3. 3
De ce ne-am întâlnit astăzi?
● să ne cunoaștem
● să vorbim despre Programul TechSoup
● să aflăm ce înseamnă transformarea digitală a unei
organizații
● să descoperim pașii de #TransformareDigitala a unei
organizații
● să ne bucurăm de timpul petrecut împreună
11. 11
Ce este transformarea digitală?
Schimbarea culturii organizaționale. Este analiza strategică a modului în care tehnologiile ne
pot ajuta să atingem și să îndeplinim obiectivele, misiunea și viziunea organizației. Este un
proces complex, care include 2 sau mai multe procese de digitalizare și care presupune
aplicarea tehnologiei într-un scop anume.
12. 12
Ce este transformarea digitală?
Procesul de determinare și de adoptarea a politicilor de creștere a capacității organizaționale și
de implementare a tehnologiilor specifice, care vor ajuta organizația să furnizeze servicii cu un
impact mai mare în comunitățile pe care le servește, și prin care datele colectate sunt
valorificate în cadrul proceselor de luare a deciziilor atât pentru funcționarea internă, cât și
pentru implementarea proiectelor.
14. 14
Beneficiile transformării digitale
Productivitate crescută + siguranța muncii + reputație
DINAMICĂ
lucrul colaborativ,
luarea deciziilor
împreună
FLEXIBILITATE
acces de oriunde la email,
documente, chat
CONEXIUNE
colectăm eficient date, ne extindem
geografic, comunicăm mai rapid și mai
bine
15. 15
Microsoft for Nonprofits - Microsoft 365 și Office 365 = servicii de cloud pt #TD
- Înregistrează organizația pe https://nonprofit.microsoft.com/en-us/getting-started
- Consultă planurile de licențe, capabilitățile și costurile
- Solicită asistență în instalare și implementare cu Microsoft Cloud: pentru Microsoft 365 sau
pentru Office 365
- Centrul de asistență Microsoft
- Resurse de învățare gratuite pe TS Courses
- Articole explicative pe https://www.techsoup.ro/blog
16. 16
Google for Nonprofits - Workspace = servicii de cloud pt #TD
- Înregistrează organizația în Google for Nonprofits
- Obține codul de validare TechSoup
- Consultă planurile de licențe, capabilitățile și costurile
- Centrul de asistență Google
- Resurse gratuite pe ONG Online
- Articole explicative pe https://www.techsoup.ro/blog
17. Resurse utile în procesul de transformare digitală
https://www.techsoup.ro/blog
18. 18
Digital Assessment Tool - https://assessment.techsoup.org/
TechSoup Courses - https://www.techsoup.ro/techsoup-courses
Hive Mind - https://en.hive-mind.community/
Resurse utile în procesul de transformare digitală:
19. 19
3 aspecte importante despre #TD în viziunea TechSoup:
UTILIZAREA
DATEOR
COLECTATE
ADOPȚIA
CLOUD
DATE
SECURITAT
E IT
21. 6 pași spre #TransformareDigitala
www.techsoup.ro
22. Pasul 1
Începe cu domeniul de web al organizației și alege o
suită de productivitate în cloud
23. 23
● Cumpără un domeniu web oficial, de tipul www.organizatiamea.ro
● Alege o suită gratuită de productivitate de la Google sau Microsoft
● adrese de email instituționale pe domeniul organizației, adică
nume@organizatiamea.ro
● găzduire pentru documentele organizației – un spațiu comun în
același cloud
● acces la calendarul comun de activități al organizației
● servicii gratuite de conferințe online, în interiorul și pentru exteriorul
organizației
● servicii de securitate pentru toate aceste date și servicii
24. 24
Procesul de aplicare se derulează în totalitate pe paginile Google și Microsoft,
dar vei avea nevoie de codul de validare TechSoup - pe care orice organizație
înregistrată și validă îl găsește în contul său de pe www.techsoup.ro.
Google Workspace for Nonprofits:
• acces la GMail profesional
• Google Drive în limita a 30GB per
utilizator
• Google Meet cu până la 250 de
invitați în conferințe online,
• Google Classroom, plus acces la
variantele de cloud a Google
Documents and Sheets)
Microsoft: Microsoft Office 365 for
Nonprofits:
• email pe Outlook și Exchange
• OneDrive în limita a 1TB per utilizator
• server de documente în SharePoint
• Microsoft Teams, plus acces la variantele
de cloud a Word, Excel și PowerPoint)
26. 26
➢ Google sau Microsoft va verifica dacă acel domeniu este al organizației tale și dacă ai dreptul să îl
folosești.
➢ Este pasul care împiedică alți oameni să îți folosească abuziv domeniul și să creeze adrese de
email în numele tău.
➢ Dacă ai mai multe domenii în organizație și vrei să ai adrese de email pentru toate - trebuie să le verifici
pe fiecare în parte
Ca să poți implementa suita de productivitate e necesar ca domeniul tău să fie
verificat de către furnizorul ales.
Setează și pregătește emailurile pe suita de productivitate, apoi activează-le
27. 27
Adresa de email pe domeniul
organizației este cheia de
intrare a fiecărui angajat și
voluntar în spațiul
organizației din suita de
productivitate
Nu poți face management
centralizat de documente
sau servicii cu adrese
personale de gmail sau
outlook
29. 29
Aici câteva idei despre cum o poți folosi eficient:
❖ Organizează spații distincte de documente și arhivare de fișiere pentru fiecare proiect (fie prin
Sharepoint Sites în Microsoft sau Google Team Drive în Google Workspace)
❖ Pregătește o structură inițială intuitivă de organizare a folderelor și documentelor pentru spațiile de
documente la care are acces toată lumea
❖ Stabilește reguli minimale de denumire a folderelor și documentelor în organizație, pe care toată
lumea să le respecte
❖ Lucrează și salvează documente direct în cloud ori de cât ori este posibil și stabilește reguli intuitive de
colaborare pe documente
❖ Setează un calendar organizațional asociat adresei de email generale a organizației, astfel încât
orice angajat să poată introduce și vedea activitățile comune în organizație
❖ Instalați-vă pe fiecare computer pe care îl utilizați aplicațiile locale de Google Drive sau OneDrive și
setează un backup automat de documente, astfel încât să salvezi toate documentele direct în cloud și
să nu depinzi de un anumit device.
30. 30
Ai un backup automat
pentru documentele tale.
Tot ce vei salva în acel
spațiul de pe calculator va
deveni disponibil și în
cloud ori de câte ori ai
nevoie de el sau ai nevoie
să le trimiți mai departe.
32. 32
Asigură-te că sistemele de conferințe online cu care a venit suita de
productivitate sunt folosite la maximum în interiorul și exteriorul organizației
și că toți colegii știu să le seteze și chiar le utilizează.
Alte alternative:
❖ Slack
❖ 8X8
❖ Jitsi Meet
❖ Zoom
❖ GoWebinar
Sistemele de conferințe din suita ta de
productivitate sunt:
❖ Google Meet
❖ Microsoft Teams
34. 34
Niciun proces nu este mai important pentru organizații nonprofit
decât managementul de proiecte
Google Workspace for
Nonprofits:
● Google Task individual
● Google Sites
Microsoft Office:
• Aplicație de Planner
• To Do individual și de echipă
prin Microsoft Teams
● Asana (discount de 50% pentru planurile lor Premium sau Business)
● Trello
36. 36
● Identifică toate dispozitivele din organizația ta
● Asigură-te că pe toate computerele din organizație rulează versiuni de sisteme
de operare pentru care există versiuni active de securitate
● Verifică periodic dacă toate dispozitivele organizației sunt la zi cu actualizările și
programează actualizări automate regulate (prin secțiunea Update & Security).
● Verifică dacă software-ul cu care rulează imprimantele din organizația este
actualizat.
● Verifică dacă toate computerele din organizație sunt protejate cu o soluție de
securitate online, denumită și anti-virus (aceste soluții asigură actualizarea și asistența pentru
perioade de un an calendaristic de la instalare).
● Când alegi un dispozitiv hardware nou pentru organizația ta este bine să îi
cunoști capacitățile și specificațiile tehnice, astfel încât acesta să se potrivească
cu ecosistemul de hardware al organizației.
37. 37
Cum trebuie să arate o parolă puternică?
● Să aibă peste 8 caractere, de preferat peste 10.
● Să fie o combinație de caractere diferite: litere
mari și mici, cifre, caractere speciale precum #,
& sau !.
● Să fie greu de intuit sau de dibuit de un algoritm
online: evită să folosești numele și prenumele,
zile de naștere, numele filmului tău preferat sau
al animalului de companie, sau combinații de
tipul querty (o înșiruire de caractere alăturate)
sau 12345.
● Să fie actualizată frecvent, de preferat într-un
interval de 30 - 90 de zile.
● Utilizează parole diferite pentru conturile tale
diferite, altfel spus nu folosi aceeași parola
pentru toate conturile tale.
Cum ne îngrijim ca parolele noastre să fie în
siguranță?
● Nu comunica niciodată o parolă unei alte entități sau
persoane. Parola este o informație sensibilă și nicio
entitate nu are dreptul să o solicite.
● Nu nota parolele tale pe o agendă.
● Nu distribui parole pe email, instant messaging sau
telefon.
● Nu uita ca, de fiecare dată după ce ai finalizat o sesiune
de lucru într-o anumită platformă, sau pe un anumit
dispozitiv, trebuie să părăsești sesiunea prin log off.
● Schimbă, la prima autentificare, parolele temporare ce
îți sunt alocate, de regulă, când recuperezi o parolă.
● Securizează cu cod pin și device-urile pe care
lucrezi.
38. 38
Care este rutina de backup a organizației tale?
● Implementează o strategie, un plan scris care să răspundă întrebărilor: pentru ce tip de date
și documente se efectuează backup-ul? Unde? Cât de des? Cine este responsabil? Cine
monitorizează?
● Include în planul de backup și: computerele personale ale membrilor echipei, dispozitivele
mobile, website-ul organizației, căsuțele de email.
● Asigură-te că, pentru datele esențiale, backup-ul rulează zilnic.
● Stochează și protejează dispozitivele pe care efectuezi backup-ul în 2 locuri diferite
gestionate de 2 persoane diferite din organizație.
● Asigură-te că, atunci când va fi nevoie să-ți accesezi datele din cloud, vei avea conexiune la
internet.
● Testează planul de back-up al organizației tale.