2. InhoudInhoud
• AanleidingAanleiding
• Het onderzoekHet onderzoek
• Huidige situatieHuidige situatie
• BedrijfsvoeringsmodelBedrijfsvoeringsmodel
• ConclusiesConclusies
• Evaluatie en ReflectieEvaluatie en Reflectie
3. Besluit Aanbestedingsregels voorBesluit Aanbestedingsregels voor
Overheidsopdrachten (‘BAO’)Overheidsopdrachten (‘BAO’)
Uitgevaardigd 16 juli 2005Uitgevaardigd 16 juli 2005
A.A. Uniformiteit in uitvoeringUniformiteit in uitvoering
B.B. Toetsing integriteitToetsing integriteit
C.C. Proportionaliteit in selectiecriteriaProportionaliteit in selectiecriteria
Uniform, transparant en non-discriminatoirUniform, transparant en non-discriminatoir
4. RechtmatigheidscontroleRechtmatigheidscontrole
• Nieuw onderdeel Accountantscontrole:Nieuw onderdeel Accountantscontrole:
Controleren of gemeenten en provincies zichControleren of gemeenten en provincies zich
houden aan wet- en regelgeving.houden aan wet- en regelgeving.
• Politieke druk voor een adequate transparantePolitieke druk voor een adequate transparante
bedrijfsvoering.bedrijfsvoering.
5. EC waarschuwt Nederland over ABN AmroEC waarschuwt Nederland over ABN Amro
EC waarschuwt Nederland over ABN AmroEC waarschuwt Nederland over ABN Amro
BRUSSEL - De Europese Commissie heeft Nederland donderdagBRUSSEL - De Europese Commissie heeft Nederland donderdag
gewaarschuwd om open te staan voor alle biedingen op ABN Amro. Dat zeigewaarschuwd om open te staan voor alle biedingen op ABN Amro. Dat zei
een woordvoerder van eurocommissaris Charlie McCreevy (Interne Markt)een woordvoerder van eurocommissaris Charlie McCreevy (Interne Markt)
donderdag.donderdag.
De commissie reageerde op zorgen van De Nederlandsche Bank (DNB)De commissie reageerde op zorgen van De Nederlandsche Bank (DNB)
over de interesse van een consortium, bestaand uit Fortis, Santander enover de interesse van een consortium, bestaand uit Fortis, Santander en
Royal Bank of Scotland, in ABN Amro. Een bod van deze drie banken zietRoyal Bank of Scotland, in ABN Amro. Een bod van deze drie banken ziet
DNB als ''sterk risicoverhogend''. ABN Amro praat overigens ook nog metDNB als ''sterk risicoverhogend''. ABN Amro praat overigens ook nog met
de Britse bank Barclays over een samengaan.de Britse bank Barclays over een samengaan.
Ieder bod moeten deIeder bod moeten de Nederlandse autoriteitenNederlandse autoriteiten beoordelen opbeoordelen op
''non-discriminatoire wijze'',''non-discriminatoire wijze'', zei de woordvoerder van McCreevy. Dezei de woordvoerder van McCreevy. De
eurocommissaris zou teleurgesteld zijn als Nederland overgaat toteurocommissaris zou teleurgesteld zijn als Nederland overgaat tot
protectionisme.protectionisme.
Het Parool, 20 april 2007Het Parool, 20 april 2007
6. MKB-NederlandMKB-Nederland
• ‘‘70 procent van alle aanbestedingen verloopt70 procent van alle aanbestedingen verloopt
onrechtmatig‘onrechtmatig‘
• MKB-Nederland wil een aantal proefprocessenMKB-Nederland wil een aantal proefprocessen
beginnen over de misstappen diebeginnen over de misstappen die
overheidsorganen begaan bij de aanbestedingoverheidsorganen begaan bij de aanbesteding
van werken, leveringen en diensten.van werken, leveringen en diensten.
Donderdag 02 augustus 2007, zibb.nl,Donderdag 02 augustus 2007, zibb.nl, Maaike TindemansMaaike Tindemans
7. Ministeries besteden voor 168 miljoenMinisteries besteden voor 168 miljoen
verkeerd aanverkeerd aan
• Ministeries hebben vorig jaar voor in totaal 167,8Ministeries hebben vorig jaar voor in totaal 167,8
miljoen euro aan opdrachten aanbesteed diemiljoen euro aan opdrachten aanbesteed die
niet voldeden aan de Europese regels. Dat blijktniet voldeden aan de Europese regels. Dat blijkt
uit een inventarisatie van de Algemeneuit een inventarisatie van de Algemene
Rekenkamer, die woensdag naar de TweedeRekenkamer, die woensdag naar de Tweede
Kamer is gestuurd.Kamer is gestuurd.
13 SEP 200713 SEP 2007 http://www.gemeente.nuhttp://www.gemeente.nu
8. NARNAR
• Nederlands Adviesbureau voorNederlands Adviesbureau voor
Risicomanagement: Onafhankelijk adviesbureauRisicomanagement: Onafhankelijk adviesbureau
gespecialiseerd in dienstverlening op het gebiedgespecialiseerd in dienstverlening op het gebied
van risicomanagement.van risicomanagement.
• Wettelijke verplichting voor gemeenten omWettelijke verplichting voor gemeenten om
jaarlijks inzicht te geven in de risico’s (Besluitjaarlijks inzicht te geven in de risico’s (Besluit
Begroting en Verantwoording 2004; BBV 2004).Begroting en Verantwoording 2004; BBV 2004).
• Stelt de organisatie in staat om zelfstandig haarStelt de organisatie in staat om zelfstandig haar
risico's te managen en afwegingen te makenrisico's te managen en afwegingen te maken
rond investeringsbeslissingen.rond investeringsbeslissingen.
9. Probleemstelling onderzoekProbleemstelling onderzoek
DoelDoel
Inzicht geven in de mogelijkheden voorInzicht geven in de mogelijkheden voor
contractmanagement binnen het inkoopproces van decontractmanagement binnen het inkoopproces van de
gemeentelijke organisatie.gemeentelijke organisatie.
OnderzoeksvraagOnderzoeksvraag
Welke eisen worden door het Besluit AanbestedingsregelsWelke eisen worden door het Besluit Aanbestedingsregels
voor Overheidsopdrachten (voor Overheidsopdrachten (‘‘BAOBAO’’) gesteld aan) gesteld aan
contractmanagement?contractmanagement?
10. Het onderzoekHet onderzoek
• Praktijkgericht onderzoekPraktijkgericht onderzoek
• Gemeente Haaksbergen als casusGemeente Haaksbergen als casus
• DOV-model van prof. Ton de LeeuwDOV-model van prof. Ton de Leeuw
• Semi-gestructureerde interviewtechniekSemi-gestructureerde interviewtechniek
• ‘‘Face to face’-benaderingFace to face’-benadering
15. ContractmanagementContractmanagement
• Managen van contractenManagen van contracten
• Diverse definitiesDiverse definities
• Verschillende kijk op contractmanagementVerschillende kijk op contractmanagement
Contractmanagement:Contractmanagement:
het begeleiden, bewaken en monitoren van het contracthet begeleiden, bewaken en monitoren van het contract
vanaf de totstandbrenging (tactische fase), gedurendevanaf de totstandbrenging (tactische fase), gedurende
de gehele looptijd van het contract (operationele fase) ende gehele looptijd van het contract (operationele fase) en
de nazorg tot en met het einde van het contract.de nazorg tot en met het einde van het contract.
16. Uitgangspunten ondernemingsplanUitgangspunten ondernemingsplan
gemeente Haaksbergengemeente Haaksbergen
• Professionaliseren dienstverleningProfessionaliseren dienstverlening ****
• Terugdringen regelgevingTerugdringen regelgeving
• Ontwikkelen websiteOntwikkelen website ****
• Digitalisering van de werkprocessenDigitalisering van de werkprocessen
• Flexible inzet personele formatieFlexible inzet personele formatie
• Planning & ControlcyclusPlanning & Controlcyclus ****
17. Conceptuele model van het onderzoek
Planning & Controlcyclus PDCA
Specificaties contracten
Contractmanagement
BAO
Klant Specificeren
1
(wat)
Selecteren
2
(wie)
Contracteren
3
(hoe)
Bestellen
4
Bewaken
5
Nazorg
6
Leve-
rancier
Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces
Contractbeheer & Leveranciersmanagement
18. Onderzoeksmodel Contractmanagement
Koninklijk Besluit BAO
Interviews respondenten
Contractmanagement
Overwegingen
Externe Inkopers
Conclusies
Inzicht
Analyse
Resultaten
Overwegingen
Sleutelfiguren
Overwegingen
Controllers
Analyse
Resultaten
Analyse
Resultaten
B C DA
Literatuur Contract
Management
Overwegingen
Managers
Gemeente
Analyse
Resultaten
Analyse
ResultatenUitgangspunten
Gemeente
Haaksbergen
H 3 H 5 + 6H 4
Literatuur Theorie
Inkoop
Literatuur Besturing
Processen
H 2
19. Organisatie inkoopprocesOrganisatie inkoopproces
• OrganisatorischOrganisatorisch
• Structuur rondom inkoopprocesStructuur rondom inkoopproces
• Coördinatie en uniforme werkwijzeCoördinatie en uniforme werkwijze
• Gedecentraliseerde inkoopGedecentraliseerde inkoop
• TekenbevoegdheidTekenbevoegdheid
• Te breed; te veel budgethoudersTe breed; te veel budgethouders
• Informatievoorziening & ToegankelijkheidInformatievoorziening & Toegankelijkheid
• BeperktBeperkt
• Kennis van PrivaatrechtKennis van Privaatrecht
• Nota (intern) als enige leidraadNota (intern) als enige leidraad
20. Besturing van het inkoopprocesBesturing van het inkoopproces
• OrganisatorischOrganisatorisch
• Expliciete inkoopexpertiseExpliciete inkoopexpertise
• Niet ingebed als structureel procesNiet ingebed als structureel proces
• Centrale sturing ontbreektCentrale sturing ontbreekt
• Externe invloedExterne invloed
• Plaatselijke bedrijvenPlaatselijke bedrijven
• Politiek bestuurlijke dimensiePolitiek bestuurlijke dimensie
• Eindverantwoordelijke bestuurdersEindverantwoordelijke bestuurders
• AccountantsverklaringAccountantsverklaring
21. Managen van contractenManagen van contracten
• ContractbeheerContractbeheer
• DecentraalDecentraal
• Diversiteit in totstandkoming, vorm en archiveringDiversiteit in totstandkoming, vorm en archivering
• Totaalbeeld van alle contractenTotaalbeeld van alle contracten
• RandvoorwaardenRandvoorwaarden
• Expertise contractvoorwaardenExpertise contractvoorwaarden
• VerantwoordelijkhedenVerantwoordelijkheden
• Afhandeling contractafsprakenAfhandeling contractafspraken
• Planning & ControlcyclusPlanning & Controlcyclus
• Sturing op concernniveauSturing op concernniveau
• Overzicht jaarlijkse financiële verplichtingen cq uitgavenOverzicht jaarlijkse financiële verplichtingen cq uitgaven
((Gemeentewet; 2002)Gemeentewet; 2002)
22. Toepassing ‘BAO’Toepassing ‘BAO’
• Geen gemeengoedGeen gemeengoed
• Besef aanwezigBesef aanwezig
• Richtlijnen ‘BAO’Richtlijnen ‘BAO’
– Niet in (hele) organisatie bekendNiet in (hele) organisatie bekend
• BewakingBewaking
• Risico van claimgedragRisico van claimgedrag
• Bundeling van gelijksoortige inkopen ofBundeling van gelijksoortige inkopen of
aanbestedingenaanbestedingen
23. Invloed op het inkoopproces binnen de
gemeentelijke organisatie
Inkoopplan Inkoopverslag
Politieke Invloed
Raad
Bedrijfsvoering
Externe
Invloed
Organisatie
26. Inkoopproces en de PDCA-cyclus met
Borging-’loop’ en Verbeter-’loop’
Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces
Planning & Controlcyclus PDCA
Specificaties contracten
Contractmanagement
BAO
Bestellen
4
Bewaken
5
Nazorg
6
Leve-
rancier
Contractbeheer & Leveranciersmanagement
Borging
Loop
Borging
Loop
Verbete
r Loop
Verbeter
Loop
P P
D D
A A
C C
28. Invloedscurve van het ‘BAO’ in het
Contractmanagementmodel
Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces
Planning & Controlcyclus PDCA
Specificaties contracten
Contractmanagement
BAO
Afsluiten van contracten Beheren van contracten
29. Implicaties van het ‘BAO’ voor
contractmanagement
Kenmerken BAO Implicaties BAO voor Contractmanagement
A Uniformiteit in uitvoering
1 eenduidige manier •Contracteringsbeleid.
•Beschrijven van risicovolle processen.
•Standaardisatie in contracten.
2 professionaliseren (vorm, inhoud en uitvoering
van de inkoop)
•Toets van contractuele afspraken op vastgelegde contractspecificaties.
B Toetsing integriteit
1 transparante manier •Formuleren heldere prestaties en voorwaarden
•Inzicht in financiële aspecten,
•Ontwikkelen van de interne controle
2 bestuurlijke risico’s •Toetsing Rechtmatigheid (inbedding in de bedrijfsvoering)
•Verplichting tot aggregatie[
binnen de gemeente.
•Niet uit de balans blijkende verplichtingen (jaarlijks overzicht
meerjarige contracten)
•het inventariseren van risico’s
3 inachtneming van wet- en regelgeving •Juridische aspecten (Privaat Recht)
•Eindverantwoordelijkheid bestuurders (de juiste naleving).
C Proportionaliteit selectiecriteria •Reduceren complexiteit van aanbestedingsregelgeving.
complexiteit van aanbestedingsregelgeving •Non-discriminatie
30. Verankering van het ‘BAO’ in deVerankering van het ‘BAO’ in de
bedrijfsvoeringbedrijfsvoering
• Implicatie ‘BAO’ zijn elementen van P&C-cyclusImplicatie ‘BAO’ zijn elementen van P&C-cyclus
• Contractmanagement als onderdeel van sturingsmodelContractmanagement als onderdeel van sturingsmodel
• Periodieke Rapportage & Evaluatie (PDCA)Periodieke Rapportage & Evaluatie (PDCA)
• Coördinatie in de raakvlakkenCoördinatie in de raakvlakken
• Sturing door raakvlakbeheersingSturing door raakvlakbeheersing
• Borgen ‘BAO’ in MaRap (afd.) en BeRap (org.)Borgen ‘BAO’ in MaRap (afd.) en BeRap (org.)
• Contractmanagement verankert in bedrijfsvoeringContractmanagement verankert in bedrijfsvoering
• Bestuurlijke eis ingewilligdBestuurlijke eis ingewilligd
• Voldoet aan rechtmatigheid en transparantieVoldoet aan rechtmatigheid en transparantie
31. Borging implicaties van het ‘BAO’ in
contractmanagement
Tactische inkoopproces Operationele inkoopproces
Planning & Controlcyclus PDCA
Specificaties contracten
Contractmanagement
BAO
Bestellen
4
Bewaken
5
Nazorg
6
Leve-
rancier
Contractbeheer & Leveranciersmanagement
Borging
Loop
Borging
Loop
Verbete
r Loop
Verbeter
Loop
P P
D D
A A
C C
33. Evaluatie en reflectieEvaluatie en reflectie
DoelDoel
Inzicht geven in de mogelijkheden voorInzicht geven in de mogelijkheden voor
contractmanagement binnen het inkoopproces van decontractmanagement binnen het inkoopproces van de
gemeentelijke organisatie.gemeentelijke organisatie.
OnderzoeksvraagOnderzoeksvraag
Welke eisen worden door het BesluitWelke eisen worden door het Besluit
Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (‘‘BAOBAO’’))
gesteld aan contractmanagement?gesteld aan contractmanagement?
Resultaten, conclusies en aanbevelingenResultaten, conclusies en aanbevelingen
34. Behaalde resultaten onderzoekBehaalde resultaten onderzoek
• Creëren van bewustwording voor uitvoering vanCreëren van bewustwording voor uitvoering van
wettelijke bepalingen.wettelijke bepalingen.
• Verankering van nieuwe regelgeving in gemeentelijkeVerankering van nieuwe regelgeving in gemeentelijke
bedrijfsvoering.bedrijfsvoering.
• Kenmerken ‘BAO’ (uniformiteit, integriteit,Kenmerken ‘BAO’ (uniformiteit, integriteit,
proportionaliteit) zijn vertaald in implicaties voorproportionaliteit) zijn vertaald in implicaties voor
Contractmanagement.Contractmanagement.
• Handreiking in het ontwerp voor ContractmanagementHandreiking in het ontwerp voor Contractmanagement
binnen de gemeentelijke overheid.binnen de gemeentelijke overheid.
35. ConclusiesConclusies
• ‘‘BAO’ oefent invloed uit op gehele inkoopprocesBAO’ oefent invloed uit op gehele inkoopproces
• Misvatting over ‘BAO’: alleen toetsing opMisvatting over ‘BAO’: alleen toetsing op
drempelbedragendrempelbedragen
• Op bestuurlijk niveau rechtmatigheid enOp bestuurlijk niveau rechtmatigheid en
transparantie geborgd (eisen ‘BAO’)transparantie geborgd (eisen ‘BAO’)
• Contractmanagement is vereist omContractmanagement is vereist om
bedrijfsvoeringbedrijfsvoering ‘in control’‘in control’ te krijgente krijgen
• Aandacht van de Europese Commissie voorAandacht van de Europese Commissie voor
‘gelijksoortige inkopen’ binnen de bedrijfsvoering‘gelijksoortige inkopen’ binnen de bedrijfsvoering
36. AanbevelingenAanbevelingen
• Borgen op bestuurlijk niveau van rechtmatigheid enBorgen op bestuurlijk niveau van rechtmatigheid en
transparantie (accountantsverklaring) door verankerentransparantie (accountantsverklaring) door verankeren
van Contractmanagement in het besturingsmodelvan Contractmanagement in het besturingsmodel
‘Planning & Control’.‘Planning & Control’.
• Ontwerp benutten voor invoeren van implicaties vanOntwerp benutten voor invoeren van implicaties van
nieuwe wetgeving (bv. Nieuwe Aanbestedingswet)nieuwe wetgeving (bv. Nieuwe Aanbestedingswet)
• RegiefunctieRegiefunctie voor contracten ligt bij de inkoopfunctievoor contracten ligt bij de inkoopfunctie
• Budgethouders blijven verantwoordelijk voor deBudgethouders blijven verantwoordelijk voor de
bedrijfsvoering (Contractmanagement).bedrijfsvoering (Contractmanagement).
37. ……..en tot slot..en tot slot
““Behaalde resultaten inBehaalde resultaten in
Contractmanagement gevenContractmanagement geven
garantie voor onze toekomst”garantie voor onze toekomst”
Walter Hartjes MFMWalter Hartjes MFM
38. DiscussieDiscussie
Stelling 1:Stelling 1:
““Er kan 70 % efficiencywinst behaaldEr kan 70 % efficiencywinst behaald
worden op elk inkoopproces.”worden op elk inkoopproces.”
Stelling 2:Stelling 2:
““Facility Management is niet facilitairFacility Management is niet facilitair
inkopen maar ………..inkopen maar ………..
inkopen is facilitair”inkopen is facilitair”
De wetgever ontwikkeld druk: Opgelegde druk
vergroten van de transparantie
voorkomen van discriminatie
vergroting van de mededinging.
Rechtmatigheid = betaal je correct en binnen de regels
Aan de wet houden en aan zelfgemaakte afspraken
Risico’s:niet voldoen aan rechtmatigheid claimgedrag.
Inkoop procesmatig oppakken.
Vraag:
Hoe zit met jullie organisatie?
Wie heeft hier problemen mee?
Met de goedgekeurde accountantsverklaring?
Het houdt ons bezig.
steeds actueel.
De druk wordt opgevoerd.
Dat voelen wij aan den lijve.
Minister Rouwvoet voorop.
Niche
Onafhankelijk adviesbureau:leert organisaties hun risico’s zelf te managen.
Problematiek in gemeentelijke organisatie?
Degelijk en betrouwbaar zijn: valide dus.
De technische kant daarvan laten we even los.
Globale opbouw
Stramien.
Visualisatie
Van grof naar fijn.
Bekend
Wat gaan we specificeren?
Wie gaan we selecteren?
Hoe gaan we samen verder?
Functioneert als een systeem.
= het transformatieproces waar besturing plaats vindt.
Transparantie
Verantwoordelijkheid
Hoe willen jullie je verantwoorden als inkoopadviseur?
Opdracht aan de inkoopfunctie: Maak de Black-Box inzichtelijk!!
Één definitie Contractmanagement geformuleerd
** uitgangspunten
Conceptuele model:
het onderzoeksveld
theoretische verantwoording
Waar in de voortbrengingsketen?
Contractbeheer & Leveranciersmanagement zijn geen onderdeel van het onderzoek
Het onderzoeksmodel
Schematische weergave
Confrontatie van de bevindingen
Actoren:
1. Externe inkopers
2. Managers
3. Sleutefiguren
accountant
treasurymedewerker
inkoper
4. Controllers
Wie hebben allemaal te maken met de inkoop?
1.
Hoe is het inkoopproces momenteel georganiseerd?
Organisatorisch
Niet professioneel genoeg toegerust; integrale beheersing ontbreekt.
Structuur nauwelijks aanwezig
Integrale inkoopfunctie niet aanwezig coördinatie en uniforme werkwijze ontbreekt.
Niet proces georiënteerd en onvoldoende inzichtelijk
2) Tekenbevoegdheid te breed (80/210)
Te veel medewerkers kopen in.
Versnipperde inkoop (gedecentraliseerde inkoop).
3) Informatievoorziening & toegankelijkheid onvoldoende
Per kostensoort geen bundeling bestuurlijke risico’s
4) Kennis van het Privaatrecht nauwelijks aanwezig (tijdens onderzoek)
De ‘Nota aanbesteding van werken, leveringen en diensten’ (2001) als leidraad en beleid voor Inkopen.
Vervangen door de Nota Inkoop en Aanbesteding (2007)
Hoe is de huidige besturing van het inkoopproces?
1) Organisatorisch
Inkoopexpertise onvoldoende
Versnipperde inkoop.
Geen centrale sturing of coördinatie gemeentelijke inkopen
Niet procesmatig
Lage efficiëntie
Gevaar slechtere naleving van interne procedures en reguliere wet- en regelgeving
Coördinatie
2) Externe invloed
Plaatselijke bedrijven en inkoopbeleid.
Penetreren in de organisatie (intentieverklaring)
3) bestuurlijke risico’s.
Eindverantwoordelijke bestuurders geen beeld juiste naleving wet- en regelgeving
Accountantscontrole: politiek gevoelig bestuurlijke verantwoordelijkheid.
In hoeverre worden contracten gemanaged?
Contractbeheer
Decentraal op de afdelingen
Belemmert een uniforme, efficiënte en effectieve bewaking en beheersing
Contractenbestand niet volledig (onvolledige dossiervorming)
Contracten niet up to date.
Gedateerde contracten
2) Randvoorwaarden
Afwijkingen nauwelijks geconstateerd.
Contracten juridisch ondeugdelijk
Verantwoordelijkheden onduidelijk en versnipperd.
Afhandeling van contractafspraken niet uniform.
3) Planning & Controlcyclus
Centraal onvoldoende toegankelijk, weinig sturing
Geen integrale managementaandacht voor contracten.
Afgesloten contracten geen onderdeel van de bestaande planning & controlcyclus
Rapportagevorm ontbreekt
Niet voldoende of helemaal niet gemanaged
Artikel 27 van de ‘Verordening op de uitgangspunten van financieel beleid
Hoe wordt het ‘BAO’ toegepast in de organisatie?
1) Geen gemeengoed
Besef om daar richting aan te geven
Onvoldoende bekend
2) Richtlijnen ‘BAO’
‘Nota inkoop en aanbesteding’ (2007)
3) Bewaking
Niet organisatiebreed toegepast.
Bewaking ontbreekt
4) risico’s van claimgedrag
Niet-geselecteerde leveranciers voor het niet correct uitvoeren
5) Bundeling van gelijksoortige inkopen
Gebeurt niet risico drempelwaarden overschreden
Bundeling is verplicht gesteld
Inkoopplan: onderdeel is de inkoop- en aanbestedingskalender
benodigde acties voor de korte- en middenlange termijn
biedt de mogelijkheid tot samenwerking
Inkoopverslag: verantwoording inkooptrajecten
De accountant vraagt een overzicht van de aangegane meerjarige contracten met hun financiële verplichtingen voor het lopende jaar (“niet uit de balans blijkende verplichtingen”) en een kopie van alle contracten.
Dit overzicht is onderdeel van de jaarrekening.
De organisatie kan dit overzicht niet leveren: alle contracten zijn door de gehele organisatie verspreid.
Vorige week in Gemeentenieuws
Intentieverklaring: de gemeente legt zich vast om rekening te houden met gemeentelijke bedrijven
Twee maal per jaar overleg.
Onder meer het overzicht met gegunde opdrachten met een waarde van € 10.000,-- dat in het college aan de orde is geweest.
Hoe ontwerp je het bedrijfsvoeringmodel?
Vanaf breed naar smal de diepte in werken.
Management van processen: beheersing en verandering .
Borgen nieuw ontstane werkwijze
Sturingsmechanisme: de Demingcircle: Plan-Do-Check-Act (PDCA).
‘looping’ voor contractmanagement onderdeel van de besturing
(): het besturingsmodel van het inkoopproces als systeem
inkoopproces als systeem (Invoer-doorvoor-uitvoer-effecten: Black-Box met een feedback’loop’).
raakvlakken tussen de inkoopfasen zal coördinatie noodzakelijk voor informatieoverdracht.
afwijkingen op contractafspraken grijpen in op de bedrijfsvoering
evaluatiemomenten laten samenvallen in de bestaande besturing van de gemeentelijke organisatie.
Contractmanagement plaatst zich binnen de reguliere planning & controlcyclus (PDCA-cyclus).
de borging-‘loop’ en de verbeter-‘loop’ voor een voortdurende verankering van contractmanagement in het inkoopproces.
Bij de gemeentelijke overheid is de budgethouder verantwoordelijk voor zijn bedrijfsvoering.
contractmanagement qua inkoopvolume binnen de bedrijfsvoering een prominente plaats
Kernelementen voor contractmanagement binnen het inkoopproces geformuleerd worden:
Begeleiding van het contract vanaf het opstellen van het programma van eisen.
Managementaandacht voor de gehele looptijd.
Optimaal benutten geleverde diensten/producten.
Bewaken van de prestaties van het contract.
Kosten- en kwaliteitsbeheersing.
Planning & control.
Contractspecificaties de basis voor de toets van de contractuele afspraken (P&C)
Reikwijdte van het ‘BAO’.
De kromme geeft de beïnvloeding van het ‘BAO’ aan in het gehele inkoopproces.
Naarmate het inkoopproces vordert neemt de invloed van het ‘BAO’ af.
Vertaling gegeven van de kenmerken van het ‘BAO’ naar de implicaties voor contractmanagement.
De beïnvloeding van het ‘BAO’ reikt verder dan alleen een toetsing op de drempelbedragen.
De Europese Commissie heeft uitgesproken dat overheidsinstellingen op bijzondere aandacht kunnen rekenen voor de wijze
waarop omgegaan wordt met gelijksoortige inkopen (productgroepen) die onder de drempelwaarde van Europees aanbesteden blijven.
Voor de rijksoverheid geldt sinds 1996 de ‘Regeling Contractbeheer’.
Deze regeling beoogt een doelmatig contractbeheer bij de rijksoverheid en sluit hiermee aan bij de kenmerken van het ‘BAO’.
De accountants hebben daarom gericht aandacht voor de ontwikkeling van de interne controle, het inventariseren van risico’s en het beschrijven van risicovolle processen in de gemeentelijke organisatie.
Lijst Implicaties is Indicatief
De lijst van implicaties kan naar behoefte van de organisatie aangepast worden.
De manier om wetgeving in de bedrijfsvoering in te passen en te verankeren.
MaRaps (afdelingsnivea0 en BeRaps (organisatieniveau): paragraaf hieraan wijden.
Zijn we transparant en werken we rechtmatig.
En hoe borgen we Contractmanagement?
Implicatie ‘BAO’ zijn elementen van P&C-cyclus
Contractmanagement als onderdeel van sturingsmodel
Periodieke Rapportage & Evaluatie (PDCA)
Coördinatie in de raakvlakken
Sturing door raakvlakbeheersing
Borgen ‘BAO’ in MaRap (afd.) en BeRap (org.)
Contractmanagement verankert in bedrijfsvoering
Bestuurlijke eis ingewilligd
Voldoet aan rechtmatigheid en transparantie
Hoe ontwerp je het bedrijfsvoeringmodel?
Vanaf breed naar smal de diepte in werken.
Terug naar het doel en de onderzoeksvraag
Kenmerken van de gecoördineerde inkoopfunctie:
Beperkte centrale afdeling inkoop;
Centrale afdeling wordt decentraal in inkoopteams ingezet;
Centrale afdeling zorgt voor synergievoordelen en beheert contracten.
Benoem de actoren in de jullie organisatie (1. Managers, 2. Sleutefiguren, 3. Controllers)
roep ze bij elkaar
Beïnvloedt wat ze willen
Stel een NUL-versie op.
Maak afspraken voor het inkooptraject.
Repeterende inkooptrajecten kosten aanzienlijk minder tijd.
Naar je toe halen Beheersing in orde dingen lopen vanzelf.
Inkoopadviseur boekt tijdswinst en werkt kwaliteitsverhogend.
Wanneer T = 100
Op orde brengen
Bemoeïenis neemt tot 30 % af.
70% efficiencywinst op elk inkoopproces
Dam de risico’s in
Stelling 1:
Bij gelijksoortige trajecten.
Stelling 2:
De inkoop dient gefaciliteerd te worden.
Ik heb het kunstje gedaan bij de Gemeente Haaksbergen
Ben toe aan een nieuwe uitdaging
En…ben in voor een nieuwe klus
Dat geef ik jullie mee.
