IBM ConnectDay 2012 in Leipzig_ULC-Vortrag_Social Business verstehen und nutzen

Breakout-Session

F1
Social Business verstehen und nutzen

Matthias Friedrich – ULC Business Solutions GmbH

http://www.ulc.de

1 / 27 ULC Business Solutions GmbH | www.ulc.de | contact@ulc.de

Referent – Kurzvorstellung

Matthias Friedrich
Geschäftsführer ULC Business Solutions GmbH
Marketing, Vertrieb, Öffentlichkeitsarbeit, Strategie & Innovationen
Social Collaboration, Formular- & Prozessmanagement

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ULC Business Solutions GmbH – Kurzvorstellung

"Mit der ULC hatten wir bisher immer gute Erfahrungen. ... Außerdem
haben wir mit der ULC einen Ansprechpartner in der Region!"
Lutz Heber, IT-Leiter, Kreissparkasse Bautzen

Leistungsportfolio:
Fachthemen: Social Collaboration, Formular-/ Prozessmanagement, Mobile
Solutions, Software-Individualentwicklung
Infrastrukturthemen: IBM Notes Domino, Connections, Sametime, Quickr,
Dokumentenmanagement, Datenarchivierung, Datenverschlüsselung
Fakten:
Mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich IBM Software
Mehr als 20 hochqualifizierte und zertifizierte IT-Consultants



➔ IBM Premier Business Partner
➔ IBM Autorisierter Schulungsanbieter (AITP)
➔ Lotus Notes Domino, Connections, Sametime, Quickr, ...

➔ Group Business Partner
➔ iQ.Suite-Schulungsanbieter
➔ E-Mail-Management, -Sicherheit, -Archivierung

➔ EASY Business Partner
➔ Archivierung mit EASY NOTES
➔ Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement

➔ Panagenda Business Partner
➔ Lotus Notes Server-, Client-, Anwendungsmanagement mit
MarvelClient, GreenLight, GroupExplorer, Notes2Web, etc.

➔ SOPHOS Business Partner – Sophos Mobile Control (MDM)
➔ Mobile Device Management für alle gängigen Betriebssysteme
wie Apple iOS, Android, Windows, Symbian und BlackBerry



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Slideshare
jNotes.de


Ausgangssituation: eMail ist nicht mehr „cool“

Empfängerkreis begrenzt, Empfänger eMail-Flut durch CC, BCC, Gruppen (Mitarbeiter@ ...),
aktiv angeschrieben, "Bringschuld" des geschlossene Kommunikation, keine Nachvollziehbarkeit,
Senders, beschränkte Diskussion -> keine Transparenz, keine Übersicht, Informationen gehen
Mailthread, Kommunikation / Information verloren, Personenbezug (was, wenn Mitarbeiter
nur den 1:n-Personen bekannt Unternehmen verläßt oder ausfällt).

Telefon Fax eMail Micro- Social
blogging Communication

1:1 – 1:1 – 1:n – 1:n – n:n –
Kommunikation Kommunikation Kommunikation Kommunikation Kommunikation
mit Medienbruch

Anhänge werden wild verteilt per eMail ->
Mehrfachspeicherung, wo ist aktuelle Version


Ausgangssituation: „Freie“ Tools - „frei“ verfügbar

Twitter
Web: Wikipedia

Unternehmen:

Eigenschaften:
Suchen / finden Erfassung, Informationen Echtzeit- Dokumente Menschen
von Informationen Bereitstellung, veröffentlichen, kommunikation gemeinsam vernetzen,
Austausch und teilen nutzen, grenzenlos unbegrenzte
Nutzung von zugreifen Zusammenarbeit
Wissen ermöglichen


Ziele für Social Collaboration Projekte

• Verbesserung der Effizienz, Transparenz, Struktur, Übersichtlichkeit
• Effiziente und zielorientierte Kommunikation
• Verbesserung Formular- und Prozessmanagement
• Verbesserung Arbeitsgruppen- und Projektmanagement
• Effizientes Wissensmanagement / Effizienter Wissenstransfer
• Partizipation der Mitarbeiter und Schaffung einer offenen Unternehmenskultur
• Aufbau von Expertennetzwerken
• Gesteigertes Innovationspotential und Zukunftsfähigkeit
• Zusammenführung vorhandener Insellösungen


Was bewirkt Enterprise 2.0 und Social Software?

• Kommunikationsprozesse, -kultur – Tätigkeiten verändern und verlagern sich
• Transparenz von Arbeit und Informationen
• Arbeitsweise verändert sich, wird offener, direkter, schneller, digitaler
• Team- und wissensorientierte Arbeit und Prozesse bilden sich aus
• Kommunikation über Organisationsstrukturen, Projekte und Prozesse hinweg
• Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen, Projekten und Teams verstärkt sich, wird
vernetzter, transparenter

Schaffung eines neuen Social Intranet und des Social Arbeitsplatz für die Mitarbeiter


Mitarbeiter rückt wieder stärker in den Fokus

Nutzen für jeden Mitarbeiter ist entscheidend – der Nutzen für das Unternehmen entsteht durch
Aktivität und Kreativität der Einzelnen

Mitarbeiter stehen im Mittelpunkt, d.h. Mitarbeiter …
• … müssen prozess-, standort- und organisationsübergreifend zusammen arbeiten
• … müssen Überblick über Themen/Aktivitäten innerhalb/außerhalb der Firma haben
• … finden und vernetzen sich, müssen ständig im Kontakt zueinander stehen
• … müssen sich zu allen Themen, Aktivitäten, etc. austauschen dürfen
• … sind bekannt, bringen sich mit ihrem Wissen, Fähigkeiten, Fertigkeiten aktiv ein
• … werden war genommen, gefunden und eingebunden
• … steigern durch ihr Profil, Aktivitäten, Netzwerk den eigenen Wert für die Firma
• … stellen Fragen, sprechen Probleme offen an und diskutieren Lösungen,
• … helfen sich gegenseitig, kommentieren ihre Einträge, Profile, Beiträge, Vorschläge
• … erstellen, pflegen und bearbeiten eigene Einträge aber auch Einträge anderer


Anwendungsbereiche für Enterprise 2.0

Unternehmensinterne Kommunikation und Zusammenarbeit - Bereiche:
• Innovations- und Ideenmanagement
• Prozessmanagement
• Vertriebskommunikation
• Marketingplanung und -arbeit
• Projektmanagement, Projektarbeit, Projektkommunikation, Projektvernetzung
• Teamkommunikation, Teamvernetzung
• Unternehmens- und Führungskommunikation
• Personalführung, Zertifizierung / Qualifizierung
• Forschung & Entwicklung
• ...


Tätigkeiten im Enterprise 2.0

Unternehmensinterne Kommunikation und Zusammenarbeit - Tätigkeiten:
• News einfach als Blogs pflegen statt Newsletter & Rundschreiben
• Informationen als Statuseintrag, Blog oder Forum verteilen statt Massenmails schreiben
• Dokumente gemeinsam erstellen, bearbeiten, nutzen statt lokal allein zu arbeiten
• Besprechungen vor- und nachbereiten mit Agenda und Meetingprotokoll
• Veranstaltungen gemeinsam planen, organisieren und dokumentieren
• Informationen zentral bereitstellen (z.B. für Personalthemen, Branchenthemen,
„Basiswissen“, Unterweisungen, Abkürzungsverzeichnis, Glossare u.v.m.)
• Aus- und Weiterbildung unterstützen, Trainer und Schüler vernetzen, kommunizieren,
helfen
• Wissen ablegen, dokumentieren, nutzen, austauschen, vernetzen
• Strategien, Konzepte, Präsentationen gemeinsam ausarbeiten, diskutieren,
kommentieren

Social Business Insights Blog:
http://ibm.com/blogs/socialbusiness


Funktionen und Module von Social Software am
Beispiel IBM Connections 4.0
Profile Homepage
Personen suchen und entdecken Überblick über alle relevanten Aktivitäten im
eigenen Netzwerk
Communitys Empfehlungen
Zusammenarbeit mit Kollegen, welche die Mit Social Analytics entdecken,
gleiche Rolle oder Expertise teilen wen und was man noch kennen sollte

Dateien Micro-blogging
Bereitstellen, teilen und entdecken von Im Netzwerk mit Statusaktualisierungen
Dokumenten, Präsentationen und mehr um Hilfe bitten oder Neuigkeiten mitteilen.

Wikis Lesezeichen
Inhalte gemeinsam erarbeiten und pflegen Speichern, teilen und entdecken von Lesezeichen

Aktivitäten Blogs
Arbeiten organisieren und das eigene Ideen sammeln, eigene Ideen darstellen und
Netzwerk einspannen von Anderen lernen
Foren
Ideen austauschen oder Fragen stellen, um E-Mail & Kalender
vom Wissen Anderer zu profitieren E-Mails und Kalender-Einträge direkt in
Connections bearbeiten

Mobile Endgeräte
Auf IBM Connections zu jeder Zeit, von
überall mit Smartphones und Tablet-PC
zugreifen


Beispiel Aktivitätenstrom oder Activity Stream

hier laufen alle Informationen zusammen ...

... meiner Kommunikationspartner (Netzwerk, eMail)

... meiner Anwendungen (z.B. SAP, Lotus Notes, CRM)

... meiner internen Quellen (Follow File, Community, Person)

(... meiner externen Quellen (z.B. Facebook, Xing, RSS))

von hier aus kann ich sofort

... lesen, antworten, ablegen, zuordnen, etc.

... teilen mit meinem Netzwerk, meinen Communities

... bearbeiten, z.b. freigeben, genehmigen, ablehnen, etc.

... ohne, dass ich die jeweilige Quelle öffnen muß,

... ohne, dass dafür z.B. spezielle Lizenzen für die jeweilige
Anwendung benötigt werden (z.B. SAP)


Anwendungsfall I: Ad-hoc-Zusammenarbeit für
Arbeitsgruppen mit zentralem Infospeicher

Herausforderung: Neben den festen Lösung: Arbeitsgruppen können sich
Teams und Abteilungen gibt es viele selber einen elektronischen Arbeitsraum
übergreifende Arbeits-/Projektgruppen zu (Community) einrichten und Mitglieder
ganz unterschiedlichen Themen. Sie sind zuweisen. Sie können darin sämtliche
i.d.R. zeitlich befristet, ist ihre Aufgabe Informationen zentral ablegen/austauschen,
erfüllt, lösen sie sich wieder auf. Für ihre Dokumente zur gemeinsamen Nutzung
Arbeit gibt es keine Möglichkeit, bereitstellen, neue Versionen hochladen,
elektronische Arbeitsräume selber Aufgaben erstellen, zuweisen und mit
einzurichten. Dokumente liegen auf dem Fristen versehen, Termine und Meilensteine
Server, Lokal oder in Maildatenbanken, festlegen. Abstimmungen können als
Protokollversand, Abstimmungen erfolgen Frage-Antwort-Diskussion im Forum
per Mail, kommen neue Mitarbeiter in die erfolgen. Entstehen Informationen (Wissen)
Gruppe, haben sie nur eingeschränkt von langfristigem Wert, werden diese
Zugriff auf bisherige Ergebnisse, verlassen strukturiert im Wiki abgelegt. Alles kann
Mitarbeiter die Gruppe, sind ihre kommentiert und getagt und somit jederzeit
Informationen weg … schnell gefunden werden.

Anwendungsbeispiele: Relaunch Intranet / Internetseiten, Optimierung Formulare / Prozesse,
Ausarbeitung Org.-anweisungen, Abstimmungen Vorlagen, Musterverträge, Richtlinien, etc.


Anwendungsfall II: Effektives Aufgaben-
Management für persönliche und Gruppenaufgaben

Herausforderung: In vielen Unternehmen Lösung: Im Modul Aktivitäten / Aufgaben
gibt es diverse Insellösungen, mit deren können Mitarbeiter für sich oder für andere
Hilfe die Mitarbeiter sich persönliche bzw. in Arbeitsgruppen / Projektteams
Aufgaben oder Gruppenaufgaben anlegen Aktivitäten, Aufgaben oder einfach Notizen
können. Diese Insellösungen werden nur einstellen. Notizen können später in
partiell genutzt, teilweise ist ihre Existenz Aufgaben umgewandelt werden. Aufgaben
gar nicht bekannt. Zum Teil werden enthalten einen oder mehrere
Aufgaben sogar in Excellisten gepflegt bzw. Verantwortliche, Dateien und Dokumente
einfach per Mail verteilt. Eine einheitliche werden angehängt, Beschreibungen
Struktur und Arbeitsweise bildet sich nicht eingefügt, Fristen und Fälligkeiten
heraus, die Zuweisung von eingestellt, Tags vergeben, u.v.a.m. …
Verantwortlichkeiten, die Vergabe / Benachrichtigungen sorgen dafür, dass
Verfolgung von Fristen der Erledigung mit nichts vergessen wird. Aktivitäten- oder
automatischer Erinnerung, die Zuordnung Aufgabenlisten geben einen aktuellen
von Dokumenten zu Aufgaben, etc. sind mit Überblick, für wiederkehrende Aufgaben
den vorhandenen Lösungen nicht möglich. können Vorlagen verwendet werden.

Anwendungsbeispiele: Ablösung von Insellösungen wie Exceltabellen, Aufgabendatenbank,
Lotus Notes Aufgaben, Aufgabenmanagement per Mail, Einheitliche Nutzung durch alle
Mitarbeiter und Gruppen möglich


Anwendungsfall III: Querschnittsaufgaben –
Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg

Herausforderung: Zwischen unterschied- Lösung: Die Abteilung Marketing erstellt
lichen Abteilungen und Gruppen finden z.B. einen neuen Flyer, stellt diesen in
ständig und immer wieder diverse einem Forum zur Abstimmung bereit und
Abstimmungen statt. Dabei werden z.B. informiert direkt aus dem Forum alle
Werbemittel, Präsentationen, Verträge, etc. erforderlichen Kollegen über den neuen
gemeinsam ausge-/überarbeitet. Erstellung Entwurf. Die Mitarbeiter sichten den Flyer,
und Abstimmung müssen bilden sich ihre Meinung, lesen was andere
abteilungsübergreifend erfolgen. Es werden bereits geschrieben haben und schreiben
Mails mit Anhängen an alle verschickt. Die ihre Hinweise als Eintrag direkt in das
Mails werden oft direkt beantwortet, es Forum. Jeder kann die Beiträge
entsteht keine offene Diskussion, kommentieren, eine offene Diskussion
Vorschläge von anderen sind nicht bekannt, entsteht. Alle haben im Forum jederzeit die
Doppelungen entstehen, es gibt kein aktuelle Version des Dokumentes und
einheitliches Feedback, keiner weiß, wo die bekommen einen Überblick über den
aktuelle Version liegt, kommt man neu Verlauf. Jeder, der neu hinzukommt, kann
hinzu, hat man keinen Zugriff auf bisherige sich einen vollständigen Überblick
Informationen … verschaffen.

Anwendungsbeispiele: Abstimmungsprozesse für Werbemittel (Briefings, Flyer, Poster,
Einladungen, Pressemitteilungen), Überarbeitung Webseiten, Präsentationen, Verträgen


Anwendungsfall IV: Informations- und
Wissensmanagement aktuell und ganz „nebenbei“

Herausforderung: Für die elektronische Lösung: Die Mitarbeiter dokumentieren Ihr
Ablage von „Wissen“ sind diverse Insel- Wissen quasi „nebenbei“ und zentral für
lösungen vorhanden. Es gab auch bereits alle verfügbar in dem sie aktiv mit der
Arbeitsgruppen und Projekte zu Wissens- Social Software arbeiten. Sie produzieren
management. Die meisten waren erfolglos, Inhalte (elektronisches Wissen!), in dem sie
Wissen wurde wenig dokumentiert, die Dateien, Dokumente und Bookmarks
Vorhaben sind wieder eingeschlafen. Aber ablegen, Einträge in Foren, Blogs oder
die Recherche nach, Nutzung von Wikis vornehmen, Kommentare und Tags
Informationen, Konzepten, Markt- erfassen. Auf der Social Plattform liegt das
forschungen, Ablaufbeschreibungen, Wissen zentral, clientunabhängig im
Erfahrungen, Berichten, etc. hat nach wie Browser für alle nutzbar zur Verfügung.
vor sehr große Bedeutung. Es wird oft Über die Navigation, die Social Elemente
gesucht, viel Zeit investiert und wenig oder die Suche ist das gesamte Wissen der
gefunden. Aufgrund fehlender Organisation dann jederzeit im Zugriff und
Informationen kommt es zu falschen verfügbar für eine bessere Qualität der
Entscheidungen, schlechter Qualität, etc. Arbeit der Mitarbeiter.

Anwendungsbeispiele: Informationen / Wissen für Arbeitsvorbereitung, -organisation,
-durchführung aber auch organisatorisch z.B. Richtlinien, Hinweise, Verordnungen, etc.


Anwendungsfall V: Dokumenten-Management,
Formularsammlung, Regelwerk ohne teures DMS

Herausforderung: Alle Unternehmen Lösung: Mitarbeiter legen Dateien direkt
haben ein zentrales Ablagesystem auf aus eMails oder vom Dateisystem zentral in
einem Fileserver doch die Mitarbeiter der Social Plattform ab. Sie vergeben Tags,
stöhnen darüber -> es ist uneffektiv. Die Freigaberechte, Zuordnungen zu
Dokumente werden unvollständig und in Communities, Ablage in Ordnern. Alle
falsche Ordner gelegt, immer wieder fehlen Mitarbeiter können über Volltext-/Detail-
Berechtigungen für bestimmte Ordner. Eine suche nach Dateien und deren Inhalten
Volltextsuche über Dateien und deren recherchieren. Haben sie eine Datei
Inhalte gibt es nicht, man weiß nicht, ob es gefunden, sehen sie, wann und von wem
jeweils die aktuelle Version ist, gibt es eine sie erstellt, aktualisiert wurde, wer sie
neue Version, bekommt dies keiner mit. genutzt hat, ob Kollegen sie „empfehlen“
Nutzt man eine Datei, verschickt man sie und welche Kommentare andere dazu
per Mail, Kommentare können nicht eingetragen haben. Wollen sie die Datei mit
hinterlegt werden. Ob und wie oft eine Datei Kollegen teilen / bearbeiten, verschicken
von wem genutzt wurde, ist keinem bekannt Sie lediglich einen Link und alle arbeiten mit
… der gleichen Version.

Anwendungsbeispiele: Ablage, Bereitstellung, Pflege für Formularsammlung, Organisations- und
Arbeitsanweisungen, Vorlagensammlung (z.B. Musterverträge, Geschäftspost, etc.), Ablage
sämtlicher persönlicher und gruppenbezogener Dateien und Dokumente, etc.


… weitere Anwendungsfälle

• Mitarbeiter kommt /wechselt - schnelle Einweisung, effektive Einarbeitung
• Vorschlags- und Verbesserungswesen, Ideenmanagement
• Mediengalerie → Ablage Fotos / Videos interner / externer Veranstaltungen
• Unternehmens- / Projekttagebuch → Erfassung wichtiger Ereignisse für
langfristige, chronologische Dokumentation
• Social Intranet → Ablösung Intranet oder Aktivierung des Intranet durch
„Anreicherung“ um interaktive Funktionen
• v.a.m.


Social Arbeitsplatz / Social Intranet – Integration in
die Anwendungslandschaft - wechselseitig

Collaboration
Intranet Dokumente ERP CRM BPM
Applikationen
Telefonbuch Filesharing Mail / Kalendar / Ressourcen- Wieder- Anträge
Aufgaben planung vorlagen
Schwarzes ECM Genehmigung
Brett Notizen Rechnungs- Sales-Forcast Ablehnung /
Sharepoint wesen
Speiseplan Projekte Sales- Bearbeitung
Embedded Dienstreise / Reporting
... Experience Lotus Notes Urlaub ...
Anwendungen ...
... Personaldaten
Mobile Apps



Activity Stream

NEU!
NEU

Collaboration
Intranet Social Tools Dokumente ERP CRM BPM
Applikationen
Telefonbuch Profile / Filesharing Mail / Kalendar / Ressourcen- Wieder- Anträge
Communities Aufgaben planung vorlagen
Brett Aktivitäten Notizen Rechnungs- Sales-Forcast Ablehnung /

Speiseplan
NEU!
Wiki / Blog /
Sharepoint
Projekte
wesen
Sales- Bearbeitung
Foren Embedded Dienstreise / Reporting
Lesezeichen Anwendungen ...
... Personaldaten
Dateien Mobile Apps



Activity Stream

NEU!
NEU

Collaboration
Intranet Social Tools Dokumente ERP CRM BPM
Applikationen
Telefonbuch Profile / ABLÖSUNG /
Filesharing
Mail / Kalendar Ressourcen- Wieder- Anträge
Communities Aufgaben planung vorlagen
Brett Aktivitäten Notizen Rechnungs- Sales-Forcast Ablehnung /

Speiseplan
NEU!
Wiki / Blog /
SharepointODER
Projekte
wesen
Sales- Bearbeitung
Foren Embedded Dienstreise / Reporting
Lesezeichen
INTEGRATION
...
Anwendungen
Personaldaten
...

Dateien Mobile Apps


Einführungsprojekte: 5-Phasen-Model für Social
Software

Information / Analyse / Planung / Im- Roll Out / Steuerung /
Sensibilisierung Beteiligung plementierung Einführung Erweiterung


ULC-Werkzeuge und Methoden für
Bedarfsermittlung und Promotion gleichzeitig

• Selbstevaluierung der eigenen Organisation, Strukturen, Verantwortlichkeiten, Abläufe, …
• Befragung der Mitarbeiter und Führungspersonen (ggf. auch externe Lieferanten, Partner, Kunden)
• Dokumentation, Wertung und Wichtung anhand einer Anforderungs- und Funktionsmatrix


Demo → Arbeiten mit IBM Connections 4.0


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Geschäftsführer: Matthias Friedrich
Heiko Stelter

ULC Business Solutions GmbH

Telefon: +49 (0) 351 56 38 100
Fax: +49 (0) 351 56 38 111

E-Mail: matthias.friedrich@ulc.de

Internet: www.ulc.de

Anschrift: Ostra-Allee 9 | 01067 Dresden
Curiestraße 2 | 70563 Stuttgart


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