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PLAN OPERATIVO (POA) 
ACTIVIDAD 9 
GUSTAVO GONZALEZ (Lider de grupo) 
MILENA BALLESTEROS 
JUAN CARLOS GUTIERREZ 
JOSE IVAN VEGA G 
CAMILA BARABOSA 
GESTIÓN ADMINISTRATIVA 
PRESENTADO A: 
LUZ AMPARO GANTIVA 
FICHA: 750318 
BOGOTA D.C
PLAN OPERATIVO (POA) 
DEFINICIÓN 
Un plan operativo es un programa de acción de corto plazo, que se deriva de un 
plan de largo plazo, en un documento en el cual los responsables de una 
organización establecen los objetivos que desean cumplir estipulando los pasos a 
seguir, en dicho documento contiene elementos como objetivos, estrategia, meta y 
acción que permite la asignación de recursos humanos y materiales a las acciones 
que harán posible el cumplimiento de los objetivos y metas de un proyecto 
específico. 
El plan operativo permite el seguimiento de las acciones para juzgar su eficacia, 
en caso de que los objetivos estén lejos de ser satisfechos, el directivo tiene la 
posibilidad de proponer nuevas medidas. También presenta los detalles sobre 
cómo conseguir lo planeado. 
Todos los planes el de acción, operativo, estratégico, etc, de una empresa deben 
estar coordinados y ser coherentes entre sí, para lograr el normal funcionamiento 
de la compañía, cabe anotar que un plan estratégico está diseñado para un 
periodo de 3 a 5 años, mientras que el plan operativo tiene una duración de un 
año lo que indicaría que los resultados del plan operativo contribuyen a la 
consolidación del plan estratégico. 
El POA debe permitir lograr resultados de manera planificada, y ser un 
instrumento corto, ágil y sencillo. Mientras más largo y complicado sea un POA, 
menos se utiliza en una organización 
Es decir que mientras que el Plan Estratégico establece el futuro que queremos 
conseguir, el plan operativo debe contener: 
 Los resultados a lograr durante el año y los indicadores de cada resultado.
 Las actividades para lograr cada resultado, explicando cómo se lo va a conseguir. 
 Las personas responsables de cada actividad. 
 Los recursos que se necesitan y los que se disponen para realizar cada actividad. 
 Un cronograma de las actividades a realizar con los recursos disponibles, acorde a 
la duración del Plan Operativo Anual 
APLICABILIDAD 
Para aplicar el plan operativo se debe identificar qué problema o situación según 
su prioridad se desea superar o resolver durante el año, lo anterior se realiza de 
manera participativa entre todos los miembros de la organización o por los 
representantes de cada departamento, Es decir debemos partir de ideas concretas 
que se hayan tomado involucrando a todos los miembros o agentes clave en las 
decisiones del plan, de no ser así se podría simplemente elaborar una lista de 
buenas intenciones sin ningún fundamento. 
Teniendo en cuenta lo anterior para aplicar el plan operativo se debe realizar un 
manual que contenga los siguientes factores: 
 Introducción 
 Resumen ejecutivo 
 Descripción del plan: Incluye un resumen sobre objetivos, principios 
estratégicos, componentes, organización, período de ejecución y 
presupuesto del plan. 
 Evaluación del POA del año anterior: Incluye logros, problemas de 
ejecución, aspectos a ampliar y otros a fortalecer. 
 5. Lineamientos estratégicos y operativos para el año correspondiente 
donde describe las orientaciones estratégicas y operativas para la 
ejecución del POA.
 Contenido del POA del año correspondiente: donde se desglosa para cada 
objetivo las actividades, las metas del año y los recursos necesarios, 
incluyendo las estrategias que se utilizarán para lograrlas. 
 Presupuesto 
 8. Mecanismos para el seguimiento y evaluación del POA 
 9. Mecanismos de difusión del POA 
 10. Anexos 
Finalmente, para el cumplimiento del POA es necesario que en la organización se 
realicen reuniones periódicas en las que se evalúe el cumplimiento de los 
indicadores definidos, destacando las cosas que han salido como se esperaba y 
las que no se han podido realizar. De esta forma, el POA puede convertirse en 
una importante herramienta de gestión en las organizaciones sociales. 
CARACTERÍSTICAS 
La principal razón para elaborar un plan operativo es complementar o ayudar a la 
realización del plan estratégico, pues nos permite medir tiempos más cortos para 
la ejecución de cada acción y así alcanzar los objetivos previstos. Además nos 
permite realizar el seguimiento de la gestión anual, semestral o mensual según se 
haya planificado. 
Podemos resaltar entre las características más importantes: 
 Los objetivos dentro de un plan operativo son mucho más concretos y se 
enfocan en una actividad específica 
 En parte fundamental de la planeación estratégica, pues al realizar un Plan 
operativo para cada actividad o cada departamento, dicha planeación se 
logrará con mayor eficiencia. 
 Define los detalles para integrar la estrategia en las operaciones diarias 
 Determina la prioridad con que debe desarrollarse cada operación, fijando 
también el tiempo en el cual se debe realizar la misma.
 Se elabora un cronograma de trabajo donde se indica la responsabilidad 
del personal, la idoneidad de cada uno para asignar las funciones que nos 
permita la ejecución del plan. 
 En el POA se incluye de manera detallada el presupuesto correspondiente 
al año planificado, según las distintas categorías de gastos. 
 Nos permite verificar que la planeación se esté desarrollando de acuerdo a 
lo planeado, permitiendo corregir cualquier desvío del plan estratégico. 
 Mejora el uso y asignación de los recursos, el manejo adecuado del 
tiempo, enfocados en evitar interrupciones o fracasos, es decir que el POA 
sirve como la guía principal para la conducción de las operaciones. 
El POA debe permitir lograr resultados de manera planificada, y ser un 
instrumento corto, ágil y sencillo. Mientras más largo y complicado sea un POA, 
más difícil será su implementación. Además, las metas y resultados esperados 
deben estar claramente conocidos y difundidos en todos los niveles de la 
organización. 
Podemos decir que dichas características nos facilita al desarrollo y obtención 
positiva de los objetivos planeados, que un plan operativo es muy importante en la 
labor diaria ya que nos ayuda a que de forma gradual pero segura se vayan 
alcanzando las metas de la organización. 
COMPONENTES Y/O ELEMENTOS 
Dentro de los elementos de un plan operativo encontramos objetivos, tiempos y 
pasos que nos permite verificar que dicho plan sea eficiente. 
OBJETIVOS:
 Objetivo general: Es el objetivo mayor que se busca alcanzar durante el 
año, y que contribuirá sustancialmente en el desarrollo de la organización. 
Ejemplo: Lograr plena autonomía económica en la organización. 
 Objetivos específicos: Son los resultados que se desean alcanzar 
concretamente en el año respectivo, pueden ser dos o más objetivos. 
Ejemplo: a) Recuperar el 90% de las tarifas morosas, b) incentivar el pago 
oportuno impulsando deducciones de los interés para evitar tarifas 
morosas. 
PASOS PARA REALIZAR EFICAZMENTE UN POA 
 Planificación: conocer los equipos, recursos y suministros con los que 
deberá contarse y desarrollar un plan de acción. Dentro de la planificación 
encontramos las actividades y metas que se realizarán para lograr los 
objetivos propuestos, señalando las metas a cumplirse en cada caso. 
 Programación: Encontramos lo que es estrategia de trabajo que describe 
claramente cómo se deben realizar de las diversas actividades: 
consiguiendo que cada parte que intervendrá en el proceso, tenga claro de 
cuáles son sus responsabilidades. 
 Ejecución y evaluación: Señala los plazos en que se cumplirán cada una 
de las acciones programadas, además permite analizar el desempeño de 
los diferentes agentes que participan en el plan a fin de saber aprovechar al 
máximo los recursos y reeducar, en caso de que fuera necesario. 
Según los tiempos se pueden dividir en: 
 Planes para una sola vez: se aplican para resolver un problema que no se 
presenta de forma repetida, son planes de acción que no permitirá que el 
problema se repita en de la misma forma en el futuro.
 Planes permanentes: cuando las actividades de la organización se 
presentan reiteradamente, dicho plan guía estas actividades. Es decir que 
es una serie de decisiones utilizadas por la dirección para evitar que se 
vuelvan a presentar. 
Por ultimo cabe mencionar que para que un plan operativo sea eficiente, todas las 
partes deben cumplir con cinco normas: 
 Ser efectivos Es decir, hacer exactamente lo que se espera de ellos 
 Ser eficientes: Realizar correctamente su labor 
 Ser responsables: Realizar la labor con plena consciencia 
 Ser oportunos: Hacer su trabajo en el tiempo en el que se le ha pedido 
 Ser rentables: Aprovechando al máximo los recursos que se les han dado, 
es decir con una rentabilidad óptima. 
FACTORES QUE INTERVIENEN EN UN POA 
 Factores humanos: Se deben analizar la cantidad de personas que van a 
intervenir en el plan, validando sus capacidades o nivel de capacitación 
para una mejor colaboración en el proyecto. 
 Factores financieros: Debemos tener claro los presupuestos, tanto los 
gastos como los ingresos, ya que son de vital importancia y se necesitan 
predecirla con exactitud en la medida de lo posible. 
 Factores de riesgo: Anticipar los posibles riesgos dentro del POA deben ser 
analizados y clasificarlos según la probabilidad de que ocurran y comenzar 
a planear como mitigarlos o superarlos.
 Factores operacionales: se centran específicamente en la implementación 
del plan, crea líneas de tiempo, selecciona lideres operativos para discutir la 
estrategia con ellos, establece directrices y define quien será responsable 
de cada tarea, permite un tiempo para el desarrollo de las actividades para 
la aplicación con éxito del plan. 
Finalmente, para el cumplimiento del POA es necesario que en la organización se 
realicen reuniones periódicas en las que se evalúe el cumplimiento de los 
indicadores definidos, destacando las cosas que han salido como se esperaba y 
las que no se han podido realizar. 
De esta forma, el POA puede convertirse en una importante herramienta de 
gestión en las organizaciones sociales, que nos permitirá estar revisando o 
verificando periódicamente que las metas se estén cumpliendo dentro de los 
tiempos estipulados.

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9.) poa

  • 1. PLAN OPERATIVO (POA) ACTIVIDAD 9 GUSTAVO GONZALEZ (Lider de grupo) MILENA BALLESTEROS JUAN CARLOS GUTIERREZ JOSE IVAN VEGA G CAMILA BARABOSA GESTIÓN ADMINISTRATIVA PRESENTADO A: LUZ AMPARO GANTIVA FICHA: 750318 BOGOTA D.C
  • 2. PLAN OPERATIVO (POA) DEFINICIÓN Un plan operativo es un programa de acción de corto plazo, que se deriva de un plan de largo plazo, en un documento en el cual los responsables de una organización establecen los objetivos que desean cumplir estipulando los pasos a seguir, en dicho documento contiene elementos como objetivos, estrategia, meta y acción que permite la asignación de recursos humanos y materiales a las acciones que harán posible el cumplimiento de los objetivos y metas de un proyecto específico. El plan operativo permite el seguimiento de las acciones para juzgar su eficacia, en caso de que los objetivos estén lejos de ser satisfechos, el directivo tiene la posibilidad de proponer nuevas medidas. También presenta los detalles sobre cómo conseguir lo planeado. Todos los planes el de acción, operativo, estratégico, etc, de una empresa deben estar coordinados y ser coherentes entre sí, para lograr el normal funcionamiento de la compañía, cabe anotar que un plan estratégico está diseñado para un periodo de 3 a 5 años, mientras que el plan operativo tiene una duración de un año lo que indicaría que los resultados del plan operativo contribuyen a la consolidación del plan estratégico. El POA debe permitir lograr resultados de manera planificada, y ser un instrumento corto, ágil y sencillo. Mientras más largo y complicado sea un POA, menos se utiliza en una organización Es decir que mientras que el Plan Estratégico establece el futuro que queremos conseguir, el plan operativo debe contener:  Los resultados a lograr durante el año y los indicadores de cada resultado.
  • 3.  Las actividades para lograr cada resultado, explicando cómo se lo va a conseguir.  Las personas responsables de cada actividad.  Los recursos que se necesitan y los que se disponen para realizar cada actividad.  Un cronograma de las actividades a realizar con los recursos disponibles, acorde a la duración del Plan Operativo Anual APLICABILIDAD Para aplicar el plan operativo se debe identificar qué problema o situación según su prioridad se desea superar o resolver durante el año, lo anterior se realiza de manera participativa entre todos los miembros de la organización o por los representantes de cada departamento, Es decir debemos partir de ideas concretas que se hayan tomado involucrando a todos los miembros o agentes clave en las decisiones del plan, de no ser así se podría simplemente elaborar una lista de buenas intenciones sin ningún fundamento. Teniendo en cuenta lo anterior para aplicar el plan operativo se debe realizar un manual que contenga los siguientes factores:  Introducción  Resumen ejecutivo  Descripción del plan: Incluye un resumen sobre objetivos, principios estratégicos, componentes, organización, período de ejecución y presupuesto del plan.  Evaluación del POA del año anterior: Incluye logros, problemas de ejecución, aspectos a ampliar y otros a fortalecer.  5. Lineamientos estratégicos y operativos para el año correspondiente donde describe las orientaciones estratégicas y operativas para la ejecución del POA.
  • 4.  Contenido del POA del año correspondiente: donde se desglosa para cada objetivo las actividades, las metas del año y los recursos necesarios, incluyendo las estrategias que se utilizarán para lograrlas.  Presupuesto  8. Mecanismos para el seguimiento y evaluación del POA  9. Mecanismos de difusión del POA  10. Anexos Finalmente, para el cumplimiento del POA es necesario que en la organización se realicen reuniones periódicas en las que se evalúe el cumplimiento de los indicadores definidos, destacando las cosas que han salido como se esperaba y las que no se han podido realizar. De esta forma, el POA puede convertirse en una importante herramienta de gestión en las organizaciones sociales. CARACTERÍSTICAS La principal razón para elaborar un plan operativo es complementar o ayudar a la realización del plan estratégico, pues nos permite medir tiempos más cortos para la ejecución de cada acción y así alcanzar los objetivos previstos. Además nos permite realizar el seguimiento de la gestión anual, semestral o mensual según se haya planificado. Podemos resaltar entre las características más importantes:  Los objetivos dentro de un plan operativo son mucho más concretos y se enfocan en una actividad específica  En parte fundamental de la planeación estratégica, pues al realizar un Plan operativo para cada actividad o cada departamento, dicha planeación se logrará con mayor eficiencia.  Define los detalles para integrar la estrategia en las operaciones diarias  Determina la prioridad con que debe desarrollarse cada operación, fijando también el tiempo en el cual se debe realizar la misma.
  • 5.  Se elabora un cronograma de trabajo donde se indica la responsabilidad del personal, la idoneidad de cada uno para asignar las funciones que nos permita la ejecución del plan.  En el POA se incluye de manera detallada el presupuesto correspondiente al año planificado, según las distintas categorías de gastos.  Nos permite verificar que la planeación se esté desarrollando de acuerdo a lo planeado, permitiendo corregir cualquier desvío del plan estratégico.  Mejora el uso y asignación de los recursos, el manejo adecuado del tiempo, enfocados en evitar interrupciones o fracasos, es decir que el POA sirve como la guía principal para la conducción de las operaciones. El POA debe permitir lograr resultados de manera planificada, y ser un instrumento corto, ágil y sencillo. Mientras más largo y complicado sea un POA, más difícil será su implementación. Además, las metas y resultados esperados deben estar claramente conocidos y difundidos en todos los niveles de la organización. Podemos decir que dichas características nos facilita al desarrollo y obtención positiva de los objetivos planeados, que un plan operativo es muy importante en la labor diaria ya que nos ayuda a que de forma gradual pero segura se vayan alcanzando las metas de la organización. COMPONENTES Y/O ELEMENTOS Dentro de los elementos de un plan operativo encontramos objetivos, tiempos y pasos que nos permite verificar que dicho plan sea eficiente. OBJETIVOS:
  • 6.  Objetivo general: Es el objetivo mayor que se busca alcanzar durante el año, y que contribuirá sustancialmente en el desarrollo de la organización. Ejemplo: Lograr plena autonomía económica en la organización.  Objetivos específicos: Son los resultados que se desean alcanzar concretamente en el año respectivo, pueden ser dos o más objetivos. Ejemplo: a) Recuperar el 90% de las tarifas morosas, b) incentivar el pago oportuno impulsando deducciones de los interés para evitar tarifas morosas. PASOS PARA REALIZAR EFICAZMENTE UN POA  Planificación: conocer los equipos, recursos y suministros con los que deberá contarse y desarrollar un plan de acción. Dentro de la planificación encontramos las actividades y metas que se realizarán para lograr los objetivos propuestos, señalando las metas a cumplirse en cada caso.  Programación: Encontramos lo que es estrategia de trabajo que describe claramente cómo se deben realizar de las diversas actividades: consiguiendo que cada parte que intervendrá en el proceso, tenga claro de cuáles son sus responsabilidades.  Ejecución y evaluación: Señala los plazos en que se cumplirán cada una de las acciones programadas, además permite analizar el desempeño de los diferentes agentes que participan en el plan a fin de saber aprovechar al máximo los recursos y reeducar, en caso de que fuera necesario. Según los tiempos se pueden dividir en:  Planes para una sola vez: se aplican para resolver un problema que no se presenta de forma repetida, son planes de acción que no permitirá que el problema se repita en de la misma forma en el futuro.
  • 7.  Planes permanentes: cuando las actividades de la organización se presentan reiteradamente, dicho plan guía estas actividades. Es decir que es una serie de decisiones utilizadas por la dirección para evitar que se vuelvan a presentar. Por ultimo cabe mencionar que para que un plan operativo sea eficiente, todas las partes deben cumplir con cinco normas:  Ser efectivos Es decir, hacer exactamente lo que se espera de ellos  Ser eficientes: Realizar correctamente su labor  Ser responsables: Realizar la labor con plena consciencia  Ser oportunos: Hacer su trabajo en el tiempo en el que se le ha pedido  Ser rentables: Aprovechando al máximo los recursos que se les han dado, es decir con una rentabilidad óptima. FACTORES QUE INTERVIENEN EN UN POA  Factores humanos: Se deben analizar la cantidad de personas que van a intervenir en el plan, validando sus capacidades o nivel de capacitación para una mejor colaboración en el proyecto.  Factores financieros: Debemos tener claro los presupuestos, tanto los gastos como los ingresos, ya que son de vital importancia y se necesitan predecirla con exactitud en la medida de lo posible.  Factores de riesgo: Anticipar los posibles riesgos dentro del POA deben ser analizados y clasificarlos según la probabilidad de que ocurran y comenzar a planear como mitigarlos o superarlos.
  • 8.  Factores operacionales: se centran específicamente en la implementación del plan, crea líneas de tiempo, selecciona lideres operativos para discutir la estrategia con ellos, establece directrices y define quien será responsable de cada tarea, permite un tiempo para el desarrollo de las actividades para la aplicación con éxito del plan. Finalmente, para el cumplimiento del POA es necesario que en la organización se realicen reuniones periódicas en las que se evalúe el cumplimiento de los indicadores definidos, destacando las cosas que han salido como se esperaba y las que no se han podido realizar. De esta forma, el POA puede convertirse en una importante herramienta de gestión en las organizaciones sociales, que nos permitirá estar revisando o verificando periódicamente que las metas se estén cumpliendo dentro de los tiempos estipulados.