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EHT Orlando Fernández Montes de Oca 
Santiago de Cuba 
REDACCIÓN DE 
INFORMES 
EL INFORME DE AUDITORÍA. CLAVES DE SU 
REDA...
INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN 
Para llegar a dictaminar sobre la razonabilidad de los estados 
financieros y opinar sobre la gestión, la ap...
INTRODUCCIÓN 
El informe ejecutivo de auditoría, con resultados contundentes 
expresados en hallazgos materiales, refleja ...
INTRODUCCIÓN 
El Informe de Auditoría, constituye el eslabón final de la labor del auditor, 
por lo que con estaclase, pre...
INFORME DE AUDITORÍA 
La materialización final del trabajo llevado a cabo por los auditores 
se documenta en el dictamen, ...
INFORME DE AUDITORÍA 
Es el informe de auditoría, quien manifiesta a la organización y a 
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INFORME DE AUDITORÍA 
Características 
1. Es un documento mercantil o público. 
2. Muestra el alcance del trabajo. 
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Funciones I 
NFORME DE AUDITORÍA 
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INFORME DE AUDITORÍA 
Debe cumplir con… 
Los objetivos de la auditoría, su alcance y metodología. 
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INFORME DE AUDITORÍA 
Tener en cuenta: 
 Ser conciso, a la vez que suficientemente claro y completo, 
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Pautas de Redacción: 
 Evitar la repetición excesiva de vocablos. 
 No utilizar siglas o abreviatu...
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Lenguaje: 
 Se debe redactar el informe ejecutivo con un lenguaje coloquial 
evitando el exceso de ...
INFORME DE AUDITORÍA 
TIPOS: 
Informe Preliminar 
Este documento permite asegurar la calidad de los resultados de la 
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TIPOS: 
Informe Final 
La base para la elaboración de este informe la constituye el informe 
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TIPOS: 
Informe de seguimiento 
Este informe determina el grado de avance en el cumplimiento de 
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CONFECCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA 
Guía Estandarizada: 
1. Encabezamiento: 
En esta sección se consigna el nombre y dire...
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Guía Estandarizada: 
• Fecha de inicio: fecha en que comenzó la ejecución de la 
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2. Introducción: 
En esta sección se expone una breve caracteriz...
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Guía Estandarizada: 
Declaración: de que la Auditoría se realizó de conformidad con 
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3. Conclusiones: 
• Las conclusiones serán deducciones lógicas b...
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4. Resultados: 
• Partiendo de las evidencias suficientes, compe...
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4. Resultados: 
• Se deben reflejar los hallazgos cuantificados,...
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4. Resultados: 
• También se pueden incluir, entre otras, las si...
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5. Recomendaciones: 
• Se debe incluir en el Informe las recomen...
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6. Anexos: 
Se consideran como anexos los documentos que soporte...
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7. Generalidades: 
• Para presentar las inconformidades con el r...
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Guía Estandarizada: 
7. Generalidades: 
• Que dispone el auditado para presentar a la...
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INFORME DE 
AUDITORÍA
CONFECCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA 
Oportunidad y presentación: 
 Debe ser completo, exacto, objetivo y convincente, así...
FORMA DE PRESENTACIÓN 
• En el informe se utilizan hojas 8.5” x 11” (bond blanco), en 
letra Arial 11 impresas por una car...
FORMA DE PRESENTACIÓN 
• Las tablas en el informe van en arial 9 y sin bordes. 
• Debe ser firmado sólo por el auditor jef...
15 PUNTOS CLAVES 
 El directivo o representante legal en virtud de sus ocupaciones, 
nunca leerá un informe de más de tre...
15 PUNTOS CLAVES 
 Los informes de auditoría, no se puede endilgar responsabilidades ni 
actuar como juez, sugiriendo san...
15 PUNTOS CLAVES 
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5 PASOS PARA INFORMES DE ALTO IMPACTO 
1. Sea Breve 
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5 PASOS PARA INFORMES DE ALTO IMPACTO 
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5 PASOS PARA INFORMES DE ALTO IMPACTO 
3. Divida el Informe en Secciones 
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5 PASOS PARA INFORMES DE ALTO IMPACTO 
4. Presente una conclusión clara 
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5 PASOS PARA INFORMES DE ALTO IMPACTO 
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10 BUENAS PRÁCTICAS 
1. Se han definido los niveles y responsabilidades en la 
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10 BUENAS PRÁCTICAS 
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RIESGOS EN LA REDACCIÓN 
1. Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al 
Informe no expresen razonabilidad para ...
RIESGOS EN LA REDACCIÓN 
5. No definir las responsabilidades ante los incumplimientos 
que afecten la buena marcha de la o...
1. Uso excesivo de jerga técnica 
2. No identificar la raíz del problema 
3. No presentar el sentido de urgencia de la 
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1. A veces 
2. Frecuentemente 
3. Generalmente 
4. Ocasionalmente 
5. Comúnmente 
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7. Muchos o muchas 
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CONCLUSIONES 
Los directivos a los cuales van dirigidos los informes de 
auditoría disponen cada día de menos tiempo, o pa...
CONCLUSIONES 
Cambiando radicalmente la manera de hacer y exponer las 
observaciones y recomendaciones. Ya no hay tiempo n...
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2. Redacción de informes. Informe de auditoría, claves de su redacción

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Informes de Auditoría. Características y tipos. Estructura del Informe de Auditoría. Normas y pautas para la correcta redacción de informes de auditoría.

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2. Redacción de informes. Informe de auditoría, claves de su redacción

  1. 1. EHT Orlando Fernández Montes de Oca Santiago de Cuba REDACCIÓN DE INFORMES EL INFORME DE AUDITORÍA. CLAVES DE SU REDACCIÓN Lic. Ivette González Odio.
  2. 2. INTRODUCCIÓN
  3. 3. INTRODUCCIÓN Para llegar a dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros y opinar sobre la gestión, la aplicabilidad de las normas, la calidad del control interno, se requiere de una alta capacidad profesional y sobre todo de un conocimiento integral de la organización. No es fácil escribir en auditoria y mucho menos cuando los destinatarios son directivos con alto nivel de conocimientos, dueños de los procesos y expertos en la misión de la entidad, a quien en muchas ocasiones hay que convencer sobre los errores y desviaciones que su entidad presenta y la causa / efecto que se genera de los hallazgos.
  4. 4. INTRODUCCIÓN El informe ejecutivo de auditoría, con resultados contundentes expresados en hallazgos materiales, refleja la experiencia del grupo auditor, y concibe especial atención de los gerentes o representantes legales, quienes consideran éste examen un mecanismo retroalimentador de mejoramiento en la organización y les proporciona confianza sobre su labor y responsabilidad. Igualmente se puede afirmar que la opinión presentada en un informe de auditoría, es el resultado de un examen técnico, concienzudo, profesional, estudiado y desarrollado sobre información ajena, pero con conocimientos propios del quehacer profesional, que de acuerdo con lo informado conlleve a decisiones administrativas, financieras, legales y en ocasiones hasta penales.
  5. 5. INTRODUCCIÓN El Informe de Auditoría, constituye el eslabón final de la labor del auditor, por lo que con estaclase, pretendemos establecer las pautas a seguir en las normas para la presentación del Informe y la forma de su contenido y distribución dentro de nuestro organismo. Por lo que constituyen nuestros principales OBJETIVOS: Esclarecer la importancia de la redacción oportuna y correcta de los Informes de Auditoría. Proporcionar un panorama general acerca de las normas referidas a la forma, oportunidad, contenido, presentación y distribución de los Informes de Auditoría. Facilitar el desarrollo de las habilidades del auditor en la organización de los hallazgos y su aparición en orden lógico, de manera tal, que permita comunicar los resultados a los dirigentes y funcionarios apropiados de la entidad auditada y a los organismos competentes.
  6. 6. INFORME DE AUDITORÍA La materialización final del trabajo llevado a cabo por los auditores se documenta en el dictamen, informe u opinión de auditoría. El Informe constituye la etapa final del proceso de Auditoria, en el mismo se recogen todos los hallazgos detectados y el soporte documental para sustentar el dictamen emitido; indica las causas y las posibles sugerencias para solucionar los problemas encontrados y reporta las buenas prácticas que encuentre y los aciertos en las operaciones. Este Informe es escrito siempre para terceros que constituyen los clientes, de ahí la importancia concedida al mismo y a los requerimientos que debe cumplir. Deben ser claros, precisos, oportunos y eficientes en cuanto al uso de recursos. Resumiendo… “un Informe es una presentación objetiva e imparcial de los hechos”.
  7. 7. INFORME DE AUDITORÍA Es el informe de auditoría, quien manifiesta a la organización y a sus representantes de manera concisa pero soportada el estado del arte de la entidad en su conjunto, área, proceso o actividad y en relación con el alcance y objetivo de lo evaluado. Es claro que la calidad del informe no es producto de aplicar la última etapa del proceso auditor (comunicación de resultados), si no, es la consecuencia de un proceso integrador mediante una acertada planeación, ejecutada de manera laboriosa, profunda y objetiva por los integrantes del equipo, quienes mediante técnicas y normas de auditoría recogen las evidencias suficientes y competentes que les permita hacer un juicio sobre lo evaluado, y que finalmente se incorpora en el informe.
  8. 8. INFORME DE AUDITORÍA Características 1. Es un documento mercantil o público. 2. Muestra el alcance del trabajo. 3. Contiene la opinión del auditor. 4. Se realiza conforme a un marco legal. La capacidad y habilidad del auditor en la redacción del informe, son fundamentales para que este logre sus objetivos y cumpla con los propósitos de ofrecer los elementos que permitan al lector conocer, de forma fácil, los resultados del trabajo realizado por los auditores.
  9. 9. Funciones I NFORME DE AUDITORÍA  Indica el alcance del trabajo y si ha sido posible llevarlo a cabo y de acuerdo con qué normas de auditoría.  Expresa si las cuentas anuales contienen la información necesaria y suficiente y han sido formuladas de acuerdo con la legislación vigente y, también, si dichas cuentas han sido elaboradas teniendo en cuenta el principio contable de uniformidad.  Asimismo, expresa si las cuentas anuales reflejan, en todos los aspectos significativos, la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, de los resultados y de los recursos obtenidos y aplicados. Se opina también sobre la concordancia de la información contable del informe de gestión con la contenida en las cuentas anuales.  En su caso, explica las desviaciones que presentan los estados financieros con respecto a unos estándares preestablecidos.  Podemos sintetizar que el informe es una presentación pública, resumida y por escrito del trabajo realizado por los auditores y de su opinión sobre las cuentas anuales.
  10. 10. Son para… I NFORME DE AUDITORÍA Comunicar los resultados de la Auditoría a los dirigentes y funcionarios que correspondan de los niveles de dirección facultados para ello; Reducir el riesgo de que los resultados sean mal interpretados; y Facilitar el seguimiento para determinar si se han adoptado las medidas correctivas apropiadas.
  11. 11. INFORME DE AUDITORÍA Debe cumplir con… Los objetivos de la auditoría, su alcance y metodología. Que sea completo, exacto, objetivo y convincente, así como claro, conciso y fácil de entender. Que todo lo que se consigna esté reflejado en los papeles de trabajo y que responden a hallazgos relevantes con evidencias suficientes y competentes. Que refleje una actitud independiente. Que muestre la calificación, según la evaluación, de los resultados de la auditoría. Distribución rápida y adecuada.
  12. 12. INFORME DE AUDITORÍA Tener en cuenta:  Ser conciso, a la vez que suficientemente claro y completo, incluyendo frases y hechos esenciales para facilitar su comprensión.  Presentar comentarios, conclusiones y recomendaciones en forma objetiva, debidamente respaldados por la evidencia documentada en papeles de trabajo que sustentan en cualquier momento su exactitud y veracidad.  Ser preciso respecto de la información que contiene y correcto en relación con los aspectos gramaticales, ortográficos y de puntuación.  Redactar, libre de palabras o frases antagónicas, presentando las críticas con una perspectiva justa considerando las circunstancias que rodearon el hecho observado y dando las sugerencias para mejorarlo.  Relacionar los hallazgos positivos.
  13. 13. INFORME DE AUDITORÍA Pautas de Redacción:  Evitar la repetición excesiva de vocablos.  No utilizar siglas o abreviaturas que no hayan sido declaradas previamente; salvo que sean muy conocidas, como: MP, UM, MLP, etcétera.  No utilizar términos ofensivos o vulgares teniendo en cuenta que la crítica debe ser constructiva.  Utilizar palabras comunes y de uso generalizado.  Redactar en forma impersonal.  Utilizar adecuadamente los signos de puntuación.  Conformar la fecha de la forma siguiente: día, mes y año.  Incluir un índice en los casos de informes que por su extensión así lo requieran; en el que se deben identificar las secciones y partes esenciales del documento.  Los resultados deben aparecer ordenados por su importancia y significación.
  14. 14. INFORME DE AUDITORÍA Lenguaje:  Se debe redactar el informe ejecutivo con un lenguaje coloquial evitando el exceso de términos contables o desconocidos.  Cuando un informe de auditoría no es claro, su lectura es incomprensible y el auditado simulará no entenderlo para así minimizar el peso del mismo.  Se debe redactar con un estilo impersonal.  Evitar el tono impositivo e imperativo en las observaciones reportadas  Evitar el acento de regaño o menosprecio.  Evitar la abundancia de literatura que solo hace difícil su lectura y repetir las situaciones que reporta.  Evitar la sobre-información que aumenta el volumen del dictamen.  Debe ser tan preciso y evidente que las observaciones realizadas se acepten de inmediato y sin necesidad de hacer aclaraciones.
  15. 15. INFORME DE AUDITORÍA TIPOS: Informe Preliminar Este documento permite asegurar la calidad de los resultados de la auditoria, al someter a consideración del auditado los hallazgos y recomendaciones preliminares obtenidos, quien puede oponerse a los juicios elaborados, presentando las evidencias y soportes que quiere hacer valer para el cambio de opinión. En caso de considerarlo procedente el equipo auditor puede ajustar o precisar el contenido del informe con base en las previsiones y aclaraciones del auditado. Como informe preliminar de avance se puede realizar una entrega en el tiempo previsto para la realización de la auditoría cuando la situación este generando alto riesgo y obligue a que la administración tome medidas urgentes.
  16. 16. INFORME DE AUDITORÍA TIPOS: Informe Final La base para la elaboración de este informe la constituye el informe preliminar debidamente validado por los auditados. Informe Ejecutivo Es el documento extractado del informe detallado, el cual contiene la información relevante para el nivel ejecutivo y/o estratégico de la Entidad, que facilita el entendimiento de los resultados del proceso de auditoría y presenta un panorama general del estado del sistema de control interno del área auditada, de acuerdo con el alcance y los objetivos establecidos para la auditoria. Este documento no debe ser mayor a 4 hojas y requiere de la utilización de gráficos, ilustraciones y resúmenes que faciliten su lectura y comprensión.
  17. 17. INFORME DE AUDITORÍA TIPOS: Informe de seguimiento Este informe determina el grado de avance en el cumplimiento de los compromisos pactados, para promover el fortalecimiento del sistema de control interno. Existen dos formas de realizar dicho seguimiento dependiendo de la ubicación geográfica de la dependencia auditada. En el nivel central dicho seguimiento lo realiza personalmente, el profesional asignado, el cual recogerá la información en el formato diseñado para tal fin. Si el seguimiento se va a realizar a una dependencia del nivel regional dicha información será diligenciada por el jefe de la oficina auditada, el cual deberá dar respuesta en el plazo que le fije la oficina de control interno.
  18. 18. CONFECCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA Guía Estandarizada: 1. Encabezamiento: En esta sección se consigna el nombre y dirección del Ministerio, así como lugar y fecha de la emisión. A continuación de lo anterior y en filas sucesivas se exponen los datos: • Orden de Trabajo No: número de la orden de trabajo que dio origen ala auditoría. • Entidad auditada: Código (si lo tiene), nombre y dirección. • Subordinada a: Nombre de órgano u organismo al cual está subordinada la entidad o patrocina esta. • Tipo de Auditoría: La ejecutada de acuerdo con la Orden de Trabajo. (Gestión, Financiera, Especial, etcétera)
  19. 19. CONFECCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA Guía Estandarizada: • Fecha de inicio: fecha en que comenzó la ejecución de la auditoría. • Fecha de terminación: fecha en que se terminó la ejecución de la auditoría en elterreno. • Auditoría ejecutada por: Unidad organizativa del Ministerio que ejecutó la auditoría. • Jefe de Grupo: Nombre y apellidos del jefe de grupo. Después de los datos señalados, se titula el documento con el nombre: “INFORME.”
  20. 20. CONFECCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA Guía Estandarizada: 2. Introducción: En esta sección se expone una breve caracterización de la entidad auditada refiriéndose a las principales actividades que desarrolla y otros aspectos que puedan resultar de interés, y a continuación se desarrollan los aspectos siguientes: Objetivos: resultados que la auditoría debe lograr; así como los asuntos más importantes que deben ser considerados. Alcance: grado de extensión de las tareas a ejecutar; puede incluir áreas, cuestión y períodos a examinar
  21. 21. CONFECCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA Guía Estandarizada: Declaración: de que la Auditoría se realizó de conformidad con las Normas de Auditoría, si no se cumplió esto manifestar una salvedad, e incluir en el alcance las causas del incumplimiento de forma clara, concisa y comprensible. Metodología: se debe explicar claramente los programas de trabajo diseñados, las técnicas que se han empleado para obtener las evidencias para cumplir los objetivos de la auditoría. De haber utilizado el trabajo de un experto se debe reflejar en esta sección.
  22. 22. CONFECCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA Guía Estandarizada: 3. Conclusiones: • Las conclusiones serán deducciones lógicas basadas en los hallazgos, la fuerza de estas depende de lo persuasivo de la evidencia de los hallazgos y lo convincente de la lógica usada para formularlas. • No deben constituir la repetición de lo consignado en la sección Resultados del propio informe. • Se debe reflejar de forma general, las causas fundamentales que originaron el error, irregularidad o fraude así como las consecuencias directas o indirectas que pueden derivarse de esto. • La calificación se expone de acuerdo con los resultados del servicio de Auditoría ejecutado, de acuerdo al procedimiento establecido en legislación vigente.
  23. 23. CONFECCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA Guía Estandarizada: 4. Resultados: • Partiendo de las evidencias suficientes, competentes y relevantes reunidas para cumplir los objetivos, se determina los hallazgos más significativos que deben incluirse. • De existir hallazgos de importancia relativa no asociados a los objetivos de la auditoría, se informa al jefe inmediato superior para determinar las acciones a realizar y se incluye en esta sección. • Los comentarios deben ser precisos; reflejando siempre que sea posible, las disposiciones jurídicas que se incumplen. Los señalamientos se ordenan de acuerdo con los objetivos, cuidando de agruparlos por temas y por orden de importancia. • No se incluyen aspectos vinculados con hechos que no estén debidamente comprobados y recogidos en los papeles de trabajo.
  24. 24. CONFECCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA Guía Estandarizada: 4. Resultados: • Se deben reflejar los hallazgos cuantificados, que por su magnitud e importancia sean más relevantes. Asimismo, se expresa el por ciento que representa la muestra del universo de partidas o artículos que conforman el tema. • Debe incluirse aquellas tablas que por su tamaño lo permitan, de manera de hacer más clara la exposición del Informe. En los casos en que estas sean extensas deben presentarse como anexos. • Debe existir correspondencia entre el contenido de los resultados, el tipo de auditoría y las verificaciones efectuadas.
  25. 25. CONFECCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA Guía Estandarizada: 4. Resultados: • También se pueden incluir, entre otras, las siguientes cuestiones: - Los logros importantes de la administración, especialmente cuando las medidas adoptadas en un área pueden aplicarse en otras. - Cuando cierta información no pueda ser revelada, debe expresarse la naturaleza de la información omitida y sus causas. - Cuando proceda, se comparan los resultados de cada tema, con los obtenidos en la última auditoría practicada, mediante la revisión del Plan de Medidas.
  26. 26. CONFECCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA Guía Estandarizada: 5. Recomendaciones: • Se debe incluir en el Informe las recomendaciones en los casos que procedan. • Las recomendaciones son más constructivas cuando se encaminan a atacar las causas de los problemas observados, se refieren a acciones específicas y van dirigidas a quienes deben ejecutar las mismas. Además, es necesario que las medidas que se recomiendan sean factibles y que su costo corresponda a los beneficios esperados. • No se debe efectuar recomendaciones dirigidas al cumplimiento de legislaciones, o tareas funcionales que debe realizar la persona de la entidad responsabilizada con las mismas.
  27. 27. CONFECCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA Guía Estandarizada: 6. Anexos: Se consideran como anexos los documentos que soporten los hechos cuando por su interés sean necesarios adjuntar al informe. • Se encabezan con la palabra ANEXO, enumerándose consecutivamente y el título que identifica su contenido. • Cuando se hayan determinado incumplimientos de la ley, demás regulaciones, principios y normas establecidas o cualesquiera otras acciones u omisiones que afecten los resultados del sujeto a auditar, se elabora la Declaración de Responsabilidad Administrativa. Ver NCA 1200-1.
  28. 28. CONFECCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA Guía Estandarizada: 7. Generalidades: • Para presentar las inconformidades con el resultado total o parcial del trabajo realizado. El término que se consigne no debe exceder del período establecido en la legislación vigente. • Que dispone el auditado a partir de la fecha de entrega del informe final, para consultar a la unidad organizativa que ejecutó la auditoría, la propuesta de medidas disciplinarias a adoptar con los responsables directos y colaterales, de acuerdo con la declaración de responsabilidad administrativa determinada por los auditores, en el interés de recibir los criterios pertinentes, según lo establecido en la legislación vigente.
  29. 29. CONFECCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA Guía Estandarizada: 7. Generalidades: • Que dispone el auditado para presentar a la unidad organizativa que ejecutó la auditoría, a partir de recibir el resultado del informe final, el Plan de Medidas firmado por el máximo nivel de dirección y aprobado por el jefe del nivel superior correspondiente, con el objetivo de erradicar las deficiencias detectadas, el cual no debe exceder el período establecido en la legislación vigente. Cuando proceda, debe exponerse una nota de agradecimiento a los directivos, funcionarios y demás trabajadores por la colaboración prestada en la realización de la auditoría. Debe consignarse nombres y apellidos, cargo, firma y número del Registro de Contralores y Auditores de la República de Cuba del auditor que fungió como jefe de grupo. También debe dejar constancia de su media firma en cada página del informe. El Formato general de los informes de Auditoría y criterios generales de contenido, debe ser uniforme, y cumplirse en todas las Auditorías que se realicen.
  30. 30. CONFECCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA INFORME DE AUDITORÍA
  31. 31. CONFECCIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA Oportunidad y presentación:  Debe ser completo, exacto, objetivo y convincente, así como lo suficientemente claro y conciso como lo permitan los asuntos que trate.  Cuando el contenido del Informe de la auditoría requiera ser clasificado o limitado, el Jefe de Grupo cumple con lo establecido al respecto. Comunicación de resultados:  Los informes deben comunicarse oportunamente a los dirigentes y funcionarios que están autorizados para recibirlos por las disposiciones legales vigentes, a fin de que tomen acciones respecto a los hallazgos y recomendaciones.  Si la auditoría comprende asuntos confidenciales, por razones de seguridad u otras causas deben restringirse su distribución a los niveles autorizados.
  32. 32. FORMA DE PRESENTACIÓN • En el informe se utilizan hojas 8.5” x 11” (bond blanco), en letra Arial 11 impresas por una cara y a un espacio; dejando dos entre párrafos, o entre éstos y los títulos. • Todos los títulos se exponen en mayúscula y se destacan en “negritas”, alineadas a la izquierda. Siempre que sea necesario, se utilizan plecas como sangría, en el texto del Informe. • Las hojas se numeran consecutivamente y se encuadernan por el margen izquierdo. • Deben utilizarse las carátulas establecidas para cada tipo de Auditoría.
  33. 33. FORMA DE PRESENTACIÓN • Las tablas en el informe van en arial 9 y sin bordes. • Debe ser firmado sólo por el auditor jefe de la auditoría, quién también debe dejar constancia de su media firma en cada página de dicho Informe. • El informe no debe mostrar en su contenido a quien va dirigido, por lo que se confecciona de forma unipersonal, de manera que pueda ser remitido acompañado de una carta dirigida al destinatario que corresponda. • En el Acta de Declaración de Responsabilidad Administrativa se relacionan los nombres de los responsables y cada uno de los hechos, aunque se repitan para algunos casos. Además, debe reflejarse el tiempo en el cargo de cada uno de ellos, según nombramiento o contrato.
  34. 34. 15 PUNTOS CLAVES  El directivo o representante legal en virtud de sus ocupaciones, nunca leerá un informe de más de tres páginas.  En los informes ejecutivos cuide de no señalar nombres o áreas responsables, limítese a identificar el problema, cuenta, requisito o norma.  Los puntos que se presentan en el informe deben quedar organizados de mayor a menor importancia  Buena ortografía y buena redacción, en las cartas y correos que enviemos, eso dice mucho de un profesional.  Los informes detallados, hacen parte como anexo del informe ejecutivo, pero si deben ser dirigidos al responsable del proceso para su conocimiento y mejoramiento.
  35. 35. 15 PUNTOS CLAVES  Los informes de auditoría, no se puede endilgar responsabilidades ni actuar como juez, sugiriendo sanciones.  Discutir (validar) el borrador del informe con las áreas responsables, antes de producir el informe final. Evite llevarse sorpresas.  El informe es el valor agregado de la auditoría, su conformidad por parte de la entidad posiciona y reconoce la calidad de la auditoria.  Todos los informes de auditoría deben ir numerados y fechados consecutivamente, con logo de la firma, organismo o área de control y radicados oportunamente en el área de destino.  Los informes deben ser firmados o refrendados únicamente por el Jefe o líder de la comisión o equipo, quien como responsable de la supervisión del trabajo, revisara la calidad de los contenidos tanto de correspondencia enviada como de los informes parciales y finales.
  36. 36. 15 PUNTOS CLAVES Revisar en varias oportunidades el contenido del informe, realice los ajustes y solicite que otra u otras personas del grupo lo lea y manifieste sus impresiones sobre el mismo. Todos los hallazgos descritos en los informes deben estar debidamente soportados en papeles de trabajo de la auditoria. Guardar en archivo y back-up los proyectos y definitivo del informe. La correspondencia en ocasiones se constituye en prueba sobre la omisión o negligencia de la administración de entregar cierta información. Utilizar las normas establecidas en la preparación de los informes.
  37. 37. 5 PASOS PARA INFORMES DE ALTO IMPACTO 1. Sea Breve La Brevedad es probablemente el factor principal o clave que caracteriza a un informe excelente. La brevedad no es solo acerca de la cantidad de páginas que incluya el informe, sino también el presentar solamente los aspectos que sean cruciales para el usuario usando la menor cantidad de palabras posible. Sus clientes esperan recibir un documento depurado que presente únicamente temas cruciales para su trabajo y que le permitan lograr sus objetivos de negocio de forma efectiva. Evite los reportes largos, debería promulgarse una nueva legislación, la cual tipifique como delito penal el desarrollo de informes de auditoría interna voluminosos. “La perfección no se alcanza cuando no hay nada más que añadir, sino cuando no hay nada más que quitar”. Antoine de Saint-Exupéry
  38. 38. 5 PASOS PARA INFORMES DE ALTO IMPACTO 2. Coloque primero el Mensaje Principal Los lectores prefieren que el mensaje principal sea colocado primero y luego leer los comentarios, detalles y explicaciones que apoyan el mensaje principal. Los estudios sobre lectura compresiva apoyan el principio básico de colocar el mensaje principal primero. Estos estudios demuestran que los usuarios absorben más información y recuerdan mejor los detalles cuando el mensaje clave lidera la escritura. Este enfoque del mensaje principal primero es poderos y permite un entendimiento claro, no solo del mensaje clave si no también de la información de apoyo y los detalles. La estructura del informe debe desarrollarse intencional y abiertamente para empujar el mensaje principal hacia el frente.
  39. 39. 5 PASOS PARA INFORMES DE ALTO IMPACTO 3. Divida el Informe en Secciones Muchos de los usuarios no leen el informe completo. Saltan y vuelan secciones del informe, buscando la información que ellos necesitan. Los usuarios de alto nivel leen la opinión (o conclusión) y se detienen ahí. Dependiendo de la severidad de los temas, los gerentes responsables del área bajo examen revisan la opinión, los mensajes en la observación y las recomendaciones pero podrían no leer las observaciones completamente ni los anexos. Los dueños de los procesos leen el informe completo, pero podrían enfocar principalmente su atención en las recomendaciones.
  40. 40. 5 PASOS PARA INFORMES DE ALTO IMPACTO 4. Presente una conclusión clara Esto es esencial. Usted necesita asegurarse de que el lector comprende claramente lo que usted piensa sobre la efectividad y eficiencia del área bajo revisión. El desarrollar un enunciado de opinión preciso y conciso es la mejor forma de lograr esta meta. Las conclusiones pueden referirse a todo el ámbito del trabajo o sólo a aspectos determinados. Pueden abarcar aspectos tales como la determinación de si los objetivos y metas de programas y operaciones están en consonancia con los de la organización, si estos últimos se están cumpliendo y si la actividad revisada funciona como se pretende. Una opinión puede incluir una evaluación general de controles o puede estar limitada a determinados controles o aspectos evaluados durante el trabajo de auditoría interna.
  41. 41. 5 PASOS PARA INFORMES DE ALTO IMPACTO 5. De un seguimiento efectivo a las acciones correctivas "El juego no se acaba hasta que se termina." Yogi Berra - Jugador y entrenador de béisbol de las Grandes Ligas
  42. 42. 10 BUENAS PRÁCTICAS 1. Se han definido los niveles y responsabilidades en la preparación y revisión de los informes dentro del equipo de Auditoría. 2. Se han identificado los niveles y cargos a los cuales se les debe hacer entrega del informe, y por tanto el mismo se ha estructurado para comunicar lo que cada nivel desea conocer. 3. La primera página presente un resumen ejecutivo que atrape la atención de los destinatarios de forma inmediata. 4. El informe cuantifica lo que representan las situaciones observadas, permitiendo dimensionar en términos económicos o porcentuales el impacto de dicha situación. 5. Se utilizan las gráficas e imágenes, antes que los textos largos o complejos, sin embargo, las mismas son sencillas y claras para su interpretación.
  43. 43. 10 BUENAS PRÁCTICAS 6. El informe es estructurado partiendo de las oportunidades de mejora identificadas de impacto alto y luego las de menor impacto. 7. El informe incluye los planes de acción establecidos por la administración para subsanar dichas situaciones, especificando la fecha de implementación y el responsable. 8. Los planes de acción entregados por la administración son concretos y permiten identificar la acción a implementar, la evidencia de su ejecución y cómo se va a ejecutar. 9. Se realiza una presentación de los resultados al dueño del proceso, antes de la presentación al Comité de Auditoría o a los niveles superiores en el proceso. 10. Los resultados de la Auditoría, son comunicados dentro de los tiempos establecidos, por lo cual su entrega se considera oportuna.
  44. 44. RIESGOS EN LA REDACCIÓN 1. Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen razonabilidad para sustentar los hallazgos significativos por los resultados de las comprobaciones. 2. Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen los resultados lo suficientemente claros, comprensibles y detallados. 3. No cumplimiento de los objetivos de la auditoría, su alcance y metodología. 4. No evaluar correctamente los resultados expuestos, según legislación establecida.
  45. 45. RIESGOS EN LA REDACCIÓN 5. No definir las responsabilidades ante los incumplimientos que afecten la buena marcha de la organización. 6. No facilitar el seguimiento para determinar si se adoptan las medidas correctivas apropiadas. 7. El contenido del Informe no es utilizado oportunamente por los responsabilizados e interesados 8. No participación de los directivos y funcionarios facultados, para discutir los resultados del Informe.
  46. 46. 1. Uso excesivo de jerga técnica 2. No identificar la raíz del problema 3. No presentar el sentido de urgencia de la situación 4. Fallar en proponer una solución práctica 5. Falta de participación de la gerencia 6. No involucrar al dueño de la implementación 7. No llegar a un acuerdo sobre la fecha de implementación 7 PECADOS CAPITALES
  47. 47. 1. A veces 2. Frecuentemente 3. Generalmente 4. Ocasionalmente 5. Comúnmente 6. Pocos o pocas 7. Muchos o muchas 8. Algunos o algunas 9. Cierto número 10. Varios o varias 10 PALABRAS A EVITAR
  48. 48. VIDEO
  49. 49. CONCLUSIONES Los directivos a los cuales van dirigidos los informes de auditoría disponen cada día de menos tiempo, o para decirlo de otra manera para una misma cantidad de tiempo tienen cada día una mayor demanda de actividades. Ante ésta situación, los auditores se ven en la imperiosa necesidad de ser, como antes se expresó, claros, concisos, oportunos y aprovechar al máximo los recursos. ¿Cómo lograr lo antes expuesto?
  50. 50. CONCLUSIONES Cambiando radicalmente la manera de hacer y exponer las observaciones y recomendaciones. Ya no hay tiempo ni recursos para destinar a la preparación de tediosos y largos informes, como así tampoco dedicar excesiva cantidad de tiempo en la lectura y análisis de los informes por parte de los directivos o funcionarios a los cuales van dirigidos. Los auditores deben redactar sus informes con el mayor cuidado y consideración. El informe es el único aspecto del trabajo del auditor que el ve el público y es probable que por este informe se juzgue la competencia del auditor y del mismo derive su responsabilidad legal.
  51. 51. GRACIAS

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