Verwaltung 2.0 – kollaborative Werkzeuge und Arbeitsweisen einsetzen: Ein sächsischer Staatsbetrieb stellt sich dem Wandelprozess zum Enterprise 2.0
Das vorgestellte Projekt zeigt deutlich, wie notwendig die Betrachtung der Dimensionen Organisation & Kultur, Prozesse und Technologie im Einklang miteinander ist, um bei der Transformation zum Enterprise 2.0 erfolgreich zu sein.
Im herausfordernden Feld der öffentlichen Verwaltung ist es vor allem durch aktives Change Management und einen anwenderzentrierten Designansatz gelungen, Enterprise 2.0-Piloten mit klar definierten Anwenderszenarien ins Leben zu überführen.
1. Verwaltung 2.0 – kollaborative Werkzeuge und Arbeitsweisen einsetzen:
EIN SÄCHSISCHER STAATSBETRIEB STELLT SICH
DEM WANDELPROZESS ZUM ENTERPRISE 2.0
Organisation & Kultur
IT/ Technologie Prozesse
Enterprise
2.0
@KnowTech 2011: Unternehmenswissen als Erfolgsfaktor mobilisieren!
2. Kurzvorstellung – Anke Knaak
❙ Leiterin Stabsstelle DV-Steuerung
❙ SIB - Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien- und Baumanagement, Dresden
❙ steuert gesamten Lebenszyklus der Immobilien im Eigentum
des Freistaates Sachsen
❙ optimiert den Bestand und die Nutzungsstruktur der staatlichen Liegenschaften
❙ Aufträge zum Baumanagement für den Bund und Dritte
❙ einer Zentrale und sieben Niederlassungen
2 | 9. September 2011 | Anke Knaak
8. Methodik
PROJEKTPHASEN IM BERATUNGSPROJEKT
Phase 1 – Wissensvermittlung & Bedarfsanalyse
Phase 2 – Zusammenstellung des crossfunktionalen Projektteams
Phase 3 – Inhaltliche Konzeption der Piloten
Phase 4 – Technologieauswahl für Pilotierung
Phase 5 – Einführungsstrategie & Change Management
Phase 6 – Konzeption und Umsetzung der virtuellen Teamräume
Phase 7 – Initiale Qualifizierung
9. Phase 1 – Wissensvermittlung & Bedarfsanalyse
SITUATION
Status Quo Intranet?
? Möglichkeiten?
Was tun Andere?
Chancen vs. Risiken?
Nutzen des Wandels?
13. Methodik
PROJEKTPHASEN IM DETAIL
Phase 1 – Wissensvermittlung & Bedarfsanalyse
Phase 2 – Zusammenstellung des crossfunktionalen Projektteams
Phase 3 – Inhaltliche Konzeption der Piloten
Phase 4 – Technologieauswahl für Pilotierung
Phase 5 – Einführungsstrategie & Change Management
Phase 6 – Konzeption und Umsetzung der virtuellen Teamräume
Phase 7 – Initiale Qualifizierung
14. Phase 5 – Einführungsstrategie & Change Management
SITUATION
Welche Auswirkungen
? auf Organisation und
Arbeitsprozesse gibt es?
Wie bereite ich die
Mitarbeiter auf die
Veränderung vor?
Welche Schritte zur Einführung sind notwendig?
22. Phase 7 – Initiale Qualifizierung
SITUATION
Bedienung der
Werkzeuge?
Wann wofür und
wie nutzen?
?
Wer darf was?
Benutzerrechte?
23. Methodik
LERNEN & ARBEITEN ALS GEMEINSAMES ERLEBNIS
Schulung der Werkzeuge
Grundlagenschulung Sharepoint Foundation
Benutzerverwaltung & Aufbau des Teamraumes
Übungen zur Bedienung der Werkzeuge
LIVEtraining
aktuelle Aufgaben im Projekt gemeinsam umsetzen
Adaption des Gelernten auf den täglichen Arbeitsprozess
gegenseitige Hilfe bei Aufgabenrealisierung
Qualifizierung
24. Ergebnis
KOMPETENZAUFBAU & ARBEITSERGEBNIS
exemplarische Durchführung für 2 Teamräume
Teamraum „KiSS“
Teamraum „Gesundheitsmanagement“ (GM)
intensive Wissensvermittlung für das Projektteam (Train-the-Trainer)
individuelle Qualifizierungsmaßnahmen selbstständig weitergeführt
Stakeholder-Analysen der einzelnen Piloten im Wiki umgesetzt
virtuelle Arbeit des Projektteams „GM“ initiiert
Recherche mittels Wiki
Ideenmanagement mittels Forum und Blog
30. Regelmäßige Reflexionen des Projektes
REVIEW & RETROSPEKTIVE
Ziele vs. Ergebnis
Was haben wir gut gemacht?
Was haben wir gelernt?
Was sollten wir anders machen?
Was gibt uns immer noch Rätsel auf?
32. GUT GEMACHT
Entscheidungsträger wollen das Projekt
Vorurteile und Widerstände überwunden
internes crossfunktionales Projektteam
Ziele vs. Ergebnis
konkrete Anwenderszenarien formuliert
Was haben wir gut gemacht?
Projektmarketing & Kommunikation wir gelernt?
Was haben
im Unternehmen
Was sollten wir anders machen?
Investition in Change Management
Was gibt uns immer noch Rätsel auf?
Einbindung externer Experten
konsequente Projektumsetzung
(u.a. Termineinhaltung)
33. Regelmäßige Reflexionen des Projektes
REVIEW & LEARNED
LESSONS RETROSPEKTIVE
Web 2.0 ist NICHT gleich Enterprise 2.0
Bereitstellung von Technik reicht NICHT aus
Einführung ist KEIN "Selbstläufer“vs. Ergebnis
Ziele
ausreichend Ressourcen und Zeit einplanen
Was haben wir gut gemacht?
Startereignis für Einführung notwendig gelernt?
Was haben wir
alte "Austausch-Kanäle“sollten wir anders machen?
Was konsequent ablösen
alten Arbeitsprozess gibt uns immer noch Rätsel auf?
Was AKTIV in neuen Arbeitprozess überführen
Es erfolgt KEIN Missbrauch der Werkzeuge
34. AUSBLICK
12.2011 Projektabschluss Pilotierung
Review der einzelnen Piloten
Review des Gesamtprojektes
Entscheidung zur unternehmensweiten Einführung
02.2012 Zielbild entwickeln „Intranet 2.0 @ SIB“
Projektskizze zu zwei Einführungsstrategien
inkl. Kosten-Nutzen-Betrachtung
38. So erreichen Sie mich
Anke Knaak
Sächsischer Staatsbetrieb für Immobilien- und Baumanagement
Wilhelm-Buck-Straße 4
01097 Dresden
E-Mail: anke.knaak@sib.smf.sachsen.de
Tel.: +49 351 564-9780
38 | 9. September 2011 | Anke Knaak