ Commentaires « en contexte » ¨ Contenu multimédia riche ¨ Diffusable sur le réseau ¨ Suscite des fils de discussion = débats en contexte 2. L’annotation pour fédérer et améliorer les activités documentaires G. Cabanac
- 15. 15 Concept d’annotation collective n Étude de 64 systèmes sur la période 1989 – 2008 n Annotation collective ¨ Données objectives n Créateur, date de création n Point d’ancrage dans le document, granularité variable : intégralité, mots… ¨ Informations subjectives n Commentaire, marques diverses : astérisques, soulignements… n Type d’annotation : confirmation/réfutation, question… n Visibilité : publique, privée, groupes… n Catégories « orientées objectif » Annotation remarque Annotation stockage Annotation argumentative 2. L’annotation pour fédérer et améliorer les activités documentaires G. Cabanac EPA : Espace Personnel d’AnnotaTons
- 16. 16 Plan 1. Contexte et problématiques des activités documentaires (AD) 2. L’annotation collective pour fédérer et améliorer les AD § Niveau microscopique § Niveau macroscopique 3. Expérimentations § Mesure de similarité sur l’usage des documents § Validation sociale des annotations 4. Mise en œuvre de l’approche proposée § Prototype « preuve de concept » TafAnnote 5. Conclusion et Perspectives Fédération et amélioration des activités documentaires G. Cabanac
- 17. 17 Améliorer les activités documentaires n Exploiter les compétences du groupe (donnant-donnant) n Des processus intégrés couvrant les activités documentaires 2. L’annota>on pour fédérer et améliorer les ac>vités documentaires G. Cabanac
- 18. 18 Améliorer les activités documentaires 2. L’annotation pour fédérer et améliorer les activités documentaires G. Cabanac
- 19. 19 P1 – Exploiter les compétences de recherche n RECO : recommandation asynchrone ¨ principe insertion les répertoires les plus spécifiques des EPA RECO Î v1v2v3v4 l’organisation 2. L’annotation pour fédérer et améliorer les activités documentaires G. Cabanac
- 20. 20 Améliorer les ac-vités documentaires 2. L’annotation pour fédérer et améliorer les activités documentaires G. Cabanac
- 21. 21 P2 – Exploiter les compétences de classement (1/2) n NAVI : recommandation pendant la navigation ¨ principe regroupement dans les EPA « effort cognitif de classement Þ similarité d’usage consulte NAVI D 2. L’annotaEon pour fédérer et améliorer les acEvités documentaires G. Cabanac
- 22. 22 n Similarité d’usage ¨ inter-répertoires ¨ inter-documents ¨ inter-usagers P2 – Exploiter les compétences de classement (2/2) 2. L’annotation pour fédérer et améliorer les activités documentaires G. Cabanac
- 23. 23 Améliorer les activités documentaires 2. L’annotation pour fédérer et améliorer les activités documentaires G. Cabanac
- 24. 24 n Passage à l’échelle : massivement annoté n L Problème : quelles annotations consulter ? n Validité sociale = degré de consensus du groupe Validation Sociale P3 – Validation sociale des débats argumentatifs (1/2) 2. L’annotation pour fédérer et améliorer les activités documentaires G. Cabanac Cabanac, G., Chevalier, M., Chrisment, C., & Julien, C. (2010). Social validation of collective annotations: Definition and experiment. Journal of the American Society for Information Science and Technology, 61(2), 271–287. doi:10.1002/asi.21255
- 25. 25 P3 – Valida)on sociale des débats argumenta)fs (2/2) 2. L’annotation pour fédérer et améliorer les activités documentaires G. Cabanac Avant Toutes dans le même panier Après Filtrage possible n Processus ADAPTAFFICHAGE
- 26. 26 Plan 1. Contexte et problématiques des activités documentaires (AD) 2. L’annotation collective pour fédérer et améliorer les AD § Niveau microscopique § Niveau macroscopique 3. Expérimentations § Mesure de similarité sur l’usage des documents § Validation sociale des annotations 4. Mise en œuvre de l’approche proposée § Prototype « preuve de concept » TafAnnote 5. Conclusion et Perspectives FédéraOon et amélioraOon des acOvités documentaires G. Cabanac
- 27. 27 n Espaces Personnels d’Annotations (EPA) ¨ Informations filtrées, validées et structurées… ¨ … pertinentes pour les activités dans l’organisation n Paradoxe : capital riche, mais sous-exploité ¨ Cause 1 – L caractère personnel des espaces doc. ¨ Cause 2 – L partage manuel ¨ Cause 3 – L partage automatique n Conséquences ¨ Faute de mieux, utilisation de sources externes ¨ Retour sur investissement faible Þ pourquoi aller chercher ailleurs… Capital documentaire organisationnel en sommeil 2. L’annotation pour fédérer et améliorer les activités documentaires G. Cabanac
- 28. 28 n Cartographie de l’organisation basée sur les documents ¨ SOM [Kohonen, 2001] Umap [Triviumsoft] TreeMap [Fekete & Plaisant, 2001]… ¨ Intégration de 2 niveaux : macro- et microscopique [Boyer et al., 2007] n Limites des approches existantes K Documents ayant le même contenu que D L Documents que les collègues utilisent avec D ® notion d’usage : regrouper des documents ⇆ associations d’idées Valoriser des documents : travaux connexes 2. L’annotaWon pour fédérer et améliorer les acWvités documentaires G. Cabanac
- 29. 29 n Objectif : explorer une vue globale ¨ … des personnes et de leurs documents n thématique n et usages ¨ Contrainte : non-intrusivité et confidentialité n Besoins opérationnels ¨ Trouver des documents n Connexes n Complémentaires ¨ Trouver des personnes ⇆ trouver des documents n Besoins stratégiques (pilotage + RH) ¨ Visualiser l’activité globale et individuelle ¨ Poste de travail ® documents utilisés Interface d’accès au capital documentaire l’organisation 2. L’annotation pour fédérer et améliorer les activités documentaires G. Cabanac Cabanac, G., Chevalier, M., Chrisment, C., & Julien, C. (2010). Organization of digital resources as an original facet for exploring the quiescent information capital of a community. International Journal on Digital Libraries, 11(4), 239–261. doi:10.1007/s00799-011-0076-6
- 30. 30 4 vues = {documents, personnes} ´ {groupe, unité} 1. Groupe de documents ¨ Thèmes principaux ¨ Groupes d’usage 2. Un seul document ¨ Qui contacter ? ¨ Quoi lire ? 3. Groupe de personnes ¨ Communautés d’intérêt ¨ Communautés d’usage 4. Une seule personne ¨ Centres d’intérêts ¨ Interlocuteurs privilégiés Interface proposée : aspect statique 2. L’annotation pour fédérer et améliorer les activités documentaires G. Cabanac
- 31. 31 n 2 types de sélection ¨ Unique / Multiple n Interaction intra-vue n Interaction inter-vues Interface proposée : aspect dynamique 2. L’annotation pour fédérer et améliorer les activités documentaires G. Cabanac
- 32. 32 Plan 1. Contexte et problématiques des activités documentaires (AD) 2. L’annotation collective pour fédérer et améliorer les AD § Niveau microscopique § Niveau macroscopique 3. Expérimentations § Mesure de similarité sur l’usage des documents § Validation sociale des annotations 4. Mise en œuvre de l’approche proposée § Prototype « preuve de concept » TafAnnote 5. Conclusion et Perspectives Fédération et amélioration des activités documentaires G. Cabanac
- 33. 33 Faisabilité de nos propositions n Intégration dans le navigateur Mozilla Firefox n http://www.irit.fr/~Guillaume.Cabanac/TafAnnote Navigateur WebNavigateur Web TafAnnote http://www.irit.fr SQL Paquetage PL/SQL Document Dématérialisé Couche Présentation JavaScript Couche Dialogue Java Liveconnect Événements du navigateur Tables relationnelles Annotation Document Utilisateur Serveur d’Annotations JDBC appels de procédures stockées Module client DOM 4. Développement : le prototype TafAnnote G. Cabanac client serveur
- 34. 34 TafAnnote en quelques captures d’écran 4. Développement : le prototype TafAnnote G. Cabanac
- 35. 35 Exploration du capital documentaire organisationnel 4. Développement : le prototype TafAnnote G. Cabanac
- 36. 36 Plan 1. Contexte et problématiques des activités documentaires (AD) 2. L’annotation collective pour fédérer et améliorer les AD § Niveau microscopique § Niveau macroscopique 3. Expérimentations § Mesure de similarité sur l’usage des documents § Validation sociale des annotations 4. Mise en œuvre de l’approche proposée § Prototype « preuve de concept » TafAnnote 5. Conclusion et Perspectives Fédération et amélioration des activités documentaires G. Cabanac
- 37. 37 n Activités du cycle de vie du document L multiplicité des systèmes + cloisonnement n Fédération autour de l’annotation collective pour améliorer les AD ¨ Objectif améliorer la relation ”↔ ¨ Modélisation multiutilisateurs, EPA, processus n Enrichissement mutuel n Donnant-donnant n Limites de la fédération des AD ¨ Équilibre entre gains en productivité et contraintes ? Conclusion (1/2) Fédération et amélioration des activités documentaires G. Cabanac
- 38. 38 n Similarité d’usage ¨ Valorise la structura3on des documents ¨ Contenu ¹ Usage n Valida3on sociale d’annota3on collec3ve ¨ 121 par3cipants ¨ » 80 % de concordance (ph, vs) n Explora3on du capital organisa3onnel ¨ Vue globale des documents et personnes Conclusion (2/2) Fédération et amélioration des activités documentaires G. Cabanac