Se ha denunciado esta presentación.
Utilizamos tu perfil de LinkedIn y tus datos de actividad para personalizar los anuncios y mostrarte publicidad más relevante. Puedes cambiar tus preferencias de publicidad en cualquier momento.

Основные ошибки менеджеров при планировании проектов

1.625 visualizaciones

Publicado el

Доклад Натальи Желновой на конференции SPM Conf-5,
6 ноября 2015 г., Минск
www.spmconf.ru

Publicado en: Educación
  • Sé el primero en comentar

Основные ошибки менеджеров при планировании проектов

  1. 1. Основные ошибки менеджеров при планировании проектов Наталья Желнова 2015
  2. 2. Статистика IT-проекты (исследования Standish Group, 2011) Успешно завершенные (32%) Выполненные с трудом и с большими отклонениями от плана (44%)
  3. 3. Причины провалов проектов Опрос PMToday российских компаний (правило 80/20) Плохо управляется Неопределенные цели Отсутствие заинтересованности руководства Отсутствие основательного плана проекта Недостаточное поступление информации от пользователей Отсутствие организационной поддержки Отсутствие централизованных упреждающих мер по борьбе с рисками Плохое корпоративное управление бюджетом проекта Предоставление универсальных шаблонов и документации Плохо определенные роли и обязанности Недостаточные или неточные требования Конфликт заинтересованных лиц Слабость группы Нереалистичные сроки и задачи Конкурирующие приоритеты Плохая коммуникация Недостаточно ресурсов (финансы и кадры) Коммерческие политики
  4. 4. Причины провалов проектов Более 50% причин провалов связаны с ошибками планирования Выход за пределы графика и затрат Оценки расходов и графика неправильные Отсутствие установления приоритетов и управления портфелем проектов Расползание масштаба Нет процесса контроля над изменениями Не оправданы ожидания конечного пользователя Игнорирование признаков опасности для проекта Неполноценные процессы тестирования Неверные решения
  5. 5. Планирование проекта • Планирование целей и содержания проекта • Календарное планирование работ проекта • Планирование затрат и финансирования проекта • Планирование качества • Организационное планирование • Планирование коммуникаций • Планирование управления рисками • Планирование контрактов • Разработка сводного плана проекта
  6. 6. Составляющие проектного плана • Цели проекта • Задачи проекта • Фазы проекта • Вехи (контрольные точки) проекта • Зависимости и связи • Роли и ресурсы
  7. 7. Ошибки планирования • Плохо определенные цели • Неопределенные границы проекта и расползание масштаба • Неопределенные или конкурирующие приоритеты • Плохо определенные роли и обязанности • Отсутствие процедур борьбы с рисками • Нереалистичные сроки и задачи • Плохая коммуникация • Отсутствие планирования управления качеством
  8. 8. #1 Плохо определенные цели проекта • Не могут быть достигнуты • Являются причиной ошибок в определении требований • Приводят к перерасходу средств • Приводят к конфликтам между членами проектной команды • Приводят к несоблюдению календарного графика проекта • Приводят к недовольству спонсоров проекта
  9. 9. Цели и задачи проекта • Цель – это будущее состояние предметной области, к которому, в рамках проекта, стремятся, за счет выполнения активных действий, задач. • Цели: отвечают на вопрос «что?». Что мы должны получить к концу проекта? • Цели определяются перед тем, как мы переходим к планированию задач. • Задачи: отвечают на вопрос «как?». Как мы должны действовать, чтобы достичь поставленных целей? • Проекты могут иметь несколько целей, каждая цель - набор задач.
  10. 10. Цель по SMART • Specific (конкретная): Что именно необходимо достигнуть? • Measurable (измеримая): В каких единицах можно будет измерить результат? • Achievable (достижимая): За счет чего достигается цель и при каких условиях? • Realistic (реалистичная): Цель должна быть реалистичной. Означает, что достижение целей финансово и технически возможно. • Timely (ограниченная во времени): Реализация цели должна иметь реалистичную оценку реализации по времени. Указываются ограничения во времени, по истечении которого все задачи должны быть выполнены и цель достигнута.
  11. 11. Пример целей по SMART • Specific (конкретная): Что? - Сократить расходы на содержание call-центра. • Measurable (измеримая): Как измерить? - Сократить расходы на содержание call-центра на 5%. • Achievable (достижимая): За счет чего? - Сократить расходы на содержание call-центра за счет разработки мобильного приложения, автоматизирующего 80% функций call- центра. • Realistic (реалистичная): С помощью чего? - Результаты оценки имеющихся технических и человеческих ресурсов. • Timely (ограниченная во времени): Когда? - Цель должна быть достигнута не позднее III квартала 2016 года
  12. 12. Пример целей по SMART • Specific (конкретная): Что? - Сократить расходы на содержание call-центра. • Measurable (измеримая): Как измерить? - Сократить расходы на содержание call-центра на 5%. • Achievable (достижимая): За счет чего? - Сократить расходы на содержание call-центра за счет разработки мобильного приложения, автоматизирующего 80% функций call- центра. • Realistic (реалистичная): С помощью чего? - Результаты оценки имеющихся технических и человеческих ресурсов. • Timely (ограниченная во времени): Когда? - Цель должна быть достигнута не позднее III квартала 2016 года
  13. 13. #2 Неправильно расставленные приоритеты • Мешают достижению целей • Часто приводят к несоблюдению требований к качеству • Приводят к ошибкам в планировании ресурсов • Приводят к несоблюдению календарного графика проекта • Приводят к недовольству спонсоров проекта
  14. 14. Определение приоритетов • Чего нужно достичь? • Как и с какими расходами должна быть достигнута каждая цель? • Когда должна быть достигнута каждая цель? • Каковы приоритеты целей? • Какие цели зависят друг от друга? • Какие цели исключают друг друга?
  15. 15. #3 Неопределенные границы проекта и расползание масштаба • Мешают поставить достижимые цели • Приводят к перерасходу средств • Приводят к несоблюдению календарного графика проекта • Приводят к недовольству спонсоров проекта
  16. 16. Границы проекта • Процедуры или процессы • Функциональные характеристики или конфигурация продукта проекта • Информация (данные) • Организации или заинтересованные лица (стейкхолдеры) • Внешние системы
  17. 17. Контрольные вопросы при определении границ • Что должно быть сделано? • Почему это нужно делать? • Какую пользу должен принести проект? • Все ли знакомы с этим замыслом? • Все ли одинаково его понимают? • Все ли с ним согласны? • Когда нужно закончить работу?
  18. 18. Контрольные вопросы при определении границ • Кто является конечным пользователем? • Какое качество ожидают получить? • Какая функциональность ожидается? • Какие средства имеются в распоряжении? • Кто контролирует достижение успеха и качества, и по каким критериям? • Каковы минимальные цели? • Что не должно произойти ни в коем случае? • Какая работа к проекту не относится?
  19. 19. Действия при изменении границ проекта • Зафиксировать запрос на изменение (в реестре проблем) • Проанализировать изменение: определить результат воздействия изменения на проект • Предложить ряд решений и порекомендовать наиболее подходящее • Определить лучшее решение (и получить одобрение лиц, ответственных за изменение границ проекта) • Осуществить изменение: обновить соответствующие планы и документы и провести изменение
  20. 20. #4 Плохо определенные роли и обязанности • Приводят к ошибкам в планировании ресурсов • Приводят к несоблюдению календарного графика проекта • Приводят к текучке кадров
  21. 21. Контрольные вопросы при распределении ролей и обязанностей • Обладают ли члены проектной команды необходимой квалификацией для выполнения обязанностей? • Ознакомлены члены проектной команды со своими ролями? • Предполагается ли совмещение проектных ролей у членов проектной команды? • Как повлияет совмещение проектных ролей на результаты проекта?
  22. 22. Действия по устранению ошибок • Планирование найма персонала • Планирование развития и обучения членов команды проекта • Запрет на совмещение проектных ролей на наиболее критичных участках работ (там, где существуют временные или ресурсные ограничения)
  23. 23. #5 Отсутствие процедур борьбы с рисками • Приводит к ошибкам в планировании ресурсов • Приводит к перерасходу средств • Приводит к несоблюдению календарного графика проекта • Часто приводит к невозможности полной реализации функциональности • Приводит к несоблюдению требований к качеству • Приводит к недовольству спонсоров проекта
  24. 24. Контрольные вопросы при управлении рисками • Составлен ли перечень рисков? • Насколько регулярно обновляется перечень рисков? • Кто участвует в обновлении перечня рисков? • Какой инструментарий используется для составления, обновления и хранения перечня рисков? • Участвует ли проектная команда в управлении рисками? • Обсуждаются ли риски с Заказчиком и/или его представителями? Предусматриваются ли в плане проекта меры по предотвращению рисков, снижению их влияния?
  25. 25. Действия по управлению рисками • Анализ рисков завершившихся аналогичных проектов • Периодический опрос членов проектной команды с целью выявления новых рисков • Количественный и качественный анализ выявленных рисков • Регулярное сопоставление требований проекта и достигнутых результатов • Анализ метрик проекта • Обсуждение рисков проекта с Заказчиком и/или его представителями • Планирование мер по предотвращению рисков • Планирование проекта с учетом факторов риска и реализации мер по предотвращению рисков
  26. 26. Первостепенные факторы риска • Текучесть кадров • Ограничения по срокам, бюджету, времени • Политические факторы • Недостаточный уровень технической экспертизы в команде • Люди, избегающие ответственности • Низкий уровень организационной зрелости в компании • Ухудшение отношений с заказчиком Более подробно здесь: http://riskgap.ru/
  27. 27. Метрики проекта • Текучесть кадров • Показатель утилизации ресурсов (людских, материальных) • Показатели, позволяющие оценить риски, связанные со сроками и бюджетом проекта • Показатели, позволяющие оценить качество продукта • Интегральные показатели прогресса проекта Более подробно здесь: http://www.slideshare.net/nzhelnova/dump-nzh-02
  28. 28. #6 Нереалистичные сроки и задачи • Приводят к несоблюдению календарного графика проекта • Часто приводят к невозможности полной реализации функциональности • Приводят к несоблюдению требований к качеству • Приводят к недовольству спонсоров проекта Нереалистичные сроки и задачи – ошибки оценивания
  29. 29. Шаги оценивания • Определить цель оценки затрат • Установить техническую базу, основные правила и допущения • Собрать данные по проекту • Определить масштаб и размер проекта • Подготовить предварительную оценку сроков и затрат • Произвести количественную и качественную оценку рисков • Проверить результат и рассмотреть оценку повторно • Задокументировать оценку • Отслеживать эффективность работ
  30. 30. Методы оценки сроков, затрат и рисков ИТ-проектаМетод оценки Описание Преимущества Недостатки По аналогии Сравнить с аналогичным завершенным проектом + в основе лежат точные фактические данные − сложно найти аналоги, которые имеют много общего с новым проектом Экспертная оценка Опрос экспертов + фактические данные не нужны + применимо для уникальных проектов − наиболее ошибочный способ расчета из-за предубеждений эксперта − трудно определить уровень экспертизы Подход сверху-вниз Покомпонентное разделение системы от более крупных блоков к менее + результаты оценки взаимоувязаны с проектными требованиями − нужны четкие требования − ошибки недооценки из- за предубеждений инженеров
  31. 31. Методы оценки сроков, затрат и рисков ИТ-проектаМетод оценки Описание Преимущества Недостатки Подход снизу-вверх Ответственные сотрудники оценивают отдельные блоки, сумма которых дает результат + высокая точность + индивидуальная ответственность за результат − длительное время расчета − недоучет затрат на интеграцию компонентов − ошибки недооценки из- за предубеждений инженеров Параметрические модели Модель основывается на статистике, оценка производится за счет математических алгоритмов и настройки параметров + высокая скорость и простота + в основе лежит статистика тысяч завершенных проектов + результаты оценки взаимоувязаны с проектными требованиями − риск неадекватной настройки параметров модели
  32. 32. Способы оценки размера ИТ-проектов • Всего пять методов оценки размера программного обеспечения соответствуют международным стандартам: 1. COSMIC, 2. FiSMA, 3. IFPUG, 4. Mk II, 5. NeSMA • Наиболее популярны из них:COSMIC и IFPUG • Более подробно здесь: http://www.slideshare.net/nzhelnova/analyst-days-2015-47244205
  33. 33. #7 Плохая коммуникация • Приводит к несоблюдению календарного графика проекта • Часто приводит к ошибкам в реализации требований • Приводит к недовольству спонсоров проекта
  34. 34. Проверочные вопросы для оценки уровня коммуникаций • Есть ли план коммуникаций в проекте? • Обновляется ли план коммуникаций? • Все ли участники проекта оповещаются о принятых проектных решениях? • Какой инструментарий используется для обмена информацией? • Насколько эффективно организован обмен информацией внутри проектной команды? • Как часто проводятся статус-митинги? • Насколько эффективны статус-митинги?
  35. 35. #8 Отсутствие планирования управления качеством • Приводит к несоблюдению требований к качеству • Часто приводит к несоблюдению календарного графика проекта • Часто приводит к ошибкам в реализации требований • Приводит к недовольству спонсоров проекта
  36. 36. Проверочные вопросы для оценки уровня управления качеством • Есть ли план управления качеством в проекте? • Обновляется ли план управления качеством? • Все ли задачи проекта имеют критерии приемки? • Достаточно ли проработаны требования к качеству? • Получены ли результаты оценки качества продукта? • Насколько часто проводятся процедуры оценки качества? • Существуют ли контрольные списки процедур оценки качества? • Существует ли базовый план по качеству? • Существует ли план совершенствования процессов?
  37. 37. Процедура оценки хода проекта и качества планирования • Регулярное создание отчетов о ходе проекта • Регулярное обновление планов на основе отчетов о ходе проекта Шаблон отчета о ходе проекта: http://www.slideshare.net/nzhelnova/ss-54777092
  38. 38. Спасибо Наталья Желнова nzhelnova@teamcit.ru • https://www.linkedin.com/profile/view?id=469663 • https://www.facebook.com/nzhelnova • http://slideshare.net/nzhelnova

×