e-BEYAS 2015 Sempozyumu: Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme, elektronik Arşiv, Elektronik Belge Yönetimi Yazarlar: Şahika Eroğlu, Tolga Çakmak, Özgür Külcü

1. Kurumlararası Bilgi Paylaşımı ve
Birlikte Çalışabilirlik Esasları
Kurumsal Belleklerin Geleceği
Dijitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge
Yönetimi Sempozyumu
Araş. Gör. Şahika EROĞLU - Araş. Gör. Tolga ÇAKMAK - Prof. Dr. Özgür KÜLCÜ
Hacettepe Üniversitesi, Edebiyat Fakültesi, Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü
{sahikaeroglu, tcakmak, kulcu}@hacettepe.edu.tr

2. • Giriş
• Çalışmanın Amacı
• Kurumlararası Bilgi Paylaşımı
• Birlikte Çalışabilirlik
• Dünyada ve Türkiye’de Birlikte Çalışabilirliğe Yönelik
Girişimler
• Genel Değerlendirme
• Sonuç ve Öneriler
İçerik

3. • Küreselleşmenin etkisi ile bilgi paylaşımına yönelik ihtiyaçların
ortaya çıkması
• Benzer nitelikteki verilerin farklı kurumsal yapılarda tutulması
• Geleneksel kurum yapılarından bilginin paylaşımı ve
entegrasyonunu temel alan örgütsel yapılara geçiş
• Bilgi paylaşımının çok yönlü bir yapıya taşınması ile e-Devlet
uygulamalarına da zemin oluşturulması
• Kurumlararası yakınsama ve birlikte çalışabilirlik süreçleri
Giriş

4. • Kurumlar arasında veri ve bilgi paylaşımına yönelik
uygulamaları ve birlikte çalışabilirlik kavramını ele almak;
• Ulusal ve uluslararası boyutta yasalar, planlar ve
mevzuatlar çerçevesinde kurumsal veri/bilgi paylaşımına
yönelik yaklaşımları değerlendirmek.
Çalışmanın Amacı

5. • e-devlet uygulamaları – kurumlararası bilgi paylaşımı gerekliliği
• e-Devlet uygulamaları,
• kamu hizmetlerinin şeffaflaşması,
• daha hızlı ve etkili bir şekilde işleyişin sağlanması,
• vatandaşların ayrım yapılmaksızın yönetime katılımının sağlanması,
• kurumlar arası bilgi alışverişinin sağlanarak iş ve bilgi tekrarının önlenmesi,
• vatandaşların yaşam olanaklarının teknoloji ile kolaylaştırılması
• bilgiye dayalı karar verme süreçlerinin geliştirilmesi ve hızlandırılması amaçlarıyla
ortaya çıkmaktadır (Türkiye Bilişim Derneği, 2002, s. 10).
• Uygulamalarının kurgusunda ve dayanak noktasında birlikte çalışabilirlik ve bilgi
paylaşımı yer almaktadır.
Kurumlararası Bilgi Paylaşımı

6. • Kurumlararası bilgi paylaşımının avantajları
• Kurumları birbirine bağlayan bir iletişim sisteminin oluşturulması,
• Kurumların birbirinden bağımsız hareket etmeleri yerine bütüncül bir
yaklaşımla işleyişlerini sürdürmeleri,
• Aynı verilerin farklı kurumlarda tekrar tutulmasının önüne geçilmesi,
• Hizmet amaçlı proje tekrarlarının önüne geçilmesi,
• Bütün bu süreçlere yönelik belge yönetim süreçlerinin etkinliğinin
sağlanması,
• Zaman ve insan kaynağı bakımından etkililik
Kurumlararası Bilgi Paylaşımı

7.  Tümüyle farklı yapılarda ve çeşitlilikte olan organizasyonların
(kamu idarelerinin) destekledikleri iş süreçleri üzerinden ilgili
bilgi ve iletişim teknolojileri aracılığıyla bilgi ve birikimlerini
paylaşarak karşılıklı fayda sağlama ve ortak hedeflere doğru
ilerleyebilme becerisi (Avrupa Birlikte Çalışabilirlik
Çerçevesi, 2004)
 Ortak standartların kullanımı aracılığıyla bilgi paylaşımı ve
entegrasyonunun iş süreçlerinde kurumlar tarafından
kullanılması (State Services Commission, 2007; Gottschalk ve
Solli-Sæther, 2008)
Birlikte Çalışabilirlik

8. Ortak Süreç / Hizmet / Bilgi
e-Türkiye

9. 1. Uyulması Zorunlu: Kamu kurumları tarafından ilgili bileşene ilişkin açıklama
bölümünde belirtilen kapsamda uyulması zorunlu standart, format, belirtim ya da
kılavuzları ifade eder.
2. Takdire Bırakılan: İhtiyaçlara bağlı olarak, ilgili bileşene ilişkin açıklama
bölümünde belirtilen kapsamda uyulması zorunlu olan, ancak bu bileşen altında
listelenenler arasından seçimi kurumun takdirine bırakılan standart, format, belirtim
ya da kılavuzları ifade eder.
3. Önerilen: İhtiyaçlara bağlı olarak kullanımı önerilen standartları ifade eder.
4. Üzerinde Çalışılan: Rehber’de zorunlu tutulması için bir takım geliştirmeler ve
incelemeler gerektiren veya henüz geliştirilmemiş, ancak geliştirilmesi gereken
standartlar
• 1. Kamu Web Siteleri; uyulması zorunlu Kamu Kurumları İnternet Sitesi
Kılavuzu (2006) ve üzerinde çalışılan Kamu Internet Siteleri Standartları Ve
Önerileri Rehberi,
• 2. Web Sitesi Erişilebilirliği; önerilen W3C Erişilebilirlik Kılavuzu 2.0 (2008),
• 3. Elektronik Belge Yönetimi Sistemi; uyulması zorunlu TS 13298,
Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberinde Ön Plana Çıkan Unsurlar
Gürleyen, 2014

10. • 4. Elektronik Kayıt Yönetimi Metaveri Standardı; uyulması zorunlu TS 13298,
• 5. Kaynak Keşfi Metaveri Standardı; üzerinde çalışılan Elektronik kayıt yönetimi metaveri
standardı ile uyumlu olacak şekilde Dublin Core veri kümesine (ISO 15836:2009) dayanarak
geliştirilecek, kaynak keşfi, arşiv ve kayıt yönetim sistemi için tasarlanmış metaveri
kümesinin alt kümesi olarak kullanılacak bir standart,
• 6. Metaveri Sınıflama ve Kayıt; önerilen ISO/IEC 11179.
İçerik yönetimi bileşenlerini desteklemek üzere süreç yönetimi kapsamında belirlenen
bileşenler;
• 1. Kurum Kimlik ve Haberleşme Kodları; uyulması zorunlu Devlet Teşkilatı Veri Tabanı
(DTVT),
• 2. Süreç Modelleme; önerilen Süreç Zincir Çizenekleri (Process Chain Diagram) UML 2.0,
• 3. Süreç Uygulama Dili (web servisleri için); önerilen BPEL (Business Process Execution
Language) ve BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services),
• 4. Süreç Tanımlama (web servisleri için süreç tanımı depoları); önerilen ebXML,
• 5. Süreçlerin Çağırılması; önerilen ASAP (Aggregate Server Access Protocol),
• 6. Veri Modelleme; önerilen Nesne bağıntı çizeneği (Entity Relationship Diagram) ve Veri
akış çizeneği (Data Flow Diagram),

11. • 7. Veri Modeli Değişimi; önerilen XMI,
• 8. Veri/Metaveri Yapısı Tanımlama; uyulması zorunlu XSD,
• 9. Veri Gösterimi; uyulması zorunlu XSL,
• 10. Veri Dönüştürme; önerilen XSLT (XSL Transformation),
• 11. Ontoloji Tabanlı Bilgi Değişimi; önerilen OWL,
• 12. Veri Değişimi (data transformation); uyulması zorunlu Web Servisi, XML,
• 13. Web Servisi İstemi (web service request delivery); uyulması zorunlu SOAP
RFC 4277,
• 14. Web Servisi İstem Kaydı (web service request registry); önerilen UDDI,
• 15. Web Servisi Tanımlama; uyulması zorunlu WSDL 1.1,
• 16. Web Servisleri Arasında Mesajların Güvenli Aktarımı; önerilen WS-Security
1.1,

12. EBYS
Sistem Kriterleri Belge Kriterleri
Dosya Tasnif
Planları
Sistem
Kullanımı
Belge Kayıt
İşlemleri
Saklama
Planları
Erişim
Kontrolü
Tasarım ve
Yönetim
Metadata
Kriterleri
12
Menteş, 2014

13. Temel E-Devlet Bileşenleri

14. Bilgi
Teknolojileri
Sektörel
Yeniden Yapılanma ve İş Süreçleri
E-Devlet
Politikalar, Stratejiler, Standartlar ve
Yasalar
İletişim ve Bilgi Teknolojisi Alt Yapısı/ Güvenlik
Eğitim ve Oryantasyon Faaliyetleri
E-Uygulamaların Gelişimi

15. • Birlikte çalışabilirlik kavramının boyutları:
• Örgütsel Boyut: Kurumsal amaçları tanımlayarak farklı iç yapı ve işleyişler arasında
bilgi alışverişi sağlamak amacı taşıyan bu süreç kullanıcı topluluklarının gerekliliklerini
göze alarak kolayca erişilebilen tanımlanabilen kullanıcı odaklı hizmetler sunmayı
hedeflemektedir.
• Semantik Boyut: Semantik açıdan birlikte çalışabilirlik ile paylaşılan bilgilerin tam
anlamlarının diğer bilgi sistemleri ile anlaşmasını sağlamak, diğer bilgi kaynakları ile
alınan bilgileri birleştirmek ve bu bilgilerin anlamlı bir şekilde işlenmesini sağlayan
sistemleri oluşturmayı hedeflemektedir. Bu kapsamda kullanıcıya çok dilli hizmet
sağmada bir ön koşul olarak görülmektedir.
• Teknik Boyut: Birlikte çalışabilirliğin bu yönü bilgisayar sistemleri ve hizmetlerini
birbirine bağlayan teknik konuları kapsamaktadır. Bu süreç içerisinde açık arayüzler,
arabağlantı hizmetleri, veri entegrasyonu ve ara katmanlar, veri sunumu ve değişimi,
erişebilirlik ve güvenlik gibi teknik konular yer almaktadır (Avrupa Birlikte
Çalışabilirlik Çerçevesi, 2004).
Birlikte Çalışabilirlik

16. • Kurum içi birimler arası birlikte çalışabilirlik (Intra-
Organizational): Bir toplum örgütü içinde farklı departmanlar ya da
birimler arasında gerçekleştirilecek olan girişimleri ifade etmektedir.
• Yatay birlikte çalışabilirlik (Horizontal interoperability): Farklı
kamu idare düzeyleri içinde yer alan eşit seviler arasında var olan
girişimleri ifade etmektedir (Yerel idare birimleri)
• Dikey birlikte çalışabilirlik (Vertical interoperability): Bir ülke
içinde farklı yönetim düzeylerinin etkileşimini ifade etmektedir.
• Bölgesel Birlikte Çalışabilirlik (Regional interoperability): Farklı
ülkelere ait kamu idarelerinin etkileşimlerini içeren bir kavramdır
(Gasco, 2010).
Birlikte Çalışabilirlik - Türleri

17. • Amerika
• 1999 yılında e-devlet projelerine rehberlik etmek amacıyla Federal Kurumsal
Mimari Çerçevesi Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF)
yayınlanmıştır.
• e-devlet girişimlerini daha ayrıntılanırsak ve yönlendirmek amacıyla e-
Government Enterprise Architecture Guidance (CIOC EAG) e-Devlet Kurumsal
Mimari Rehberi yayınlanmıştır (CIOC, 2002; Guijarro, 2007).
• Avrupa Parlementosu
• 2002 yılında benimsenen e-Avrupa Eylem Planı, Avrupa Komisyonu’nun e-devlet
hizmetlerinin vatandaşa ve iş dünyasına sunumunu desteklemek için bir birlikte
çalışabilirlik çerçevesi hazırlamasını öngörmektedir. Bu kapsamda Avrupa Birliği
birlikte çalışabilirlik çerçevesinde farklı girişimler oluşturmuştur.
• IDABC (Interoperable Delivery of European e-Government Services to public
Administrations, Businesses and Citizens) ilk olarak 1999 yılında Architecture
Guidelines Version 4.1 yayınlamıştır.
• 2004 yılında Interoperability and Access to Trans-European Networks for the
Electronic Interchange of Data between Administrations” Version 7.1
yayınlanmıştır. Bu rehber Avrupa kurumları, Avrupa ajansları ve topluluğa üye
devletlere birlikte çalışabilirlik için referans sağlamak amacıyla yayınlanmıştır.
• Ayrıca IDABC, 2004 yılının Kasım ayında Avrupa Birlikte Çalışabilirlik
Çerçevesi (Europen Interoperability Framework, EIF) yayınlamıştır.
• Pan-Avrupa e-Devlet Hizmetleri için Avrupa Birlikte Çalışabilirlik Çerçevesi
(European Interoperability Framework for Pan - European e-Government Services
– EIF 2.0 ) hazırlanmıştır (IDABC, 2002; IDABC, 2004a; IDABC, 2004b;
Guijarro, 2007).
Dünyada ve Türkiye’de Birlikte Çalışabilirliğe Yönelik
Girişimler

18. • Türkiye’de e-Dönüşüm Türkiye Projesi kapsamında;
• Başbakanlık, Kalkınma Bakanlığı, Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme
Bakanlığı, Türk Standartları Enstitüsü̈ , Bilgi Teknolojileri ve İletişim
Kurumu, TÜBİTAK - UEKAE, Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası,
TÜRKSAT A.Ş., Türkiye Bilişim Derneği ve Türkiye Bilişim Vakfı gibi
kurumların işbirliği ile Birlikte Çalışabilirlik Çalışma Grubu oluşturulmuş̧ ve
grup tarafından 2005 yılında “e-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte
Çalışabilirlik Esasları Rehberi” hazırlanmıştır.
• İlk versiyonu 4.8.2005 tarih ve 2005/20 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile
yayımlanmıştır.
• İkinci versiyonu ise 28.02.2009 tarih ve 27155 sayılı Resmi Gazete’de 2009/4
sayılı Başbakanlık Genelgesi ile yayımlanmıştır.
• 2012 yılında ise Rehber’de bazı güncellemeler yapılarak yeniden
yayımlanmıştır (Kalkınma Bakanlığı, 2012).
Dünyada ve Türkiye’de Birlikte Çalışabilirliğe
Yönelik Girişimler

19. • Türkiye’de birlikte çalışabilirlik açısından önemli bir gelişme
• İçerik: 3 Bölüm
• Genel esaslar ve birlikte çalışabilirlik politikası;
• Bilginin sunumu, taşınması, değişimi, entegrasyonu, güvenliği ve geliştirilen
çözümlerin yaşam döngülerine ilişkin teknik standartlar
• Sonraki dönemde yürütülmesi ö̈ ngörülen rehberi tamamlayıcı nitelikteki
çalışmalar
• Teknik Standartlar bölümünde altı temel konuda esaslar ve kullanılacak
standartlar belirleyerek kurumlara yol gösterici nitelik taşımaktadır.
• e-devlet hizmetlerinin sunumunda kamu kurum ve kuruluşlarının birlikte
çalışabilirliğinin temelini oluşturma niteliğini taşımaktadır.
Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi

20. • 2010 yılında Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planı’nın 5’inci
Değerlendirme Raporu’nun yayınlanması
• “Birlikte Çalışabilirlik Standartları ve Veri Paylaşımı Altyapısı”
eylemi kapsamında yapılan çalışmaların özetlendiği
görülmektedir.
• Metaveri Çalışma Grubunun kurulmasına yönelik kararlara yer
verilmesi
• Çalışma grubunun görev ve sorumluluklarının belirlenmesi
(Türkiye Büyük Millet Meclisi, 2012).
Türkiye’de Birlikte Çalışabilirliğe Yönelik
Girişimler

21. • Kurumlararası bilgi paylaşımı girişimlerinde bilgi gizliliği,
mahremiyet ve bilgi edinme konuları temel bileşenlerdir.
• Birlikte çalışabilirlik çalışmaları yönetimsel, teknolojik, politik
açılardan ele alınması gereken bir kavramdır.
• Kişisel veri güvenliği ve Bilgi Güvenliği sürecin önemli
ayaklarındandır.
• Bilginin kurumlar arasında kullanılabilmesi ve paylaşımı temelinde
kişisel verilen korunması ön plana çıkmaktadır.
• Türkiye’de yapılan Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi’nde
• kişisel verilerin, bilgiye sahip olan kurum tarafından diğer kurumlarla
paylaşımında bilgiyi veren kullanıcının iznine tabi olduğu,
• bilgilerin korunmasından ve amacı dışında kullanılmamasından bilgi
sahibi kurum ve paylaşılan diğer kurumlar ortak şekilde sorumlu
olarak tutulduğu görülmektedir.
Genel Değerlendirme

22. Sonuç ve Öneriler
• Türkiye’deki gelişmeler Avrupa ve Amerika’daki süreçlerle
paralel bir yapıdadır.
• Avrupa ve Amerika’da konuyla ilgili yasal ve hukuki
altyapının oluşturulduğu dikkati çekmekte, yayımlarla da
teknik boyut geliştirilmeye çalışılmaktadır.
• Yayımlanan rehberlerde teknik konular daha fazla ön planda
• Kapsam olarak tek yönlü bir düzen görülmekte (veri
entegrasyonu, coğrafi bilgi sistemleri…)
• İç dinamiklere yönelik unsurların da dikkate alınmasına
yönelik ihtiyaçlar
• Ülke koşulları bağlamında kültürel, sosyal ve yönetsel
farklılıkların göz önüne alınması gerekliliği.
• Yasal ve hukuksal çerçevenin gözden geçirilmesi gerekliliği

23. Kurumlararası Bilgi Paylaşımı ve
Birlikte Çalışabilirlik Esasları
Araş. Gör. Şahika EROĞLU - Araş. Gör. Tolga ÇAKMAK - Prof. Dr. Özgür KÜLCÜ
Hacettepe Üniversitesi, Edebiyat Fakültesi, Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü
{sahikaeroglu, tcakmak, kulcu}@hacettepe.edu.tr
Kurumsal Belleklerin Geleceği
Dijitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge
Yönetimi Sempozyumu