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Normas de Control Interno
 Gubernamental para la
  República de Panamá
Objetivo
Compartir conocimientos relacionados con las Normas
de Control Interno Gubernamental para la República
de Panamá de manera que el participante conozca los
aspectos de Control que debe evaluar y analizar en los
procesos Administrativos, de auditoría o fiscalización.
Lograr la comprensión y relación de los componentes
de la Estructura de Control Interno de forma tal que
los participantes estén preparados para evaluar,
analizar y recomendar mejoras en los sistemas de
control de las instituciones públicas.
Contenido
  •   Aspectos Introductorios
  •   Marco Conceptual
  •   Normas Generales
  •   Normas para la Administración Financiera.
  •   Materiales Suministros y Activos Fijos
  •   Recursos Humanos
  •   Sistemas Computarizados
  •   Obras Públicas
Innovación



         Presupuesto
         Tesorería
         Endeudamiento
         Contabilidad



Administración Financiera

                            Sistemas de
                            Información
                                          Recursos Humanos

                                                             Obras Públicas
Aspectos Introductorios

Sustento Legal
• Decreto Núm.214-DGA de octubre de 1999, por
  el cual se emiten las Normas de Control Interno
  Gubernamental.
• Artículo 276 de la Constitución Política de la
  República de Panamá.
• Artículo Núm.1, Numeral 2 de la Ley 32 de
  Noviembre de 1984.
Aspectos Introductorios


Proceso de Consulta
•   Fuentes Utilizadas: INTOSAI, OLACEFS.
•   Declaraciones de Auditoría (SAS 78).
•   Funcionarios del Sector Público.
•   Universidades Públicas y Privadas.
Estructura de las Normas         Estructura del
   de Control Interno            Control Interno


               Marco
             Conceptual                • Ambiente de
                                  1
              Normas                    Control
             Generales
                                  2    • Evaluación del
           Administración
             Financiera                 Riesgo
                                  3
        Materiales Suministros         • Sistemas de
           y Activos Fijos       4      Información
          Recursos Humanos
                                  5    • Procedimientos
       Sistemas Computarizados          de Control
                                  6
           Obras Públicas         7    • Monitoreo
¿QUÉ ES CONTROL?
             Real Academia Española
1. Inspección, fiscalización, intervención
2. Dominio, mando, preponderancia
             En el Ámbito Gerencial
El proceso a través del cual las actividades de
una organización se adaptan a un plan de
acción y dicho plan se acopla a las actividades
de la organización
Para que el Control Funcione

  • Establecerlo en forma sistemática.
  • Dotarlo de los elementos necesarios
  • Orientarlo hacia objetivos específicos



El proceso de Control No puede existir si no
existen objetivos, metas, normas o criterios.
INFORME COSO
The Committe of Sponsoring Organization of the Treadway Commission


  Un proceso efectuado por la Junta de Directores,
  la Gerencia y otros funcionarios de una Entidad,
  diseñado para proveer seguridad razonable para el
  logro de objetivos en las siguientes categorías:
      • Eficacia y Eficiencia Operacional
      • Confiabilidad de la Información financiera
      • Cumplimiento de las Normas Legales
Marco Conceptual
                                           1
• Incluye las definiciones básicas acerca de
  los objetivos y componentes de la
  Estructura del Control Interno.
• Define el ámbito de aplicación y la
  responsabilidad     por       el diseño,
  funcionamiento y evaluación de la
  Estructura de Control Interno.
Contenido
• Estructura de Control Interno.
• Componentes de la Estructura de Control
  Interno.
• Objetivos de la Estructura de Control Interno.
• Ámbito de Aplicación.
• Responsabilidad       por      el      Diseño,
  Funcionamiento y Evaluación de la Estructura
  de Control Interno.
• Contratación de Servicios Especializados.
Estructura de Control Interno
                   ¿En que consiste?
1. Disposiciones legales, políticas y procedimientos aplicables que
   dan a la administración garantía razonable para cumplir los
   objetivos y metas de la entidad.

2. Una finalidad principal es garantizar la subordinación de los
   actos administrativos al principio de legalidad.


3. Considera factores del medio ambiente natural y social que
   puedan ser afectados por las operaciones o actividades
   reguladas por la institución.
Objetivos
a) Garantizar que el ente público disponga de
   mecanismos de planificación y presupuesto,
   diseñados para dirigir su gestión hacia el
   cumplimiento de los objetivos y metas institucionales
   en términos de economía, eficiencia y efectividad.

b) Asegurar     que la Institución disponga de una
  estructura orgánica funcional que proporcione el
  marco adecuado para planificar, dirigir y controlar su
  gestión, así como para asignar responsabilidades y
  delegar autoridad en los diferentes estratos de la
  organización.
Objetivos (continuación)
c) Asegurar que exista un plan de desarrollo de recursos
   humanos, que garantice al ente público, disponer del
   personal calificado para cumplir sus objetivos.

d) Proteger los recursos del ente mediante la identificación
   y evaluación de riesgos relevantes que puedan afectar el
   logro de los objetivos establecidos por la
   administración.

e) Procurar que la administración responda eficazmente
   a los riesgos, como medio para reducir los errores e
   irregularidades.
Objetivos (continuación)

f)    Asegurar la oportunidad, confiabilidad, exactitud e
     integridad de la información.

g) Garantizar que la información contable cumpla con los
   propósitos de identificar, reunir, clasificar, analizar,
   registrar e informar sobre los resultados de las
   operaciones de los entes públicos y tener
   responsabilidad de los activos relacionados, basándose
   en los Principios de Contabilidad Generalmente
   Aceptados.
Objetivos (continuación)

h) Establecer un adecuado sistema de control que
  garantice que las operaciones se realicen de acuerdo a
  un conjunto de reglas por escrito que señalan los
  procedimientos aprobados.

i) Definir y aplicar actividades de monitoreo que aseguren
   la evaluación continua o periódica de la eficacia del
   diseño y operación de la estructura de control interno, a
   fin de determinar que está de acuerdo con lo planteado
   y que se adapta fácilmente a los cambios internos y del
   sistema.
Responsabilidad por el Diseño, Funcionamiento y
Evaluación de la Estructura de Control Interno

• El titular de la Institución será responsable del
  establecimiento, desarrollo, revisión y actualización de una
  adecuada estructura de control interno. La aplicación de los
  métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia
  y eficacia del control interno, también será responsabilidad
  de cada uno de los servidores públicos según sus funciones.

• Corresponde a las unidades de Auditoría Interna, la revisión
  y evaluación de la estructura del control interno en los
  términos de las presentes Normas, sin perjuicio de las
  atribuciones que la Constitución y la Ley le confieren a la
  Contraloría General de la República en esta materia.
Contratación de Servicios Especializados

a)      C u a n d o e l e n te p ú b lic o n o c u e n te c o n lo s
     r e c u r so s té c n ic o s n i h u m a n o s q u e le p e r m ita
     e sta b le c e r la e str u c tu r a d e c o n tr o l in te r n o .

b ) C u a n d o p o r r a z o n e s e c o n ó m ic a s r e su lta r e m á s
   fa v o r a b le y c o n v e n ie n te la c o n tr a ta c ió n d e
   e m p r e sa s p r iv a d a s.


c) Se exceptúa de esta facultad a los organism os de
   seguridad del Estado.
Componentes

a) Ambiente de Control: consiste en disposiciones
   legales, políticas, procedimientos y acciones que
   reflejan la actitud de la administración, directivos y
   demás servidores públicos acerca de la importancia
   del control en una entidad.

b) Evaluación de Riesgos: Conjunto de actividades que
   ejecuta la administración para determinar la
   existencia de riesgos relevantes, que puedan afectar
   el cumplimiento de sus objetivos.
Componentes (continuación)
(c) Información y Comunicación: Consiste en la
    clasificación,  registro    y    transmisión   de
    información, veraz, exacta y oportuna, que permita
    a los servidores públicos llevar a cabo sus
    responsabilidades.

(d) Actividades de Control: Son aquellas políticas y
    procedimientos, además de las incluidas en los
    cuatro (4) componentes, que la administración
    establece para cumplir sus objetivos.
Componentes (continuación)

(e) Monitoreo: Se refiere a la evaluación continua o
    periódica de la eficacia y el diseño de operación de
    una estructura de control interno por parte de la
    administración, a fin de determinar que esté
    funcionando de conformidad con los planes y
    objetivos y que existan los mecanismos para detectar
    las desviaciones e incorporar los ajustes necesarios
    de manera oportuna.
Normas Generales
                                       2

• Especifican los componentes de cada uno
  de los elementos de la Estructura del
  Control Interno.
Componentes de la Estructura del
Control Interno


        •   Ambiente de Control.
        •   Evaluación de Riesgos.
        •   Información y Comunicación.
        •   Actividades de Control.
        •   Monitoreo.
Ambiente de Control
Acciones, política y procedimientos que reflejan la
actitud global de la administración, directiva y
demás servidores públicos acerca de la importancia
del control interno en una entidad.

Estructura Organizativa
• Establecer y mantener una estructura organizativa.
• Definir líneas claras de responsabilidad y
  autoridad, acorde a los objetivos, metas y políticas
  institucionales.
Autoridad y Responsabilidad


• Elaborar manuales de funciones
• Descripción de categorías operativas en los
  cuales se detallan las responsabilidades de
  los servidores públicos.
Políticas y Prácticas de Recursos Humanos


• Políticas de selección de Personal.
• Planes de Capacitación y motivación del
  personal.
• Evaluación del desempeño del recursos
  humano.
Evaluación de Riesgos
Conjunto de Actividades que desarrolla la
administración para determinar la existencia de
riesgos relevantes, que puedan afectar el
cumplimiento de sus objetivos.

Actividades Financieras y Operacionales
• Incluir procedimientos adecuados para minimizar
  los riesgos.
• Cumplir las afirmaciones inherentes a su gestión
  de acuerdo a los criterios.
Evaluación Continua de Riesgos

• Evaluar continuamente las actividades y
  operaciones para identificar áreas de
  riesgos.
• La evaluación de riesgos se realiza para
  fortalecer, ajustar, adecuar y renovar los
  controles internos para que sean más
  eficientes y efectivos.
Información y Comunicación

El sistema de información y comunicación de
las entidades públicas tendrá como propósito
identificar, reunir, clasificar, analizar,
registrar e informar sobre las operaciones, así
como, mantener la contabilización del
presupuesto, activos, pasivos, patrimonios,
ingresos y gastos de la entidad.
Sistema de Contabilidad


• Adoptar un adecuado sistema de
  contabilidad para el registro de sus
  operaciones.
• Ajustarse al Manual y a las Normas de
  Contabilidad.
Estados Financieros


Producir los estados financieros, información
presupuestarias y complementarias, oportuna
y confiable para la toma de decisiones para la
administración.
Sistemas de Procesamiento de Datos

• Garantizar la existencia de sistema de
  información computarizada.
• Controles adecuados para el proceso de las
  transacciones.
• Emisión de reportes oportunos y confiables.
• acorde con el sistema de administración
  financiera de la República de Panamá.
Registro de las Operaciones

El registro de las operaciones debe asegurar:

        •   Existencia.
        •   Integridad.
        •   Precisión.
        •   Clasificación.
        •   Oportunidad.
        •   Asentamiento.
Actividades de Control

Políticas señaladas en las otras categorías que el
nivel superior de la entidad ha establecido para
cumplir sus objetivos, incluyendo además, el
sistema de contabilidad como integrador de
información, de autorización y procedimiento de
registro, documentos de respaldo para captar las
transacciones y proveer un control financiero y
administrativo, sobre los recursos, obligaciones,
ingresos y gastos.
Actividades de Control

  •   Separación de Responsabilidades.
  •   Autorización.
  •   Documentos y Archivos
  •   Control Físico de Activos
  •   Verificación del desempeño
  •   Supervisión.
Monitoreo

Evaluación continua o periódica del diseño y
la eficacia de operación de una estructura de
control interno por parte de la administración,
a fin de determinar que esté funcionando de
conformidad con los planes y que se
modifique con los cambios en las
condiciones.
Evaluación y Control


Los titulares deberán velar por el
establecimiento de un sistema de evaluación
y control del funcionamiento de la estructura
del control interno, de acuerdo a las leyes,
reglamentos y normas establecidas al
respecto.
Unidad de Auditoría Interna

Definición:
• Unidad de auditoría interna, parte integrante de la
  estructura de control interno.
• Medir y evaluar la eficiencia y economía de los
  controles establecidos.
• Mecanismos de verificación y evaluación de la
  estructura de control interno.
  •   Normas de auditoría Gubernamental de Panamá.
  •   Indicadores de desempeño.
  •   Informes de gestión.
  •   cualquier otro mecanismo interno de control.
Normas de Control Interno para la
Administración Financiera Gubernamental
                                          3

  • Agrupa las Normas de acuerdo con las
    funciones de     Presupuesto, Tesorería,
    Deuda Pública y Contabilidad.
Administración Financiera


  •   Área de Presupuesto.
  •   Área de Tesorería.
  •   Área de Endeudamiento Público
  •   Área de Contabilidad Gubernamental
Área de Presupuesto


 Marco Legal del Presupuesto Autorizado.
 • Presupuesto Autorizado y Liquidación.
 • Gestión Gubernamental y la Auditoría.
 • Dispositivo Legal de Aprobación.
Área de Presupuesto (continuación)

Controles Programación de la Ejecución
Presupuestaria.

• Normas de Administración Presupuestaria.
• Programación Mensual de Compromisos.
Área de Presupuesto (continuación)


Control Previo Compromisos Presupuestarios.
• Revisión, Autorización y Disponibilidad.

Control de la Evaluación del Presupuesto.
• Validez y Confiabilidad de los Datos.
Área de Tesorería

Unidad de Caja.
• Centralización y Racionalización de Recursos.
• Ambito de Aplicación.
Flujo de Caja.
• Optimizar Movimiento de Efectivo.
                                                                                                         FEDERAL RESERVE NOTE

                                                                                            THE UNITED STATES OF AMERICA
                                                                                            THE UNITED STATES OF AMERICA




• Proyección del Flujo.
                                                                                        THIS NOTE IS LEGAL TENDER

                                                                                    FOR ALL DEBTS, PUBLIC AND PRIVATE
                                                                                                                                                           L70744629F
                                                                FEDERAL RESERVE NOTE
                                                                               12                                                                         WASHINGTON, D.C.   12
                                                                  A
                                                     THE UNITED STATES OF AMERICA
                                                     THE UNITED STATES OF AMERICA
                                                                                                                                                                                  H 293
                                               THIS NOTE IS LEGAL TENDER

                                           FOR ALL DEBTS, PUBLIC AND PRIVATE        L70744629F                           L70744629F
                                                                               12                                                                        SERIES              12
                                                                                                                                                          1985
                                      12                                                                                 WASHINGTON, D.C.   12
                                                 A                                                                      ONE DOLLAR
                                                                                                                                                 H 293

                                           L70744629F
                                      12                                                                                SERIES              12
                                                                                                                         1985




                                                                               ONE DOLLAR
                                                                               ONE DOLLAR
Área de Tesorería (continuación)

Conciliaciones Bancarias.
• Comparación de los Movimientos.
• Funcionario Responsable.

Garantía de Responsables de Manejo.
• Fianza.
• Seguro de Fidelidad.
Área de Tesorería (continuación)

Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y
Valores.
• Procedimientos de Control.
• Instalaciones Físicas.

Control y Custodia de la Fianza.
• Presentación de Fianza.
• Responsabilidad del Custodio y Vencimiento.
Área de Tesorería     (continuación)



Uso de Formularios para el Movimiento de
Fondos.
• Membretados y prenumerados.
• Cheques a nombre de la Entidad.
Transferencias   de   Fondos           por   medios
Electrónicos.
• Importancia de los controles.
Área de Tesorería (continuación)

Depósitos Oportunos en Cuentas Bancarias.
• Depósitos íntegros e intactos.

Arqueos de Fondos y Valores.
• Arqueos Sorpresivos y Frecuentes.
• Funcionarios Competentes.
Área de Tesorería (continuación)


Requisitos de los Comprobantes de Pago
Recibidos.
• Documentación Sustentatoria.
• Responsabilidad de la Tesorería.
Endeudamiento Público

Organización de la Información.
• Registros detallados.
• Limitaciones al Alcance.

Contabilidad de la Deuda Pública.
• Adecuado Sistema de Contabilidad.
• Informes Detallados y Oportunos.
• Uso de Sistemas Computarizados.
Endeudamiento Público (continuación)

Conciliaciones de Desembolsos de Préstamos
y de Operaciones por Servicio de la Deuda.

 • Conciliaciones entre los Organismos y
   Entidades    Involucradas    en    su
   Procesamiento.
Área de Contabilidad
Aplicación de los Principios y Normas de
Contabilidad Gubernamental
• Base para la preparación y presentación de
  Estados Financieros
• Organización del Sistema de Contabilidad
  Gubernamental
     * Responsabilidad
     * Información Financiera para la toma
        de decisiones
Área de Contabilidad     (continuación)



Conciliaciones de Saldos.
• Responsabilidad y Frecuencia.

Control de Saldos Pendientes de Rendición de
Cuentas o Devolución.
• Apropiada Rendición Documentada.
  o Devolución de Montos no Utilizados.
Área de Contabilidad (continuación)

Integración Contable de las Operaciones
Financieras.
• Base de Datos de un Sistema de Administración
  Financiera.
Documentación Sustentadora.
• Archivos Adecuados.
• Criterios.
Área de Contabilidad (continuación)


Oportunidad en el Registro y Presentación de
Información Financiera
• Plazos señalados por la Autoridad
  competente.
• Responsabilidad
Normas de Control Interno
Materiales, Suministros y Activos Fijos
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 • Este    segmento      de    las   Normas
   complementa las referidas a las funciones
   de la administración financiera.
Normas Específicas relativas al
Control Interno


      • Materiales.
      • Suministros.
      • Activos Fijos.
Criterio de Economía en la Compra de
Bienes y Contratación de Servicios

• Administración recta y prudente de los recursos
  públicos
• La adquisición económica implica, adquirir bienes
  y/o servicios, en calidad y cantidad apropiada, y al
  menor costo posible.
• Políticas necesarias que permitan adoptar la
  aplicación del criterio de economía en sus
  actividades.
Unidad de Almacén
• Todos los bienes que adquiera la entidad deben
  ingresar a través del almacén.
• Ambientes adecuados
• Instalaciones seguras
• Acreditar en documentos su conformidad con los
  bienes que ingresan y salen.
• Sistema apropiado para la conservación, seguridad,
  manejo y control de los bienes almacenados.
• Sistema adecuado de registro permanente
Toma de Inventario Físico
• Verificar físicamente los bienes con que cuenta cada
  entidad.
• Procedimientos claros y sencillos.
• Investigar diferencias     y         practicar   ajustes
  correspondientes.
• Contratación de firma privada para la toma de
  inventarios.
• Participación del Auditor Interno.
• Realización de inventarios físicos de almacén.
Descarte de Bienes de Activo Fijo

Obsolescencia
Inoperancia de los bienes producidos por los
cambios y avances tecnológicos.

Daño
Desgaste o afectación de los bienes.

Deterioro
Debido al uso continuo de los mismos.
Descarte de Bienes de Activo Fijo
Pérdida
Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los
controles, y/o circunstancias fortuitas.
Destrucción
Afectación de los bienes por causas ajenas al
manejo institucional.
Excedencia
Bienes operativos que no se utilizan y se presume
que permanecerán en la misma situación por tiempo
indeterminado.
Descarte de Bienes de Activo Fijo
Mantenimiento y/o reparación onerosa
Cuando el costo de mantenimiento y/o reparación de
un bien es significativo, en relación a su valor.
Reembolso y/o reposición
Opera para los bienes asegurados cuando los
documentos contractuales correspondientes así lo
determinan.
Cualquier otra causa justificable
La causa justificable, debe sustentarse ante la
Dirección Nacional de Bienes Patrimoniales.
Mantenimiento de Bienes

Conjunto de acciones preventivas

• Diseñar y ejecutar programas de mantenimiento
  preventivo.
• Contratación de servicios de terceros debidamente
  sustentadas
• Contratar empresas que presten servicios de
  mantenimiento.
• Programa de mantenimiento de bienes.
Acceso, Uso y Custodia de los Bienes

• Acceso para utilizar bienes e ingresar a las
  instalaciones.
• Autorización para utilizar los bienes asignados.
• Responsabilidad de custodia de los bienes.
• Utilización de bienes indistintamente por varias
  personas.
• Los cambios de ubicación de los bienes deben ser
  reportados.
Control sobre vehículos oficiales del Estado

• Cuidado y conservación
• Utilización de los vehículos en días no laborables.
• Asignación y cuidado de los vehículos oficiales.
• Los vehículos propiedad del Estado deben llevar
  pintado, en lugar visible, las líneas amarillas, el
  logo del la entidad y la leyenda “Para Uso
  Oficial”.
• Procedimientos administrativos para el control de
  vehículos asignados.
Protección de Bienes de Activos Fijos


• Custodia y seguridad de los activos fijos
• Contratación de pólizas de seguro para los activos
  fijos.
• Implementar los procedimientos relativos a la
  custodia física y seguridad, en cada una de las
  instalaciones con que cuenta la entidad
Normas de Control Interno
Recursos Humanos                       5

• Normas        dirigidas  a   establecer
  procedimientos básicos para cumplir el
  proceso de administrar los recursos
  humanos, incluyendo la contratación de
  servicios profesionales.
Descripción y Análisis de Cargos


Deben formularse y revisarse periódicamente
los documentos que incluyan la descripción y
especificaciones de los cargos, a fin de que
respondan a las necesidades de Institución.
Incorporación de Servidores Públicos


El ingreso de servidores públicos en cada
entidad debe efectuarse previo proceso de
convocatoria, evaluación y selección, para
garantizar su idoneidad y competencia.
Control y Evaluación del Desempeño


El control y la evaluación del desempeño,
deben ser una práctica permanente al interior
de la entidad, a fin de determinar las
necesidades de adiestramiento que requiere
para su desarrollo.
Capacitación y Entrenamiento Permanente


Los titulares de cada entidad, cualquiera
que sea su nivel en la organización, tienen
la     responsabilidad     de     adiestrar
permanentemente al personal a su cargo, así
como estimular su capacitación continua.
Movimiento de Servidores Públicos


Las acciones que implican movimientos del
personal        (rotación,     asignaciones
temporales, traslado, reubicación y otras),
deben       responder      a    necesidades
institucionales, debidamente justificadas,
dado que constituye una práctica sana de
control interno.
Mantenimiento del Orden, Moral y
Disciplina


Los titulares de la entidad deben adoptar
acciones para establecer y mantener la
disciplina interna, así como elevar la moral
de los servidores.
Información Actualizada del Personal



 Debe diseñarse e implementar registros que
 contengan la información actualizada de
 todos los servidores de la entidad.
Aplicación de la Tercerización de las
Entidades



 Deben establecerse procedimientos de
 control para evaluar la eficiencia y calidad
 de los servidores que contraten las
 entidades     bajo    la    modalidad     de
 tercerización. (outsourcing)
Asistencia y Cumplimiento del Horario de
Trabajo de los Servidores Públicos


 Debe establecerse en la entidad,
 procedimientos apropiados que permitan
 controlar la asistencia de los servidores, así
 como el cumplimiento de las horas
 efectivas de labor.
Compensación de Becas de Estudios
Otorgadas al Personal


 Los servidores del sector público que hayan
 sido beneficiados con las becas de estudio
 tienen la obligación de laborar en la entidad
 por un período determinado.
Prohibición de Recibir Regalos u Otros
Beneficios Distintos a la Remuneración


 El personal que labora en el Sector Público,
 debe cumplir sus funciones con honestidad,
 diligencia y rectitud, no debiendo recibir
 regalos o beneficio alguno por el
 desempeño de sus funciones.
Normas de Control Interno
Sistemas Computarizados                     6


• El énfasis de este segmento está dirigido a
  proporcionar criterios para la evaluación de
  riesgos y controles de los sistemas
  computarizados.
Objetivo


Salvaguardar la confidencialidad, integridad
y disponibilidad de los sistemas de
información. Los sistemas computarizados
tienen el propósito de proporcionar en forma
rápida y eficiente, información a los usuarios
Contenido

Organización del Área Informática
• Plan de Sistemas de Información
• Controles de Datos Fuente, de Operación y de
  Salida
• Mantenimiento de Equipos de Computación
• Seguridad de Programas,       de   Datos   y
  Equipos de Computo
Contenido    (Continuación)




 • Plan de Contingencias
 • Aplicación de Técnicas de Intranet
 • Gestión Óptima de Programas (software),
   adquirido a la Medida por Entidades Públicas
Organización del Área de Informática

  • Organización
  • Estructura
  • Área de Producción
  • Área de Desarrollo
  • Metodología
  • Área de Soporte Técnico
  • Políticas Adecuadas
Plan de Sistemas de Información

                  Diagnóstico
• PLAN
                  Objetivos y Estrategia
• CONTENIDO       Desarrollo
                  Generación, Ordenamiento y
• ELABORACIÓN Y   Priorización de los Proyectos
  APROBACIÓN
                  Programación de los Tiempos y
                  Período de Vida
Controles de Datos Fuente, de
Operación y de Salida


• Claves de Acceso
• Controles de Operación
• Controles de Salida
• Coordinación
Mantenimiento de Equipos de
Computación

 •   Clases de Mantenimiento
 •   Correctivo
 •   Preventivo
 •   Factores para el Mantenimiento
 •   Coordinación
Seguridad de Programas, de Datos y
Equipos de Computo


•   Clasificación de la Seguridad
•   Seguridad Lógica
•   Seguridad Física
•   Coordinación
Plan de Contingencias

• Plan de Contingencia
• Puntos a Considerar
• Simulación
• Distribución y Revisión
• Elaboración, Mantención y
   Actualización
Aplicación de Técnicas de Intranet

       • Intranet
       • Información Compartida
       • Pautas Más Importantes
       • Implementación
       • Limitación
Gestión Óptima de Programas (Software),
Adquirido a la Medida por Entidades Públicas



 •   Contratación para el Desarrollo e
     Implementación
 •   Registro
 •   Procedimientos para Compartir
Normas de Control Interno
Obras Públicas                         7


• Comprende las Normas para el control,
  legal, financiero y físico de las obras
  públicas.
Normas de Control Interno para el
Área de Obras Públicas

• El Gobierno       Realiza Inversiones
  Significativas en Obras de Diversos
  Sectores.
• Se Denomina Obra Pública a la
  Construcción o Trabajo que requiere,
  Dirección Técnica, en la Utilización de:
Normas de Control Interno para el
Área de Obras Públicas

• Mano de Obra, Materiales y Equipos.
• Todos o Algunos Elementos que
  Efectúe una Entidad.
• Esta    Norma      Complementa      lo
  Concerniente a Obras Públicas.
Expediente Técnico

• Debe estar firmado en todas sus páginas
• Memoria descriptiva, planos, medidas y
  especificaciones
• Presupuesto, precio unitario y estudios de suelo
• Expresión algebraica y proforma de contrato
• Ejecución de obras periódicas.
• Definición de condiciones de la obra
Contenido de las Especificaciones Técnicas

Reglas que definen las prestaciones específicas
del contrato como:
  •   Descripción de los Trabajos
  •   Métodos de Construcción
  •   Calidad de los Materiales
  •   Sistemas de Control de Calidad
  •   Métodos de Medición
  •   Condiciones de Pago
Sustentación de Medidas

• Sustentación de medidas.
• Constituyen la expresión cuantificada de los
  trabajos de construcción.
• Determinan el costo del presupuesto base.
• Representan el volumen de trabajo por cada
  partida.
Solución de Consultas u Observación sobre
Documentos que Conforman el Expediente
Técnico de la Licitación

• La entidad deberá absolver las consultas o
  cualquier observación que se hiciera sobre los
  documentos que conforman el expediente de la
  licitación.

• Implementación de la Norma.
Anexos que Forman Parte de los Contratos deben
ser Identificados Individualmente y Numerados

Los anexos complementan:
  •   Costo
  •   Plazo
  •   Consultas absueltas
  •   Adjudicación definitiva
  •   Oferta del ganador
  •   Implementación de esta norma debe estar a
      cargo del área que formula el expediente
      técnico.
Modificaciones y Correcciones de Errores en el
Expediente Técnico


• Las modificaciones sustanciales, la corrección
  de errores y omisiones

• La implementación de         esta   norma   es
  competencia de la entidad.
Aplicación de Controles de Calidad en
Obras e Informes

• La entidad debe velar que la obra en ejecución
  se apliquen controles de calidad acorde al
  contrato.
• Los controles de calidad son pruebas técnicas.
• Cumplimiento      de    normas,     planos       y
  especificaciones.
Aplicación de Controles de Calidad en
Obras e Informes


• Estos controles deben permanecer registrados
  en el cuaderno de obras o bitácora.
• La implementación de la norma debe ser
  responsabilidad del supervisor de la obra.
Oportunidad en el Procesamiento          de
Presupuestos Adicionales


 • Ejecución y aprobación.
 • Cuaderno de obras o bitácora.
 • El inspector elaborará informe que sustente
   origen de cada partida que conforme el
   presupuesto adicional.
Oportunidad en el Procesamiento           de
Presupuestos Adicionales


• Mediante acto admnistrativo formal, debe ser
  aprobado por la máxima autoridad de la
  entidad.
• La implementación de esta norma debe ser
  responsabilidad del supervisor de la obra.
Sustentación de Presupuestos Adicionales en
Contratos a Precios Unitarios Generados por
Mayores Medidas

• Los presupuestos adicionales de los contratos a
  precios unitarios deben sustentarse.
• El presupuesto adicional se determina por
  diferencia.
• El sustento respectivo incluye croquis, diagramas,
  hoja de cálculo y otros.
• Es competencia del inspector o funcionario a cargo
  de la obra, implementar esta norma.
Sustracción de Presupuestos Adicionales en
Contratos a Suma Alzada


• Cuando se presente presupuestos adicionales por
  modificaciones en los planos y / o especificaciones
  técnicas de la obra de un contrato en suma alzada
  debe     demostrarse    fehacientemente     haberse
  producido esta situación, así como acreditar que
  tales modificaciones generen mejores costos a lo
  pactado en la obra.
Resoluciones Aprobatorias Adicionales

Deben precisar la causal que genera dicho adicional.
• Los presupuestos adicionales de obras exigen la
  expedición de la resolución aprobatoria . deben
  formularse los presupuestos adicionales en forma
  independiente de las reducciones y o supresiones de
  obras.
• Corresponde a la entidad contratante implementar
  esta norma.
Aprobación de Reducción de Obra


• Toda reducción de obra debe ser aprobada mediante
  la resolución .
• La reducción de obra representa disminución de
  contrato principal.
• Presupuestos no utilizados por la reducción de
  obras.
• Responsable de la norma, el supervisor y la entidad.
  .
Cumplimiento del Plazo Contractual


• Todo contrato será objeto de control.
• El plazo contractual es un parámetro que
  delimita los alcances del contrato.
• El plazo contractual debe reflejarse en el
  calendario de avance de acuerdo al diagrama
  por días calendarios.
Elaboración de Medidas de
Post Construcción

El inspector de la obra elaborará las medidas de post
construcción de acuerdo a los trabajos ejecutados.
• También forman parte del acto de recepción.
• Complementa los planos post construcción, cuadros
  explicativos, presupuestos adicionales y reducciones.
• La implementación de esta norma debe ser
  responsabilidad del ingeniero supervisor lo cual debe
  incluirse en el contrato
Participación de los Miembros Designados
para la Recepción de Obras

• Los miembros designados parala recepción de la
  obra, deben participar directamente en el acto.
• En el acto    se da conformidad   a los trabajos
  ejecutados.
• El desempeño de las funciones de los miembros de
  la comisión debe ser personal e intransferibles.
• En algunos casos se designan representantes en
  reemplazo de los comisionados.
Registro de Garantías, Etapa de Operación
y Mantenimiento

• Debe existir un registro de garantías

• Las obras de equipamiento.

• Existen obras en las cuales se comprometen a darle
  mantenimiento lo cual está incluido en el contrato
Mantenimiento de las Obras


• Las entidades están obligadas        a   mantener
  eficientemente las obras públicas.

• La entidad garantizará el funcionamiento y buen
  estado de las mismas.

• La entidad es la responsable de implementar esta
  norma.
Conclusiones

La estructura del Control Interno es común a las
instituciones pública, cualesquiera sea su naturaleza
y función.

Las Normas de Control Interno Gubernamental
suplen la orientación básica acerca de la manera de
dinamizar los principios en los que se enmarca la
estructura del control interno.
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Normas De Control

  • 1. Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá
  • 2. Objetivo Compartir conocimientos relacionados con las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá de manera que el participante conozca los aspectos de Control que debe evaluar y analizar en los procesos Administrativos, de auditoría o fiscalización. Lograr la comprensión y relación de los componentes de la Estructura de Control Interno de forma tal que los participantes estén preparados para evaluar, analizar y recomendar mejoras en los sistemas de control de las instituciones públicas.
  • 3. Contenido • Aspectos Introductorios • Marco Conceptual • Normas Generales • Normas para la Administración Financiera. • Materiales Suministros y Activos Fijos • Recursos Humanos • Sistemas Computarizados • Obras Públicas
  • 4. Innovación Presupuesto Tesorería Endeudamiento Contabilidad Administración Financiera Sistemas de Información Recursos Humanos Obras Públicas
  • 5. Aspectos Introductorios Sustento Legal • Decreto Núm.214-DGA de octubre de 1999, por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental. • Artículo 276 de la Constitución Política de la República de Panamá. • Artículo Núm.1, Numeral 2 de la Ley 32 de Noviembre de 1984.
  • 6. Aspectos Introductorios Proceso de Consulta • Fuentes Utilizadas: INTOSAI, OLACEFS. • Declaraciones de Auditoría (SAS 78). • Funcionarios del Sector Público. • Universidades Públicas y Privadas.
  • 7. Estructura de las Normas Estructura del de Control Interno Control Interno Marco Conceptual • Ambiente de 1 Normas Control Generales 2 • Evaluación del Administración Financiera Riesgo 3 Materiales Suministros • Sistemas de y Activos Fijos 4 Información Recursos Humanos 5 • Procedimientos Sistemas Computarizados de Control 6 Obras Públicas 7 • Monitoreo
  • 8. ¿QUÉ ES CONTROL? Real Academia Española 1. Inspección, fiscalización, intervención 2. Dominio, mando, preponderancia En el Ámbito Gerencial El proceso a través del cual las actividades de una organización se adaptan a un plan de acción y dicho plan se acopla a las actividades de la organización
  • 9. Para que el Control Funcione • Establecerlo en forma sistemática. • Dotarlo de los elementos necesarios • Orientarlo hacia objetivos específicos El proceso de Control No puede existir si no existen objetivos, metas, normas o criterios.
  • 10. INFORME COSO The Committe of Sponsoring Organization of the Treadway Commission Un proceso efectuado por la Junta de Directores, la Gerencia y otros funcionarios de una Entidad, diseñado para proveer seguridad razonable para el logro de objetivos en las siguientes categorías: • Eficacia y Eficiencia Operacional • Confiabilidad de la Información financiera • Cumplimiento de las Normas Legales
  • 11. Marco Conceptual 1 • Incluye las definiciones básicas acerca de los objetivos y componentes de la Estructura del Control Interno. • Define el ámbito de aplicación y la responsabilidad por el diseño, funcionamiento y evaluación de la Estructura de Control Interno.
  • 12. Contenido • Estructura de Control Interno. • Componentes de la Estructura de Control Interno. • Objetivos de la Estructura de Control Interno. • Ámbito de Aplicación. • Responsabilidad por el Diseño, Funcionamiento y Evaluación de la Estructura de Control Interno. • Contratación de Servicios Especializados.
  • 13. Estructura de Control Interno ¿En que consiste? 1. Disposiciones legales, políticas y procedimientos aplicables que dan a la administración garantía razonable para cumplir los objetivos y metas de la entidad. 2. Una finalidad principal es garantizar la subordinación de los actos administrativos al principio de legalidad. 3. Considera factores del medio ambiente natural y social que puedan ser afectados por las operaciones o actividades reguladas por la institución.
  • 14. Objetivos a) Garantizar que el ente público disponga de mecanismos de planificación y presupuesto, diseñados para dirigir su gestión hacia el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales en términos de economía, eficiencia y efectividad. b) Asegurar que la Institución disponga de una estructura orgánica funcional que proporcione el marco adecuado para planificar, dirigir y controlar su gestión, así como para asignar responsabilidades y delegar autoridad en los diferentes estratos de la organización.
  • 15. Objetivos (continuación) c) Asegurar que exista un plan de desarrollo de recursos humanos, que garantice al ente público, disponer del personal calificado para cumplir sus objetivos. d) Proteger los recursos del ente mediante la identificación y evaluación de riesgos relevantes que puedan afectar el logro de los objetivos establecidos por la administración. e) Procurar que la administración responda eficazmente a los riesgos, como medio para reducir los errores e irregularidades.
  • 16. Objetivos (continuación) f) Asegurar la oportunidad, confiabilidad, exactitud e integridad de la información. g) Garantizar que la información contable cumpla con los propósitos de identificar, reunir, clasificar, analizar, registrar e informar sobre los resultados de las operaciones de los entes públicos y tener responsabilidad de los activos relacionados, basándose en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
  • 17. Objetivos (continuación) h) Establecer un adecuado sistema de control que garantice que las operaciones se realicen de acuerdo a un conjunto de reglas por escrito que señalan los procedimientos aprobados. i) Definir y aplicar actividades de monitoreo que aseguren la evaluación continua o periódica de la eficacia del diseño y operación de la estructura de control interno, a fin de determinar que está de acuerdo con lo planteado y que se adapta fácilmente a los cambios internos y del sistema.
  • 18. Responsabilidad por el Diseño, Funcionamiento y Evaluación de la Estructura de Control Interno • El titular de la Institución será responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y actualización de una adecuada estructura de control interno. La aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de cada uno de los servidores públicos según sus funciones. • Corresponde a las unidades de Auditoría Interna, la revisión y evaluación de la estructura del control interno en los términos de las presentes Normas, sin perjuicio de las atribuciones que la Constitución y la Ley le confieren a la Contraloría General de la República en esta materia.
  • 19. Contratación de Servicios Especializados a) C u a n d o e l e n te p ú b lic o n o c u e n te c o n lo s r e c u r so s té c n ic o s n i h u m a n o s q u e le p e r m ita e sta b le c e r la e str u c tu r a d e c o n tr o l in te r n o . b ) C u a n d o p o r r a z o n e s e c o n ó m ic a s r e su lta r e m á s fa v o r a b le y c o n v e n ie n te la c o n tr a ta c ió n d e e m p r e sa s p r iv a d a s. c) Se exceptúa de esta facultad a los organism os de seguridad del Estado.
  • 20. Componentes a) Ambiente de Control: consiste en disposiciones legales, políticas, procedimientos y acciones que reflejan la actitud de la administración, directivos y demás servidores públicos acerca de la importancia del control en una entidad. b) Evaluación de Riesgos: Conjunto de actividades que ejecuta la administración para determinar la existencia de riesgos relevantes, que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos.
  • 21. Componentes (continuación) (c) Información y Comunicación: Consiste en la clasificación, registro y transmisión de información, veraz, exacta y oportuna, que permita a los servidores públicos llevar a cabo sus responsabilidades. (d) Actividades de Control: Son aquellas políticas y procedimientos, además de las incluidas en los cuatro (4) componentes, que la administración establece para cumplir sus objetivos.
  • 22. Componentes (continuación) (e) Monitoreo: Se refiere a la evaluación continua o periódica de la eficacia y el diseño de operación de una estructura de control interno por parte de la administración, a fin de determinar que esté funcionando de conformidad con los planes y objetivos y que existan los mecanismos para detectar las desviaciones e incorporar los ajustes necesarios de manera oportuna.
  • 23. Normas Generales 2 • Especifican los componentes de cada uno de los elementos de la Estructura del Control Interno.
  • 24. Componentes de la Estructura del Control Interno • Ambiente de Control. • Evaluación de Riesgos. • Información y Comunicación. • Actividades de Control. • Monitoreo.
  • 25. Ambiente de Control Acciones, política y procedimientos que reflejan la actitud global de la administración, directiva y demás servidores públicos acerca de la importancia del control interno en una entidad. Estructura Organizativa • Establecer y mantener una estructura organizativa. • Definir líneas claras de responsabilidad y autoridad, acorde a los objetivos, metas y políticas institucionales.
  • 26. Autoridad y Responsabilidad • Elaborar manuales de funciones • Descripción de categorías operativas en los cuales se detallan las responsabilidades de los servidores públicos.
  • 27. Políticas y Prácticas de Recursos Humanos • Políticas de selección de Personal. • Planes de Capacitación y motivación del personal. • Evaluación del desempeño del recursos humano.
  • 28. Evaluación de Riesgos Conjunto de Actividades que desarrolla la administración para determinar la existencia de riesgos relevantes, que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos. Actividades Financieras y Operacionales • Incluir procedimientos adecuados para minimizar los riesgos. • Cumplir las afirmaciones inherentes a su gestión de acuerdo a los criterios.
  • 29. Evaluación Continua de Riesgos • Evaluar continuamente las actividades y operaciones para identificar áreas de riesgos. • La evaluación de riesgos se realiza para fortalecer, ajustar, adecuar y renovar los controles internos para que sean más eficientes y efectivos.
  • 30. Información y Comunicación El sistema de información y comunicación de las entidades públicas tendrá como propósito identificar, reunir, clasificar, analizar, registrar e informar sobre las operaciones, así como, mantener la contabilización del presupuesto, activos, pasivos, patrimonios, ingresos y gastos de la entidad.
  • 31. Sistema de Contabilidad • Adoptar un adecuado sistema de contabilidad para el registro de sus operaciones. • Ajustarse al Manual y a las Normas de Contabilidad.
  • 32. Estados Financieros Producir los estados financieros, información presupuestarias y complementarias, oportuna y confiable para la toma de decisiones para la administración.
  • 33. Sistemas de Procesamiento de Datos • Garantizar la existencia de sistema de información computarizada. • Controles adecuados para el proceso de las transacciones. • Emisión de reportes oportunos y confiables. • acorde con el sistema de administración financiera de la República de Panamá.
  • 34. Registro de las Operaciones El registro de las operaciones debe asegurar: • Existencia. • Integridad. • Precisión. • Clasificación. • Oportunidad. • Asentamiento.
  • 35. Actividades de Control Políticas señaladas en las otras categorías que el nivel superior de la entidad ha establecido para cumplir sus objetivos, incluyendo además, el sistema de contabilidad como integrador de información, de autorización y procedimiento de registro, documentos de respaldo para captar las transacciones y proveer un control financiero y administrativo, sobre los recursos, obligaciones, ingresos y gastos.
  • 36. Actividades de Control • Separación de Responsabilidades. • Autorización. • Documentos y Archivos • Control Físico de Activos • Verificación del desempeño • Supervisión.
  • 37. Monitoreo Evaluación continua o periódica del diseño y la eficacia de operación de una estructura de control interno por parte de la administración, a fin de determinar que esté funcionando de conformidad con los planes y que se modifique con los cambios en las condiciones.
  • 38. Evaluación y Control Los titulares deberán velar por el establecimiento de un sistema de evaluación y control del funcionamiento de la estructura del control interno, de acuerdo a las leyes, reglamentos y normas establecidas al respecto.
  • 39. Unidad de Auditoría Interna Definición: • Unidad de auditoría interna, parte integrante de la estructura de control interno. • Medir y evaluar la eficiencia y economía de los controles establecidos. • Mecanismos de verificación y evaluación de la estructura de control interno. • Normas de auditoría Gubernamental de Panamá. • Indicadores de desempeño. • Informes de gestión. • cualquier otro mecanismo interno de control.
  • 40. Normas de Control Interno para la Administración Financiera Gubernamental 3 • Agrupa las Normas de acuerdo con las funciones de Presupuesto, Tesorería, Deuda Pública y Contabilidad.
  • 41. Administración Financiera • Área de Presupuesto. • Área de Tesorería. • Área de Endeudamiento Público • Área de Contabilidad Gubernamental
  • 42. Área de Presupuesto Marco Legal del Presupuesto Autorizado. • Presupuesto Autorizado y Liquidación. • Gestión Gubernamental y la Auditoría. • Dispositivo Legal de Aprobación.
  • 43. Área de Presupuesto (continuación) Controles Programación de la Ejecución Presupuestaria. • Normas de Administración Presupuestaria. • Programación Mensual de Compromisos.
  • 44. Área de Presupuesto (continuación) Control Previo Compromisos Presupuestarios. • Revisión, Autorización y Disponibilidad. Control de la Evaluación del Presupuesto. • Validez y Confiabilidad de los Datos.
  • 45. Área de Tesorería Unidad de Caja. • Centralización y Racionalización de Recursos. • Ambito de Aplicación. Flujo de Caja. • Optimizar Movimiento de Efectivo. FEDERAL RESERVE NOTE THE UNITED STATES OF AMERICA THE UNITED STATES OF AMERICA • Proyección del Flujo. THIS NOTE IS LEGAL TENDER FOR ALL DEBTS, PUBLIC AND PRIVATE L70744629F FEDERAL RESERVE NOTE 12 WASHINGTON, D.C. 12 A THE UNITED STATES OF AMERICA THE UNITED STATES OF AMERICA H 293 THIS NOTE IS LEGAL TENDER FOR ALL DEBTS, PUBLIC AND PRIVATE L70744629F L70744629F 12 SERIES 12 1985 12 WASHINGTON, D.C. 12 A ONE DOLLAR H 293 L70744629F 12 SERIES 12 1985 ONE DOLLAR ONE DOLLAR
  • 46. Área de Tesorería (continuación) Conciliaciones Bancarias. • Comparación de los Movimientos. • Funcionario Responsable. Garantía de Responsables de Manejo. • Fianza. • Seguro de Fidelidad.
  • 47. Área de Tesorería (continuación) Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores. • Procedimientos de Control. • Instalaciones Físicas. Control y Custodia de la Fianza. • Presentación de Fianza. • Responsabilidad del Custodio y Vencimiento.
  • 48. Área de Tesorería (continuación) Uso de Formularios para el Movimiento de Fondos. • Membretados y prenumerados. • Cheques a nombre de la Entidad. Transferencias de Fondos por medios Electrónicos. • Importancia de los controles.
  • 49. Área de Tesorería (continuación) Depósitos Oportunos en Cuentas Bancarias. • Depósitos íntegros e intactos. Arqueos de Fondos y Valores. • Arqueos Sorpresivos y Frecuentes. • Funcionarios Competentes.
  • 50. Área de Tesorería (continuación) Requisitos de los Comprobantes de Pago Recibidos. • Documentación Sustentatoria. • Responsabilidad de la Tesorería.
  • 51. Endeudamiento Público Organización de la Información. • Registros detallados. • Limitaciones al Alcance. Contabilidad de la Deuda Pública. • Adecuado Sistema de Contabilidad. • Informes Detallados y Oportunos. • Uso de Sistemas Computarizados.
  • 52. Endeudamiento Público (continuación) Conciliaciones de Desembolsos de Préstamos y de Operaciones por Servicio de la Deuda. • Conciliaciones entre los Organismos y Entidades Involucradas en su Procesamiento.
  • 53. Área de Contabilidad Aplicación de los Principios y Normas de Contabilidad Gubernamental • Base para la preparación y presentación de Estados Financieros • Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental * Responsabilidad * Información Financiera para la toma de decisiones
  • 54. Área de Contabilidad (continuación) Conciliaciones de Saldos. • Responsabilidad y Frecuencia. Control de Saldos Pendientes de Rendición de Cuentas o Devolución. • Apropiada Rendición Documentada. o Devolución de Montos no Utilizados.
  • 55. Área de Contabilidad (continuación) Integración Contable de las Operaciones Financieras. • Base de Datos de un Sistema de Administración Financiera. Documentación Sustentadora. • Archivos Adecuados. • Criterios.
  • 56. Área de Contabilidad (continuación) Oportunidad en el Registro y Presentación de Información Financiera • Plazos señalados por la Autoridad competente. • Responsabilidad
  • 57. Normas de Control Interno Materiales, Suministros y Activos Fijos 4 • Este segmento de las Normas complementa las referidas a las funciones de la administración financiera.
  • 58. Normas Específicas relativas al Control Interno • Materiales. • Suministros. • Activos Fijos.
  • 59. Criterio de Economía en la Compra de Bienes y Contratación de Servicios • Administración recta y prudente de los recursos públicos • La adquisición económica implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. • Políticas necesarias que permitan adoptar la aplicación del criterio de economía en sus actividades.
  • 60. Unidad de Almacén • Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar a través del almacén. • Ambientes adecuados • Instalaciones seguras • Acreditar en documentos su conformidad con los bienes que ingresan y salen. • Sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados. • Sistema adecuado de registro permanente
  • 61. Toma de Inventario Físico • Verificar físicamente los bienes con que cuenta cada entidad. • Procedimientos claros y sencillos. • Investigar diferencias y practicar ajustes correspondientes. • Contratación de firma privada para la toma de inventarios. • Participación del Auditor Interno. • Realización de inventarios físicos de almacén.
  • 62. Descarte de Bienes de Activo Fijo Obsolescencia Inoperancia de los bienes producidos por los cambios y avances tecnológicos. Daño Desgaste o afectación de los bienes. Deterioro Debido al uso continuo de los mismos.
  • 63. Descarte de Bienes de Activo Fijo Pérdida Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los controles, y/o circunstancias fortuitas. Destrucción Afectación de los bienes por causas ajenas al manejo institucional. Excedencia Bienes operativos que no se utilizan y se presume que permanecerán en la misma situación por tiempo indeterminado.
  • 64. Descarte de Bienes de Activo Fijo Mantenimiento y/o reparación onerosa Cuando el costo de mantenimiento y/o reparación de un bien es significativo, en relación a su valor. Reembolso y/o reposición Opera para los bienes asegurados cuando los documentos contractuales correspondientes así lo determinan. Cualquier otra causa justificable La causa justificable, debe sustentarse ante la Dirección Nacional de Bienes Patrimoniales.
  • 65. Mantenimiento de Bienes Conjunto de acciones preventivas • Diseñar y ejecutar programas de mantenimiento preventivo. • Contratación de servicios de terceros debidamente sustentadas • Contratar empresas que presten servicios de mantenimiento. • Programa de mantenimiento de bienes.
  • 66. Acceso, Uso y Custodia de los Bienes • Acceso para utilizar bienes e ingresar a las instalaciones. • Autorización para utilizar los bienes asignados. • Responsabilidad de custodia de los bienes. • Utilización de bienes indistintamente por varias personas. • Los cambios de ubicación de los bienes deben ser reportados.
  • 67. Control sobre vehículos oficiales del Estado • Cuidado y conservación • Utilización de los vehículos en días no laborables. • Asignación y cuidado de los vehículos oficiales. • Los vehículos propiedad del Estado deben llevar pintado, en lugar visible, las líneas amarillas, el logo del la entidad y la leyenda “Para Uso Oficial”. • Procedimientos administrativos para el control de vehículos asignados.
  • 68. Protección de Bienes de Activos Fijos • Custodia y seguridad de los activos fijos • Contratación de pólizas de seguro para los activos fijos. • Implementar los procedimientos relativos a la custodia física y seguridad, en cada una de las instalaciones con que cuenta la entidad
  • 69. Normas de Control Interno Recursos Humanos 5 • Normas dirigidas a establecer procedimientos básicos para cumplir el proceso de administrar los recursos humanos, incluyendo la contratación de servicios profesionales.
  • 70. Descripción y Análisis de Cargos Deben formularse y revisarse periódicamente los documentos que incluyan la descripción y especificaciones de los cargos, a fin de que respondan a las necesidades de Institución.
  • 71. Incorporación de Servidores Públicos El ingreso de servidores públicos en cada entidad debe efectuarse previo proceso de convocatoria, evaluación y selección, para garantizar su idoneidad y competencia.
  • 72. Control y Evaluación del Desempeño El control y la evaluación del desempeño, deben ser una práctica permanente al interior de la entidad, a fin de determinar las necesidades de adiestramiento que requiere para su desarrollo.
  • 73. Capacitación y Entrenamiento Permanente Los titulares de cada entidad, cualquiera que sea su nivel en la organización, tienen la responsabilidad de adiestrar permanentemente al personal a su cargo, así como estimular su capacitación continua.
  • 74. Movimiento de Servidores Públicos Las acciones que implican movimientos del personal (rotación, asignaciones temporales, traslado, reubicación y otras), deben responder a necesidades institucionales, debidamente justificadas, dado que constituye una práctica sana de control interno.
  • 75. Mantenimiento del Orden, Moral y Disciplina Los titulares de la entidad deben adoptar acciones para establecer y mantener la disciplina interna, así como elevar la moral de los servidores.
  • 76. Información Actualizada del Personal Debe diseñarse e implementar registros que contengan la información actualizada de todos los servidores de la entidad.
  • 77. Aplicación de la Tercerización de las Entidades Deben establecerse procedimientos de control para evaluar la eficiencia y calidad de los servidores que contraten las entidades bajo la modalidad de tercerización. (outsourcing)
  • 78. Asistencia y Cumplimiento del Horario de Trabajo de los Servidores Públicos Debe establecerse en la entidad, procedimientos apropiados que permitan controlar la asistencia de los servidores, así como el cumplimiento de las horas efectivas de labor.
  • 79. Compensación de Becas de Estudios Otorgadas al Personal Los servidores del sector público que hayan sido beneficiados con las becas de estudio tienen la obligación de laborar en la entidad por un período determinado.
  • 80. Prohibición de Recibir Regalos u Otros Beneficios Distintos a la Remuneración El personal que labora en el Sector Público, debe cumplir sus funciones con honestidad, diligencia y rectitud, no debiendo recibir regalos o beneficio alguno por el desempeño de sus funciones.
  • 81. Normas de Control Interno Sistemas Computarizados 6 • El énfasis de este segmento está dirigido a proporcionar criterios para la evaluación de riesgos y controles de los sistemas computarizados.
  • 82. Objetivo Salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los sistemas de información. Los sistemas computarizados tienen el propósito de proporcionar en forma rápida y eficiente, información a los usuarios
  • 83. Contenido Organización del Área Informática • Plan de Sistemas de Información • Controles de Datos Fuente, de Operación y de Salida • Mantenimiento de Equipos de Computación • Seguridad de Programas, de Datos y Equipos de Computo
  • 84. Contenido (Continuación) • Plan de Contingencias • Aplicación de Técnicas de Intranet • Gestión Óptima de Programas (software), adquirido a la Medida por Entidades Públicas
  • 85. Organización del Área de Informática • Organización • Estructura • Área de Producción • Área de Desarrollo • Metodología • Área de Soporte Técnico • Políticas Adecuadas
  • 86. Plan de Sistemas de Información Diagnóstico • PLAN Objetivos y Estrategia • CONTENIDO Desarrollo Generación, Ordenamiento y • ELABORACIÓN Y Priorización de los Proyectos APROBACIÓN Programación de los Tiempos y Período de Vida
  • 87. Controles de Datos Fuente, de Operación y de Salida • Claves de Acceso • Controles de Operación • Controles de Salida • Coordinación
  • 88. Mantenimiento de Equipos de Computación • Clases de Mantenimiento • Correctivo • Preventivo • Factores para el Mantenimiento • Coordinación
  • 89. Seguridad de Programas, de Datos y Equipos de Computo • Clasificación de la Seguridad • Seguridad Lógica • Seguridad Física • Coordinación
  • 90. Plan de Contingencias • Plan de Contingencia • Puntos a Considerar • Simulación • Distribución y Revisión • Elaboración, Mantención y Actualización
  • 91. Aplicación de Técnicas de Intranet • Intranet • Información Compartida • Pautas Más Importantes • Implementación • Limitación
  • 92. Gestión Óptima de Programas (Software), Adquirido a la Medida por Entidades Públicas • Contratación para el Desarrollo e Implementación • Registro • Procedimientos para Compartir
  • 93. Normas de Control Interno Obras Públicas 7 • Comprende las Normas para el control, legal, financiero y físico de las obras públicas.
  • 94. Normas de Control Interno para el Área de Obras Públicas • El Gobierno Realiza Inversiones Significativas en Obras de Diversos Sectores. • Se Denomina Obra Pública a la Construcción o Trabajo que requiere, Dirección Técnica, en la Utilización de:
  • 95. Normas de Control Interno para el Área de Obras Públicas • Mano de Obra, Materiales y Equipos. • Todos o Algunos Elementos que Efectúe una Entidad. • Esta Norma Complementa lo Concerniente a Obras Públicas.
  • 96. Expediente Técnico • Debe estar firmado en todas sus páginas • Memoria descriptiva, planos, medidas y especificaciones • Presupuesto, precio unitario y estudios de suelo • Expresión algebraica y proforma de contrato • Ejecución de obras periódicas. • Definición de condiciones de la obra
  • 97. Contenido de las Especificaciones Técnicas Reglas que definen las prestaciones específicas del contrato como: • Descripción de los Trabajos • Métodos de Construcción • Calidad de los Materiales • Sistemas de Control de Calidad • Métodos de Medición • Condiciones de Pago
  • 98. Sustentación de Medidas • Sustentación de medidas. • Constituyen la expresión cuantificada de los trabajos de construcción. • Determinan el costo del presupuesto base. • Representan el volumen de trabajo por cada partida.
  • 99. Solución de Consultas u Observación sobre Documentos que Conforman el Expediente Técnico de la Licitación • La entidad deberá absolver las consultas o cualquier observación que se hiciera sobre los documentos que conforman el expediente de la licitación. • Implementación de la Norma.
  • 100. Anexos que Forman Parte de los Contratos deben ser Identificados Individualmente y Numerados Los anexos complementan: • Costo • Plazo • Consultas absueltas • Adjudicación definitiva • Oferta del ganador • Implementación de esta norma debe estar a cargo del área que formula el expediente técnico.
  • 101. Modificaciones y Correcciones de Errores en el Expediente Técnico • Las modificaciones sustanciales, la corrección de errores y omisiones • La implementación de esta norma es competencia de la entidad.
  • 102. Aplicación de Controles de Calidad en Obras e Informes • La entidad debe velar que la obra en ejecución se apliquen controles de calidad acorde al contrato. • Los controles de calidad son pruebas técnicas. • Cumplimiento de normas, planos y especificaciones.
  • 103. Aplicación de Controles de Calidad en Obras e Informes • Estos controles deben permanecer registrados en el cuaderno de obras o bitácora. • La implementación de la norma debe ser responsabilidad del supervisor de la obra.
  • 104. Oportunidad en el Procesamiento de Presupuestos Adicionales • Ejecución y aprobación. • Cuaderno de obras o bitácora. • El inspector elaborará informe que sustente origen de cada partida que conforme el presupuesto adicional.
  • 105. Oportunidad en el Procesamiento de Presupuestos Adicionales • Mediante acto admnistrativo formal, debe ser aprobado por la máxima autoridad de la entidad. • La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del supervisor de la obra.
  • 106. Sustentación de Presupuestos Adicionales en Contratos a Precios Unitarios Generados por Mayores Medidas • Los presupuestos adicionales de los contratos a precios unitarios deben sustentarse. • El presupuesto adicional se determina por diferencia. • El sustento respectivo incluye croquis, diagramas, hoja de cálculo y otros. • Es competencia del inspector o funcionario a cargo de la obra, implementar esta norma.
  • 107. Sustracción de Presupuestos Adicionales en Contratos a Suma Alzada • Cuando se presente presupuestos adicionales por modificaciones en los planos y / o especificaciones técnicas de la obra de un contrato en suma alzada debe demostrarse fehacientemente haberse producido esta situación, así como acreditar que tales modificaciones generen mejores costos a lo pactado en la obra.
  • 108. Resoluciones Aprobatorias Adicionales Deben precisar la causal que genera dicho adicional. • Los presupuestos adicionales de obras exigen la expedición de la resolución aprobatoria . deben formularse los presupuestos adicionales en forma independiente de las reducciones y o supresiones de obras. • Corresponde a la entidad contratante implementar esta norma.
  • 109. Aprobación de Reducción de Obra • Toda reducción de obra debe ser aprobada mediante la resolución . • La reducción de obra representa disminución de contrato principal. • Presupuestos no utilizados por la reducción de obras. • Responsable de la norma, el supervisor y la entidad. .
  • 110. Cumplimiento del Plazo Contractual • Todo contrato será objeto de control. • El plazo contractual es un parámetro que delimita los alcances del contrato. • El plazo contractual debe reflejarse en el calendario de avance de acuerdo al diagrama por días calendarios.
  • 111. Elaboración de Medidas de Post Construcción El inspector de la obra elaborará las medidas de post construcción de acuerdo a los trabajos ejecutados. • También forman parte del acto de recepción. • Complementa los planos post construcción, cuadros explicativos, presupuestos adicionales y reducciones. • La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del ingeniero supervisor lo cual debe incluirse en el contrato
  • 112. Participación de los Miembros Designados para la Recepción de Obras • Los miembros designados parala recepción de la obra, deben participar directamente en el acto. • En el acto se da conformidad a los trabajos ejecutados. • El desempeño de las funciones de los miembros de la comisión debe ser personal e intransferibles. • En algunos casos se designan representantes en reemplazo de los comisionados.
  • 113. Registro de Garantías, Etapa de Operación y Mantenimiento • Debe existir un registro de garantías • Las obras de equipamiento. • Existen obras en las cuales se comprometen a darle mantenimiento lo cual está incluido en el contrato
  • 114. Mantenimiento de las Obras • Las entidades están obligadas a mantener eficientemente las obras públicas. • La entidad garantizará el funcionamiento y buen estado de las mismas. • La entidad es la responsable de implementar esta norma.
  • 115. Conclusiones La estructura del Control Interno es común a las instituciones pública, cualesquiera sea su naturaleza y función. Las Normas de Control Interno Gubernamental suplen la orientación básica acerca de la manera de dinamizar los principios en los que se enmarca la estructura del control interno.