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ENSAYO “LA AUDITORÍA DEL CONOCIMIENTO Y LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL”

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Un ensayo publicado por el Lic. Javier A. Mendoza Elias, docente de la UMSA, La Paz Bolivia. ENSAYO “LA AUDITORÍA DEL CONOCIMIENTO Y LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL”

Publicado en: Economía y finanzas
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ENSAYO “LA AUDITORÍA DEL CONOCIMIENTO Y LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL”

  1. 1. AUTOR MBA MACF JAVIER ÁNGEL MENDOZA ELÍAS DOCENTE UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS 1 ENSAYO “LA AUDITORÍA DEL CONOCIMIENTO Y LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL” Introducción y conceptos En nuestra sociedad actual y en este siglo XXI donde los conocimientos, son más que datos e información, ya que abarca a sí mismo las creencias y valores, creatividad, juicio, habilidades y experiencia, teorías, reglas, relaciones, opiniones, conceptos y experiencias previas (Know How); estos elementos se utilizan para convertir la información en conocimiento. El conocimiento ayuda a manejar situaciones, realizar tareas y actividades complejas, aprender de las experiencias y mejorar las decisiones futuras, en las organizaciones, este conocimiento se combina con el de los demás empleados, para contribuir al éxito de la empresa, ya que le permite a la empresa estar un peldaño más arriba de la competencia. Conocimiento explícito Se puede describir el conocimiento explícitamente en el hecho de describirse, documentarse y comunicarse entre personas. El conocimiento puede comunicarse indirectamente en forma de textos, videos, sonido, software, entre otros. Ejemplo: Proceso para reembolsar gastos a los empleados. Conocimiento tácito El conocimiento tácito proviene de las experiencias personales de alguien, y se ve afectado por sus creencias, valores y perspectiva; no es visible o no se documenta, y necesita una comunicación más personal y directa. Ejemplo: Explicar y analizar la capacidad de manejar con eficacia a un cliente inesperadamente molesto o abusivo, con base a técnicas y experiencias aprendidas en varias ocasiones. I. Gestión del Conocimiento (GC) Es el proceso por el que se busca construir de manera consciente, conformar y explicar el cuerpo de conocimientos dentro de la Organización. Asimismo, son las actividades encaminadas a la adquisición, almacenamiento, diseminación y utilización del conocimiento por parte de los empleados para alcanzar los objetivos de la organización. a. Adquisición: Es la resolución de problemas, información histórica, capacitación y entrenamiento, asesoría externa, relaciones con clientes y proveedores, libros, revistas, Internet. b. Almacenamiento: Son las bases de datos, videos, documentos, Intranet. c. Diseminación: A través de manuales, capacitación, sistemas de información, sistemas expertos, pláticas informales.
  2. 2. AUTOR MBA MACF JAVIER ÁNGEL MENDOZA ELÍAS DOCENTE UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS 2 d. Uso: Mediante la resolución de nuevos problemas, mejorar procesos, ofrecer mejor servicio al cliente, desarrollar nuevos productos/servicios. II. Auditoría del conocimiento Es la primera y la más importante etapa de una iniciativa de gestión de conocimiento (GC). La auditoría del conocimiento examina los recursos de conocimiento y su uso: cómo y porqué se adquiere, accede, disemina, comparte y usa el conocimiento; hoy en día las organizaciones realizan iniciativas de “Gestión de Conocimiento” y se encargan de medir previamente si la organización está lista o no. Algunas preguntas que debe resolver la auditoría son: ¿Qué conocimiento necesita la organización para apoyar su negocio? ¿Dónde está el conocimiento en la organización? ¿Cómo fluye el conocimiento dentro de la organización? ¿Cómo se captura, almacena e intercambia el conocimiento? ¿Cómo se ha hecho visible ese conocimiento? ¿Cómo las personas mantienen actualizado dicho conocimiento? ¿Cómo es definido el conocimiento en la organización? ¿Cómo se crea el conocimiento en la organización? Se debe efectuar la auditoría del conocimiento en forma oportuna, porque en toda Entidad, existe un peligro latente, que es la “Amnesia Corporativa”. Esta amnesia se produce porque los empleados experimentados se van de la empresa, ya que buscan mejores oportunidades, o están desmotivados o falta documentación ante todo del “Conocimiento Tácito” ante del “Conocimiento Explícito”. Por lo tanto la auditoría deberá efectuar recomendaciones útiles, viables, proactivas y de valor agregado para responder a las siguientes preguntas: ¿Cómo solucionar este problema? y ¿Dónde almacenar el Conocimiento? III. Memoria Organizacional Es el lugar donde se almacena el conocimiento organizacional generado en el pasado para utilizarlo de forma racional en el presente y en el futuro, con la característica de que este repositorio sea fácil de acceder por todos los miembros de la organización. Dentro de la memoria anual, tenemos el “Conocimiento Formal”, que tiene que ver con los documentos financieros y contables, reportes de ventas, memorándums, fotografías, videos, mapas, manuales de operación y políticas de contratación. En cambio el “Conocimiento Informal” tiene que ver con la recopilación de las anécdotas, historias,
  3. 3. AUTOR MBA MACF JAVIER ÁNGEL MENDOZA ELÍAS DOCENTE UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS 3 incidentes críticos, opiniones, promesas, suposiciones y detalles sobre decisiones estratégicas La Memoria Organizacional debe almacenar conocimiento útil, valioso, estratégico, lo que da ventaja competitiva, debe estar almacenada adecuadamente para facilitar su acceso como apoyo en los procesos de toma de decisiones, planeación, control, administración y operación diaria de la empresa, con el objetivo final que es el de retener el conocimiento para los próximos miembros que entren lo conozcan y lo apliquen. Los beneficios de la “Memoria Organizacional” tienen que ver con la ayuda a la organización para aprovechar soluciones pasadas para atacar nuevos problemas, ya que nadie puede recordar lo que fue hecho por otros. El nuevo conocimiento generado por los individuos de la empresa, puede ser almacenado para uso posterior. Además, facilita el aprendizaje organizacional, provee la facilidad de accesar al expertís (know How) de aquellos que estuvieron en la empresa (así no existen indispensables), puede contribuir a la eficiencia y efectividad de la toma de decisiones y algo importante evita repetir los mismos errores. Conclusiones Finalmente debemos concluir que el conocimiento lo poseen las personas dentro de la organización, es importante conservarlo y utilizarlo, en este sentido se tiene que efectuar una “Auditoría del Conocimiento” para así proponer alternativas de solución viables, proactivas y útiles en materia de “Gestión de Conocimiento”, con el propósito de proteger a la empresa de “Riesgos” de pérdida de información y dilución de experiencias importante de Asimismo, la Entidad debe diseñar y construir una memoria organizacional que responda a las necesidades de la organización; además de fomentar una cultura para facilitar la “Gestión del Conocimiento”, premiar el aprender, compartir y utilizar el conocimiento. Bibliografía Auditoría “Un Enfoque Integral” Oray Wittington – Kart Panny Editorial Mc Graw Hill Auditoría “Un Enfoque Integral” Alvin A. Arens – James K. Leobbecke Editorial Prentice Hall Auditoría “Un Nuevo Enfoque Empresarial” Carlos A. Slosse, Juan C. Gordiaz, Silvia Giordano y otros Ediciones Macchi Normas Internacionales de Auditoría – NIA
  4. 4. AUTOR MBA MACF JAVIER ÁNGEL MENDOZA ELÍAS DOCENTE UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS 4 Federación Internacional de Contadores IFAC Declaraciones sobre Normas de Auditoría - SAS American Institute of Certified Public Accountants AICPA

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