1La gestión documental como líneaestratégica de la administraciónelectrónica. La experiencia delAyuntamiento de Terrassa  ...
2                  Presentación1. La ciudad de Terrassa. Contexto2. Implantación administración electrónica3. Sistema Para...
3La ciudad de Terrassa. Contexto• Número habitantes: 214.078 hab.• Presupuesto consolidado 2012:196 M €• Número de trabaja...
4           Datos de contextoNúmero de usuarios de la red corporativa: 1.600(aproximadament)Tamaño de la base de datos cor...
5Implantación administración electrónica                2011• Trámites en Sede electrónica 2011: 20.756  (incremento de 44...
6    Administración electrónica Gestión expedientes electrónicos; nuevo   gestor o BPM con firma electrónica Portafirmas...
7           Administración electrónica                              Creación de  Desarrollo del        herramientas comune...
8             Piezas de la e-administración                                   Registro de entradaSede Electrónica         ...
9               Inicio del proyecto• 2007: Colaboración con el departamento de Sistemas de la  Información.  ▫ Ordenanza M...
10           Inicio del proyecto• 2010: Adquisición de la herramienta tecnológica  (Oracle Suite ECM) ▫ Desarrollo del sof...
11
12                      Document                      ManagementAplicaciones   UCM                    URM   Portales y MW ...
13            Evolución del proyectoMayo 2010                        Enero 2012
14           Normativa interna• Reglamento del Sistema Archivístico Municipal de  Terrassa [2004]• Ordenanza reguladora de...
15Decisión política y organizativa▫ Teniente de Alcalde y Coordinador de Área   Política corporativa en materia de gestió...
16  Transversalidad del proyecto La gestión documental es un sistema para toda la organización y debe resolver los requis...
17         Objetivos del proyectoA corto plazo:• Establecer políticas y criterios de gestión documental  en toda la organi...
18        Objetivos del proyectoA largo plazo:• Implantar el gestor documental como eje  central de la administración elec...
19  Equipo de coordinación e-administración               Teniente Alcalde de Hacienda y Servicios Generales              ...
20          Sistema Paradís Gestión de los documentos electrónicos de          Ayuntamiento de Terrassa:     Conjunto de p...
21           Sistema ParadísEl Sistema Paradís pretende preservar las        propiedades esenciales de los documentos prod...
22       Fase de concepción proyectoTrabajo de investigación   ▫ Analizar las actividades y las funciones de la     organi...
23             Fase de elaboraciónElaboración de los instrumentos esenciales de gestión    documental (archivo):   Cuadro...
24                      CICL0 DE VIDA DOCUMENTAL     UCM                        URM                ARXCHIVO               ...
25                    File Plan       Único para toda la organización Integrado en todas las herramientas de gestión y  p...
26
27    Calendario de conservación Aplicación de les TAAD, asociadas a los códigos de clasificación.  Políticas de retención...
28
29
30            Modelo de Metadatos Describe a tres niveles (UDS, UDC, USDC) Define una serie de elementos obligatorios y ...
31               Modelo de metadatos                        Para qué sirve?•Ayudar a la comprensión de los documentos.•Ase...
32  Cuadro de seguridad y accesos  Definición de responsabilidades y           responsables!! Asegurar el acceso o la rest...
33           Modelo de seguridadGrupos de seguridad:conjunto donde se categorizan los documentos paraaplicar permisos = Có...
34Modelo de seguridad
35
36
37Catalogo de tipologías documentales
38             Fase de construcción Integrar todas la herramientas de gestión documental en el gestor. Integrar la misma...
39              Fase de transición • Fase de transición:    ▫ Cambio del sistema de trabajo y cambio cultural      en la o...
40             Fase de producción • Fase de producción: el Sistema de gestión de   documentos a pleno rendimiento en toda ...
41       ¿Qué hemos aprendido?• Trabajar en equipo: aceptando las diferencias y  compartiendo el conocimiento• Importancia...
42  Muchas gracias por vuestra          atenciónwww.terrassa.cat/arxiumunicipal  Arxiu.municipal@terrassa.cat Teresa.carde...
Próxima SlideShare
Cargando en…5
×

Terrassa Sistema de gestió documental_

577 visualizaciones

Publicado el

0 comentarios
1 recomendación
Estadísticas
Notas
  • Sé el primero en comentar

Sin descargas
Visualizaciones
Visualizaciones totales
577
En SlideShare
0
De insertados
0
Número de insertados
13
Acciones
Compartido
0
Descargas
12
Comentarios
0
Recomendaciones
1
Insertados 0
No insertados

No hay notas en la diapositiva.

Terrassa Sistema de gestió documental_

  1. 1. 1La gestión documental como líneaestratégica de la administraciónelectrónica. La experiencia delAyuntamiento de Terrassa V Jornadas técnicas de archivos en la Administración local. Gobernanza y gestión documental Málaga, 26-27 de abril 2012
  2. 2. 2 Presentación1. La ciudad de Terrassa. Contexto2. Implantación administración electrónica3. Sistema Paradís de gestión de documentos Ayuntamiento de Terrassa ▫ Planificación del proyecto ▫ Equipo de trabajo ▫ Cambios orgánicos ▫ Herramientas de gestión documental
  3. 3. 3La ciudad de Terrassa. Contexto• Número habitantes: 214.078 hab.• Presupuesto consolidado 2012:196 M €• Número de trabajadores: 1.800• Número de entes descentralizados: 6 Sociedades Municipales y un Instituto municipal• Dos centros de Archivo municipal: Histórico y Administrativo 24/04/2012
  4. 4. 4 Datos de contextoNúmero de usuarios de la red corporativa: 1.600(aproximadament)Tamaño de la base de datos corporativa: 430 Gb.Tamaño de las unidades M:/ 565 GbOcupación de las unidades N:/ 1,12 TbTamaño del CEM: 450 Gb
  5. 5. 5Implantación administración electrónica 2011• Trámites en Sede electrónica 2011: 20.756 (incremento de 44,01% respecto a 2010)• Trámites con firma electrónica: 1.308 (incremento de 88,74% respecto a 2010)• Trámites pagados con tarjeta en la sede: 4.160
  6. 6. 6 Administración electrónica Gestión expedientes electrónicos; nuevo gestor o BPM con firma electrónica Portafirmas electrónico Gestor de documentos activos Gestor de documentos de archivo (Records Manager) Preservación digital (archivo digital)
  7. 7. 7 Administración electrónica Creación de Desarrollo del herramientas comunes InteroperabilidadGestor documental para la implantación de la e-administración Metadatos CdC Procesos y trámites Tipologías Firma elec. Documentales Control de Modelo metadatos formatos y datos Adaptación de la Normas Calendario técnicas conservación Seguridad y accesosManual digitalización Integración Catalogo SSII procedimientos
  8. 8. 8 Piezas de la e-administración Registro de entradaSede Electrónica y salida documentosHerramientas de gestión: CdC, Calendario de conservación, Metadatos, e -firma, manuales e instrucciones… Aplicaciones de Unidades deBPM web Gestión de exp. red Base de datos Sharepoint Gestor documental Storage Archivo digital
  9. 9. 9 Inicio del proyecto• 2007: Colaboración con el departamento de Sistemas de la Información. ▫ Ordenanza Municipal del Gobierno y la administración electrónica ▫ Concurso compra storage/ consultoria gestión documental• 2008: Informe final auditoria de Gestión Documental. ▫ Visibilidad, consolidación del servicio de Archivo dentro de la organización.• 2009: Impulso definitivo. Dirección de Servicio de Tecnología. ▫ Modernización Plataforma Tecnológica a todo el Ayuntamiento. ▫ Proyecto de Gestión Documental
  10. 10. 10 Inicio del proyecto• 2010: Adquisición de la herramienta tecnológica (Oracle Suite ECM) ▫ Desarrollo del software de Records Management ▫ Primeras pruebas del gestor documental en el departamento de población (Padrón habitantes): Introducción de documentos.• 2011: Desarrollo de la herramienta ▫ Integración con otros sistemas (BPM, RP, Bus servicios..) ▫ Integración a la nueva arquitectura tecnológica ▫ Proyecto expedientes de RRHH
  11. 11. 11
  12. 12. 12 Document ManagementAplicaciones UCM URM Portales y MW Web Content Management Bases de Datos
  13. 13. 13 Evolución del proyectoMayo 2010 Enero 2012
  14. 14. 14 Normativa interna• Reglamento del Sistema Archivístico Municipal de Terrassa [2004]• Ordenanza reguladora del Gobierno y la Administración Electrónica [2007]• Manual de gestión Documental [2008]• Cuadro de Clasificación Corporativo (aprobado)• Plan de Archivos 2007-2011 y 2011-2015(Plan de trabajo elaborado por el Archivo Municipal)
  15. 15. 15Decisión política y organizativa▫ Teniente de Alcalde y Coordinador de Área  Política corporativa en materia de gestión documental▫ Ley 11/2007, de accesos electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos▫ Ley 56/2007, de medidas de impulsos de la sociedad de la información▫ Llei 29/2010, de l’ús dels mitjans electrònics en el sector públic de Catalunya▫ Normas Técnicas del Esquema Nacional de Interoperabilidad
  16. 16. 16 Transversalidad del proyecto La gestión documental es un sistema para toda la organización y debe resolver los requisitos de negocio y los tecnológicos. Cambio organizativo y orgánico. Archivo Municipal dentro del Servicio de tecnología e innovación Creación de un equipo de trabajo multidisciplinar Espíritu colaborativo y trabajo en equipo
  17. 17. 17 Objetivos del proyectoA corto plazo:• Establecer políticas y criterios de gestión documental en toda la organización.• Favorecer la difusión del conocimiento.• Impulsar la reutilización de la información• Mejorar los circuitos y al producción documental en el Ayuntamiento• Atender la necesidades de la e-administración y aportar soluciones a la organización
  18. 18. 18 Objetivos del proyectoA largo plazo:• Implantar el gestor documental como eje central de la administración electrónica• Desarrollar el gestor de archivos y las políticas de Records Management• Preparar el archivo digital para la preservación de los documentos electrónicos de conservación permanente.
  19. 19. 19 Equipo de coordinación e-administración Teniente Alcalde de Hacienda y Servicios Generales Coordinador de Área Alta dirección Director de Servicios Tecnología, logística y Calidad Jefe de proyectos tecnológicos Jefe arquitectura de Sistemas Información Equipo Responsable de Innovación y procedimientos (sede electrónica)coordinación Directora del Archivo Municipal (Gestión documental) Responsable de protección de datos y e-administración Informático desarrollo en gestión documental y registro Gestores de documentos y archiveras Informático de desarrollo aplicaciones web Equipo ejecución Técnico de ingeniería de procedimientos y sede electrónica Empresas externas
  20. 20. 20 Sistema Paradís Gestión de los documentos electrónicos de Ayuntamiento de Terrassa: Conjunto de políticas, normas, aplicaciones y instrumentos de gestiónque regulen y controlen la producción de documentos del Ayuntamiento de Terrassa y permitan su uso, gestión y preservación
  21. 21. 21 Sistema ParadísEl Sistema Paradís pretende preservar las propiedades esenciales de los documentos producidos en el interior del sistema y será la robustez y la solidez de los diferentes subsistemas lo que nos va a permitir la preservación de documentos auténticos, fiables, íntegros, usables y accesibles.
  22. 22. 22 Fase de concepción proyectoTrabajo de investigación ▫ Analizar las actividades y las funciones de la organización ▫ Reconocer y evaluar los sistemas existentes ▫ Identificar las estrategias para satisfacer los requerimientosConcepción Elaboración Construcción Transición Producción
  23. 23. 23 Fase de elaboraciónElaboración de los instrumentos esenciales de gestión documental (archivo): Cuadro de clasificación (Fileplan) Calendario de conservación /retención/eliminación Modelo de seguridad y accesos Modelo de metadatos Catalogo de tipologías documentales Catalogo de procedimientosConcepción Elaboración Construcción Transición Producción
  24. 24. 24 CICL0 DE VIDA DOCUMENTAL UCM URM ARXCHIVO DIGITAL 1ª Fase 2ª Fase Conservación permanenteCategoría de Categoría detransferencia retención Acceso restringidoAcceso grupos de Responsables deseguridad usuarios. gestión documental departamentalFase Fase inactivaactiva/semiactiva Archivo físico Gestión de híbridos
  25. 25. 25 File Plan Único para toda la organización Integrado en todas las herramientas de gestión y producción de documentos Está formador por: - El Código de clasificación - El Calendario de conservación (retention schedule) - Permisos de acceso y seguridad
  26. 26. 26
  27. 27. 27 Calendario de conservación Aplicación de les TAAD, asociadas a los códigos de clasificación. Políticas de retención, muestreo y eliminación. Aplicación de la misma regla de retención y conservación en cualquier formato y en cualquier de los subsistemas integrados.La información contenida en el calendario de conservación forma parte del file plan.
  28. 28. 28
  29. 29. 29
  30. 30. 30 Modelo de Metadatos Describe a tres niveles (UDS, UDC, USDC) Define una serie de elementos obligatorios y otrosoptativos. Propone un mínimo de elementos (ampliable).Define los valores de los elementos de metadatos.Los metadatos se pueden capturar de forma automática ode forma manual. La asignación automática de valores a los metadatos sepuede relacionar con la utilización de tablas de consulta ootros instrumentos.
  31. 31. 31 Modelo de metadatos Para qué sirve?•Ayudar a la comprensión de los documentos.•Asegurar la autenticidad, fiabilidad e integridad de losdocumentos dentro del sistema.•Proteger la confidencialidad de los documentos.•Favorecer la recuperación, sostenibilidad e interoperabilidadde los documentos a través de los sistemas que los gestionan.•Proporcionar vínculos entre los documentos y el contexto de lasu creación y uso.
  32. 32. 32 Cuadro de seguridad y accesos Definición de responsabilidades y responsables!! Asegurar el acceso o la restricción de losusuarios a los documentos dentro del gestordocumental Aplicar los niveles y grupos de seguridad a todoslos usuarios del sistema Moreq2: definición de roles y funciones Cuadro de seguridad y accesos relacionado conDirectorio Activo- Organigrama
  33. 33. 33 Modelo de seguridadGrupos de seguridad:conjunto donde se categorizan los documentos paraaplicar permisos = Código de clasificaciónC177 Contratación de servicios = Grupo de seguridad Código C177Rol : Agrupación de grupos de seguridad. Se recrea a AD ( el concepto es grupo de segureidad)UCMPadroTecnic  Acceso a los grupos de seguridad V101, V102, C156, A128Permisos: Escritura, lectura, modificación, eliminación
  34. 34. 34Modelo de seguridad
  35. 35. 35
  36. 36. 36
  37. 37. 37Catalogo de tipologías documentales
  38. 38. 38 Fase de construcción Integrar todas la herramientas de gestión documental en el gestor. Integrar la mismas herramientas en los diferentes sistemas de información y desarrollo de aplicaciones. Aplicar las políticas de gestión documental en todo el ciclo de vida de los documentos. Asegurar la integración de todos los sistemas y subsistemasConcepción Elaboración Construcción Transición Producción
  39. 39. 39 Fase de transición • Fase de transición: ▫ Cambio del sistema de trabajo y cambio cultural en la organización. ▫ Requiere mucha formación, paciencia, tiempo y dialogo ▫ Imprescindible el soporte de la Dirección de la organizaciónConcepción Elaboración Construcción Transición Producción
  40. 40. 40 Fase de producción • Fase de producción: el Sistema de gestión de documentos a pleno rendimiento en toda la organización, en un entorno de producción • Revisión y evaluación constante de las soluciones y de las herramientas de gestión • Formación de usuarios permanente: usuarios de nueva incorporaciónConcepción Elaboración Construcción Transición Producción
  41. 41. 41 ¿Qué hemos aprendido?• Trabajar en equipo: aceptando las diferencias y compartiendo el conocimiento• Importancia de la tecnología• Comunicar i transmitir nuestro conocimiento• Reforzar la posición del Archivo dentro de la organización• Mucha paciencia y no esperar milagros tecnológicos• Planificar y a organizarnos mejor• El valor de la formación dentro la organización
  42. 42. 42 Muchas gracias por vuestra atenciónwww.terrassa.cat/arxiumunicipal Arxiu.municipal@terrassa.cat Teresa.cardellach@terrassa.cat

×