Apresentação III - Fórum ABAT_Sped-Elias reflexos na Gestão SPED

1. 12/08/2014
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Gestão do SPED nas Grandes Empresas”
Case Petrobras Distribuidora
SUMÁRIO
o Quem é a BR Petrobras
o Detalhamento do case – Governança
Fiscal e o SPED
o Lições e aprendizado
o Os resultados obtidos

2. 12/08/2014
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o Empresa integrante do Sistema Petrobras – Segmento de Distribuição
o Criada no dia 12 de novembro de 1971
o Subsidiária da Petróleo Brasileiro S.A. – Petrobras
o No terceiro ano de vida passou a ser maior distribuidora de derivados do petróleo do país
o Atuação no mercado com rede de postos presente em todo o território nacional, grandes
clientes entre indústrias, termoelétricas,supply-house no segmento químico, companhias de
aviação e frota de veículos leves e pesados, etc.
o Comércio, indústria, prestaçãode serviços,entre outros.
Quem é a BR?
Petrobras Distribuidora S/A
Rec. Op. Liq.
2013
R$ 86,6
bilhões
Postos de Serviço
7.710
BR Distribuidora
Dados do Relatório da Administração 2013, Site da Petrobras
Atuação
Continental
Em todo
Brasil
Grandes
Clientes
+13 mil
Inovação
Posto do
Futuro

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Detalhamento do case
o Projeto de Governança Fiscal
o A criação da Receita Federal do Brasil, que
incorporou atribuições do INSS
o Os problemas de Regularidade Fiscal e seus
impactos
o Adoção do SPED e seus projetos
o Os diagnósticos dos impactos do novo modelo
governamental
o A definição de um plano diretor de ações para
o compliance fiscal.
Fatos Precursores
ERP
Detalhamento do case
Em uma visão tradicional as
empresas enviam recursos e
dados ou informações.
A forma como obtemos recursos,
gerimos os processos,
adquirimos os insumos, definimos
os fornecedores e clientes,
produzimos produtos e serviços,
entre outros, é que define as
obrigações.
Modelo de
Gestão
Recursos
Humanos
Tecnologia
Conhecimento!
Obrigações

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Reflexão
e-Social
ECF
Reflexão
e-Social
Simples?!
Entregar para a TI resolver? ou
Basta adquirir uma solução no
mercado?
Testa a solução: Passou no PVA?
Vamos apertar o dedo!?
Simples?!
Entregar para a TI resolver? ou
Basta adquirir uma solução no
mercado?
Testa a solução: Passou no PVA?
Vamos apertar o dedo!?

5. 12/08/2014
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Detalhamento do Case
Análise dos Processos
Segmentação
e Análise
Verificação
de
compliance
Identificar
Pontos de
Risco
Definição
Pontos de
Controle
Gestão das Melhorias
Oportunidades
de Melhorias
Redefinição
de
Gestão
Redesenho
Funcional
Definirão
de
Padrões
Provisão de
Soluções
Homologação
e
Validações
Sistemas
Treinamento e Capacitação
Monitoramento e Controle – Governança Fiscal
Visão Geral
Detalhamento do Case
Análise e Revisão de Processos
•Gestão de
mudanças
•Redefinição de
procedimentos
•Monitoramento
•Validação
•Treinamento
•Medição de resultado
• Consultoria em:
• Tributária
(previdenciária)
• Processos de gestão
• Redesenho dos processos
•Registro de documentos
•Parametrização
•Controles de processo
•Ferramenta de
Auditoria/integridade
•Identificação dos pontos
de riscos e de atenção
em diversos processos
de negócio
•Alinhamento de
processos aos
requisitos
•Melhorias em
procedimento
•Redefinição de fluxos
funcionais
•Proposição de
melhorias em
sistemas
•Validação junto às
áreas envolvidasSistemasSistemas
ProcessosProcessos
Proteção dos resultados
Regularidade fiscal
Mitigação de riscos
Otimização de
processos
Etapas do Plano de Ações

6. 12/08/2014
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o Solução de registros de
documentos
o Garantia de recebimento dos
arquivos .XML (créditos fiscais)
o Racionalização dos processos
o Centralização de atividades –
customizaçãoe controle
o Central de monitoramentode
registros de documentos
o Manifestaçãode Destinatário
o Integração com a cadeia
(fornecedores)
o Soluções de Nota Fiscal Eletrônica –
integração com clientes
o Parametrização de sistemasde
formação de preços
o Adequação do sistemade
automação de entregas, alinhado
aos novos requisitos;
o Central de monitoramentode
contingência,24 horas
o Integração com a cadeia (clientes)
o NFS-e – Centralização do
faturamento de serviços
Inovação da Gestão
Processos de Negócio
Detalhamento do Case
Inovação nos processos
Detalhamento do Case
Os cadastros e os processos
SaídasSaídas
EntradasEntradas
Tributação e Preços
Análise
Legisl.
Tribut. e
Preços
Registro
Regras
Faturamentos
Ordem
Venda
Emissão
da NF
Prog.
entrega
Escrita
Fiscal
Gestão da Contratação Gestão dos Registros
Análise
Docum.
Registro
Docum.
Conform
legal
Orientação Registro
Contrato
Análise
Contrato
Cadastros
RH
Regras Fiscais
Clientes
Fornecedores
Serviços
Produtos
RHRH
Processos Administrativos
Contratações Movimentações PagamentosPagamentos ConsolidaçõesConsolidações

7. 12/08/2014
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o Entender a empresa como uma unidade integrada.
o A visão de gestão integrada perpasse os diversos processos de
negócio
o Pontos de alerta:
o Todo registro tem uma história, que se define desde o nascimento do
negócio a ele associado.
o Os registros definem as saídas para os processos subsequentes.
o A história dos registros são traduzidas nas obrigações que prestamos,
especialmente no mundo digital.
o Governança tributária nos processos (matriz de responsabilidades)
o Controle: padronização, metas, monitoramento de indicadores,
regras em sistemas, e gestão da melhoria contínua/aderência.
Detalhamento do Case
Detalhamento do Case
Integridade das informações

8. 12/08/2014
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Controle Pós-transacional
o Monitoramento dos processos e
de integridades com a geração de
prévias.
o Correções de inconsistências
antes da geração de obrigações.
o Identificação de práticas ou
documentos não conforme.
o Auditoria das obrigações fiscais.
o Oportunidade de melhorias -
Revisão de padrões e
procedimentos – ferramentas de
gestão.
o Ações de controle :
o Testes de aderência
o Certificação Sox.
Detalhamento do Case
Integridade das informações
Detalhamento do Case
Auditoria das Informações e das obrigações Fiscal
Controle em nível transacional
o Monitoramento dos processos
e de integridade dos registros.
o Correções de inconsistências
antes da geração do registro.
o Identificação de práticas ou
documentos não conforme.
o Auditoria das obrigações
fiscais.
o Oportunidade de melhorias -
Revisão de padrões e
procedimentos – ferramentas
de gestão.
o Ações de controle :
o Testes de aderência
o Certificação Sox.

9. 12/08/2014
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o É preciso olhar as mudanças não
apenas para cumprir “novas”
obrigações, mas ter em mente a
preservação dos resultados
corporativos;
o Obrigações fiscais e informações
íntegras não se garantem apenas com
a gestão das bases de informação,
pois elas são definidas pelos registros
e pelos cadastros;
o Não se garante integridade apenas
com o que é visível à área fiscal, mas
também a cultura de gestão no
ambiente dos processos de negócios.
Lições e aprendizado
o Rigidez - possivelmente o maior
obstáculo à mudanças
o Quanto maior o porte da empresa maior
a cultura de “autonomia” e rigidez
o O poder dos silos de decisão
o Superar a homeostase organizacional é
uma arte
o A negociação é o caminho mais viável
o Identificar ganhos compartilhados
o Comprometimento com os objetivos
Organização Simples
Organização Complexa
Silos de rigidez
Muitos centros de
responsabilidades
Lições e aprendizado

10. 12/08/2014
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o Forte impacto na gestão fiscal da BR, que não se restringiu à área
tributária, mas também se disseminou nas diversas áreas de
negócio;
o Possibilitou significativas melhorias na gestão, especialmente
com a adoção de ferramenta de monitoramento e controle dos
processos;
o Redefiniu a função tributária, que requer um perfil de
profissional mais qualificado e integrado aos diversos processos
de negócios;
o Possibilitou a otimização e de centralização de processo;
o Integração com fornecedores e clientes, também impactados
pela nova obrigação;
o Promoveu a melhoria na qualidades das informações e das
obrigações fiscais.
Resultados
ELIAS DA SILVA JÚNIOR
E-mail: elias.junior@br.com.br
Tel: 21 + 2354-1584
Cel 21+9899-2163
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